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kintoneとカオナビを連携してkintoneにレコードが登録されたらカオナビに社員を登録する方法
従業員の情報を複数のツールを活用して管理している方も多いのではないでしょうか？
本記事ではkintoneとカオナビを連携し、kintoneに登録された従業員情報をカオナビに追加する方法をご紹介します。
入力作業を自動化すれば、事務作業の時間を短縮でき、採用や新人研修などのより重要な業務に取り組めるかもしれません。
さらにYoomを活用すると、専門的な知識不要でアプリの連携が実現できるので、これまで連携を諦めていた方も挑戦しやすいと思います。
採用や人事管理の担当者のみなさま、ぜひ最後までご覧ください。
kintoneとカオナビを連携するメリット
メリット1:データ入力の効率化
kintoneとカオナビを連携すると、kintoneに登録した従業員情報を、カオナビに自動的に追加できます。
手動で情報を追加していると、入力する時間と手間が発生し、入力ミスや漏れのリスクも考えられるでしょう。
そこで入力作業を自動化することで、事務作業の時間短縮や人的ミスを防ぐことが見込めます。
その結果、採用などのより重要な業務に時間を割けるため、業務の生産性を向上できるかもしれません。
メリット2: 情報の一元管理
kintoneとカオナビを連携することで、情報のばらつきを減らすことができそうです。
手作業の場合、入力のタイミングによって、最新の情報に更新されていないこともあるかもしれません。
そうなると、アプリ間を行き来して情報を確認することになり、手間がかかると思います。
連携していると、異なるアプリの情報の整合性を保つことができ、チーム間で正確な情報共有を行うことができそうです。
確認の手間が減ることで、業務のスピードや生産性を向上できるかもしれません。
[Yoomとは]
kintoneとカオナビの連携フローの作り方
それでは早速、「kintoneにレコードが登録されたら、カオナビに社員を登録する」の作成手順についてご説明します。
簡単操作で設定できますので、画面を見ながら一緒に操作してみてください！
■概要
kintoneにレコードが登録されたら、カオナビに社員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneで従業員管理を行う方
・従業員の情報登録を行い手続きを行う方
・人事情報の可視化に活用している方
2.カオナビで人事業務を行なっている方
・従業員の人事評価に使用している方
・配属や業務転換の参考に情報を蓄積している方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneは従業員情報の一元管理に有効的なツールです。
さらにカオナビで人事評価や配属決めを行うことで、組織全体の成長を期待できます。
しかし、kintoneに登録された従業員情報を毎回手入力でカオナビに登録するのは、情報の透明性を低下させる可能性があります。
このフローでは、kintoneで登録された従業員情報を自動でカオナビにも追加し、手入力の手間を省きます。
手入力を省くことでヒューマンエラーの回避にもつながり、共有する情報の透明性を保つことができます。
また手作業にかかっていた時間を他の業務に充てることで、重要度の高い業務に時間を使うことができ、生産性向上に繋げることができます。
■注意事項
・kintone、カオナビのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
kintoneにレコードが登録されたら、カオナビに社員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneで従業員管理を行う方
・従業員の情報登録を行い手続きを行う方
・人事情報の可視化に活用している方
2.カオナビで人事業務を行なっている方
・従業員の人事評価に使用している方
・配属や業務転換の参考に情報を蓄積している方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneは従業員情報の一元管理に有効的なツールです。
さらにカオナビで人事評価や配属決めを行うことで、組織全体の成長を期待できます。
しかし、kintoneに登録された従業員情報を毎回手入力でカオナビに登録するのは、情報の透明性を低下させる可能性があります。
このフローでは、kintoneで登録された従業員情報を自動でカオナビにも追加し、手入力の手間を省きます。
手入力を省くことでヒューマンエラーの回避にもつながり、共有する情報の透明性を保つことができます。
また手作業にかかっていた時間を他の業務に充てることで、重要度の高い業務に時間を使うことができ、生産性向上に繋げることができます。
■注意事項
・kintone、カオナビのそれぞれとYoomを連携してください。
バナーをクリックすると、Yoomのテンプレートサイトに移ります。
画面をスクロールして、「このテンプレートを試す」をクリックしましょう。
すると、テンプレートがコピーされました、と表示されるので、OKをクリックしてください。
以上でテンプレートのコピーが完了しました。
ステップ1:kintoneとカオナビをマイアプリ連携
次にYoomとアプリを連携します。
この連携で、登録したアプリを使って自由にフローボットが作成できるようになります。
1.kintoneとYooomを連携する
まずはkintoneを連携しましょう。
Yoomのワークスペース左に表示されているマイアプリ登録を選択し、新規接続をクリックしましょう。
マイアプリの新規接続でkintoneを検索して、クリックしましょう。
サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットを入力しましょう。
kintoneの詳しいマイアプリ登録方法はこちらをご確認ください。
kintoneのマイアプリ登録がうまくいかない時は、こちらをご確認ください。
以上でkintoneのマイアプリ登録が完了しました。
2.カオナビとYoomを連携する
次にカオナビを連携しましょう。
先程と同様に、マイアプリ→新規接続の順でクリックしましょう。
マイアプリ新規接続ではカオナビと検索し、アプリ名をクリックしましょう。
アカウント名、APIトークンを入力しましょう。
base64エンコードについてはこちらの記事を参考にしてください。
以上ですべてのマイアプリ登録が完了しました。
ステップ2:kintoneのアプリトリガー設定
それでは、実際にフローボットの設定を行いましょう！
「レコードが登録されたら」の項目をクリックしてください。
1.連携アカウントとアクションを選択
・タイトルは変更できます。
・kintoneと連携するアカウント情報を確認し、次へをクリックしましょう。
2.アプリトリガーのWebhookイベント受信設定
・webhookURLをコピーして、kintoneの管理画面で設定しましょう。
・webhookイベント（レコードを登録）を実行して、テストをクリックしてください。
・kintoneでの設定方法はこちらをご覧ください。
・テストが成功したら保存しましょう。
ステップ3:kintoneのアクションを設定
次にkintoneのレコード情報を取得するアクションを設定しましょう。
「レコードを取得」をクリックしてください。
1.データベースの連携
・タイトルは変更できます。
・kintoneと連携するアカウント情報を確認しましょう。
・アプリIDを入力しまし、次へをクリックしましょう。
2.データベース操作の詳細設定
・取得したいレコードの条件を設定し、テストを実行しましょう。
・テストが成功したら、kintoneのレコード情報がアウトプットとして取得されます。
・ここまでできたら、保存しましょう。
ステップ4:カオナビのアクションを設定
最後のステップとなりました！
「従業員の作成」をクリックしましょう。
1.連携アカウントとアクションを選択
・タイトルは変更可能です。
・カオナビと連携するアカウント情報を確認して、次へをクリックしてください。
2.API接続設定
・社員番号と氏名は、「kintoneのレコードを取得する」のアウトプットから選択しましょう。
・その他入力したい項目を設定し、テストしましょう。
・カオナビにkintoneの情報が追加できたら保存してください。
保存をクリックしたら、すべての設定が完了しました！と表示されるので「トリガーをON」をクリックしましょう。
以上でフローボットが完成しました！
■概要
kintoneにレコードが登録されたら、カオナビに社員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneで従業員管理を行う方
・従業員の情報登録を行い手続きを行う方
・人事情報の可視化に活用している方
2.カオナビで人事業務を行なっている方
・従業員の人事評価に使用している方
・配属や業務転換の参考に情報を蓄積している方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneは従業員情報の一元管理に有効的なツールです。
さらにカオナビで人事評価や配属決めを行うことで、組織全体の成長を期待できます。
しかし、kintoneに登録された従業員情報を毎回手入力でカオナビに登録するのは、情報の透明性を低下させる可能性があります。
このフローでは、kintoneで登録された従業員情報を自動でカオナビにも追加し、手入力の手間を省きます。
手入力を省くことでヒューマンエラーの回避にもつながり、共有する情報の透明性を保つことができます。
また手作業にかかっていた時間を他の業務に充てることで、重要度の高い業務に時間を使うことができ、生産性向上に繋げることができます。
■注意事項
・kintone、カオナビのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
kintoneにレコードが登録されたら、カオナビに社員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneで従業員管理を行う方
・従業員の情報登録を行い手続きを行う方
・人事情報の可視化に活用している方
2.カオナビで人事業務を行なっている方
・従業員の人事評価に使用している方
・配属や業務転換の参考に情報を蓄積している方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneは従業員情報の一元管理に有効的なツールです。
さらにカオナビで人事評価や配属決めを行うことで、組織全体の成長を期待できます。
しかし、kintoneに登録された従業員情報を毎回手入力でカオナビに登録するのは、情報の透明性を低下させる可能性があります。
このフローでは、kintoneで登録された従業員情報を自動でカオナビにも追加し、手入力の手間を省きます。
手入力を省くことでヒューマンエラーの回避にもつながり、共有する情報の透明性を保つことができます。
また手作業にかかっていた時間を他の業務に充てることで、重要度の高い業務に時間を使うことができ、生産性向上に繋げることができます。
■注意事項
・kintone、カオナビのそれぞれとYoomを連携してください。
kintone・カオナビを使ったその他の自動化例
Yoomにはkintoneとカオナビを活用した自動化例が多数ございます。
今回はその一部をご紹介します。
1.カオナビで従業員が登録されたら自動的にkintoneの従業員管理表にも登録できるテンプレートです。
トリガーとアクションを入れ替えることも可能なので、業務に合わせてカスタマイズできます。
■概要
カオナビに従業員情報を登録した後、kintoneの従業員管理表へも同じ内容を手入力で転記していませんか。このような二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、カオナビとkintoneの連携をスムーズに実現し、メンバー情報が登録されると自動でkintoneに従業員データが追加されるため、こうした定型業務の負担を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- カオナビとkintoneで従業員情報を管理し、手入力でのデータ連携に手間を感じている方
- 従業員データの二重入力による入力ミスや登録漏れを防止したいと考えているご担当者の方
- 人事関連の定型業務を自動化し、より戦略的な業務に時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- カオナビへの従業員登録をトリガーにkintoneへ自動でデータが追加されるため、これまで手作業でのデータ転記に費やしていた時間を短縮できます
- システム間で自動的にデータ連携が完了するため、手入力による転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、カオナビとkintoneをYoomと連携します
- 次に、トリガーでカオナビを選択し、「メンバー情報が登録されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでkintoneを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、トリガーで取得したカオナビの従業員情報を紐付けます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのオペレーション設定で、レコードを追加したいアプリ（従業員管理表など）を任意で指定してください
- kintoneアプリの各項目（氏名、部署、入社日など）に、トリガーで取得したカオナビのどの情報を登録するかをそれぞれ設定してください
■注意事項
- カオナビ、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
カオナビに従業員情報を登録した後、kintoneの従業員管理表へも同じ内容を手入力で転記していませんか。このような二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、カオナビとkintoneの連携をスムーズに実現し、メンバー情報が登録されると自動でkintoneに従業員データが追加されるため、こうした定型業務の負担を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- カオナビとkintoneで従業員情報を管理し、手入力でのデータ連携に手間を感じている方
- 従業員データの二重入力による入力ミスや登録漏れを防止したいと考えているご担当者の方
- 人事関連の定型業務を自動化し、より戦略的な業務に時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- カオナビへの従業員登録をトリガーにkintoneへ自動でデータが追加されるため、これまで手作業でのデータ転記に費やしていた時間を短縮できます
- システム間で自動的にデータ連携が完了するため、手入力による転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、カオナビとkintoneをYoomと連携します
- 次に、トリガーでカオナビを選択し、「メンバー情報が登録されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでkintoneを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、トリガーで取得したカオナビの従業員情報を紐付けます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのオペレーション設定で、レコードを追加したいアプリ（従業員管理表など）を任意で指定してください
- kintoneアプリの各項目（氏名、部署、入社日など）に、トリガーで取得したカオナビのどの情報を登録するかをそれぞれ設定してください
■注意事項
- カオナビ、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
2.SmartHRで従業員が登録されたら、自動的にカオナビの従業員管理表にも追加できます。
異なるツールで情報を管理する場合、二重で入力する業務や入力ミスや漏れなどの人的ミスが発生することが予想されます。
このテンプレートを活用すると、事務作業の負担を減らせるので、業務の効率が向上するかもしれません。
■概要
SmartHRで従業員が登録されたらカオナビの従業員管理表にも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRで労務管理をしている方
・入退社に関連する手続きを行う方
・従業員の情報を蓄積している方
2.カオナビを使って人材の育成や評価を行う企業
・従業員の配置や所属を考えるための情報の蓄積に使用している方
・従業員に関する評価に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRは日々の労務管理を効率化するために有効なツールです。
さらにカオナビを併用することで、人材の中長期的な育成や戦略を練るために活用できます。
しかし、SmartHRで登録された従業員情報を毎回カオナビに手入力するのは手間がかかり、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
このテンプレートを活用するとSmartHRで従業員の登録後、自動でカオナビにも従業員を追加するため、手作業の時間を省きチーム全体がコア業務に注力することができます。
また、引用した情報を入力に使用することで入力ミスや漏れを防ぎ、業務効率化につながります。
■注意事項
・SmartHR、カオナビのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
SmartHRで従業員が登録されたらカオナビの従業員管理表にも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRで労務管理をしている方
・入退社に関連する手続きを行う方
・従業員の情報を蓄積している方
2.カオナビを使って人材の育成や評価を行う企業
・従業員の配置や所属を考えるための情報の蓄積に使用している方
・従業員に関する評価に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRは日々の労務管理を効率化するために有効なツールです。
さらにカオナビを併用することで、人材の中長期的な育成や戦略を練るために活用できます。
しかし、SmartHRで登録された従業員情報を毎回カオナビに手入力するのは手間がかかり、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
このテンプレートを活用するとSmartHRで従業員の登録後、自動でカオナビにも従業員を追加するため、手作業の時間を省きチーム全体がコア業務に注力することができます。
また、引用した情報を入力に使用することで入力ミスや漏れを防ぎ、業務効率化につながります。
■注意事項
・SmartHR、カオナビのそれぞれとYoomを連携してください。
3.kintoneに登録されたら自動的にSlackに送信するテンプレートです。
例えばkintoneで従業員情報を管理している場合、情報が追加されたらSlackに通知が来るので、登録漏れを防げそうです。
■概要kintoneに登録した顧客情報や案件情報を、都度Slackに手作業でコピー＆ペーストして共有していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、連絡漏れや転記ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード登録をきっかけに、指定した情報を自動でSlackに通知できます。これにより、手作業による情報共有の手間を減らし、チームへの迅速かつ正確な情報伝達を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- kintoneとSlackを併用し、手作業での情報共有に手間を感じている方
- kintoneの更新情報をスムーズにチームに共有したいと考えているプロジェクトマネージャーの方
- 手作業による通知の漏れや遅れを防ぎ、業務のスピードを改善したい方
■このテンプレートを使うメリット- kintoneにレコードが登録されると、設定した内容が自動でSlackに通知されるため、これまで手作業での共有に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での転記や通知作業が減ることで、情報の伝達漏れや入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、kintoneとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「kintoneにレコード登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで検知したレコード情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「slackに通知する」アクションを設定し、取得したレコード情報を指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- kintoneのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいアプリ（データベース）を任意で設定してください。
- Slackに通知するオペレーションでは、kintoneから取得した情報の中から共有したい項目を自由に選択し、メッセージ内容をカスタマイズできます。
■注意事項- kintone、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- kintoneとSlackを併用し、手作業での情報共有に手間を感じている方
- kintoneの更新情報をスムーズにチームに共有したいと考えているプロジェクトマネージャーの方
- 手作業による通知の漏れや遅れを防ぎ、業務のスピードを改善したい方
- kintoneにレコードが登録されると、設定した内容が自動でSlackに通知されるため、これまで手作業での共有に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での転記や通知作業が減ることで、情報の伝達漏れや入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
- はじめに、kintoneとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「kintoneにレコード登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで検知したレコード情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「slackに通知する」アクションを設定し、取得したレコード情報を指定のチャンネルに送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいアプリ（データベース）を任意で設定してください。
- Slackに通知するオペレーションでは、kintoneから取得した情報の中から共有したい項目を自由に選択し、メッセージ内容をカスタマイズできます。
- kintone、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
kintoneとカオナビの連携により、入力作業を軽減し、従業員情報の一元管理をすることが可能になります。
その結果、事務作業の負担が減り、チームで情報共有しやすくなるため、業務の生産性の向上が期待できます。
Yoomを活用すれば、このように簡単にアプリを連携できます。
専門知識がない方でも操作しやすく、挑戦しやすいツールだと思います。
さらにYoomでマイアプリ登録するだけで、自動化できるフローを作成できるのが魅力です。
ぜひこの機会にkintoneとカオナビを連携して従業員登録を自動化しませんか？
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
