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定期的な契約書の作成や送付は重要なプロセスの一つですが、業務にあたり、手作業による誤送信などのリスクや時間のロスなどの課題を感じることはありませんか？
Yoomを活用してkintoneとfreeeサインを連携させることで、kintoneのステータスが更新された際、更新情報をもとにfreeeサインで契約書を自動作成し、そのまま対象者へ契約書を送付できるようになります。
担当者はkintone側の操作を行うだけで一連の作業を完結できるため、空いたリソースをより戦略的な業務に充てやすくなるかもしれません。
また、kintoneで管理しているデータをそのまま契約書に反映することで、転記ミスや誤送信などのトラブルの抑制が期待できます。
本記事では、kintoneのステータスが更新されたらfreeeサインで契約書を送付する自動化フローの設定方法と導入するメリットについて解説します。
業務に取り入れることで、作業時間の短縮とヒューマンエラーの削減が実現できるのでぜひご覧ください。
kintoneのステータス更新操作をトリガーにして、freeeサインで契約書を自動的に作成・送付するので、これまで担当者が行っていた手動での契約書作成作業の負担軽減が期待できます。
例えば、契約を行う際、毎回個別に契約書を手動作成したうえでメールで送付する必要があり、担当者の負担となっていました。
そこに自動化フローを取り入れることで、kintoneでステータスを更新するだけで契約書が自動的に送付されるため、従来の作業プロセスが省け、担当者が他の業務に集中できる環境を整えることにつながるはずです。
kintoneのステータス更新を行うだけで、対象者に対しfreeeサインで自動的に契約書を作成・送付できるので、契約プロセス全体のスピードアップになる可能性が高まります。
例えば、商談が成立した直後にkintoneでステータスを更新し、freeeサインで契約書を迅速に送付することで、契約書の送付で時間がかかっていた部分を短縮できるようになるでしょう。
作業がスムーズに行われることで、取引先への効果的なアプローチのための営業チームによる後続活動を後押しできるでしょう。
kintoneのステータス更新と連動してfreeeサインで契約書が作成・送付されるため、契約書がきちんと送付されているか進捗を確認する手間を軽減できます。
例えば、責任者はkintone上で各案件のステータスを確認し、状況に応じて対応スタッフへ必要な対応を迅速に指示できるようになるかもしれません。
契約手続きの現状把握が容易になり、チーム内での情報共有がスムーズになることで、契約にかかる情報の確認漏れや対応遅れを防ぐことにもつながります。
では、「kintoneのステータスが更新されたらfreeeサインで契約書を送付」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
[Yoomとは]
kintoneのステータスが更新されたことをkintoneのAPIを利用して受け取り、freeeサインの提供するAPIを用いてkintoneのレコード情報をもとに、freeeサインで契約書を作成し送付することで実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
(1)まずはkintoneをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からkintoneを検索してください。
(2)kintoneのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。
連携方法はこちらのページでも詳しく紹介しているので、不明点がある際には、ヘルプ記事を確認してみてください。
(3)「サブドメイン」、「クライアントID」、「クライアントシークレット」を入力後、［追加］をクリックします。
これでkintoneの接続は完了です。
アプリ登録がうまくできない場合には、こちらのページを参考に操作してみましょう。
(4)次にfreeeサインのアプリ連携を行います。
kintoneのマイアプリ登録と同様に、freeeサインを選択します。
(5)freeeサインのログイン画面に移行するので、連携したいfreeeサインの「メールアドレス」と「パスワード」を入力しログイン、または『freeeアカウントでログイン』してください。
設定が正常に行われると、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは4つです。
今回は以下のようなデータベースをkintone側で事前設定し、フローの作成を進めていきます。
（入力値はダミーです。）
(1)まず、kintoneのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】kintoneのステータスが更新されたらfreeeサインで契約書を送付」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)トリガーとなる1つ目のアクション「ステータスが更新されたら」をクリックします。
(3)kintoneと連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(4)次の画面でWebhookURLをコピーし、管理画面で設定を行う必要があります。
kintoneでの設定方法はこちらをご覧ください。
kintone側でのWebhook設定時、【通知を送信する条件】は「ステータスの更新」にチェックを入れて設定を進めます。
(5)Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックしましょう。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
(6)次は、2つ目のアクション「レコードを取得する」をクリックします。
(7)連携するアカウント情報が入力されていることを確認します。
データベースの連携で「アプリID」に情報を入力し、［次へ］をクリックしましょう。
入力バーをクリックすると、アカウントに基づいた内容が展開されるので、該当する情報を選択することもできます。
(8)次の画面で、kintoneの指定したテーブルから条件に合うレコードを1行取得する設定を行います。
こちらは前ステップから取得したアウトプットを引用できます。
今回は、前ステップから取得したアウトプット【レコードID】を指定します。
(9)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
(1)続いて、3つ目のアクション「契約書をテンプレートから作成（入力項目が署名者1に設定されている）」をクリックしましょう。
（事前にfreeeサイン側で使用するテンプレートを作成しておく必要があります。）
(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次の画面で「契約書タイトル」や「使用する契約書テンプレートのID」などの項目に、注釈に沿って情報を入力します。
入力バーをクリックすると、アカウントに基づいた内容が『候補』に展開されるので、該当する情報を選択することもできます。
(4)「入力項目」は、注釈に沿いfreeeサイン側から該当する内容を確認し、情報を入力してください。
(5)情報を入力した後［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
(6)最後に、4つ目のアクション「契約書を送信」をクリックします。
(7)連携するアカウント情報が入力されていることを確認し、［次へ］をクリックしてください。
次の画面で「契約書ID」や「契約書の送信者となるユーザーのID」などの項目に情報を入力します。
入力バーをクリックすると、前ステップで取得したアウトプットや連携したアカウントの情報を引用できます。
(8)「送り先メールアドレス」には、kintoneから取得したメールアドレスを設定してください。
(9)「相手方の複数承認を利用するかどうか」や「署名方法」は、プルダウンから運用状況に沿った内容を選択しましょう。
(10)必要項目に情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
他にもkintoneやfreeeサインを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
kintoneのサブテーブル（テーブル）の情報を引用して契約書を作成し、freeeサインで送付するフローボットです。
契約書に関わる一連の業務を短縮でき、担当者はコア業務やその他重要なタスク解決に時間を充てられるようになるかもしれません。
freeeサインで契約が完了後、kintoneのレコードに対応が完了した時間を追加します。
作業の自動化によって手作業を省き、コア業務に時間をかけることができるため、チームの生産性向上につながります。
ステータスが完了になったことを通知可能です。
契約が締結されたことをいち早く知ることが可能になるため、契約後のフェーズ移行がスムーズになるかもしれません。
今回紹介したkintoneとfreeeサインの連携により、kintoneのステータス更新をトリガーにし、freeeサインで契約書を自動的に作成して対象者へ送付するので、手作業の削減が見込めます。
従来の作業でかかっていた担当者の負担が軽減され、ヒューマンエラーや遅延を抑制できるようになります。
また、自動化による契約業務のスピード向上により、取引先との契約プロセスも迅速化されるので、組織全体の生産性を高めることにもつながるでしょう。
誰でも簡単にこの自動化を実現できるので、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
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