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「社員情報の管理に課題を感じている」「社員データ登録を効率化させたいけど、方法がわからない」このような悩みはないでしょうか？
社員情報の管理は、バックオフィス業務の中でも重要なタスクの1つといえるでしょう。しかし、これらの作業を手動で行っていると、時間や手間がかかってしまう上に人的エラーが発生するリスクがあります。そこで本記事では、kintoneにレコードが登録された際に、HRMOSに自動で社員を登録する方法を詳しく解説します。この連携によって作業効率の向上や人的エラーの防止といったメリットが見込めます。
本記事を参考にして、ぜひお試しください。
それではここからノーコードツールYoomを使って、kintoneにレコードが登録されたら、HRMOSに社員を登録する方法をご説明します。
[Yoomとは]
kintoneでのレコード情報の登録時にkintoneのAPIを経由してその情報を受け取り、HRMOSのAPIを用いてHRMOSで社員登録することで実現可能です。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで進めていきます
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
■概要
kintoneにレコードが登録されたら、HRMOSに連携して登録情報を基に社員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneを使用して情報管理を行なっている方
・従業員の情報の登録や更新を行う人事部の担当者
・プロジェクトや案件ごとに採番する営業担当者
・資料ごとに管理を行う総務担当者
2.HRMOSを活用して採用活動や人事部門の管理を行う企業の担当者
・人事部の採用担当者や事務職員
・採用の代行を行う企業のご担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・HRMOS、kintoneの２つを利用して人材管理を行うことで、部門の違う人でも採用活動から従業員管理まで幅広い業務で一貫して同じデータを使用することが可能となります。
・kintoneの登録内容を基にHRMOSに自動でデータの登録を行うことで、手入力による手間を省き、ミスを防ぐことができます。
・kintoneでのレコードIDを引用して社員番号などに使用することで、検索などの際に一貫性のあるデータを使用することができます。
■注意事項
・HRMOS、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・HRMOSのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
kintoneとHRMOSをYoomに接続するため、マイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズにできます。
まず、kintoneのマイアプリ登録をしましょう。
はじめに、Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「kintone」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。
↓
下記画面でkintoneにログインすると、マイアプリにkintoneが追加されます。
登録方法の詳細は、下記画面の赤枠部分「1」をクリックしてご確認ください。
また、連携時にエラーが発生した場合は下記画面の赤枠部分「2」をクリックして対応しましょう。
これで登録は完了です。同様に、HRMOSも登録してみましょう。
↓
先ほどのYoomの画面で「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「HRMOS」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。
下記画面を入力してHRMOSのアプリ登録も完了です。
登録方法の詳細は赤枠部分かこちらをクリックしてご確認ください。
マイアプリが登録できたら、次にテンプレートをコピーします。
下記の「kintoneにレコードが登録されたら、HRMOSに社員を登録する」と書かれているバーの右に表示されている「試してみる」をクリックします。
■概要
kintoneにレコードが登録されたら、HRMOSに連携して登録情報を基に社員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneを使用して情報管理を行なっている方
・従業員の情報の登録や更新を行う人事部の担当者
・プロジェクトや案件ごとに採番する営業担当者
・資料ごとに管理を行う総務担当者
2.HRMOSを活用して採用活動や人事部門の管理を行う企業の担当者
・人事部の採用担当者や事務職員
・採用の代行を行う企業のご担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・HRMOS、kintoneの２つを利用して人材管理を行うことで、部門の違う人でも採用活動から従業員管理まで幅広い業務で一貫して同じデータを使用することが可能となります。
・kintoneの登録内容を基にHRMOSに自動でデータの登録を行うことで、手入力による手間を省き、ミスを防ぐことができます。
・kintoneでのレコードIDを引用して社員番号などに使用することで、検索などの際に一貫性のあるデータを使用することができます。
■注意事項
・HRMOS、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・HRMOSのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
クリックすると、テンプレートのコピーが完了します。
もしこれができない場合、Yoomのログインができていないかもしれません。
Yoomをまだ利用したことがない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
次に、トリガー設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。
↓
ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。
↓
次に、下記画面の操作を行います。
下記画面の赤枠部分をコピーして、kintone側の管理画面で設定してください。
その後、Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行し、画面下の「テスト」ボタンをクリックしましょう。
※ kintoneでの設定方法の詳細はこちらをご覧ください。
※ 通知を送信する条件は「レコードの追加」にチェックを入れてください（チェックを入れたすべての条件で起動します）。
↓
「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
次に、kintoneの設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしてください。
↓
ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、次に進みましょう。
↓
次に、「データベースの連携」を設定します。
欄をクリックすると、下記画面のように選択メニューが出てくるので、対象となるデータベースをクリックして入力しましょう。
入力完了後、「次へ」をクリックします。
↓
次に、「取得したいレコードの条件」を設定します。
HRMOSに登録したい社員のレコードに合致する条件を設定しましょう。
下記画面では、レコード番号とレコードIDが同じという条件で設定しました。
↓
最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
次は、HRMOSの設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしてください。
↓
ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。
↓
次に、HRMOSに登録する社員情報を入力していきます。
下記画面のように、欄をクリックすると選択メニューが表示されます。前のステップで取得した情報などをクリックして記載しましょう。
他の各項目においても、同じ手順で入力します。
↓
入力完了後、青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
↓
最後に下記画面で「トリガーをON」をクリックします。
以上ですべてのステップは完了です。
■概要
kintoneにレコードが登録されたら、HRMOSに連携して登録情報を基に社員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneを使用して情報管理を行なっている方
・従業員の情報の登録や更新を行う人事部の担当者
・プロジェクトや案件ごとに採番する営業担当者
・資料ごとに管理を行う総務担当者
2.HRMOSを活用して採用活動や人事部門の管理を行う企業の担当者
・人事部の採用担当者や事務職員
・採用の代行を行う企業のご担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・HRMOS、kintoneの２つを利用して人材管理を行うことで、部門の違う人でも採用活動から従業員管理まで幅広い業務で一貫して同じデータを使用することが可能となります。
・kintoneの登録内容を基にHRMOSに自動でデータの登録を行うことで、手入力による手間を省き、ミスを防ぐことができます。
・kintoneでのレコードIDを引用して社員番号などに使用することで、検索などの際に一貫性のあるデータを使用することができます。
■注意事項
・HRMOS、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・HRMOSのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
他にもHRMOSを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1. Googleスプレッドシートで従業員情報が追加されたらHRMOSに登録するテンプレート
チームのパフォーマンス効率を上げたいと考える方にこのフローは適しています。Googleスプレッドシートへ登録された従業員情報を基にして、HRMOSへの登録を完了するため手作業の時間を短縮します。また、引用した内容を使用するため、ヒューマンエラーを防ぐことが期待できるでしょう。
■概要
Google スプレッドシートで従業員情報が追加されたらHRMOSに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・共有シートで業務管理を行う事務職の方
・同じシートを同時に編集したいチームの責任者
2.HRMOSを活用し、人事管理を行う企業
・採用活動で使用している人事部担当者
・自社の従業員情報を管理している総務部の担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートはファイルの添付が可能なため、従業員のあらゆる情報を管理するのに有効的です。
しかし、Google スプレッドシートへ登録された情報のHRMOSへの再入力は、人材の有効活用を妨げる可能性があります。
チームのパフォーマンス効率を上げたいと考える方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシートへ登録された従業員情報を基にして、HRMOSへの登録を完了するため、手作業の時間を短縮します。
また引用した内容を使用するため、ヒューマンエラーを防ぎます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、HRMOSのそれぞれとYoomを連携してください。
・HRMOSのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
2. SmartHRに新しい従業員が登録されたら、HRMOSにも登録するテンプレート
このフローを使えば人事労務管理ツールを2つ使っていてもアクセスすることなく自動登録することができます。SmartHR上での入力が完了したら自動でHRMOSでも情報が登録されるため、SmartHRで従業員に登録をお願いすれば企業の担当者が手入力することなく、自動でHRMOSへの登録が可能です。
■概要
SmartHRに新しい従業員が登録されたら、HRMOSにも登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員の入退社の管理を行う方
・企業の人事部、総務部のご担当者
・企業から入退社の手続きを委託されている社会保険労務士や税理士の担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門の方
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
同じ内容を登録したいだけなのに、何度も何度も打ち込みをすることは時間の無駄で手間がかかります。特に社会保険の手続きがある場合は保険証の発行や扶養家族の手続きなど、情報を取得したら一刻も早く共有したいです。
このフローを使えば人事労務管理ツール2個使っていてもアクセスすることなく自動登録することができます。SmartHR上での入力が完了したら自動でHRMOSでも情報が登録されるため、SmartHRで従業員に登録をお願いすれば企業の担当者が手入力することなく、迅速にHRMOSへの登録が叶います。
■注意事項
・SmartHR、HRMOSのそれぞれをYoomを連携してください。
・HRMOSのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
3. freee人事労務の従業員情報が更新されたらHRMOSの従業員管理表も更新するテンプレート
このテンプレートを使うことで、freee人事労務で従業員情報が更新されたら、自動でHRMOSの従業員管理表を更新することが可能です。手動によるHRMOSへの情報連携が不要となるため、ヒューマンエラーの発生を防止し、業務を効率化することができます。また、HRMOSの情報が常に自動更新されるため管理業務をスムーズに進めることが期待できます。
■概要
freee人事労務の従業員情報が更新されたらHRMOSの従業員管理表も更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.社内の従業員情報を管理している方
・freee人事労務で従業員情報を管理する人事担当者
・従業員情報をHRMOSにも連携している方
2.業務でHRMOSを活用している方
・HRMOSで従業員管理表を管理している方
・HRMOSへの更新情報反映を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
freee人事労務は従業員情報の管理に適したツールですが、更新した従業員情報をHRMOSに手動で連携している場合、時間がかかり非効率的です。
また、手動での情報連携は更新ミスや更新漏れといったヒューマンエラーが発生する可能性があります。
このテンプレートを使うことで、freee人事労務で従業員情報が更新されたら、自動でHRMOSの従業員管理表を更新することができます。
手動によるHRMOSへの情報連携が不要となるため、ヒューマンエラーの発生を防止し、業務を効率化することができます。
また、HRMOSの情報が常に最新化されるため、管理業務をスムーズに進めることが可能です。
■注意事項
・freee人事労務、HRMOSのそれぞれとYoomを連携してください。
・HRMOSのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
社員情報の登録を手作業で行なっていると、時間や手間がかかり作業効率が落ちてしまうでしょう。こういった作業は、kintoneとHRMOSの連携によって自動化が可能です。例えば、従業員数が多い企業や入社手続きが頻繁に発生する場合、タスクの自動化で業務効率を向上させます。この自動化によって社員の作業効率が向上し、社員はより重要なタスクに時間を充てることができるようになるでしょう。
勤怠や給与計算といった事務作業の円滑化は、人事データの漏れのない更新が必要とします。しかし、こういった作業を手動で行なっていると更新漏れや遅延といったリスクを伴います。こういった危険性は、kintoneとHRMOSの連携によって低減できます。例えば、新入社員の情報が自動でHRMOSに反映されるため、勤怠管理や給与計算の設定が遅延なく行えるでしょう。この自動化により、情報更新のタイムラグを少なくし、業務のスムーズな運用が期待できます。
社員データを手作業で転記する場合、どうしてもヒューマンエラーが発生する可能性が出てきます。こういった課題は、kintoneとHRMOSの連携によって解決が期待できます。例えば、事務担当者がkintoneに登録した正確な情報がHRMOSにそのまま反映されるため、手入力によるミスを防げるでしょう。この自動化によって、人的エラーを削減して正確な情報管理を実現することが見込めます。
以上、kintoneにレコードが登録されたら、HRMOSに社員を登録する方法をご紹介しました。
社員情報の管理は、バックオフィス業務の中でも重要なタスクの1つといえるでしょう。しかし、これらの作業を手動で行っていると、時間や手間がかかってしまう上に人的エラーが発生するリスクがあります。こういった課題は、kintoneとHRMOSの連携によって解決が期待できます。この自動化により、作業効率の向上や人的エラーの防止、データ管理作業の円滑化といったメリットが実現可能です。
本記事を参考にして、ぜひお試しください。
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