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kintoneとGMOサインを連携して、業務をもっとスムーズに進めたいと考えたことはありませんか？
「契約書作成のためにkintoneとGMOサインを何度も往復するのは少し面倒だな…」
「契約件数ごとに作成する書類が多くて手間がかかる！」
と感じている方も多いのではないでしょうか。
こうした課題は、kintoneとGMOサインのデータ連携で解決できるかもしれません！
そこで本記事では、 kintoneでレコードが追加されたら、書類を作成してGMOサインで署名依頼を送付するという便利なフローを中心に、さまざまな自動化方法をご紹介します。
なお、プログラミングの知識がなくても、Yoomを使えば簡単に設定が可能です！
簡単に始められる設定方法を詳しく解説していきますので、ぜひ参考にしてみてくださいね！
とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にkintoneとGMOサインの連携が可能です。
YoomにはあらかじめkintoneとGMOサインを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます
kintoneとGMOサインのAPIを連携すれば、kintoneのデータをGMOサインに自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにkintoneとGMOサインの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
kintoneでレコードが追加されたら、書類を作成してGMOサインで署名依頼を送付する
kintoneのレコード情報を引用して、書類発行から送付までを自動化することが可能です。
GMOサインを導入して契約書や合意書の電子署名を行っている方におすすめのフローです。
kintoneでステータスが更新されたらGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付する
kintoneのレコードを基に契約書の作成をしている方や、GMOサインで契約業務を担当している方におすすめのフローです。
ステータスを確認する手間がなくなり、後続業務を効率化することができます。
kintoneのレコード詳細ページからYoomのフローボットを起動し、Googleドキュメントの雛形から契約書のPDFを自動で送付できるフローです。
転記ミスが減り、契約業務の正確性が向上します。
kintoneとGMOサインの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にkintoneとGMOサインを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでkintoneとGMOサインの連携を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、kintoneでレコードが追加されたら、書類を作成してGMOサインで署名依頼を送付するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ステップ1：マイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
kintoneのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
GMOサインのマイアプリ連携
検索ボックスにGMOサインと入力し、GMOサインのアイコンをクリックします。
「アカウント名」には、任意の文字列を入力します。
「アクセストークン」には、【GMO】と入力し、「追加」をクリックください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Googleドキュメントのマイアプリ連携
上記のGoogle スプレッドシートの手順を参考に、ログインを進めてください。
ステップ2：テンプレートをコピー
次にYoomのテンプレートサイトから使用するテンプレートをコピーします。
テンプレートを活用すれば、あらかじめ大枠が作成されており、それに沿って設定するだけで完成します。
下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
ステップ3：アプリトリガー設定
では、さっそく上記のフローボットを作成していきましょう！
まずはkintoneアイコンの「レコードが登録されたら（Webhook起動）」をクリックします。
画面が遷移し、先ほどステップ1で入力した内容が反映されています。
タイトルなどの修正が不要であれば、そのまま「次へ」をクリックします。
kintoneで対象のアプリを作成していない場合はこのタイミングで作成してください。
また、この後のテスト操作でレコードが追加されている必要があるので1つレコードを作成してください。
今回は下記のようなアプリを作成しレコードを追加しました。
kintoneでアプリを作成したら、Yoom画面に戻りましょう。
次に、Webhookイベント受信設定を行います。
下記画像の赤枠をクリックしWebhookURLをコピーしてください。
先ほど作成したkintoneアプリに移動し、右上の歯車マークをクリックします。
設定タブを押し、「Webhook」を選択してください。
「＋追加する」をクリックします。
WebhookURL欄に先ほどコピーしたURLを貼り付けてください。
「https://」が重複してしまうので手作業でその部分だけ削除してください。
「レコードの追加」にチェックをいれて保存を押してください。
最後に、Yoom画面に戻り「テスト」をクリックします。
テストが成功したら下記アウトプット(取得した値)が表示されます。
kintoneアプリのレコード内容が反映されているか確認し問題なければ「保存」を押してください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：レコードを取得する設定
赤枠の「レコードを取得する」を選択してください。
タイトルなどは先ほどステップ1で入力した内容が反映されています。
ページ下部へ進み「データベースの連携」を入力します。
ステップ3で作成したkintoneアプリのアプリIDを入力してください。
指定したkintoneアプリから条件に合うレコードを取得するための設定を行います。
例えば、下記条件で設定しますとkintoneアプリのレコードID項目に入力がされているレコードを抽出できます。
複合的な条件設定も可能なので、お好みでカスタマイズしてください。
条件の設定ができたら、「テスト」をクリックします。
テスト成功になったら、下記のようにアウトプット(取得した値)が表示されます。
kintoneアプリに追加したレコード内容が反映しているか確認し、問題なければ「保存」をクリックしてください。
ステップ5：書類の発行設定
「書類を発行する」を選択してください。
雛形書類であるGoogleドキュメントに記載されている特定の内容を、kintoneアプリのレコード内容に置き換えるための設定を行います。
まだ、Googleドキュメントで作成した書類が準備出来ていない場合はこのタイミングで作成してください。
今回は下記のようなGoogleドキュメントを作成しました。
雛形書類を作成する際の注意点として、{}で囲った文字列が「置換対象の文字列」となりますので、置換対象としたい文言ごとに{}で囲って入力してください。
また、出来上がった書類の保存先であるGoogleドライブのフォルダを作成していない場合もこのタイミングで作成ください。
今回は下記のような「test」というフォルダを作成しました。
保存先である対象のフォルダがない場合は左上の新規から作成してください。
GoogleドキュメントとGoogleドライブの準備が出来ましたら、Yoom画面に戻ります。
タイトルなどはステップ1で入力した内容が反映されていますので、ページ下部へ進み「雛形書類の連携」と「発行書類」を入力します。
「雛形書類の連携」：入力欄をクリックすると下記画像のように候補が表示されます。先ほど作成したGoogleドキュメントを選択してください。
「発行書類」：先ほど同様、入力欄をクリックすると下記画像のように候補が表示されます。
先ほど作成したGoogleドライブのフォルダを選択してください。
入力が完了したら「次へ」を押してください。
置換条件の設定を行います。
Googleドキュメントで囲った{}の置換対象の文字列を、kintoneのレコードに記載されている置換後の文字列として指定します。
下記画像のようにそれぞれの入力欄をクリックするとアウトプット(取得した値)が表示されるので、選択してください。
入力が完了したら「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると下記画像のようになりますので、「ダウンロード」を押してください。
ダウンロードしたデータを開き、Googleドキュメントで作成した雛形書類にkintoneレコードのデータが反映されているか確認してください。
最後にYoom画面に戻り、「保存」をクリックすればこのステップは完了です。
ステップ6：GMOサインアクセストークンの生成
GMOサインアイコンの「アクセストークンの生成」をクリックします。
画面が遷移し、先ほどステップ1で入力した内容が反映されています。
タイトルなどの修正が不要であれば、そのまま「次へ」をクリックします。
ここでは、アクセストークンの生成を行います。
以下のページを確認し「シークレットキー」と「顧客ID」を取得し、設定しましょう。
※アクセストークンの有効期限は30分です。
入力したら「テスト」をクリックしてください。
テストが成功したら下記のようなアウトプット(取得した値)が表示されます。
アクセストークンが取得出来ていることを確認し「保存」を押してください。
ステップ7：GMOサイン封筒用文書の登録設定
GMOサインアイコンの「封筒用文書の登録」をクリックします。
画面が遷移し、先ほどステップ1で入力した内容が反映されています。
タイトルなどの修正が不要であれば、そのまま「次へ」をクリックします。
ステップ6と同じ「シークレットキー」と「顧客ID」を入力しください。
次に、アクセストークン欄をクリックすると下記のようにアウトプット(取得した値)が表示されます。
先ほど生成したアクセストークンを選択してください。
入力が完了したら「テスト」を押してください。
テストが成功したらアウトプット(取得した値)が表示されますので、文書コードが取得できているか確認してください。
最後にページ下部の「保存」をクリックして次のステップにお進みください。
ステップ8：GMOサインの封筒署名依頼設定
GMOサインアイコンの「封筒への署名依頼」をクリックします。
画面が遷移し、先ほどステップ1で入力した内容が反映されています。
タイトルなどの修正が不要であれば、そのまま「次へ」をクリックします。
「シークレットキー」と「顧客ID」 を、ステップ6と同様に入力してください。
「アクセストークン」 も同様に、アウトプット(取得した値)から設定してください。
封筒名は、GMOサインで登録される封筒の名前を入力してください。管理しやすい名前などをご自由に入力ください。
文書リストも設定します。
kintoneアプリのレコードにメールアドレスの項目がある場合は、入力欄をクリックするとアウトプット(取得した値)が表示されるので下記のように選択することも可能です。
※自社メールアドレスはGMOサインのユーザー管理に登録されているメールアドレスのみが対象ですのでご注意ください。
自社署名情報を設定します。
Kintoneアプリのレコードに送信先署名者名の項目がある場合は、入力欄をクリックするとアウトプット(取得した値)が表示されるので下記のように選択することも可能です。
kintoneアプリのレコードに送信先署名者メールアドレスの項目がある場合は、入力欄をクリックするとアウトプット(取得した値)が表示されるので下記のように選択することも可能です。
送信先の署名情報を設定します。
「文書コード」：アウトプット(取得した値)から文書コードを選択してください。
「依頼内容」：「署名」をご選択ください。
承認順は、自社と送信先のどちらが先に承認するか順番を決めてください。
今回は下記のように自社が先、送信先が次になるよう設定しました。
今回は必須項目のみ入力しましたが、その他の項目も入力することでカスタマイズ可能です。お好みに合わせてご入力ください。
入力が完了したら「テスト」をクリックしてください。
テストが成功したら下記画像のように封筒トランザクションIDが取得されているか確認してください。
この時、封筒トランザクションIDが取得できない場合はアクセストークン生成から30分以上経過している可能性があるので、ステップ6のアクセストークン生成をもう一度行い再度ステップ8をお試しください。
封筒トランザクションIDが取得できていたら、GMOサインで文書が登録されているか確認しましょう。
下記画像のように文書が登録されていればOKです。
最後にYoom画面に戻り、「保存」をクリックすれば完了です!
ステップ9：トリガーをONにして動作確認
設定が完了したのでトリガーを「ON」にして、動作確認をしましょう。
以上が、kintoneでレコードが追加されたら、書類を作成してGMOサインで署名依頼を送付する連携手順になります！
GMOサインのデータをkintoneに連携したい場合
今回はkintoneからGMOサインへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGMOサインからkintoneへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
GMOサインで契約が完了したらkintoneの情報を更新する
GMOサインで帳票類の管理を行っている方や、kintoneで顧客企業の情報や帳票の情報を一元管理したい方におすすめのフローです。
他にもkintoneとZoomを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します！
データが登録・更新されたら、フォルダ自動作成、Webサイトへの自動投稿、チャットツールへの通知、CRMや会計システムへのデータ同期を行います。
また、メール、タスク管理、SFAなどの外部システムからの情報をデータベースに自動で集約することも可能。
データの入力負荷を軽減し、情報共有とプロセス実行の迅速化を支援します。
契約締結の完了をトリガーに、ファイルを文書管理システムに自動格納したり、チャットツールへ通知します。
また、様々なツールの情報に基づき、契約書の作成・署名依頼を自動で送付。
データベースの情報更新にも対応します。
契約締結後の管理の手間を削減し、業務の迅速化と正確性の向上に貢献します。
まとめ
kintoneとGMOサインを連携させることで、書類作成のステップが簡略化され、作業がスムーズになることが期待できるでしょう！
これまでkintoneを確認しながら手作業で行っていた契約書の作成が自動化すれば、一連のフローを手動で行うよりもスピーディーに完結できるはずです。
結果として作業効率が向上し、業務負担の軽減に繋がったら嬉しいですよね！
また、Yoomは今回紹介した自動化以外にも多くのテンプレートを用意しています！
普段活用しているアプリ同士の連携が簡単に導入できれば、ストレスフリーなワークフローが実現可能かもしれません…！
さらに、連携に関してはプログラミング不要なため導入も簡単で、専門知識がなくてもスムーズに設定できるのが嬉しいポイントですよね！
この機会に業務の負担を減らし、快適な作業環境を整えるためにも、今すぐYoomに登録して自動化を導入しましょう！
Q：書類の雛形はGoogleドキュメント以外も利用可能ですか？
A：
はい、使用可能です。
Googleドキュメントの他に、Google スプレッドシートやMicrosoft Excelで作成した雛形書類もご使用いただけます
Q：GMOサインで署名完了後、kintoneに自動でファイル添付できますか？
A：
はい、自動化が可能です。
「GMOサインのデータをkintoneに連携したい場合」でご紹介したとおり、双方向での自動連携にも対応しており、業務フローに合わせて自由にフローボットを作成・カスタマイズできます。
詳しくは基本的なフローボットの作成方法をご確認ください。
Q：連携設定でエラーが出た際の対処法は？
A：
自動化が失敗した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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