kintoneにレコードが登録されたら、ジョブカン経費精算・ワークフローの汎用マスタにもレコードを登録する方法

連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

• kintoneとジョブカン経費精算・ワークフローをマイアプリ登録
• kintoneでレコードが登録されたら起動するトリガーの設定
• ジョブカン経費精算・ワークフローの汎用マスタにレコードを登録する設定
• テストと確認

ステップ1:kintoneとジョブカン経費精算・ワークフローとのマイアプリ連携

まず、Yoomのアカウントにログインします。
アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。

1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。

2.入力欄からアプリ名で検索できます。
今回はkintoneとジョブカン経費精算・ワークフローをそれぞれ検索して、登録していきます。

kintoneのマイアプリ登録

では、kintoneから登録していきましょう！入力欄にkintoneと入力するとkintoneのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。

1.以下の画面が出てきます。
サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットを入力してください。
kintoneの詳しいマイアプリ登録方法は、こちらを参照してください。
また、kintoneのマイアプリ登録がうまくいかない場合は、以下のリンク先を参照してください。
kintoneのマイアプリ登録ができない主な原因と対応方法について
入力後、「追加」をクリックすると、kintoneのマイアプリ登録は完了です。

ジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ登録

ジョブカン経費精算・ワークフローも同じように検索して、アイコンをクリックします。
1.以下の画面が出てきます。
追加したいアカウント名とアクセストークンを入力した後、「追加」をクリックしてください。
これで、ジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ登録は完了です。
なお、ジョブカン経費精算・ワークフローの詳しいマイアプリ登録の方法は、こちらを参照してください。

以上で、kintoneとジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ登録は終了です。

マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にkintoneとジョブカン経費精算・ワークフローのアイコンが表示されているか確認してください。

その他、Yoomについての詳しい情報は、Yoomヘルプセンターをご確認ください。

テンプレートの選択

以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。

以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます

ステップ2:kintoneでレコードが登録されたら起動するトリガーの設定

1.まず、一番上の「レコードが登録されたら（Webhook起動）」のアイコンをクリックします。

2.タイトルは自由に設定してください。
kintoneと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーは「レコードが登録されたら（Webhook起動）」を選択します。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。

3.WebhookURLをコピーして、管理画面で設定してください。
詳しい手順は、以下のリンクから確認してくださいね。kintoneでWebhook設定を行う
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

4.フローに戻ります。
次に「レコードを取得する」のアイコンをクリックします。

5.kintoneと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは「レコードを取得する」を選択します。

6.データベースの連携を設定します。
アプリIDの入力欄をクリックすると以下の画像のように候補が表示されるので、その中から選択してください。

7.取得したいレコードの条件を設定します。
先ほどの「レコードが登録されたら（Webhook起動）」で取得した情報を活用しましょう。
以下の画像だとレコードIDを引用しています。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

ステップ3:ジョブカン経費精算・ワークフローの汎用マスタにレコードを登録する設定

1.最後に、「汎用マスタにレコードを登録」のアイコンをクリックしてください。

2.ジョブカン経費精算・ワークフローと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは、「汎用マスタにレコードを登録」を選択します。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。

3.各項目を設定していきます。
以下のリンク先で詳しく解説しています
ジョブカン経費精算・ワークフローのアクションで汎用マスタにレコードを登録する際のTips
以下の画像のようにkintoneで取得した情報も引用できるので、活用してくださいね。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

これで、【kintoneにレコードが登録されたら、ジョブカン経費精算・ワークフローの汎用マスタにもレコードを登録する】というフローが完成しました。

ステップ4:テストと確認

設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。

Yoomならプログラミング不要！
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。

kintone・ジョブカン経費精算・ワークフローを使ったその他の自動化例

他にもkintoneやジョブカン経費精算・ワークフローを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、kintoneにレコードを登録するフローです。
「申請が承認されたら、そのままkintoneにデータを登録してくれたら楽なのになぁ…」って思ったことありませんか？ そんな願いを叶えるのがこのテンプレートです！承認された情報が自動でkintoneに入るから、手入力の手間が減りますよ。

2.kintoneでコメントが投稿されたらSlackに通知するフローです。
‍このテンプレートを使えば、kintoneのコメントがSlackに自動通知されるので、タスクの指示や確認事項がスムーズに伝わります。
プロジェクトの進捗報告やタスクのフィードバックがあったときに、「大事なコメントを見逃していた…！」なんてことも減らせるかもしれませんね。

3.Gmailの内容をkintoneに抽出・追加するフローです。
問い合わせ対応やクライアントとのやりとりが多いチームにおすすめのテンプレートです。
Gmailで受信した内容を自動でkintoneに追加できるので、「あとで登録しよう」と思っていたメールを忘れてしまうこともなくなるかも！

kintoneとジョブカン経費精算・ワークフローの連携のメリットと具体例　

メリット1:手入力の繰り返しを削減

毎日同じようなデータを何度も入力するのって、正直かなり大変ですよね……。
kintoneに登録した情報を、他のシステムにも手作業で転記しなきゃいけないとなると、その分の時間も取られるし、集中力も削られます。
でも、このフローを自動化すれば、kintoneにレコードを登録すると自動でジョブカン経費精算・ワークフローの汎用マスタにもレコードが登録されるようになります。
たとえば、経理担当が立替経費の情報をkintoneに入力する場合、kintoneに登録するとジョブカン経費精算・ワークフロー側にもデータが反映されるので、システムを切り替えて入力し直す手間がなくなります。
入力作業がシンプルになれば、ほかの業務にも集中しやすくなりますよね。

社内で何度も同じデータを入力しているなら、その作業を自動化するだけで、業務の負担をグッと減らせるかもしれませんね！

メリット2:ヒューマンエラーの防止

手作業で複数のシステムに同じ情報を入力していると、どうしてもミスが出やすくなりますよね。
特に経理や総務の仕事では、金額や日付を正確に入力しなければいけない場面が多く、ちょっとした打ち間違いが大きなトラブルにつながることも…。
どんなに気をつけていても、人がやる以上、間違いは起こるものです。

でも、自動化を活用すれば、こうしたミスをぐっと減らせます。
例えば、社員が備品を購入して経費精算を申請する場合、kintoneに申請内容を登録したら、ジョブカン経費精算・ワークフローにもデータが自動で反映されるようになります。
これなら、金額の打ち間違いや記入漏れも防ぎやすくなりますよね。
結果的に修正作業に追われることも減って、仕事の質も向上するかもしれませんね！

メリット3:素早い情報反映が可能に

kintoneには登録したのに、ジョブカン経費精算・ワークフローにはまだ登録されていない……。

そんな状況、結構ありますよね。手作業でデータを移す場合、反映までに時間がかかるだけでなく、更新ミスが起こるリスクもあります。
情報がズレると、部署間で「このデータ、最新ですか？」なんて確認のやり取りが発生し、余計な手間が増えてしまいます。
でも、このフローを自動化すれば、kintoneに登録した情報がジョブカン経費精算・ワークフローにもすぐ反映されます。
例えば、経理部門はkintoneとジョブカン経費精算・ワークフローを行き来する必要がなくなり、ジョブカン経費精算・ワークフロー上で最新データを確認しながら業務を進められます。
また、情報が素早く反映されれば、「どのデータが正しい？」と悩むことも減り、社内のやり取りもスムーズになりそうですね。

まとめ

kintoneとジョブカン経費精算・ワークフローを連携することで、kintoneにレコードが登録されたら、ジョブカン経費精算・ワークフローの汎用マスタにもレコードを自動で登録されるようになりました。
これで、kintoneに登録するだけで、経理部門がジョブカン経費精算・ワークフローでスムーズに処理できるので、「申請しました」と個別に連絡する手間がなくなるかもしれませんね！
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