【ラクラク設定】kintoneのデータをGMOサインに自動的に連携する方法

kintoneでステータスが更新されたらGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付する

kintoneのレコードを基に契約書の作成をしている方や、GMOサインで契約業務を担当している方におすすめのフローです。

kintoneのデータで契約書を作成し、GMOサインで送付する

kintoneのレコード詳細ページからYoomのフローボットを起動し、Googleドキュメントの雛形から契約書のPDFを自動で送付できるフローです。

kintoneとGMOサインの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にkintoneとGMOサインを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでkintoneとGMOサインの連携を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回はkintoneでレコードが追加されたら、書類を作成してGMOサインで署名依頼を送付するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。

• kintone、GMOサイン、Googleドキュメントをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• kintoneのトリガー設定およびGMOサインのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1：マイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。

kintoneの連携

1.検索する
‍検索ボックスにkintoneと入力し、kintoneのアイコンをクリックします。

2.連携情報の登録
‍「サブドメイン」「クライアントID」「クライアントシークレット」を入力して、「追加」をクリックしましょう。
※詳しいkintoneのアプリ登録方法は、こちらを参照してください。
※kintoneのアプリ登録がうまくいかない場合は、こちらを参照してください。

Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！

GMOサインの連携

1.検索する
‍検索ボックスにGMOサインと入力し、GMOサインのアイコンをクリックします。

2.サインインをする
アカウント名には「任意の文字列」を入力します。会社名や担当者名などお好きな文字列を入力してください。
また、アクセストークンには「アクセストークン」とそのまま入力し、「追加」をクリックください。

Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！

 Googleドキュメントの連携

1.検索する
検索ボックスにGoogleドキュメントと入力し、Googleドキュメントのアイコンをクリックします。

2.サインインをする
下記画面となりますので「Sign in Google」をクリックします。

3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。

4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。

Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！

ステップ2：テンプレートコピー

次に、今回使用するテンプレートを下記よりコピーしてください。

1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。

ステップ3：アプリトリガー設定

1.赤枠の「レコードが登録されたら（Webhook起動）」を選択

では、さっそく上記のフローボットを作成していきましょう！

まずはkintoneアイコンの「レコードが登録されたら（Webhook起動）」をクリックします。
画面が遷移し、先ほどステップ1で入力した内容が反映されています。タイトルなどの修正が不要であれば、そのまま「次へ」をクリックします。

2.アプリトリガーのWebhookイベント受信設定
kintoneで対象のアプリを作成していない場合はこのタイミングで作成してください。
また、この後のテスト操作でレコードが追加されている必要があるので1つレコードを作成してください。
今回は下記のようなアプリを作成しレコードを追加しました。

kintoneでアプリを作成したら、Yoom画面に戻りましょう。
次に、Webhookイベント受信設定を行います。

• 下記画像の赤枠をクリックしWebhookURLをコピーしてください。
  

• 先ほど作成したkintoneアプリに移動し、右上の歯車マークをクリックします。
  

• 設定タブを押し、「Webhook」を選択してください。
  

• 「追加する」をクリックします。
  

• WebhookURL欄に先ほどコピーしたURLを貼り付けてください。「https://」が重複してしまうので手作業でその部分だけ削除してください。
  「レコードの追加」にチェックをいれて保存を押してください。
  

※詳しい設定方法はこちらをご覧ください。

最後に、Yoom画面に戻り「テスト」をクリックします。
テストが成功したら下記アウトプットが表示されます。kintoneアプリのレコード内容が反映されているか確認し問題なければ「保存」を押してください。

ステップ4：データベース操作設定

1.赤枠の「レコードを取得する」を選択

2.データベースの連携
‍タイトルなどは先ほどステップ1で入力した内容が反映されています。
ページ下部へ進み「データベースの連携」を入力します。ステップ3で作成したkintoneアプリのアプリIDを入力してください。

3.データベース操作の詳細設定
指定したkintoneアプリから条件に合うレコードを取得するための設定を行います。
例えば、下記条件で設定しますとkintoneアプリのレコードID項目に入力がされているレコードを抽出できます。複合的な条件設定も可能なので、お好みでカスタマイズしてください。

条件の設定ができたら、「テスト」をクリックします。
テスト成功になったら、下記のようにアウトプットが表示されます。
kintoneアプリに追加したレコード内容が反映しているか確認し、問題なければ「保存」をクリックしてください。

ステップ5：書類の発行設定

1. 赤枠の「書類を発行する」を選択

2.書類の連携
雛形書類であるGoogleドキュメントに記載されている特定の内容を、kintoneアプリのレコード内容に置き換えるための設定を行います。
まだ、Googleドキュメントで作成した書類が準備出来ていない場合はこのタイミングで作成してください。
今回は下記のようなGoogleドキュメントを作成しました。
雛形書類を作成する際の注意点として、{}で囲った文字列が「置換対象の文字列」となりますので、置換対象としたい文言ごとに{}で囲って入力してください。
※詳しくはこちらのヘルプページをご覧ください

また、出来上がった書類の保存先であるGoogleドライブのフォルダを作成していない場合もこのタイミングで作成ください。
今回は下記のような「test」というフォルダを作成しました。保存先である対象のフォルダがない場合は左上の新規から作成してください。

GoogleドキュメントのとGoogleドライブの準備が出来ましたら、Yoom画面に戻ります。
タイトルなどはステップ1で入力した内容が反映されていますので、ページ下部へ進み「雛形書類の連携」と「発行書類」を入力します。

• 雛形書類の連携：入力欄をクリックすると下記画像のように候補が表示されます。先ほど作成したGoogleドキュメントを選択してください。
  

•  発行書類：先ほど同様、入力欄をクリックすると下記画像のように候補が表示されます。先ほど作成したGoogleドライブのフォルダを選択してください。
  

入力が完了したら「次へ」を押してください。

‍3.置換条件の設定
Googleドキュメントで囲った{}の置換対象の文字列を、kintoneのレコードに記載されている置換後の文字列として指定します。
下記画像のようにそれぞれの入力欄をクリックするとアウトプットが表示されるので、選択してください。
※アウトプットについて詳しくはこちら　
※アウトプットの追加方法について詳しくはこちら

入力が完了したら「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると下記画像のようになりますので、「ダウンロード」を押してください。

ダウンロードしたデータを開き、Googleドキュメントで作成した雛形書類にkintoneレコードのデータが反映されているか確認してください。

また、指定したGoogleドライブにもデータが保存されているか確認しましょう。
下記画像のようにGoogleドライブに保存されていればOKです。

最後にYoom画面に戻り、「保存」をクリックすればこのステップは完了です。

ステップ6：GMOサインアクセストークンの生成

1.赤枠の「アクセストークンの生成」を選択
GMOサインアイコンの「アクセストークンの生成」をクリックします。
画面が遷移し、先ほどステップ1で入力した内容が反映されています。タイトルなどの修正が不要であれば、そのまま「次へ」をクリックします。

2.API接続設定
アクセストークンの生成を行いますが有効期限は30分ですのでご注意ください。
下記画像の入力欄にGMOサインのシークレットキーと顧客IDを入力してください。

入力したら「テスト」をクリックしてください。
テストが成功したら下記のようなアウトプットが表示されます。アクセストークンが取得出来ていることを確認し「保存」を押してください。

ステップ7：GMOサイン封筒用文書設定

1.赤枠の「封筒用文書の登録」を選択
GMOサインアイコンの「封筒用文書の登録」をクリックします。
画面が遷移し、先ほどステップ1で入力した内容が反映されています。タイトルなどの修正が不要であれば、そのまま「次へ」をクリックします。

2.API接続設定
ステップ6でも入力しました「シークレットキー」と「顧客ID」を入力しください。

次に、アクセストークン欄をクリックすると下記のようにアウトプットが表示されます。先ほど生成したアクセストークンを選択してください。

入力が完了したら「テスト」を押してください。
テストが成功したらアウトプットが表示されますので、文書コードが取得できているか確認してください。
最後にページ下部の「保存」をクリックして次のステップにお進みください。

ステップ8：GMOサインの封筒署名依頼設定

1.赤枠の「封筒への署名依頼」を選択
GMOサインアイコンの「封筒への署名依頼」をクリックします。
画面が遷移し、先ほどステップ1で入力した内容が反映されています。タイトルなどの修正が不要であれば、そのまま「次へ」をクリックします。

2.API接続設定

• シークレットキー、顧客ID→ステップ6でも入力しましたので、同じ内容を入力してください。
  

• アクセストークン→入力欄をクリックすると下記のようにアウトプットが表示されます。先ほど生成したアクセストークンを選択してください。
  

• 封筒名→GMOサインで登録される封筒の名前を入力してください。管理しやすい名前などをご自由に入力ください。
• 文書リスト
  
  • 文書コード→入力欄をクリックすると下記のようにアウトプットが表示されます。前のステップで取得した文書コードを選択してください。
  • 文書名→作成した文書の文書名など、管理しやすい文書名を入力してください。
    

‍

• 自社署名者：メールアドレス→自社の署名する方のメールアドレスを入力してください。
  Kintoneアプリのレコードにメールアドレスの項目がある場合は、入力欄をクリックするとアウトプットが表示されるので下記のように選択することも可能です。
  ※自社メールアドレスはGMOサインのユーザー管理に登録されているメールアドレスのみが対象ですのでご注意ください。
  

• 自社署名情報
  
  • 文書コード→入力欄をクリックすると下記のようにアウトプットが表示されます。前のステップで取得した文書コードを選択してください。
  • 依頼内容→「署名」をご選択ください。
    

• 送信先署名者：名前→送信先の署名をする方の名前を入力してください。
  Kintoneアプリのレコードに送信先署名者名の項目がある場合は、入力欄をクリックするとアウトプットが表示されるので下記のように選択することも可能です。
  

• 送信先署名者：メールアドレス→送信先の署名をする方のメールアドレスを入力してください。
  Kintoneアプリのレコードに送信先署名者メールアドレスの項目がある場合は、入力欄をクリックするとアウトプットが表示されるので下記のように選択することも可能です。
  

• 送信先署名情報
  
  • 文書コード→入力欄をクリックすると下記のようにアウトプットが表示されます。前のステップで取得した文書コードを選択してください。
  • 依頼内容→「署名」をご選択ください。
    

• 承認順→自社と送信先のどちらが先に承認するか順番を決めてください。今回は下記のように自社が先、送信先が次になるよう設定しました。
  

今回は必須項目のみ入力しましたが、その他の項目も入力することでカスタマイズ可能です。お好みに合わせてご入力ください。
入力が完了したら「テスト」をクリックしてください。
テストが成功したら下記画像のように封筒トランザクションIDが取得されているか確認してください。
この時、封筒トランザクションIDが取得できない場合はアクセストークン生成から30分以上経過している可能性があるので、ステップ6のアクセストークン生成をもう一度行い再度ステップ8をお試しください。

封筒トランザクションIDが取得できていたら、GMOサインで文書が登録されているか確認しましょう。
下記画像のように文書が登録されていればOKです。
最後にYoom画面に戻り、「保存」をクリックすれば完了です!

ステップ9：トリガーをONにして動作確認

設定が完了したのでトリガーを「ON」にして、動作確認をしましょう。

GMOサインのデータを kintoneに連携したい場合

今回は kintoneからGMOサインへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGMOサインから kintoneへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。

GMOサインで署名が完了したら、kintoneにレコードを追加する

契約書に署名が完了すると同時にkintoneにレコードが追加されるので、契約書の署名完了後に関連データを自動で次のシステムに渡したい方におすすめのフローです。

GMOサインで契約が完了したらkintoneの情報を更新する

GMOサインで帳票類の管理を行っている方や、kintoneで顧客企業の情報や帳票の情報を一元管理したい方におすすめのフローです。

kintoneやGMOサインのAPIを使ったその他の自動化例

kintoneやGMOサインのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。

kintoneを使った自動化例

データが登録・更新されたら、自動で通知を送ったり、関連するレコードを更新できます。
さらに、外部のツールと連携することで、見積書の自動作成やワークフローの承認プロセスを効率化することも可能です！

GMOサインを使った自動化例

契約書が署名完了したら、自動で関係者へ通知を送ったり、契約データをクラウドストレージに保存できます。
さらに、kintoneやCRMと連携して契約情報を自動登録し、進捗管理を効率化することも可能です！

終わりに

kintoneとGMOサインを連携させることで、書類作成のステップが簡略化され、作業がスムーズになることが期待できるでしょう！
これまでkintoneを確認しながら手作業で行っていた契約書の作成が自動化すれば、一連のフローを手動で行うよりもスピーディーに完結できるはずです。結果として作業効率が向上し、業務負担の軽減に繋がったら嬉しいですよね！

また、<span class="mark-yellow">Yoomは今回紹介した自動化以外にも多くのテンプレートを用意しています！</span>
普段活用しているアプリ同士の連携が簡単に導入できれば、ストレスフリーなワークフローが実現可能かもしれません…！

さらに、連携に関してはプログラミング不要なため導入も簡単で、専門知識がなくてもスムーズに設定できるのが嬉しいポイントですよね！
この機会に業務の負担を減らし、快適な作業環境を整えるためにも、今すぐYoomに登録して自動化を導入しましょう！