kintoneとDropboxを連携して、kintoneにレコードが登録されたらDropboxにフォルダを作成する方法

・kintoneとDropboxをマイアプリ連携

(1)まずはkintoneをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からkintoneを検索してください。

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(2)kintoneのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。
連携方法はこちらのページでも詳しく紹介しているので、不明点がある際には、ヘルプ記事を確認してみてください。

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(3)「サブドメイン」、「クライアントID」、「クライアントシークレット」を入力後、［追加］をクリックします。
これでkintoneの接続は完了です。
アプリ登録がうまくできない場合には、こちらのページを参考に操作してみましょう。

(4)次にDropboxのアプリ連携を行います。
kintoneのマイアプリ登録と同様に、Dropboxを選択します。

(5)次の画面でログイン方法を選択しましょう。
メールアドレスによるログインを行う際には、メールアドレスを入力し、［続行］をクリックします。

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(6)例として、以下の画面は『Googleで続ける』をクリックした場合の操作画面です。
アカウントの選択を行い、次の画面で同意・登録を行います。

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これでDropboxの接続は完了です。

設定が正常に行われると、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

・テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。

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Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

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設定フローは3つです。

・kintoneの設定

(1)まず、kintoneのアプリトリガーを設定します。

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Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】kintoneにレコードが登録されたらDropboxにフォルダを作成」をクリックしてください。

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クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

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(2)まずはトリガーとなる「レコードが登録されたら（Webhook起動）」をクリックします。
(3)kintoneと連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(4)次の画面では、WebhookURLをコピーし、管理画面で設定を行う必要があります。
kintoneでWebhook設定を行う際の手順については、こちらのページを確認してください。

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kintone側でのWebhook設定時、【通知を送信する条件】は「レコードの追加」にチェックを入れてください。

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(5)Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックしましょう。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。

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(6)次は、2つ目のアクション「登録されたレコード情報を取得」をクリックします。

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(7)次の画面で、kintoneと連携するアカウント情報が入力されていることを確認しましょう。
下にスクロールして、『データベースの連携』の「アプリID」に情報を入力し、［次へ］をクリックします。
連携したアカウント内容から取得した情報を引用することもできます。
入力バーをクリックすると情報が展開されるので、該当する情報を選択してください。

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(8)次の画面で「取得したいレコードの条件」を入力します。
このフローを使用するにあたり、kintoneに登録されるレコード情報にはフォルダ名に使用する情報を設定する必要があります。
事前にフォルダ名やフォルダのパスを任意の値に置き換えて利用してください。
この項目では、入力バーをクリックすると、前ステップで取得したアウトプットを引用できます。

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(9)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。

・Dropboxの設定

(1)最後に、3つ目のアクション「フォルダを作成」をクリックします。

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(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次の画面で「フォルダのパス」の項目を入力していきましょう。
入力バーをクリックすると、前ステップで取得したアウトプットを活用できます。

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(4)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。

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・トリガーをON

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

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今回使用したテンプレートはこちら

Dropboxを使ったその他の自動化例

他にもDropboxを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りkintoneに追加する

Dropboxにアップロードされた書類をkintone上で管理したい方におすすめです。
担当者の手作業での追加作業を省略できます。
転記ミスや入力ミスを減らすことができ、業務の効率化が図れます。

Yoomデータベースの情報でDropboxにフォルダを作成

‍Yoomデータベースに登録されている情報をもとに、Dropbox内に自動的にフォルダを作成します。
フォルダ作成作業の効率化を目指す方におすすめのフローです。

Notionのデータベースにページが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する

Notionの情報をもとに関連ファイルが一元管理されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、プロジェクト管理や情報管理がスムーズに行えるようになります。
迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。

まとめ

今回紹介したkintoneとDropboxの連携により、日常業務の一部自動化が実現します。
担当者の手作業の削減やチーム間の情報共有の円滑化、作業時の登録漏れの防止など、多くのメリットがあります。
従業員がより重要な業務に集中できるよう、業務環境を整えることで、企業全体の生産性向上が期待できるでしょう。

ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。