kintoneとMicrosoft Teamsを連携してタスク管理や通知を効率的にしてみた

kintoneにレコードが登録されたら、Microsoft Teamsに通知する方法

今回は、「kintoneにレコードが登録されたら、Microsoft Teamsに通知する」フローをご紹介します。

以下のような2ステップで作成できるので、とても簡単です。

1. kintoneにレコードが登録されたら起動するトリガーを設定
2. Microsoft Teamsに通知するアクションを設定

まずは、画面左側にある「プロジェクト一覧」から、フローを作成したいプロジェクトを選択してください。

新規にプロジェクトを作成する場合は、「プロジェクト一覧」の右側にある「＋」から作成します。

右上の「新規作成」→「はじめから作成」でフローを作成できます。

フローのタイトルと説明はご自身で設定しましょう。

起動するトリガーは「特定のアプリイベントを受信したとき」を選択します。

アプリ選択欄が表示されるので、「kintone」を選択します。

アプリトリガーのタイトルをご自身で設定し、「トリガーアクション」を「レコードが登録されたら」に設定してください。

「トリガーの起動間隔」は「5分」に設定します。（設定できる時間は、プランによって異なります）

「サブドメイン名」はURL内の「https://●●●●●●●.cybozu.com/」の部分を取得して入力してください。

「アプリID」はURL内の「/k/●●/」の部分がアプリIDです。（例：3）

「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されたら、「保存」をクリックしてください。

こちらでトリガーの設定は完了です。

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次にMicrosoft Teamsに通知するアクションを設定します。

先ほど作成したkintoneのアプリトリガーの下にある「＋」をクリックしてください。

オペレーション欄の「アプリと連携する」を選択し、「Microsoft Teams」を選択します。

ご自身でタイトルを設定し、「アクション」を「チャネルにメッセージを送る」と設定しましょう。

「チームID」と「チャネルID」を候補から選択し、メッセージを入力します。

「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されれば、「保存」をクリックしてください。

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最後にトリガーを「ON」にすると、Microsoft Teamsに通知するアクションの設定は完了しています。

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kintoneやMicrosoft Teamsを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもkintoneやMicrosoft TeamsのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍kintoneとMicrosoft Teamsを連携した自動化例

Microsoft Teamsにメッセージが送信されたら、kintoneにレコードを追加することも可能です。

また、kintoneに音声データが登録されたら、自動で文字起こしして、Microsoft Teamsに通知したり、kintoneでレコードが編集されたらMicrosoft Teamsに通知したりする連携も可能です。

kintoneを活用した自動化例

kintoneに登録された内容を他のデータベースへ追加する

kintoneに追加したデータをMicrosoft ExcelやGoogle スプレッドシートなどに自動で追加します。

フォームに送信された回答やメールの添付書類の内容をkintoneに追加する

Googleフォームなどに送信された回答や、メールの添付書類をOCRで読み取った内容をkintoneに自動で追加します。

Web会議が終了したら、文字起こししてkintoneに追加する

Google MeetやZoomでミーティングが終了したら、文字起こししてkintoneに自動で追加します。

Microsoft Teamsを活用した自動化例

クラウドストレージにファイルがアップロードされたことをMicrosoft Teamsに通知する

OneDriveやDropboxなどにファイルがアップロードされたことをMicrosoft Teamsに自動で通知します。

ワークフローで申請が承認されたことをMicrosoft Teamsに通知する

Garoonやジョブカン経費精算・ワークフローなどで申請が承認されたことをMicrosoft Teamsに自動で通知します。

今日の予定や期日が近いタスクをMicrosoft Teamsに通知する

Googleカレンダーのその日の予定や、Notionで期限が今日のタスクなどをMicrosoft Teamsに自動で通知します。

連携できるアプリは他にもありますので、いろいろ連携してみてくださいね。

テンプレートギャラリー

kintoneとMicrosoft Teamsを連携するメリット

kintoneとTeamsを連携させるメリットは以下の3つが挙げられます。

リアルタイムで情報共有ができる

この2つのアプリを連携させると、リアルタイムで情報の共有ができます。

たとえば、kintoneから通知が送られたり、情報が更新されたりした場合にMicrosoft Teamsで共有することが可能です。

そのため、緊急性が高い通知や情報を見逃すことなく、迅速に対応できます。

また、Microsoft Teamsの会議やチャットを通じて、Kintoneのデータを利用したディスカッションにも役立ちます。

タスク管理がしやすい

アプリの連携ができていると、情報を一元管理することができます。

タスクの管理や進捗状況を把握しやすくなるため、データの誤りや重複といったことが起こりにくいです。

チームで作業していると、それぞれの情報を把握するのは難しいので、便利な機能と言えます。

業務を効率的に行える

それぞれのアプリを別々で利用していると、ツールを切り替える手間がかかります。

しかし、アプリを連携させていると、わざわざツールを切り替える必要がありません。

片方のアプリの変更情報が自動的にもう1つのアプリに更新されるので、反復作業も少なくて済みます。

また、リマインダーを送信したり、タスクを自動的に生成することも可能です。

kintoneとMicrosoft Teamsを連携するとできる業務自動化例

kintoneとMicrosoft Teamsを連携するとできる業務自動化は以下の3つです。

顧客情報を共有できる

kintoneに登録された顧客情報をMicrosoft Teamsのチャネルに自動的に投稿することが可能です。

たとえば、kintone上に新規に顧客情報が追加された際に、Microsoft Teamsのチャネルに通知を送るという設定ができます。

これによって、重要な顧客情報をリアルタイムで把握できるというわけです。

新規にデータが追加されたのに、気づかないままといったことも防げます。

ミーティングを自動でスケジューリングできる

kintone上で入力されたミーティング情報をMicrosoft Teamsのカレンダーに自動的に更新させることもできます。

ミーティングの日程をMicrosoft Teams上に更新させる必要がないため、大変便利です。

また、手動で更新しているとミーティング日程を誤ったり、忘れたりすることもありますが、そういった心配も一切ありません。

タスクを自動で生成できる

kintoneにタスクを追加した際に、自動的にMicrosoft Teamsのタスクも更新できるのは大きなメリットです。

そのため、kintoneのタスクが完了しているのに、Microsoft Teamsのタスクが更新されていなかったという事態を防げます。

また、kintone上で締め切りの近いタスクがあれば、Microsoft Teamsのタスクを自動的に生成するといった機能も便利です。

手作業で行っていた作業を自動化できると、時間や作業にも余裕ができます。

まとめ

今回は、「kintoneにレコードが登録されたら、Microsoft Teamsに通知する」フローをご紹介しました。

こちらのフローボットを利用すれば、新規の情報を見逃すことがなくなります。

また、kintoneとTeamsを連携することで、タスク管理が楽になるため、業務の効率化にオススメです。

プロジェクトの進行状況もリアルタイムで把握できるので、スムーズにコミュニケーションが取れます。

Yoomを上手く活用できると、日々の業務の負担が少なくなり、気持ちに余裕が生まれますね。

ご自身のお好みに合わせてフローボットをカスタマイズすれば、もっと活用しやすくなるはずです。

まずは、フローボットにたくさん触れてみてください。