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従業員の情報を複数のツールを活用して管理している方も多いのではないでしょうか？
本記事ではkintoneとカオナビを連携し、kintoneに登録された従業員情報をカオナビに追加する方法をご紹介します。
入力作業を自動化すれば、事務作業の時間を短縮でき、採用や新人研修などのより重要な業務に取り組めるかもしれません。
さらにYoomを活用すると、専門的な知識不要でアプリの連携が実現できるので、これまで連携を諦めていた方も挑戦しやすいと思います。
採用や人事管理の担当者のみなさま、ぜひ最後までご覧ください。
kintoneとカオナビを連携すると、kintoneに登録した従業員情報を、カオナビに自動的に追加できます。
手動で情報を追加していると、入力する時間と手間が発生し、入力ミスや漏れのリスクも考えられるでしょう。
そこで入力作業を自動化することで、事務作業の時間短縮や人的ミスを防ぐことが見込めます。
その結果、採用などのより重要な業務に時間を割けるため、業務の生産性を向上できるかもしれません。
kintoneとカオナビを連携することで、情報のばらつきを減らすことができそうです。
手作業の場合、入力のタイミングによって、最新の情報に更新されていないこともあるかもしれません。
そうなると、アプリ間を行き来して情報を確認することになり、手間がかかると思います。
連携していると、異なるアプリの情報の整合性を保つことができ、チーム間で正確な情報共有を行うことができそうです。
確認の手間が減ることで、業務のスピードや生産性を向上できるかもしれません。
[Yoomとは]
それでは早速、「kintoneにレコードが登録されたら、カオナビに社員を登録する」の作成手順についてご説明します。
簡単操作で設定できますので、画面を見ながら一緒に操作してみてください！
■概要
kintoneにレコードが登録されたら、カオナビに社員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneで従業員管理を行う方
・従業員の情報登録を行い手続きを行う方
・人事情報の可視化に活用している方
2.カオナビで人事業務を行なっている方
・従業員の人事評価に使用している方
・配属や業務転換の参考に情報を蓄積している方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneは従業員情報の一元管理に有効的なツールです。
さらにカオナビで人事評価や配属決めを行うことで、組織全体の成長を期待できます。
しかし、kintoneに登録された従業員情報を毎回手入力でカオナビに登録するのは、情報の透明性を低下させる可能性があります。
このフローでは、kintoneで登録された従業員情報を自動でカオナビにも追加し、手入力の手間を省きます。
手入力を省くことでヒューマンエラーの回避にもつながり、共有する情報の透明性を保つことができます。
また手作業にかかっていた時間を他の業務に充てることで、重要度の高い業務に時間を使うことができ、生産性向上に繋げることができます。
■注意事項
・kintone、カオナビのそれぞれとYoomを連携してください。
バナーをクリックすると、Yoomのテンプレートサイトに移ります。
画面をスクロールして、「このテンプレートを試す」をクリックしましょう。
すると、テンプレートがコピーされました、と表示されるので、OKをクリックしてください。
以上でテンプレートのコピーが完了しました。
次にYoomとアプリを連携します。
この連携で、登録したアプリを使って自由にフローボットが作成できるようになります。
まずはkintoneを連携しましょう。
Yoomのワークスペース左に表示されているマイアプリ登録を選択し、新規接続をクリックしましょう。
マイアプリの新規接続でkintoneを検索して、クリックしましょう。
サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットを入力しましょう。
kintoneの詳しいマイアプリ登録方法はこちらをご確認ください。
kintoneのマイアプリ登録がうまくいかない時は、こちらをご確認ください。
以上でkintoneのマイアプリ登録が完了しました。
次にカオナビを連携しましょう。
先程と同様に、マイアプリ→新規接続の順でクリックしましょう。
マイアプリ新規接続ではカオナビと検索し、アプリ名をクリックしましょう。
アカウント名、APIトークンを入力しましょう。
base64エンコードについてはこちらの記事を参考にしてください。
以上ですべてのマイアプリ登録が完了しました。
それでは、実際にフローボットの設定を行いましょう！
「レコードが登録されたら」の項目をクリックしてください。
・タイトルは変更できます。
・kintoneと連携するアカウント情報を確認し、次へをクリックしましょう。
・webhookURLをコピーして、kintoneの管理画面で設定しましょう。
・webhookイベント（レコードを登録）を実行して、テストをクリックしてください。
・kintoneでの設定方法はこちらをご覧ください。
・テストが成功したら保存しましょう。
次にkintoneのレコード情報を取得するアクションを設定しましょう。
「レコードを取得」をクリックしてください。
・タイトルは変更できます。
・kintoneと連携するアカウント情報を確認しましょう。
・アプリIDを入力しまし、次へをクリックしましょう。
・取得したいレコードの条件を設定し、テストを実行しましょう。
・テストが成功したら、kintoneのレコード情報がアウトプットとして取得されます。
・ここまでできたら、保存しましょう。
最後のステップとなりました！
「従業員の作成」をクリックしましょう。
・タイトルは変更可能です。
・カオナビと連携するアカウント情報を確認して、次へをクリックしてください。
・社員番号と氏名は、「kintoneのレコードを取得する」のアウトプットから選択しましょう。
・その他入力したい項目を設定し、テストしましょう。
・カオナビにkintoneの情報が追加できたら保存してください。
保存をクリックしたら、すべての設定が完了しました！と表示されるので「トリガーをON」をクリックしましょう。
以上でフローボットが完成しました！
■概要
kintoneにレコードが登録されたら、カオナビに社員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneで従業員管理を行う方
・従業員の情報登録を行い手続きを行う方
・人事情報の可視化に活用している方
2.カオナビで人事業務を行なっている方
・従業員の人事評価に使用している方
・配属や業務転換の参考に情報を蓄積している方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneは従業員情報の一元管理に有効的なツールです。
さらにカオナビで人事評価や配属決めを行うことで、組織全体の成長を期待できます。
しかし、kintoneに登録された従業員情報を毎回手入力でカオナビに登録するのは、情報の透明性を低下させる可能性があります。
このフローでは、kintoneで登録された従業員情報を自動でカオナビにも追加し、手入力の手間を省きます。
手入力を省くことでヒューマンエラーの回避にもつながり、共有する情報の透明性を保つことができます。
また手作業にかかっていた時間を他の業務に充てることで、重要度の高い業務に時間を使うことができ、生産性向上に繋げることができます。
■注意事項
・kintone、カオナビのそれぞれとYoomを連携してください。
Yoomにはkintoneとカオナビを活用した自動化例が多数ございます。
今回はその一部をご紹介します。
1.カオナビで従業員が登録されたら自動的にkintoneの従業員管理表にも登録できるテンプレートです。
トリガーとアクションを入れ替えることも可能なので、業務に合わせてカスタマイズできます。
■概要
カオナビに従業員情報を登録した後、kintoneの従業員管理表へも同じ内容を手入力で転記していませんか。このような二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、カオナビとkintoneの連携をスムーズに実現し、メンバー情報が登録されると自動でkintoneに従業員データが追加されるため、こうした定型業務の負担を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
2.SmartHRで従業員が登録されたら、自動的にカオナビの従業員管理表にも追加できます。
異なるツールで情報を管理する場合、二重で入力する業務や入力ミスや漏れなどの人的ミスが発生することが予想されます。
このテンプレートを活用すると、事務作業の負担を減らせるので、業務の効率が向上するかもしれません。
■概要
SmartHRで従業員が登録されたらカオナビの従業員管理表にも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRで労務管理をしている方
・入退社に関連する手続きを行う方
・従業員の情報を蓄積している方
2.カオナビを使って人材の育成や評価を行う企業
・従業員の配置や所属を考えるための情報の蓄積に使用している方
・従業員に関する評価に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRは日々の労務管理を効率化するために有効なツールです。
さらにカオナビを併用することで、人材の中長期的な育成や戦略を練るために活用できます。
しかし、SmartHRで登録された従業員情報を毎回カオナビに手入力するのは手間がかかり、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
このテンプレートを活用するとSmartHRで従業員の登録後、自動でカオナビにも従業員を追加するため、手作業の時間を省きチーム全体がコア業務に注力することができます。
また、引用した情報を入力に使用することで入力ミスや漏れを防ぎ、業務効率化につながります。
■注意事項
・SmartHR、カオナビのそれぞれとYoomを連携してください。
3.kintoneに登録されたら自動的にSlackに送信するテンプレートです。
例えばkintoneで従業員情報を管理している場合、情報が追加されたらSlackに通知が来るので、登録漏れを防げそうです。
■概要
kintoneにレコードが登録されたら、Slackに通知するフローです。
自動的にkintoneのレコード登録とSlackに通知がされるので、手作業での情報展開の手間が省け、更に情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・kintone、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneとカオナビの連携により、入力作業を軽減し、従業員情報の一元管理をすることが可能になります。
その結果、事務作業の負担が減り、チームで情報共有しやすくなるため、業務の生産性の向上が期待できます。
Yoomを活用すれば、このように簡単にアプリを連携できます。
専門知識がない方でも操作しやすく、挑戦しやすいツールだと思います。
さらにYoomでマイアプリ登録するだけで、自動化できるフローを作成できるのが魅力です。
ぜひこの機会にkintoneとカオナビを連携して従業員登録を自動化しませんか？
