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kintoneとDropboxを活用している企業にとって、Yoomを活用して2つのアプリを連携させることで、効率的な情報管理と共有が実現できます。
業務の一部が自動化されることで、担当者の作業時間の短縮やヒューマンエラーの削減も期待できます。
本記事では、Kintoneにレコードが登録された際にDropboxにフォルダを作成する自動化フローの設定方法と導入するメリットについて解説します。
・kintoneとDropboxを業務で併用している営業チームのメンバー
・手動でのファイル整理に時間を取られている方
・kintoneとDropboxの連携で業務効率化を検討している責任者
・プロジェクト管理でファイル共有や情報更新の自動化を目指すチームリーダー
・フォルダ作成時の操作ミスを減らしたい方
kintoneにレコードを登録後、Dropboxにフォルダが自動作成されるため、手動でフォルダを作成する手間を省くことができます。
例えば、kintoneで顧客情報が新規登録されると、自動的にその顧客専用のフォルダがDropboxに生成され、顧客ごとの書類やファイルを整理できます。
これにより、ファイル管理にかかる時間が削減され、スタッフはより生産性の高い業務に集中できるようになるかもしれません。
新しいレコードがkintoneに登録された際、フォルダがDropboxに素早く自動生成され、チームメンバーが迅速にフォルダ内容を確認できるようになります。
例えば、マーケティングチームがkintoneで新規レコードを登録すると、営業チームがアクセス可能なDropboxに共有フォルダが作成されます。
kintone内のデータをもとにフォルダが作成されているため、プロジェクトの詳細を営業チームが迅速に把握できるようになるので、情報の共有ミスや確認作業が減少し、業務のスピード向上につなげられるでしょう。
フォルダ作成作業が自動化されることで、手動でフォルダを作成する際に発生しがちな名前の入力ミスやフォルダ作成忘れといったエラーを防げます。
例えば、担当者がkintoneでレコードを登録すると、kintone上のデータをもとにDropboxでフォルダが作成されます。
フォルダ名の重複や入力ミスによるファイルの紛失を避けることができ、業務の正確性向上が期待できます。
では、「kintoneにレコードが登録されたらDropboxにフォルダを作成」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
[Yoomとは]
kintoneでのレコード登録情報をkintoneのAPIで受け取り、そのデータをDropboxのAPIを経由して、Dropboxでフォルダを自動作成することで実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
・kintoneとDropboxをマイアプリ連携
・テンプレートのコピー
・kintoneのトリガー設定とDropboxの設定
・トリガーをON
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要
kintoneで顧客情報などを管理する際、関連ファイルを保管するDropboxのフォルダを手作業で作成していませんか？案件ごとにフォルダを作成する手間や、命名ミス、作成漏れは業務の非効率に繋がります。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが登録されると同時に、Dropboxに指定した名称でフォルダが自動作成されるため、こうしたファイル管理の課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
(1)まずはkintoneをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からkintoneを検索してください。
(2)kintoneのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。
連携方法はこちらのページでも詳しく紹介しているので、不明点がある際には、ヘルプ記事を確認してみてください。
(3)「サブドメイン」、「クライアントID」、「クライアントシークレット」を入力後、［追加］をクリックします。
これでkintoneの接続は完了です。
アプリ登録がうまくできない場合には、こちらのページを参考に操作してみましょう。
(4)次にDropboxのアプリ連携を行います。
kintoneのマイアプリ登録と同様に、Dropboxを選択します。
(5)次の画面でログイン方法を選択しましょう。
メールアドレスによるログインを行う際には、メールアドレスを入力し、［続行］をクリックします。
(6)例として、以下の画面は『Googleで続ける』をクリックした場合の操作画面です。
アカウントの選択を行い、次の画面で同意・登録を行います。
これでDropboxの接続は完了です。
設定が正常に行われると、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
■概要
kintoneで顧客情報などを管理する際、関連ファイルを保管するDropboxのフォルダを手作業で作成していませんか？案件ごとにフォルダを作成する手間や、命名ミス、作成漏れは業務の非効率に繋がります。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが登録されると同時に、Dropboxに指定した名称でフォルダが自動作成されるため、こうしたファイル管理の課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは3つです。
(1)まず、kintoneのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】kintoneにレコードが登録されたらDropboxにフォルダを作成」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)まずはトリガーとなる「レコードが登録されたら（Webhook起動）」をクリックします。
(3)kintoneと連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(4)次の画面では、WebhookURLをコピーし、管理画面で設定を行う必要があります。
kintoneでWebhook設定を行う際の手順については、こちらのページを確認してください。
kintone側でのWebhook設定時、【通知を送信する条件】は「レコードの追加」にチェックを入れてください。
(5)Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックしましょう。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
(6)次は、2つ目のアクション「登録されたレコード情報を取得」をクリックします。
(7)次の画面で、kintoneと連携するアカウント情報が入力されていることを確認しましょう。
下にスクロールして、『データベースの連携』の「アプリID」に情報を入力し、［次へ］をクリックします。
連携したアカウント内容から取得した情報を引用することもできます。
入力バーをクリックすると情報が展開されるので、該当する情報を選択してください。
(8)次の画面で「取得したいレコードの条件」を入力します。
このフローを使用するにあたり、kintoneに登録されるレコード情報にはフォルダ名に使用する情報を設定する必要があります。
事前にフォルダ名やフォルダのパスを任意の値に置き換えて利用してください。
この項目では、入力バーをクリックすると、前ステップで取得したアウトプットを引用できます。
(9)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
(1)最後に、3つ目のアクション「フォルダを作成」をクリックします。
(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次の画面で「フォルダのパス」の項目を入力していきましょう。
入力バーをクリックすると、前ステップで取得したアウトプットを活用できます。
(4)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
■概要
kintoneで顧客情報などを管理する際、関連ファイルを保管するDropboxのフォルダを手作業で作成していませんか？案件ごとにフォルダを作成する手間や、命名ミス、作成漏れは業務の非効率に繋がります。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが登録されると同時に、Dropboxに指定した名称でフォルダが自動作成されるため、こうしたファイル管理の課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
他にもDropboxを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
Dropboxにアップロードされた書類をkintone上で管理したい方におすすめです。
担当者の手作業での追加作業を省略できます。
転記ミスや入力ミスを減らすことができ、業務の効率化が図れます。
■概要
Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りkintoneに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Dropboxにアップロードされた書類をkintone上で管理したい方
・アップロードされた書類の内容をOCRで自動的に読み取ってkintoneに追加することで業務効率化を図りたい方
2.Dropboxとkintoneを連携させて業務効率化を進めている方
・データ入力の手間を省いてヒューマンエラーを削減し業務効率を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxは業務に使用するファイル管理を行って情報へのアクセス性を高めることのできるツールですが、Dropboxに追加されたファイル情報を毎回手作業でkintone追加するのは、手間がかかる上に人的なミス（追加漏れなど）のリスクがあります。
[Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りkintoneに追加する]フローを使用することで、担当者は手作業での追加などを行う必要がなくなることにより転記ミスや入力ミスを減らすことができ業務の効率化を図ることが可能になります。
■注意事項
・Dropbox、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Yoomデータベースに登録されている情報をもとに、Dropbox内に自動的にフォルダを作成します。
フォルダ作成作業の効率化を目指す方におすすめのフローです。
■概要
Yoomデータベースに登録されている情報をもとに、Dropbox内に自動的にフォルダを作成します。
■設定方法
1.Yoom、DropboxそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.Yoomの「レコードを選択して起動」というトリガーで任意のデータベースやテーブルを設定してください。
3.Dropboxの「フォルダを作成する」というオペレーションでYoomデータベースから取得した情報をもとに、フォルダを作成したいDropbox内のフォルダのパス設定などを行な
ってください。
■注意事項
・Yoomデータベースに必要な情報が登録されている必要があります。
・DropboxとYoomそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・フォルダ名や場所などの設定を任意の値に置き換えてご利用ください。
Notionの情報をもとに関連ファイルが一元管理されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、プロジェクト管理や情報管理がスムーズに行えるようになります。
迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
今回紹介したkintoneとDropboxの連携により、日常業務の一部自動化が実現します。
担当者の手作業の削減やチーム間の情報共有の円滑化、作業時の登録漏れの防止など、多くのメリットがあります。
従業員がより重要な業務に集中できるよう、業務環境を整えることで、企業全体の生産性向上が期待できるでしょう。
ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
