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kintoneとGMOサインを連携して、業務をもっとスムーズに進めたいと考えたことはありませんか？
「契約書作成のためにkintoneとGMOサインを何度も往復するのは少し面倒だな…」
「契約件数ごとに作成する書類が多くて手間がかかる！」
と感じている方も多いのではないでしょうか。
こうした課題は、kintoneとGMOサインのデータ連携で解決できるかもしれません！
そこで本記事では、 kintoneでレコードが追加されたら、書類を作成してGMOサインで署名依頼を送付するという便利なフローを中心に、さまざまな自動化方法をご紹介します。
なお、プログラミングの知識がなくても、Yoomを使えば簡単に設定が可能です！
簡単に始められる設定方法を詳しく解説していきますので、ぜひ参考にしてみてくださいね！
とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にkintoneとGMOサインの連携が可能です。
YoomにはあらかじめkintoneとGMOサインを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます
■概要
kintoneに顧客情報や取引先情報を登録した後、契約書などの書類を作成し、GMOサインで署名依頼を送る一連の作業を手動で行っていませんか？この定型業務は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスといったヒューマンエラーの温床にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが追加されるだけで、Googleドキュメントを用いた書類作成からGMOサインでの署名依頼までを自動で完結させ、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
kintoneとGMOサインのAPIを連携すれば、kintoneのデータをGMOサインに自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにkintoneとGMOサインの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
kintoneでレコードが追加されたら、書類を作成してGMOサインで署名依頼を送付する
kintoneのレコード情報を引用して、書類発行から送付までを自動化することが可能です。
GMOサインを導入して契約書や合意書の電子署名を行っている方におすすめのフローです。
■概要
kintoneに顧客情報や取引先情報を登録した後、契約書などの書類を作成し、GMOサインで署名依頼を送る一連の作業を手動で行っていませんか？この定型業務は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスといったヒューマンエラーの温床にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが追加されるだけで、Googleドキュメントを用いた書類作成からGMOサインでの署名依頼までを自動で完結させ、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
kintoneでステータスが更新されたらGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付する
kintoneのレコードを基に契約書の作成をしている方や、GMOサインで契約業務を担当している方におすすめのフローです。
ステータスを確認する手間がなくなり、後続業務を効率化することができます。
■概要
kintoneでステータスが更新されたらGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneでプロセス管理をしている方
・特定の業務でプロセス管理を設定している方
・レコードのステータスに応じて作業を切り分けている方
2.GMOサインで契約業務を担当している方
・kintoneのレコードのステータスに応じて契約書の作成をしている方
・kintoneとGMOサインを連携して業務の効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneでプロセス管理をしていると、ステータスを都度確認する必要があるのが手間です。
複数アプリのプロセス管理を担当している場合、業務ごとに作業内容を思い返すことに煩わしさを感じているかもしれません。
このテンプレートは、kintoneのプロセス管理でステータスが更新されたら、自動的にGMOサインで契約書の作成と署名依頼を送付します。
kintoneのプロセスごとに設定できるため、ステータスを確認する手間がなくなり後続業務を効率化することができます。
テンプレートをカスタマイズすることで、コミュニケーションツールに通知を出せるため、用途に応じて特定のメンバーと情報連携をすることができます。
■注意事項
・kintone、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
・GMOサインでの署名依頼方法はこちらをご参照ください
kintoneのレコード詳細ページからYoomのフローボットを起動し、Googleドキュメントの雛形から契約書のPDFを自動で送付できるフローです。
転記ミスが減り、契約業務の正確性が向上します。
■概要
YoomのChrome拡張機能を使用してkintoneのレコード詳細ページからYoomのフローボットを起動し、Googleドキュメントの雛形から契約書のPDFを発行します。
発行したPDFをGMOサインで自動的に送付します。
契約書の雛形はGoogleドキュメントで自由に作成が可能です。
■注意事項
・kintone、GMOサイン、GoogleドキュメントそれぞれとYoomを連携してください。
・YoomのChrome拡張機能をダウンロードしてご利用ください。
・GMOサインで送付先のみ署名を行う方法で書類を送付します。
kintoneとGMOサインの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にkintoneとGMOサインを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでkintoneとGMOサインの連携を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、kintoneでレコードが追加されたら、書類を作成してGMOサインで署名依頼を送付するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
kintoneに顧客情報や取引先情報を登録した後、契約書などの書類を作成し、GMOサインで署名依頼を送る一連の作業を手動で行っていませんか？この定型業務は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスといったヒューマンエラーの温床にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが追加されるだけで、Googleドキュメントを用いた書類作成からGMOサインでの署名依頼までを自動で完結させ、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ステップ1：マイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
kintoneのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
GMOサインのマイアプリ連携
検索ボックスにGMOサインと入力し、GMOサインのアイコンをクリックします。
「アカウント名」には、任意の文字列を入力します。
「アクセストークン」には、【GMO】と入力し、「追加」をクリックください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Googleドキュメントのマイアプリ連携
上記のGoogle スプレッドシートの手順を参考に、ログインを進めてください。
ステップ2：テンプレートをコピー
次にYoomのテンプレートサイトから使用するテンプレートをコピーします。
テンプレートを活用すれば、あらかじめ大枠が作成されており、それに沿って設定するだけで完成します。
下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
kintoneに顧客情報や取引先情報を登録した後、契約書などの書類を作成し、GMOサインで署名依頼を送る一連の作業を手動で行っていませんか？この定型業務は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスといったヒューマンエラーの温床にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが追加されるだけで、Googleドキュメントを用いた書類作成からGMOサインでの署名依頼までを自動で完結させ、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
ステップ3：アプリトリガー設定
では、さっそく上記のフローボットを作成していきましょう！
まずはkintoneアイコンの「レコードが登録されたら（Webhook起動）」をクリックします。
画面が遷移し、先ほどステップ1で入力した内容が反映されています。
タイトルなどの修正が不要であれば、そのまま「次へ」をクリックします。
kintoneで対象のアプリを作成していない場合はこのタイミングで作成してください。
また、この後のテスト操作でレコードが追加されている必要があるので1つレコードを作成してください。
今回は下記のようなアプリを作成しレコードを追加しました。
kintoneでアプリを作成したら、Yoom画面に戻りましょう。
次に、Webhookイベント受信設定を行います。
下記画像の赤枠をクリックしWebhookURLをコピーしてください。
先ほど作成したkintoneアプリに移動し、右上の歯車マークをクリックします。
設定タブを押し、「Webhook」を選択してください。
「＋追加する」をクリックします。
WebhookURL欄に先ほどコピーしたURLを貼り付けてください。
「https://」が重複してしまうので手作業でその部分だけ削除してください。
「レコードの追加」にチェックをいれて保存を押してください。
最後に、Yoom画面に戻り「テスト」をクリックします。
テストが成功したら下記アウトプット(取得した値)が表示されます。
kintoneアプリのレコード内容が反映されているか確認し問題なければ「保存」を押してください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：レコードを取得する設定
赤枠の「レコードを取得する」を選択してください。
タイトルなどは先ほどステップ1で入力した内容が反映されています。
ページ下部へ進み「データベースの連携」を入力します。
ステップ3で作成したkintoneアプリのアプリIDを入力してください。
指定したkintoneアプリから条件に合うレコードを取得するための設定を行います。
例えば、下記条件で設定しますとkintoneアプリのレコードID項目に入力がされているレコードを抽出できます。
複合的な条件設定も可能なので、お好みでカスタマイズしてください。
条件の設定ができたら、「テスト」をクリックします。
テスト成功になったら、下記のようにアウトプット(取得した値)が表示されます。
kintoneアプリに追加したレコード内容が反映しているか確認し、問題なければ「保存」をクリックしてください。
ステップ5：書類の発行設定
「書類を発行する」を選択してください。
雛形書類であるGoogleドキュメントに記載されている特定の内容を、kintoneアプリのレコード内容に置き換えるための設定を行います。
まだ、Googleドキュメントで作成した書類が準備出来ていない場合はこのタイミングで作成してください。
今回は下記のようなGoogleドキュメントを作成しました。
雛形書類を作成する際の注意点として、{}で囲った文字列が「置換対象の文字列」となりますので、置換対象としたい文言ごとに{}で囲って入力してください。
また、出来上がった書類の保存先であるGoogleドライブのフォルダを作成していない場合もこのタイミングで作成ください。
今回は下記のような「test」というフォルダを作成しました。
保存先である対象のフォルダがない場合は左上の新規から作成してください。
GoogleドキュメントとGoogleドライブの準備が出来ましたら、Yoom画面に戻ります。
タイトルなどはステップ1で入力した内容が反映されていますので、ページ下部へ進み「雛形書類の連携」と「発行書類」を入力します。
「雛形書類の連携」：入力欄をクリックすると下記画像のように候補が表示されます。先ほど作成したGoogleドキュメントを選択してください。
「発行書類」：先ほど同様、入力欄をクリックすると下記画像のように候補が表示されます。
先ほど作成したGoogleドライブのフォルダを選択してください。
入力が完了したら「次へ」を押してください。
置換条件の設定を行います。
Googleドキュメントで囲った{}の置換対象の文字列を、kintoneのレコードに記載されている置換後の文字列として指定します。
下記画像のようにそれぞれの入力欄をクリックするとアウトプット(取得した値)が表示されるので、選択してください。
入力が完了したら「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると下記画像のようになりますので、「ダウンロード」を押してください。
ダウンロードしたデータを開き、Googleドキュメントで作成した雛形書類にkintoneレコードのデータが反映されているか確認してください。
最後にYoom画面に戻り、「保存」をクリックすればこのステップは完了です。
ステップ6：GMOサインアクセストークンの生成
GMOサインアイコンの「アクセストークンの生成」をクリックします。
画面が遷移し、先ほどステップ1で入力した内容が反映されています。
タイトルなどの修正が不要であれば、そのまま「次へ」をクリックします。
ここでは、アクセストークンの生成を行います。
以下のページを確認し「シークレットキー」と「顧客ID」を取得し、設定しましょう。
※アクセストークンの有効期限は30分です。
入力したら「テスト」をクリックしてください。
テストが成功したら下記のようなアウトプット(取得した値)が表示されます。
アクセストークンが取得出来ていることを確認し「保存」を押してください。
ステップ7：GMOサイン封筒用文書の登録設定
GMOサインアイコンの「封筒用文書の登録」をクリックします。
画面が遷移し、先ほどステップ1で入力した内容が反映されています。
タイトルなどの修正が不要であれば、そのまま「次へ」をクリックします。
ステップ6と同じ「シークレットキー」と「顧客ID」を入力しください。
次に、アクセストークン欄をクリックすると下記のようにアウトプット(取得した値)が表示されます。
先ほど生成したアクセストークンを選択してください。
入力が完了したら「テスト」を押してください。
テストが成功したらアウトプット(取得した値)が表示されますので、文書コードが取得できているか確認してください。
最後にページ下部の「保存」をクリックして次のステップにお進みください。
ステップ8：GMOサインの封筒署名依頼設定
GMOサインアイコンの「封筒への署名依頼」をクリックします。
画面が遷移し、先ほどステップ1で入力した内容が反映されています。
タイトルなどの修正が不要であれば、そのまま「次へ」をクリックします。
「シークレットキー」と「顧客ID」 を、ステップ6と同様に入力してください。
「アクセストークン」 も同様に、アウトプット(取得した値)から設定してください。
封筒名は、GMOサインで登録される封筒の名前を入力してください。管理しやすい名前などをご自由に入力ください。
文書リストも設定します。
kintoneアプリのレコードにメールアドレスの項目がある場合は、入力欄をクリックするとアウトプット(取得した値)が表示されるので下記のように選択することも可能です。
※自社メールアドレスはGMOサインのユーザー管理に登録されているメールアドレスのみが対象ですのでご注意ください。
自社署名情報を設定します。
Kintoneアプリのレコードに送信先署名者名の項目がある場合は、入力欄をクリックするとアウトプット(取得した値)が表示されるので下記のように選択することも可能です。
kintoneアプリのレコードに送信先署名者メールアドレスの項目がある場合は、入力欄をクリックするとアウトプット(取得した値)が表示されるので下記のように選択することも可能です。
送信先の署名情報を設定します。
「文書コード」：アウトプット(取得した値)から文書コードを選択してください。
「依頼内容」：「署名」をご選択ください。
承認順は、自社と送信先のどちらが先に承認するか順番を決めてください。
今回は下記のように自社が先、送信先が次になるよう設定しました。
今回は必須項目のみ入力しましたが、その他の項目も入力することでカスタマイズ可能です。お好みに合わせてご入力ください。
入力が完了したら「テスト」をクリックしてください。
テストが成功したら下記画像のように封筒トランザクションIDが取得されているか確認してください。
この時、封筒トランザクションIDが取得できない場合はアクセストークン生成から30分以上経過している可能性があるので、ステップ6のアクセストークン生成をもう一度行い再度ステップ8をお試しください。
封筒トランザクションIDが取得できていたら、GMOサインで文書が登録されているか確認しましょう。
下記画像のように文書が登録されていればOKです。
最後にYoom画面に戻り、「保存」をクリックすれば完了です!
ステップ9：トリガーをONにして動作確認
設定が完了したのでトリガーを「ON」にして、動作確認をしましょう。
以上が、kintoneでレコードが追加されたら、書類を作成してGMOサインで署名依頼を送付する連携手順になります！
GMOサインのデータをkintoneに連携したい場合
今回はkintoneからGMOサインへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGMOサインからkintoneへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
GMOサインで契約が完了したらkintoneの情報を更新する
GMOサインで帳票類の管理を行っている方や、kintoneで顧客企業の情報や帳票の情報を一元管理したい方におすすめのフローです。
■概要
GMOサインで契約が完了したらkintoneの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインで帳票類の管理を行う方
・契約書の迅速な簡潔を行いたい方
・帳票類の一元管理に活用している方
2.kintoneでデータの管理を行う方
・顧客企業の情報や帳票の情報を一元管理している方
■このテンプレートを使うメリット
GMOサインは契約締結までの業務をスムーズにすることによって業務効率化を行うことのできるツールです。
同時にkintoneにデータを蓄積していくことで一元管理を行い、チーム内への情報共有を円滑にします。
しかし、GMOサインで契約が完了ごとにkintoneのレコードを手作業で更新するのは、リアルタイムでの情報共有を妨げます。
このフローを活用するとGMOサインで契約が完了するごとに、自動でkintoneのレコードの更新を行い、手作業の手間を省きます。
手作業を待つことなく情報の更新を行うことができるため、最新の情報をチームに共有することができます。
また自動化によってヒューマンエラーを阻止することができるため、業務効率の向上にもつながります。
■注意事項
・GMOサイン、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
他にもkintoneとZoomを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します！
データが登録・更新されたら、フォルダ自動作成、Webサイトへの自動投稿、チャットツールへの通知、CRMや会計システムへのデータ同期を行います。
また、メール、タスク管理、SFAなどの外部システムからの情報をデータベースに自動で集約することも可能。
データの入力負荷を軽減し、情報共有とプロセス実行の迅速化を支援します。
■概要
Outlookに新しいメッセージが届いたら、kintoneにメッセージの内容をレコードに追加するフローです。
kintoneとOutlookを連携することで、新規メッセージの内容が自動的にkintoneのレコードに追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Outlook、kintoneそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
◼️概要
kintoneにレコードが登録されたら、Slackに自動的に通知することができます。
Slackに通知される内容は、設定したフィールドの値や、レコードのURLなど、任意の情報を設定することができます。
◼️設定方法
1.kintoneとSlackを連携してください。
2.マイアプリ連携でkintoneの「レコードが登録されたら」というトリガーで取得できるWebhook URLをkintoneの該当アプリのWebhook送信先URLに設定してください。
3.Slackの「チャンネルにメッセージを送る」というオペレーションで、kintoneから取得した情報をもとに、通知するチャンネルやメッセージ内容を設定してください。
4.通知内容は、kintoneから取得した値を自由に利用することができます。
◼️注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・Slackの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
■概要
Salesforceの商談情報が新しく登録されたら、kintoneのデータベースにレコードを追加するフローです。
kintoneのデータベースに追加するレコード内容などは自由に設定することが可能です。
■注意事項
・Salesforce、kintoneそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Trelloに新しくカードが作成されたら、自動的にkintoneのデータベースにレコードを追加するフローです。
Trelloに作成された内容をわざわざ確認しなくても、自動的にkintoneのデータベースにレコードが追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
kintoneのデータベースに追加する内容などは自由にカスタマイズすることができます。
■注意事項
・Trello、kintoneそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
kintoneで管理している顧客情報や案件情報を、営業活動のためにZoho CRMへ手作業で転記していませんか。この二重入力の手間は、業務の非効率を招くだけでなく、入力ミスや情報の反映漏れといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードを登録するだけで、Zoho CRMに取引先情報が自動で作成されるため、こうしたデータ入力に関する課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
kintoneで顧客情報などを管理する際、関連ファイルを保管するDropboxのフォルダを手作業で作成していませんか？案件ごとにフォルダを作成する手間や、命名ミス、作成漏れは業務の非効率に繋がります。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが登録されると同時に、Dropboxに指定した名称でフォルダが自動作成されるため、こうしたファイル管理の課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
kintoneで管理している製品情報やニュースなどを、手作業でWebサイトに投稿していませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや更新漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードを追加するだけで、自動でWordPressに新規投稿を作成できます。手作業による投稿の手間を省き、迅速で正確な情報発信を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
kintoneのステータスが更新されたら、Microsoft Teamsに通するフローです。
お使いのツールに加えられた変更を即チームに通知でき、共有漏れを防ぎます。
通知先のチャネルやメッセージ内容を自由に変更してご利用ください。
■概要
名刺データをYoomの入力フォームで送信すると、AIが自動で名刺情報を読み取りkintoneにレコード追加してChatworkに通知するフローです。
■注意事項
・kintone、ChatworkそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
kintoneとfreee会計で取引先情報をそれぞれ管理しており、情報の更新作業を手間に感じていませんか？手作業での二重入力は、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、kintoneでレコードが更新されたら、その内容をトリガーにfreee会計の口座情報を自動で更新する仕組みを構築でき、データ管理の非効率を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
契約締結の完了をトリガーに、ファイルを文書管理システムに自動格納したり、チャットツールへ通知します。
また、様々なツールの情報に基づき、契約書の作成・署名依頼を自動で送付。
データベースの情報更新にも対応します。
契約締結後の管理の手間を削減し、業務の迅速化と正確性の向上に貢献します。
■概要
GMOサインで契約が完了したらAirtableの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインで帳票類の管理を行う方
・契約の管理を効率的に行いたい方
・情報の可視化によって業務を効率化している方
2.Airtableでデータの管理を行う方
・顧客企業や契約情報の管理している方
■このテンプレートを使うメリット
GMOサインは迅速な契約完了を行うために有益なツールです。
併せてAirtableで関連する情報を一元管理することで、チーム全体が業務に使用する情報へのアクセス性を高めます。
しかし、GMOサインで契約の完了するたびに手作業でAirtableの情報を更新するのは、業務の質を低下させる可能性があります。
チーム全体が生産性向上のために建設的な業務へ注力したいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを活用することで、GMOサインで契約が完了したら自動でAirtableの情報を更新し、手作業の手間を省き業務を効率化します。
契約完了をトリガーに自動で情報を更新することで、チームに共有する情報を最新に保ことができます。
■注意事項
・GMOサイン、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
GMOサインで契約が完了したらMicrosoft Teamsに自動通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.電子署名サービスとしてGMOサインを導入している企業
・契約完了後の業務を迅速に処理したいバックオフィス担当者
・契約に関わる業務を効率化したいと考えている方
2.Microsoft Teamsで仕事に関わるコミュニケーションをとっている方
・契約完了の通知をMicrosoft Teamsで受け取りたい方
・GMOサインにアクセスして契約完了の有無を確認するのが手間に感じている方
■このテンプレートを使うメリット
バックオフィスの中には、契約業務を主に担当している方もいると思います。
契約に関わる情報はできるだけ迅速に把握し、抜け漏れなく正確に処理したいですよね。
そこでこのテンプレートを活用すると、GMOサインで契約が完了した際に、自動でMicrosoft Teamsに通知されるようになります。
これまではGMOサインにログインして契約完了を確認していた方も、Microsoft Teams上でスピーディに進捗が確認できるため、情報の把握がしやすくなります。
これにより、契約後の処理をスムーズに進められるようになるでしょう。
また、契約に関してメンバーとやり取りしたい場合も、そのままMicrosoft Teams上でコミュニケーションを取ることができるため、メンバーとの連携がより一層スムーズになります。
■注意事項
・GMOサインとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
GMOサインで契約が完了したらSlackに自動通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.電子署名サービスとしてGMOサインを利用している企業
・契約完了後の業務を迅速に処理したい方
・契約に関わる業務を行っているバックオフィス担当者
2.コミュニケーションツールとしてSlackを利用している企業
・日常的にSlackを利用している方
・契約関連のやりとりをSlackで行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを使うと、GMOサインで署名が完了したら、Slackに自動通知を送ることができます。
GMOサインに直接アクセスすることなく、契約が完了したことを確認できるため、情報を確認しやすくなります。
スピーディに情報を確認できると、契約完了後の処理もスムーズに行えるため、契約業務の効率化を図れます。
また、メンバーへの情報共有としても有効です。
バックオフィス担当のメンバー同士で契約に関わる情報を共有したい場合は、
このテンプレートを使うと、通知作業の負担をかけることなく共有できます。
これにより、情報の透明性が向上します。
■注意事項
・GMOサインとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをGoogle Driveに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインを使用して契約業務を担当している方
・GMOサインを導入している企業
・GMOサインを使用して契約業務を担当している方
2.Google Driveでファイル管理を担当している方
・GMOサインで作成されたファイルをGoogle Driveに都度蓄積している方
・バックオフィス業務でGoogle Driveを使用している企業
3.手動によるGoogle Driveへのファイルの格納を自動化したいと考えている方
・日常的にGoogle Driveへのファイルの格納を担当している方
・業務の自動化を目指している中小企業の経営者
・GMOサインとGoogle Driveを連携して効率化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
・GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルを自動的にGoogle Driveへ格納できるため、業務の効率化を図ることができます。
・ファイル格納を自動化することで、格納先の誤り、格納漏れといったヒューマンエラーの防止に効果があります。
・Google Driveへファイル格納後にコミュニケーションツールから通知を出すことで、締結された書類の確認を特定のメンバーへ依頼することもできます。
■注意事項
・GMOサインとGoogle Driveを連携させてください。
・GMOサインでの署名依頼方法はこちらをご参照ください
■概要
Google スプレッドシートで管理している契約ステータスが更新されるたびに手作業でGMOサインから契約書を送付する業務は、手間がかかり送付ミスなどの懸念もあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートのステータス更新をきっかけに、契約書の作成からGMOサインでの送付までを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消し、契約業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
HubSpotで取引が成立した際、GMOサインのAPI連携に必要なアクセストークンを手動で取得・更新する作業が煩わしく感じていませんか？定期的な作業でありながら更新を忘れやすく、アクセストークンが失効するとAPI連携が停止するリスクもあります。
このワークフローを活用すれば、HubSpotでの取引成立をトリガーとして、GMOサインのアクセストークンを自動で取得し、指定した署名依頼を行うことができます。手作業による更新の手間をなくし、API連携の安定性を確保します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
HubSpotでの取引成立と連携することで、アクセストークンの取得がスムーズに自動化されます。これまで手動で行っていた更新作業にかかる時間を削減し、業務の効率化が進みます。
手動での更新忘れやミスを防ぎ、トークンの失効による連携の中断を防ぐことができ、API連携が安定して稼働します。
業務の自動化を進めることで、より高い生産性を実現し、重要な業務にリソースを集中できます。
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
freeeの各種申請が承認されたらGMOサインで契約書を送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freeeを利用している企業やチーム
2.GMOサインを利用している企業やチーム
3.申請と契約プロセスの自動化を推進している方
■このテンプレートを使うメリット
・申請の承認から契約書の送信までのプロセスを自動化することで、手動での作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・申請と契約書の管理がシームレスに行えるため、データの一貫性と正確性が保たれ、業務プロセスの可視化と最適化が図ることができ、迅速な対応が可能となりビジネスのスピードアップが期待できます。
■注意事項
・freee人事労務、GMOサインそれぞれとYoomを連携してください。
・GMOサインとの連携方法：https://intercom.help/yoom/ja/articles/6168734
・GMOサインでの署名依頼方法：https://intercom.help/yoom/ja/articles/6168847
■概要
Yoomの入力フォームの情報からGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Yoomの入力フォームを使用して回答内容の分析・活用をしている方
・業務でYoomの入力フォームを使用している企業
・入力フォームで回答された内容をインプットにして業務で活用している方
2.GMOサインで契約業務を行っている方
・人事部の採用担当者や事務職員
・企業の法務担当者
・取引先とのやり取りをする営業担当者
3.手動によるGMOサインによる契約書の送付を自動化したいと考えている方
・日常的にGMOサインによる契約書の送付を担当している方
・業務の自動化を目指している中小企業の経営者
・Yoomの入力フォームとGMOサインを連携して効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
・Yoomの入力フォームの情報からGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付することができるため、業務の効率化を図ることができます。
・GMOサインによる署名依頼の送付を自動化できるため、入力誤り、宛先誤りといったヒューマンエラーの防止に効果があります。
・GMOサインによる契約書作成、署名依頼の送付を手作業で行う必要が無くなり、他の重要な作業に時間を充てることができます。
・承認フローを設けることで担当部署の上長への連絡も自動化でき、依頼漏れ、承認漏れといった事象が削減されます。
■注意事項
・GMOサインとYoomを連携させてください。
・GMOサインのマイアプリ連携はこちらをご参照ください。
・GMOサインでの署名依頼方法はこちらをご参照ください
■概要
楽楽販売の情報をもとにGoogleドキュメントで契約書を作成して、GMOサインで契約書を送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.契約書の作成・送付を頻繁に行う担当者
2.業務効率化を図りたい方
3.楽楽販売、Googleドキュメント、GMOサインを使用している方
■このテンプレートを使うメリット
・手動での契約書作成・送付の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・デジタルツールを活用することで、契約書の作成・送付が迅速かつ正確に行え、契約プロセス全体の透明性と信頼性も向上します。
■注意事項
・楽楽販売、Googleドキュメント、GMOサインそれぞれとYoomを連携してください。
・楽楽販売でhttp送信を実行し、Yoomのフローボットを起動する方法：https://intercom.help/yoom/ja/articles/6704601
・GMOサインとの連携方法：https://intercom.help/yoom/ja/articles/6168734
・GMOサインでの署名依頼方法：https://intercom.help/yoom/ja/articles/6168847
・楽楽販売はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
まとめ
kintoneとGMOサインを連携させることで、書類作成のステップが簡略化され、作業がスムーズになることが期待できるでしょう！
これまでkintoneを確認しながら手作業で行っていた契約書の作成が自動化すれば、一連のフローを手動で行うよりもスピーディーに完結できるはずです。
結果として作業効率が向上し、業務負担の軽減に繋がったら嬉しいですよね！
また、Yoomは今回紹介した自動化以外にも多くのテンプレートを用意しています！
普段活用しているアプリ同士の連携が簡単に導入できれば、ストレスフリーなワークフローが実現可能かもしれません…！
さらに、連携に関してはプログラミング不要なため導入も簡単で、専門知識がなくてもスムーズに設定できるのが嬉しいポイントですよね！
この機会に業務の負担を減らし、快適な作業環境を整えるためにも、今すぐYoomに登録して自動化を導入しましょう！
Q：書類の雛形はGoogleドキュメント以外も利用可能ですか？
A：
はい、使用可能です。
Googleドキュメントの他に、Google スプレッドシートやMicrosoft Excelで作成した雛形書類もご使用いただけます
Q：GMOサインで署名完了後、kintoneに自動でファイル添付できますか？
A：
はい、自動化が可能です。
「GMOサインのデータをkintoneに連携したい場合」でご紹介したとおり、双方向での自動連携にも対応しており、業務フローに合わせて自由にフローボットを作成・カスタマイズできます。
詳しくは基本的なフローボットの作成方法をご確認ください。
Q：連携設定でエラーが出た際の対処法は？
A：
自動化が失敗した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
