kintoneとLINE WORKSを連携して、kintoneにレコード登録後、LINE WORKSに予定を作成してkintoneにコメントを追加する方法

・kintoneとLINE WORKSをマイアプリ連携

(1)まずはkintoneをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からkintoneを検索してください。

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(2)kintoneのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。
連携方法はこちらのページでも詳しく紹介しているので、不明点がある際には、ヘルプ記事を確認してみてください。

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(3)「サブドメイン」、「クライアントID」、「クライアントシークレット」を入力後、［追加］をクリックします。
これでkintoneの接続は完了です。
アプリ登録がうまくできない場合には、こちらのページを参考に操作してみましょう。

(4)次にLINE WORKSを接続しましょう。
先ほどと同様の操作でLINE WORKS (API2.0)のアプリアイコンを検索し、クリックします。

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(5)「クライアントID」と「クライアントシークレット」、「スコープ」を入力し、［追加］をクリックします。
LINE WORKS(API2.0)のマイアプリ登録方法については、こちらのページもご確認ください。

クリック後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

・テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。

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Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

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設定フローは3つです。

・kintoneの起動設定

(1)まず、kintoneのアプリトリガーを設定します。

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Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】kintoneにレコードが登録されたらLINE WORKSと連携して予定を作成し、kintoneにコメントを追加する」をクリックしてください。

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クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

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(2)1つ目のステップ「レコードが登録されたら（Webhook起動）」をクリックしてください。

(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(4)次の画面では、WebhookURLをコピーし、管理画面で設定を行う必要があります。
kintoneでの設定方法は、こちらをご覧ください。

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通知を送信する条件は「レコードの追加」にチェックを入れてください。

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(5)Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックしましょう。
このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。

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・予定を作成するLINE WORKSの設定

(1)次に、2つ目のアクション「指定のカレンダーに終日予定を登録」をクリックしましょう。

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(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(3)次の画面で、「ユーザーID」などの項目に情報を入力します。
『候補から選択してください。』の注釈がある「カレンダーID」は、入力バーをクリックすると情報が展開されるので、そのなかから運用に沿った内容を選択できます。

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(4)入力する項目には、前ステップで取得したアウトプットも引用できます。

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(5)「表示方法」などの項目は、プルダウンから運用に沿った内容を選択できます。

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(6)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。

・コメントを追加するkintoneの設定

(1)最後に、3つ目のステップ「コメントの投稿」をクリックします。

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(2)連携するアカウント情報が入力されていることを確認し、［次へ］をクリックしてください。

(3)次の画面で「サブドメイン名」などの項目に、注釈に沿って情報を入力します。
アプリ画面だと、以下の表示が該当する情報です。

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(4)「レコードID」や「コメント内容」では、入力バーをクリックすると、前ステップから取得したアウトプットを引用できます。

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(5)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。

・トリガーをONにして動作を確認

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

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今回使用したテンプレートはこちら

kintoneやLINE WORKSを使ったその他の自動化例

他にもkintoneやLINE WORKSを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

kintoneでコメントが投稿されたらLINE WORKSに通知する

kintoneにコメントが投稿されると、LINE WORKSに通知が自動で届くフローボットです。
メンバーはコメントを素早く確認できるようになり、迅速に後続対応を進められるようになるかもしれません。

Outlookで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しLINE WORKSに通知する

自動化フローによって、メール受信した契約書の情報を手動入力する手間をなくせるかもしれません。
担当者の負担軽減や人的ミスの防止が期待できます。

kintoneにレコードが登録されたらDropboxにフォルダを作成

kintoneに新しいレコードが登録されたら、自動的にDropbox内にフォルダを作成します。
作業の自動化によって、フォルダの作成忘れを抑制できるはずです。

kintoneとLINE WORKSの連携メリットと具体例

1.スケジュール登録の手間を削減できる

kintoneとLINE WORKSを連携することで、スケジュール登録時の手作業を減らせる可能性があります。
例えば、この自動化フローを活用することで、LINE WORKSにアクセスしなくても速やかに予定を作成・確認できるようになるので、これまで予定作成にかけていた手作業を省略できるはずです。
手動でのスケジュール入力が不要となることで、注力したい商談への事前準備（資料作成やメンバーとの打ち合わせなど）を集中して進められるようになるかもしれません。

2.スケジュールを共有しやすくなる

複数のスタッフが関与するプロジェクトのスケジュール調整は、各自が異なるツールを使用していることが多く、予定の共有や管理が煩雑になってしまうこともあるでしょう。
kintoneとLINE WORKSを連携させることで、関係者間でのスケジュール調整や予定の共有をスムーズに行えるようになるかもしれません。
例えば、従来の手作業では、チーム責任者がkintoneと予定管理ツールを確認してから、別途チャットツールで各メンバーに予定を共有する必要があり、作業が煩雑になりつつありました。
このフローを取り入れることで、余計なツールを使用せずとも、統一されたプロセスによって予定情報を共有しやすくなるはずです。

3.予定の作成忘れや伝達ミスを防ぐ

プロジェクトや商談に関するスケジュールを新たに作成した場合、チームメンバー全員に素早く情報を共有する必要があります。
しかし、手動でメンバーに個別連絡するのは手間がかかって、伝達ミスが生じたり、予定の作成作業自体を忘れてしまう可能性もあります。
kintoneとLINE WORKSを連携することで、スケジュール情報を正確かつ迅速に作成し伝達できるようになるかもしれません。
例えば、kintoneのレコード情報をもとに予定が作成されるので、入力ミスや作成忘れが抑制されることが予想されます。
さらに、LINE WORKSで予定を作成した旨をコメント追加するので、kintoneとLINE WORKSどちらのツールでも共通した情報を確認でき、伝達ミスが低減されるはずです。

まとめ

今回紹介したkintoneとLINE WORKSの連携を業務に取り入れることで、関係メンバーへのスムーズな共有プロセスを実現できる可能性があります。
作業の自動化で、従来必要とされていた予定作成にかかる作業行程を削減でき、手作業が減ることで担当者の負担軽減につなげられるでしょう。
スケジュール情報を正確かつ迅速に共有することで、関係メンバーは予定に沿って効率的に活動できるようになることが予想されるため、企業の生産性向上にも寄与します。
ノーコードで簡単に設定できるため、ぜひこの機会に、Yoomの自動化フローの導入を検討してみてください。