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新規リード顧客の情報収集は、商談準備において非常に重要な作業です。
しかし、多くのリード顧客を抱える部署では、各企業の情報を検索し、そこから必要なデータを選び出す作業が、予想以上に時間と労力を要することがありますよね。
そこで、Yoomを活用してkintoneとGoogle検索を連携させることで、この負担を軽減する方法をご紹介します。
具体的には、kintoneに登録された企業情報を基にGoogle検索を自動で実行し、その結果をAIが要約してkintoneに更新する仕組みです。
この記事では、Yoomを使ってkintoneとGoogle検索を連携するメリットと具体的な方法を詳しく紹介します。
商談の準備をよりスムーズに進めたい方には、ぜひ参考にしていただきたい内容です。
Yoomを使ってkintoneとGoogle検索を連携させることで、kintoneに新規顧客情報が追加されると自動的にGoogle検索が実行され、その結果がAIオペレーションによって要約されます。
この自動化により、手動で情報を探す手間が軽減され、効率的な情報収集が可能になります。
その結果、営業担当者は商談の準備を短時間で進められ、限られた時間をより有効に活用できるようになるでしょう。
Google検索で得られた情報がkintoneの各レコードに自動で反映されることで、社内の異なる部署やチーム全体で同じ情報を共有できます。
情報が一元化されることで、部署間やチーム間での情報の不一致や重複が軽減されるでしょう。
例えば、営業チームとマーケティングチームが同じ顧客情報にアクセスできることで、より一貫したアプローチが可能になります。
このように情報共有が強化されることで、業務の効率が向上するでしょう。
[Yoomとは]
ここでは「kintoneに登録された企業情報でGoogle検索し、取得したスニペットなどをAI要約してレコードを更新する」フローの設定についてご紹介します。
なお、このフローテンプレートには「要約する」というAIオペレーションが含まれており、チームプラン以上で利用可能です。
詳細は「要約する」の設定方法をご確認ください。
Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを作成してください。
事前準備
kintoneの項目に今回のフローで出力した要約結果を記載する項目を用意してください。
(1)下記のバナーの「詳細を見る」から、「このテンプレートを試してみる」をクリックしてください。
■概要
kintoneで顧客情報を管理する際、企業情報を一つひとつ手作業で検索し、概要をまとめて更新していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、情報の更新漏れも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、kintoneに企業情報が登録されると、自動でGoogle 検索を実行し、AIがその概要を要約してレコードを更新します。手作業での情報収集と入力の手間を省き、常に最新の情報をkintoneに反映できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
(2)次に、ワークスペースの一覧から任意のプロジェクトを選択
コピーしたテンプレートはプロジェクト一覧の「マイプロジェクト」に格納されているので、そちらを確認してください。
(3)以下の画面が表示されたら、ステップ2に進みましょう
次に、kintoneの設定に移ります。
(1)画面左側にある「マイアプリ」をクリック
(2)次に、画面右側に表示される「+新規接続」をクリック
(3)アプリの一覧からkintoneを選択
(4)kintoneマイアプリ登録方法を参考にマイアプリ登録をお願いします。
次はGoogle検索の設定です。これも「マイアプリ」に登録してください。
(1)アプリの一覧からGoogle検索を選択
(2)Sign in with Googleをクリック
(3)新規登録画面の指示に従い、アカウント名とアクセストークンを設定してください。
(4)「登録する」をクリックし、マイアプリ登録が完了です。
ここまで来たら、 コピーしたテンプレートに戻りましょう！
(5)プロジェクト一覧から「マイプロジェクト」をクリック
(6)コピーしたテンプレートをクリック
(7)フローの一覧画面の右上にある「編集する」をクリックし、ステップ4に進みましょう。
(1)フローの一覧画面から「アプリトリガー」をクリック
(2)アプリトリガーのタイトルを設定(既に設定されているタイトルをそのまま使用しても大丈夫です。)
(3)トリガーアクションは「レコードが登録されたら(Webhook起動)」が選択されていることを確認
(4)「次へ」をクリック
■アプリトリガーのWebhookイベント受信設定
(5)画面の指示に従って、Webhook設定をしてください。
(6)「テスト」でエラーが出なければ、「保存」をクリック
(7)続いて、アプリトリガー下に表示される「データベースを操作する」をクリック
(8)タイトルを設定し、実行アクションは「レコードを取得する」が選択されていることを確認
(9)アプリIDには、アウトプットからアプリIDを選択
(10)「次へ」をクリック
■データベース操作の詳細設定
(11)取得したいレコードの条件を任意で設定
(12)「テスト」でエラーが出なければ、「保存」をクリック
(13)次は「アプリと連携する」をクリック
(14)タイトルを設定し、アクションは「検索結果を取得」が選択されていることを確認
(15)「次へ」をクリック
■API接続設定
(16)画面の指示に従って、検索エンジンIDを設定
(17)検索クエリはアウトプットを選択し直し、テキスト部分は既存設定のまま進めていきます。
(18)「テスト」をクリックしエラーが出なければ、「保存する」をクリック
(19)続いて「要約する」をクリック
(20)タイトルを設定し、アクションは「GPT3.5｜3,500文字以内の文章の要約(3タスク)」が選択されていることを確認
(21)「次へ」をクリック
■詳細を設定
(22)要約対象のテキストをアウトプットからスニペットの一覧を指定
(23)文字数は今回、既存設定のまま進めていきます。
(24)「テスト」でエラーが出なければ、「保存」をクリック
(25)一番下にある「データベースを操作する」をクリック
(26)タイトルを設定し、実行アクションは「レコードを更新する」が選択されていることを確認
(27)アプリIDには、アウトプットからアプリIDを選択
(28)「次へ」をクリック
■データベース操作の詳細設定
(29)更新したいレコードの条件を任意で設定
(30)更新後のレコードの値で、アウトプットから要約結果を指定
(31)「テスト」でエラーが出なければ、「保存」をクリック
(32)以下の画面が表示されたら「トリガーをON」をクリック
これで、kintoneとGoogle検索の連携設定が完了しました。
今回紹介したフローボットのテンプレートは、以下からYoomに登録することで利用可能です！
■概要
kintoneで顧客情報を管理する際、企業情報を一つひとつ手作業で検索し、概要をまとめて更新していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、情報の更新漏れも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、kintoneに企業情報が登録されると、自動でGoogle 検索を実行し、AIがその概要を要約してレコードを更新します。手作業での情報収集と入力の手間を省き、常に最新の情報をkintoneに反映できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは、kintoneとGoogle検索を使った具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。
1. kintoneに追加されたキーワードで口コミをGoogle検索し、結果をGoogleスプレッドシートに更新するフローです。市場の反応や競合情報を効率的に集められます。
■概要
kintoneで顧客情報などを管理する際、企業名が登録されるたびに手動でGoogle検索し、その情報を要約して更新する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneへのキーワード登録をトリガーに、Google検索からAIによる要約、kintoneレコードの更新までを自動化し、情報収集とデータ入力の手間を省くことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
2. Googleスプレッドシートに追加されたキーワードをGoogle検索し、その結果をGoogleスプレッドシートに更新するフローです。調査や分析時に、複数のキーワードに対する検索結果を効率的に整理するのに最適です。
■概要
Google スプレッドシートで追加されたキーワードをGoogle 検索し、結果をGoogle スプレッドシートに更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・共有シートで業務管理を行う事務職の方
・同じシートを同時に編集したいチームの責任者
2.Google 検索で情報の取得を行いたい方
・競合企業の情報を取得したいマーケティング担当
・専門用語の検索を行いたい営業担当
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは情報だけでなく、アイディアやキーワードを蓄積していくのに有効的なツールです。
蓄積されたものをGoogle 検索で調査して新たな情報を取得することは、業務内容の深掘りに効果的と言えます。
しかしGoogle スプレッドシートに追加されたデータを、改めてGoogle 検索で調べ、結果を手入力することは、迅速な意思決定を妨げる可能性があります。
業務の手間を省き、スムーズなプロジェクト進行をしたいと考える方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシートに追加された情報を自動でGoogle 検索で検索し、結果をGoogle スプレッドシートに反映させるため、手作業の手間を省くことができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google 検索のそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・検索の際は複数のキーワードを組み合わせることで、比較的正確な情報を取得することが可能です。
3. kintoneに登録されたJPEGファイルをOCRで読み取り、その結果をkintoneに格納するフローです。手動でのデータ入力を省略し、画像からの情報を効率的に管理できます。
■概要
kintoneに登録されたJPEGファイルをOCRで読み取り、結果をkintoneに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ファイルの電子化作業をしている方
・ドキュメント管理担当者
・学術論文、研究資料などの紙媒体をデジタル化する必要のある研究者
・診療記録、処方箋、検査結果などを電子カルテに保存する医療スタッフ
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・書類管理の多い総務、事務の担当者
■このテンプレートを使うメリット
・kintoneのレコードに紙媒体の書類をJPEG形式にしたファイルを登録するだけで、自動的にOCRで読み取るため手入力の手間がなくなります。
・OCRの読み取り結果がkintoneのレコードに保存されるため、見つけたい情報を容易に探すことができます。
■注意事項
・kintoneとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Yoomを活用してkintoneとGoogle検索を連携し、AIオペレーションを組み合わせることで、新規リード顧客の情報収集が効率化され、手動での調査負担が軽減されます。
この仕組みを導入することで、情報の整理と活用が最適化され、商談準備がスムーズになり、効果的な営業活動が可能になります。
限られた時間を最大限に活用し、営業成果を高めるために、この自動化の連携をぜひ検討してください。
