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業務上複数のアプリを利用している場合、それらのアプリすべてに手動で従業員情報を登録するのは手間ですよね。
そんな時、kintoneとジョーシスを連携して、新規従業員の登録プロセスを自動化することで、業務効率の向上が期待できます。
本記事では、ノーコードツールYoomを活用して、kintoneに新規従業員が登録された際にジョーシスにも自動で登録する方法と、そのメリットについて詳しく解説します。
・kintoneとジョーシスをそれぞれ人事管理とITアカウント管理で活用している方
・kintoneとジョーシスのデータ連携を効率化したい人事担当者
・従業員情報の登録・更新を一元管理し、部門間の情報共有をスムーズにしたい企業担当者
・大規模組織で従業員情報管理の精度向上を図りたい方
・新入社員のアカウント設定を迅速化し、オンボーディングを効率化したいIT部門担当者
kintoneとジョーシスの連携により、従業員情報の管理フローが一元化され、管理業務の効率向上が期待できます。
これまでは従業員情報の登録に際し、各システムで個別に作業を行う必要がありましたが、両システムの情報が自動で同期されるため、一度の入力で全てが完了します。
例えば、情報登録時には各部門で別々の作業をする手間が省かれるため、人事担当者が全体の業務を効率よく管理できるでしょう。
さらに、情報が一元管理されることで、管理状況をリアルタイムに把握でき、問題発生時にも迅速な対応が可能になります。
従業員情報がkintoneで登録されるとジョーシスにも自動的に反映されるため、各部門間でスムーズな情報共有が可能です。
例えば、新しい従業員の情報が登録された際に、IT部門がその情報をリアルタイムに取得し、アカウント発行やアクセス権設定を行えます。
また、従業員情報がタイムリーに共有されるため、人事部門、総務部門、IT部門が連携しやすくなり、部署間での連携ミスが減少するでしょう。
このスムーズな情報共有により、別部署での対応が遅れることも防げるので、組織全体での業務効率向上につながります。
kintoneで登録された従業員情報がジョーシスに自動で反映されるため、従業員情報の二重入力が不要になり、入力ミスが減少します。
手動での転記作業は、特に大規模な組織や従業員数が多い場合、ミスが発生しやすいですが、この自動化によりミスを防ぎ、データの一貫性が保たれます。
また、従業員情報が複数システムで統一されていると、給与計算や福利厚生の管理にも影響が出にくくなり、業務全体のデータの信頼性が向上するでしょう。
結果として、管理業務の正確性が高まると同時に、修正作業の負担が軽減され、データを信頼して次の業務に活用することが可能となります。
[Yoomとは]
ここまで、kintoneとジョーシスの連携によるメリットを紹介してきました。
それでは早速、Yoomを使って今回使用するアプリを連携していきましょう!
マイアプリ登録が完了したら、「kintoneで従業員情報が登録されたらジョーシスに追加する」フローボットを作成していきます。
■概要
kintoneで従業員情報が登録されたらジョーシスに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneのデータベースで従業員情報を管理している方
・管理業務でkintoneを活用している方
・kintoneのデータベースにおける追加や更新作業を担当している方
2.業務でジョーシスを利用している方
・従業員のアカウント管理でジョーシスを導入している企業
・ジョーシスのデータ管理を担当している方
■このテンプレートを使うメリット
ジョーシスはアカウント管理に適したツールで、SaaSアカウントの可視化に役立ちます。
しかし、kintoneで管理している従業員情報を毎回ジョーシスに手動で転記している場合、時間がかかり非効率的です。
このテンプレートは、kintoneのレコードに従業員情報が登録されると自動でジョーシスにも追加することができ、手動作業を効率化します。
ジョーシスへの追加が自動化されることで、入力ミスや追加漏れを防止できるため、管理業務の負担を軽減することが可能です。
また、チャットツールと連携することでジョーシスへ追加された従業員情報をスピーディーに把握できるため、入社手続き等の準備をスムーズに進めることができます。
■注意事項
・ kintone、ジョーシスのそれぞれとYoomを連携してください。
今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、利用しているkintoneとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
kintoneと検索してください。
マイアプリ登録方法を確認し、連携してください。
登録がうまくいかない場合は、ヘルプページを参照してください。
続いてジョーシスと連携します。
管理画面より、APIユーザーキーとAPIシークレットキーを取得してから連携してください。
マイアプリに、kintoneとジョーシスが表示されたら連携の完了です。
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
フローボットテンプレートを、下記よりコピーしてください
■概要
kintoneで従業員情報が登録されたらジョーシスに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneのデータベースで従業員情報を管理している方
・管理業務でkintoneを活用している方
・kintoneのデータベースにおける追加や更新作業を担当している方
2.業務でジョーシスを利用している方
・従業員のアカウント管理でジョーシスを導入している企業
・ジョーシスのデータ管理を担当している方
■このテンプレートを使うメリット
ジョーシスはアカウント管理に適したツールで、SaaSアカウントの可視化に役立ちます。
しかし、kintoneで管理している従業員情報を毎回ジョーシスに手動で転記している場合、時間がかかり非効率的です。
このテンプレートは、kintoneのレコードに従業員情報が登録されると自動でジョーシスにも追加することができ、手動作業を効率化します。
ジョーシスへの追加が自動化されることで、入力ミスや追加漏れを防止できるため、管理業務の負担を軽減することが可能です。
また、チャットツールと連携することでジョーシスへ追加された従業員情報をスピーディーに把握できるため、入社手続き等の準備をスムーズに進めることができます。
■注意事項
・ kintone、ジョーシスのそれぞれとYoomを連携してください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
今回はこのテンプレートを使用して進めます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
Yoomをお使いの方はログインするか、初めての方は会員登録をお願いします。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「レコードが編集されたら（Webhook起動）」を選択します。
タイトルは、任意で変更できます。
連携するアカウント情報の確認をしたら、次に進みます。
以下の画面でこの記事を参考に、アプリトリガーのWebhookイベント受信設定をしてください。
ここで、テスト用の従業員を登録します。
kintoneアプリに以下のようなフォームを設定します。
メンバーIDの欄はジョーシスに追加した後のものを入力するので、空欄にしておきましょう。
登録が完了したらフローボットの設定に戻ります。
テストし、成功したら保存します。
続いて「レコードを取得する」をクリックします。
データベースの連携をするので、以下のようにアウトプットから選択します。
次に進み、取得したいレコードの条件を設定します。
{{レコードID}}をアウトプットから選択したら、テストしましょう。
成功するとアウトプットにレコードの情報が反映されるので、それが確認できたら保存します。
こちらもテストし、kintoneのレコード情報の詳細がアウトプットに反映したら保存します。
続いて「メンバーを登録」をクリック。
こちらも連携するアカウント情報の確認をお願いします。
次に進み、必須項目の設定を行います。
以下のように、アウトプットから選択していきましょう。
必須項目以外は任意で設定してください。
在籍ステータスを設定しないとエラーになるため、選択肢から設定します。
こちらもテストし、ジョーシスのメンバーIDがアウトプットで取得できたら保存します。
続いて「レコードを更新」を選択します。
先ほどと同様にデータベースの連携を行います。
更新したいレコードの条件も、画像のように設定してください。
今回更新したいのはジョーシスのメンバーIDなので、アウトプットから設定します。
選択が終わったらテストし、保存します。
kintone側で確認してみましょう。
無事にメンバーIDが反映していますね。
最後にアプリトリガーをオンにして完了です。
ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に進めることができました。
今回使用したフローボットはこちら↓
■概要
kintoneで従業員情報が登録されたらジョーシスに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneのデータベースで従業員情報を管理している方
・管理業務でkintoneを活用している方
・kintoneのデータベースにおける追加や更新作業を担当している方
2.業務でジョーシスを利用している方
・従業員のアカウント管理でジョーシスを導入している企業
・ジョーシスのデータ管理を担当している方
■このテンプレートを使うメリット
ジョーシスはアカウント管理に適したツールで、SaaSアカウントの可視化に役立ちます。
しかし、kintoneで管理している従業員情報を毎回ジョーシスに手動で転記している場合、時間がかかり非効率的です。
このテンプレートは、kintoneのレコードに従業員情報が登録されると自動でジョーシスにも追加することができ、手動作業を効率化します。
ジョーシスへの追加が自動化されることで、入力ミスや追加漏れを防止できるため、管理業務の負担を軽減することが可能です。
また、チャットツールと連携することでジョーシスへ追加された従業員情報をスピーディーに把握できるため、入社手続き等の準備をスムーズに進めることができます。
■注意事項
・ kintone、ジョーシスのそれぞれとYoomを連携してください。
その他にもYoomには、kintone・ジョーシスを使ったフローがあるのでご紹介します。
1.freee人事労務の従業員情報が更新されたらジョーシスの従業員管理表も更新するフローです。
姓やメールアドレスの変更など、freee人事労務の情報を用いてジョーシスの情報も更新してくれます。IT担当者が少なかったり大規模企業の場合、このフローが役立ちそうですね。
■概要
freee人事労務の従業員情報が更新されたらジョーシスの従業員管理表も更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.社内の人事情報を整理している方
・freee人事労務を人事業務で活用している方
・従業員情報の管理でfreee人事労務を使用して業務を進めている方
2.業務でジョーシスを使用している方
・ジョーシスの従業員情報の更新作業を自動化したい方
・freee人事労務とジョーシスの情報を自動で同期したい方
■このテンプレートを使うメリット
freee人事労務の従業員情報をジョーシスにも連携する場合、手動による更新作業は手間だと感じているかもしれません。
複数のツールを手動で更新する際、更新漏れやデータ不一致が発生する可能性があり、管理業務がスムーズに進まない場合があります。
このテンプレートは、freee人事労務の更新情報を自動でジョーシスの従業員管理表に反映することができます。
ジョーシスの従業員管理表の更新が自動化されることで、手動更新による更新漏れやデータ不一致を防止することができ、管理業務をスムーズに進めることができます。
また、手動によるジョーシスの更新作業が不要となるため、管理業務を効率化することが可能です。
■注意事項
・freee人事労務、ジョーシスのそれぞれとYoomを連携してください。
2.freee人事労務に従業員が登録されたらジョーシスにも従業員を登録するフローです。
先ほどのフローと一緒に利用すれば、従業員情報の登録から更新まで自動化できますね。
手動入力によるミスが防げます。
■概要
freee人事労務に従業員が登録されたらジョーシスにも従業員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.新規従業員の情報登録を頻繁に行う必要がある方
2.手動での従業員情報登録を減らし、自動化したいと考えている方
3.freee人事労務とジョーシスを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・手動での情報入力や更新作業が不要になり、管理作業の労力を大幅に削減でき人的ミスのリスクを低減しながら業務の効率化が図れます。
・従業員情報が正確に管理されることで、人事や経営陣が迅速かつ正確な意思決定を行うための基盤が整い、業務全体の透明性が向上します。
■注意事項
・freee人事労務、ジョーシスそれぞれとYoomを連携してください。
3.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、kintoneにレコードを登録するフローです。
有給や交通費申請など、承認されたものをkintoneに蓄積できます。
どういった申請が多いのか、可視化しやすいですね。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、kintoneにレコードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.管理部門
・社内の申請プロセスを効率化し、kintoneで一元管理したい管理部門
・申請情報を迅速に確認し、適切に対応したい部門
2.経理・財務部門
・経費申請や支出申請の情報をkintoneに自動で反映させ、予算管理や経費管理を効率化したい部門
・申請情報を基に支出のトラッキングを行いたいチーム
3.人事部門
・休暇申請や勤怠申請の情報をkintoneで管理し、人事データを効率的に処理したい部門
・申請データを基にレポートを作成し、人事業務を効率化したいチーム
4.プロジェクト管理チーム
・プロジェクト関連の申請情報をkintoneで管理し、プロジェクトの進行状況を把握したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・自動化により人的リソースを削減し、他の重要な業務にリソースを振り分けることができます。
・ジョブカン経費清算・ワークフローで申請が行われると同時に自動でkintoneのデータベースに情報が格納されるため、迅速な対応が可能です。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、kintoneのそれぞれとYoomを連携させてください。
今回は「kintoneで従業員情報が登録されたらジョーシスに追加する」フローボットを紹介しました。
kintoneとジョーシスの連携を通じて、新規従業員の登録プロセスを自動化することで、業務効率の向上とデータの信頼性を確保することが期待できます。
特にノーコードツールYoomを活用することで専門的な知識がなくても簡単に連携を設定できます。
これにより、各部門が本来の業務に集中でき、組織全体の生産性向上に寄与することが見込めます。
この機会にぜひ、kintoneとジョーシスの連携を試してみてください!
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