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「kintoneのレコードを更新いたしましたので、ご確認お願いします」と毎回Teamsに連絡するこの作業を自動化できたら、業務が楽になりますよね。
でも、コードを入力したり、難しい設定はしたくないという気持ちも分かります。
そんな方にオススメなツールが「Yoom」です。
プログラミング知識が全くない私でも、数分で作成できたので、安心してください。
本記事では、「kintoneにレコードが登録されたら、Microsoft Teamsに通知する」方法をご紹介します。
kintoneとTeamsを連携させるメリットは以下の3つが挙げられます。
この2つのアプリを連携させると、リアルタイムで情報の共有ができます。
たとえば、kintoneから通知が送られたり、情報が更新された場合にTeamsで共有することが可能です。
そのため、緊急性が高い通知や情報を見逃すことなく、迅速に対応できます。
また、Teamsの会議やチャットを通じて、Kintoneのデータを利用したディスカッションにも役立ちます。
アプリの連携ができていると、情報を一元管理することができます。
タスクの管理や進捗状況を把握しやすくなるため、データの誤りや重複といったことが起こりにくいです。
チームで作業していると、それぞれの情報を把握するのは難しいので、便利な機能と言えます。
それぞれのアプリを別々で利用していると、ツールを切り替える手間がかかります。
しかし、アプリを連携させていると、わざわざツールを切り替える必要がありません。
片方のアプリの変更情報が自動的にもう1つのアプリに更新されるので、反復作業も少なくて済みます。
また、リマインダーを送信したり、タスクを自動的に生成することも可能です。
kintoneとMicrosoft Teamsを連携するとできる業務自動化は以下の3つです。
kintoneに登録された顧客情報をTeamsのチャネルに自動的に投稿することが可能です。
たとえば、kintone上に新規に顧客情報が追加された際に、Teamsのチャネルに通知を送るという設定ができます。
これによって、重要な顧客情報をリアルタイムで把握できるというわけです。
新規にデータが追加されたのに、気づかないままといったことも防げます。
kintone上で入力されたミーティング情報をTeamsのカレンダーに自動的に更新させることもできます。
ミーティングの日程をTeams上に更新させる必要がないため、大変便利です。
また、手動で更新しているとミーティング日程を誤ったり、忘れることもありますが、そういった心配も一切ありません。
kintoneのタスクが完了した際に、自動的にTeamsのタスクも更新できるのは大きなメリットです。
そのため、kintoneのタスクが完了しているのに、Teamsのタスクが更新されていなかったという事態を防げます。
また、kintone上で締め切りの近いタスクがあれば、Teamsのタスクを自動的に生成するといった機能も便利です。
手作業で行っていた作業を自動化できると、時間や作業にも余裕ができます。
これらのアプリを連携させるには、ノーコードツール「Yoom」を利用すると便利です。
日々の業務を迅速に行うために「Yoom」では、アプリを連携させて自動化するフローボットというものを利用します。
フローボットと聞くと、何かコードを入れて操作する必要があると思いそうですが、ノーコードでサクッと操作できるのが「Yoom」の魅力です。
ここからは、「Yoom」を利用したkintoneとTeamsを連携する方法を解説していきます。
それでは、「kintoneにレコードが登録されたら、Microsoft Teamsに通知する」具体的な設定方法をご紹介します。
Yoomで「kintone」と「Teams」を連携させるには、Yoomとお使いのアカウントを連携させるマイアプリ登録をする必要があります。
すでにYoomのアカウントを発行されている方は、先にアカウントにログインしてください。
まだYoomアカウントを発行されていない方は、アカウントの発行ページから先にアカウントを発行してください。
kintoneとTeamsのアカウントをYoomと接続する方法
「kintone」のマイアプリ登録は、こちらの手順に従って行ってください。
次に「Teams」のマイアプリ登録をしていきましょう。
画面左側にある「マイアプリ」を選択し、「新規接続」をクリックします。
「Teams」を探すか、「アプリ名で検索」から検索して選択してください。
ご自身が使用しているアカウントで「Teams」にサインインします。
これで「Yoom」と「kintone」、「Teams」のマイアプリ登録が完了です。
準備が整ったので、実際にフローボットを作成してみましょう。
kintoneにレコードが登録されたら、Microsoft Teamsに通知する方法
今回は、「kintoneにレコードが登録されたら、Microsoft Teamsに通知する」フローをご紹介します。
以下のような2ステップで作成できるので、とても簡単です。
まずは、画面左側にある「プロジェクト一覧」から、フローを作成したいプロジェクトを選択してください。
新規にプロジェクトを作成する場合は、「プロジェクト一覧」の右側にある「＋」から作成します。
右上の「新規作成」→「はじめから作成」でフローを作成できます。
フローのタイトルと説明はご自身で設定しましょう。
起動するトリガーは「特定のアプリイベントを受信したとき」を選択します。
アプリ選択欄が表示されるので、「kintone」を選択します。
アプリトリガーのタイトルをご自身で設定し、「トリガーアクション」を「レコードが登録されたら」に設定してください。
「トリガーの起動間隔」は「5分」に設定します。
「サブドメイン名」はURL内の「https://●●●●●●●.cybozu.com/」の部分を取得して入力してください。
「アプリID」はURL内の「/k/●●/」の部分がアプリIDです。（例：3）
「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されたら、「保存」をクリックしてください。
こちらでトリガーの設定は完了です。
次にTeamsに通知するアクションを設定します。
先ほど作成したkintoneのアプリトリガーの下にある「＋」をクリックしてください。
オペレーション欄の「アプリと連携する」を選択し、「Microsoft Teams」を選択します。
ご自身でタイトルを設定し、「アクション」を「チャネルにメッセージを送る」と設定しましょう。
「チームID」と「チャネルID」を候補から選択し、メッセージを入力します。
「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されれば、「保存」をクリックしてください。
最後にトリガーを「ON」にすると、Teamsに通知するアクションの設定は完了しています。
今回はkintoneにレコードが登録された際に、Teamsに通知するというフローをご紹介しましたが、フローボットでできることはまだまだたくさんあります。
Teamsにメッセージが送信されたら、kintoneにレコードを追加することも可能です。
このように先ほどご紹介したフローボットとは、反対のフローを作成できます。
アプリの連携をすることで、新しく通知されたメッセージを自動的にkintoneのレコードに追加するため、情報伝達のミスが起こりにくいです。
kintoneに音声データが登録されたら、自動で文字起こしをして、Teamsに通知するというフローも作成できます。
「Yoom」には生成AIを使用して自動で文字起こしを行う機能があるので、手で入力する必要はありません。
手動で入力すると起こりやすい誤字脱字がなくなるため、無駄がないという点が魅力です。
また、kintoneのステータスの更新やレコードの編集があればTeamsに通知することもできます。
Teamsへの通知が自動化されることで、kintoneの更新をスピーディーに把握することができるため、タスク管理を効率化することが可能です。
最後に、kintoneに登録されたレコード情報をExcelにも連携することができます。
kintoneの情報をExcelにも連携している場合、同期を自動化することができるため、手動で更新する必要はありません。
更新漏れも防ぐことができるため、管理業務が楽になります。
連携できるアプリは他にもありますので、いろいろ連携してみてくださいね。
今回は、「kintoneにレコードが登録されたら、Microsoft Teamsに通知する」フローをご紹介しました。
こちらのフローボットを利用すれば、新規の情報を見逃すことがなくなります。
また、kintoneとTeamsを連携することで、タスク管理が楽になるため、業務の効率化にオススメです。
プロジェクトの進行状況もリアルタイムで把握できるので、スムーズにコミュニケーションが取れます。
Yoomを上手く活用できると、日々の業務の負担が少なくなり、気持ちに余裕が生まれますね。
ご自身のお好みに合わせてフローボットをカスタマイズすれば、もっと活用しやすくなるはずです。
まずは、フローボットにたくさん触れてみてください。
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