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kintoneは、仕訳や承認フローをスムーズに回せるツールです。 自動計算やワークフロー機能で、申請～承認～処理までを効率化！必要なデータをすぐに検索できて、チェック作業のストレスを軽くしてくれます。
でも、経費精算や承認フローを管理するために、kintoneだけでなく複数のシステムを併用している場合、同じ情報を何度も入力しなければならないことがありますよね。
さらに、担当者によって入力のタイミングがズレると、データの整合性が取れず、「どれが最新の情報？」と混乱することも……。
そこで、kintoneとジョブカン経費精算・ワークフローを連携させることで、kintoneでレコードが登録されたら自動でジョブカン経費精算・ワークフローにも登録できちゃうんです！
本記事では、kintoneとジョブカン経費精算・ワークフローを連携する際のメリットや、設定方法について解説します。
今回紹介する内容は以下のような方々におすすめです！
本記事ではYoomを使って連携を進めていきます。
まだ利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
それでは、ここからノーコードツールYoomを使って、【kintoneにレコードが登録されたら、ジョブカン経費精算・ワークフローの汎用マスタにもレコードを登録する】方法を説明します。
[Yoomとは]
kintoneでレコードが登録されたことをkintoneのAPIを利用して受け取り、ジョブカン経費精算・ワークフローの提供するAPIを用いてジョブカン経費精算・ワークフローでレコードを登録することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
■概要
kintoneにレコードが登録されたら、ジョブカンワークフローの汎用マスタにも自動でレコードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.社内での経費精算を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
・出張費を申告する営業担当
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・kintoneへの登録内容を自動でジョブカン経費精算・ワークフローに登録することで、入力ミスをなくすことができます。
・ジョブカン経費精算・ワークフローへの登録が自動で完了するため、入力内容の確認や手入力による手間を省き、業務効率を向上させることができます。
・kintoneからジョブカン経費精算・ワークフローへの登録が自動で完了することで、経費精算の担当者への情報共有がスムーズになり経費精算にかかっていた手間を削減することができます。
■注意事項
・kintone、ジョブカン経費精算・ワークフローのそれぞれとYoomを連携してください。
連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
まず、Yoomのアカウントにログインします。
アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
今回はkintoneとジョブカン経費精算・ワークフローをそれぞれ検索して、登録していきます。
では、kintoneから登録していきましょう！入力欄にkintoneと入力するとkintoneのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。
1.以下の画面が出てきます。
サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットを入力してください。
kintoneの詳しいマイアプリ登録方法は、こちらを参照してください。
また、kintoneのマイアプリ登録がうまくいかない場合は、以下のリンク先を参照してください。
kintoneのマイアプリ登録ができない主な原因と対応方法について
入力後、「追加」をクリックすると、kintoneのマイアプリ登録は完了です。
ジョブカン経費精算・ワークフローも同じように検索して、アイコンをクリックします。
1.以下の画面が出てきます。
追加したいアカウント名とアクセストークンを入力した後、「追加」をクリックしてください。
これで、ジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ登録は完了です。
なお、ジョブカン経費精算・ワークフローの詳しいマイアプリ登録の方法は、こちらを参照してください。
以上で、kintoneとジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ登録は終了です。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にkintoneとジョブカン経費精算・ワークフローのアイコンが表示されているか確認してください。
その他、Yoomについての詳しい情報は、Yoomヘルプセンターをご確認ください。
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
■概要
kintoneにレコードが登録されたら、ジョブカンワークフローの汎用マスタにも自動でレコードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.社内での経費精算を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
・出張費を申告する営業担当
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・kintoneへの登録内容を自動でジョブカン経費精算・ワークフローに登録することで、入力ミスをなくすことができます。
・ジョブカン経費精算・ワークフローへの登録が自動で完了するため、入力内容の確認や手入力による手間を省き、業務効率を向上させることができます。
・kintoneからジョブカン経費精算・ワークフローへの登録が自動で完了することで、経費精算の担当者への情報共有がスムーズになり経費精算にかかっていた手間を削減することができます。
■注意事項
・kintone、ジョブカン経費精算・ワークフローのそれぞれとYoomを連携してください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます
1.まず、一番上の「レコードが登録されたら（Webhook起動）」のアイコンをクリックします。
2.タイトルは自由に設定してください。
kintoneと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーは「レコードが登録されたら（Webhook起動）」を選択します。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。
3.WebhookURLをコピーして、管理画面で設定してください。
詳しい手順は、以下のリンクから確認してくださいね。kintoneでWebhook設定を行う
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。
4.フローに戻ります。
次に「レコードを取得する」のアイコンをクリックします。
5.kintoneと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは「レコードを取得する」を選択します。
6.データベースの連携を設定します。
アプリIDの入力欄をクリックすると以下の画像のように候補が表示されるので、その中から選択してください。
7.取得したいレコードの条件を設定します。
先ほどの「レコードが登録されたら（Webhook起動）」で取得した情報を活用しましょう。
以下の画像だとレコードIDを引用しています。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。
1.最後に、「汎用マスタにレコードを登録」のアイコンをクリックしてください。
2.ジョブカン経費精算・ワークフローと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは、「汎用マスタにレコードを登録」を選択します。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。
3.各項目を設定していきます。
以下のリンク先で詳しく解説しています
ジョブカン経費精算・ワークフローのアクションで汎用マスタにレコードを登録する際のTips
以下の画像のようにkintoneで取得した情報も引用できるので、活用してくださいね。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。
これで、【kintoneにレコードが登録されたら、ジョブカン経費精算・ワークフローの汎用マスタにもレコードを登録する】というフローが完成しました。
設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。
Yoomならプログラミング不要！
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。
■概要
kintoneにレコードが登録されたら、ジョブカンワークフローの汎用マスタにも自動でレコードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.社内での経費精算を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
・出張費を申告する営業担当
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・kintoneへの登録内容を自動でジョブカン経費精算・ワークフローに登録することで、入力ミスをなくすことができます。
・ジョブカン経費精算・ワークフローへの登録が自動で完了するため、入力内容の確認や手入力による手間を省き、業務効率を向上させることができます。
・kintoneからジョブカン経費精算・ワークフローへの登録が自動で完了することで、経費精算の担当者への情報共有がスムーズになり経費精算にかかっていた手間を削減することができます。
■注意事項
・kintone、ジョブカン経費精算・ワークフローのそれぞれとYoomを連携してください。
他にもkintoneやジョブカン経費精算・ワークフローを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、kintoneにレコードを登録するフローです。
「申請が承認されたら、そのままkintoneにデータを登録してくれたら楽なのになぁ…」って思ったことありませんか？ そんな願いを叶えるのがこのテンプレートです！承認された情報が自動でkintoneに入るから、手入力の手間が減りますよ。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、kintoneにレコードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.管理部門
・社内の申請プロセスを効率化し、kintoneで一元管理したい管理部門
・申請情報を迅速に確認し、適切に対応したい部門
2.経理・財務部門
・経費申請や支出申請の情報をkintoneに自動で反映させ、予算管理や経費管理を効率化したい部門
・申請情報を基に支出のトラッキングを行いたいチーム
3.人事部門
・休暇申請や勤怠申請の情報をkintoneで管理し、人事データを効率的に処理したい部門
・申請データを基にレポートを作成し、人事業務を効率化したいチーム
4.プロジェクト管理チーム
・プロジェクト関連の申請情報をkintoneで管理し、プロジェクトの進行状況を把握したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・自動化により人的リソースを削減し、他の重要な業務にリソースを振り分けることができます。
・ジョブカン経費清算・ワークフローで申請が行われると同時に自動でkintoneのデータベースに情報が格納されるため、迅速な対応が可能です。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、kintoneのそれぞれとYoomを連携させてください。
2.kintoneでコメントが投稿されたらSlackに通知するフローです。
このテンプレートを使えば、kintoneのコメントがSlackに自動通知されるので、タスクの指示や確認事項がスムーズに伝わります。
プロジェクトの進捗報告やタスクのフィードバックがあったときに、「大事なコメントを見逃していた…！」なんてことも減らせるかもしれませんね。
■概要
kintoneでコメントが投稿されたらSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneを日常的に利用している部署
・kintoneへのレコード追加をリアルタイムで把握したい方
・kintoneの更新情報をチームメンバーに迅速に共有したい方
・kintoneの特定アプリへのレコード追加を起点にSlackで通知を受け取りたい方
2.チームリーダー・マネージャー
・kintoneの更新状況を把握してチームの進捗管理に役立てたい方
・kintoneの特定アプリへの重要なコメント投稿を見逃したくない方
・Slackで通知を受け取ることでkintoneの情報をより手軽に確認したい方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneは業務効率化に役立つツールですが、コメントが投稿されるたびにSlackを手動でチェックするのは情報の見落としや対応の遅れに繋がりかねません。
このフローを活用すれば、kintoneにコメントが投稿されるとSlackに通知が届き、プロジェクトメンバーはリアルタイムでコメントを確認して迅速な対応が可能になります。また、Slackの通知機能を活用することで、重要なコメントを見逃すことなく常にプロジェクトの進捗を把握することもできます。
■注意事項
・kintone、SlackのそれぞれとYoomを連携させてください。
3.Gmailの内容をkintoneに抽出・追加するフローです。
問い合わせ対応やクライアントとのやりとりが多いチームにおすすめのテンプレートです。
Gmailで受信した内容を自動でkintoneに追加できるので、「あとで登録しよう」と思っていたメールを忘れてしまうこともなくなるかも！
■概要
Gmailで受信したお問い合わせや注文情報を、手作業でkintoneに転記する業務に手間を感じていませんか。一つひとつコピー＆ペーストを行う作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のGmailを受信するだけで、自動で内容をkintoneへ追加できるようになり、こうした定型業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
毎日同じようなデータを何度も入力するのって、正直かなり大変ですよね……。
kintoneに登録した情報を、他のシステムにも手作業で転記しなきゃいけないとなると、その分の時間も取られるし、集中力も削られます。
でも、このフローを自動化すれば、kintoneにレコードを登録すると自動でジョブカン経費精算・ワークフローの汎用マスタにもレコードが登録されるようになります。
たとえば、経理担当が立替経費の情報をkintoneに入力する場合、kintoneに登録するとジョブカン経費精算・ワークフロー側にもデータが反映されるので、システムを切り替えて入力し直す手間がなくなります。
入力作業がシンプルになれば、ほかの業務にも集中しやすくなりますよね。
社内で何度も同じデータを入力しているなら、その作業を自動化するだけで、業務の負担をグッと減らせるかもしれませんね！
手作業で複数のシステムに同じ情報を入力していると、どうしてもミスが出やすくなりますよね。
特に経理や総務の仕事では、金額や日付を正確に入力しなければいけない場面が多く、ちょっとした打ち間違いが大きなトラブルにつながることも…。
どんなに気をつけていても、人がやる以上、間違いは起こるものです。
でも、自動化を活用すれば、こうしたミスをぐっと減らせます。
例えば、社員が備品を購入して経費精算を申請する場合、kintoneに申請内容を登録したら、ジョブカン経費精算・ワークフローにもデータが自動で反映されるようになります。
これなら、金額の打ち間違いや記入漏れも防ぎやすくなりますよね。
結果的に修正作業に追われることも減って、仕事の質も向上するかもしれませんね！
kintoneには登録したのに、ジョブカン経費精算・ワークフローにはまだ登録されていない……。
そんな状況、結構ありますよね。手作業でデータを移す場合、反映までに時間がかかるだけでなく、更新ミスが起こるリスクもあります。
情報がズレると、部署間で「このデータ、最新ですか？」なんて確認のやり取りが発生し、余計な手間が増えてしまいます。
でも、このフローを自動化すれば、kintoneに登録した情報がジョブカン経費精算・ワークフローにもすぐ反映されます。
例えば、経理部門はkintoneとジョブカン経費精算・ワークフローを行き来する必要がなくなり、ジョブカン経費精算・ワークフロー上で最新データを確認しながら業務を進められます。
また、情報が素早く反映されれば、「どのデータが正しい？」と悩むことも減り、社内のやり取りもスムーズになりそうですね。
kintoneとジョブカン経費精算・ワークフローを連携することで、kintoneにレコードが登録されたら、ジョブカン経費精算・ワークフローの汎用マスタにもレコードを自動で登録されるようになりました。
これで、kintoneに登録するだけで、経理部門がジョブカン経費精算・ワークフローでスムーズに処理できるので、「申請しました」と個別に連絡する手間がなくなるかもしれませんね！
「自動化できたらラクになるのは分かるけど、IT知識がないから無理そう…」なんて思っていませんか？
でも大丈夫！Yoomなら、ノーコードで簡単に自動化を始められちゃいます！
テンプレートが豊富に用意されているので、一から自分で組み立てる必要はありません。
毎日のルーチン作業を自動化して、もっとやりたい仕事に集中できる環境を目指してみませんか？
