kintoneとAI OCRを連携して、発送伝票の情報をOCRで読み取り、kintoneに格納する方法

ステップ1:kintoneのマイアプリ登録

まずYoomとkintoneを連携しましょう！
Yoomにログインしたら、マイアプリを選択し、新規接続をクリックしましょう。

アプリ一覧でkintoneを選択してください。

サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットを設定しましょう。
kintoneの詳しいマイアプリ登録方法は、こちらを確認してください。
kintoneのマイアプリ登録ができない場合は、こちらを確認ください。

以上でkintoneとYoomを連携できました。

ステップ2:テンプレートをコピーする

次に、テンプレートをYoomのマイプロジェクトにコピーしましょう。
下のバナーをクリックしてください。
こちら↓

クリック後、Yoomのテンプレートサイトに切り替わったら「このテンプレートを試す」を選択します。

テンプレートがコピーできたと表示されたら「OK」をクリックしましょう。

これでテンプレートをコピーできました。

ステップ3:フォームトリガーを設定

続いてフローボットを設定しましょう。
コピーしたテンプレートの「発送伝票添付フォーム」をクリックしてください。

1.フォームを作成

フォームに伝票を添付し、次へをクリックしてください。
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2.フォームの表示確認と詳細設定

伝票のサンプルファイルを添付し、保存してください。

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ステップ4:OCRで読み取る設定

次に「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックし、設定を進めましょう。‍

注:AIオペレーションは一部有料オプションでのみ利用できます。
‍フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなります。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用できます。
OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があります。

1.アクションを設定

タイトルは変更できます。
アクションは「任意のPDF・画像ファイルから文字情報を読み取る」を選択していますが、読み取りたい文字数に応じて変更してください。
設定後、「次へ」をクリックしましょう。

2.詳細を設定

ファイルの添付方法は、「取得した値を使用」を選択し、取得した値を選択しましょう。
抽出したい項目は、添付画像のようにカンマで区切り、入力してください。
使用するAIをプルダウンから選択してください。
設定したら、テストをクリックしましょう。

画像の読み取りが成功したら、保存してください。

ステップ5:kintoneのアクション設定

いよいよ最後のステップです！
「レコードを追加」をクリックして設定を完成させましょう。

1.データベースの連携

タイトルは変更できますので、変更したい場合は入力しましょう。
kintoneと連携するアカウント情報を確認します。
実行アクションは「レコードを追加」を選択しましょう。

アプリIDを候補から選択するか入力しましょう。
設定したら、「次へ」をクリックします。

2.データベース操作の詳細設定

kintoneの各項目に、「画像・PDFから読み取る」で取得したアウトプットを選択しましょう。

設定後、テストを実行して、kintoneのレコードに情報が追加できたら、保存してください。
保存後、設定が完了したと表示されたら、「トリガーをON」をクリックして、動作チェックを行いましょう！

これでフローボットの設定が完了しました！

さらに自動化するには

Yoomには、他にも便利な機能があります。
効率化をさらにアップしたい方は、お試しください！

事例1:フローボットの完了通知を受け取ろう

設定しているフローボットの右上の三点リーダーをクリックして、ワークフローの完了通知をONにしましょう！
これにより、フローボットが起動したことを通知できます。
例えば、kintoneに登録された最新の伝票情報をすぐに確認したい場合に便利な機能です。
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事例2:チャットツールと連携しよう

Slackなどのチャットツールと連携すると、kintoneにレコードが追加された際に自動通知できます。
これにより、チームで最新情報を共有しやすくなるため、業務をスムーズに進めることができるかもしれません。

kintoneを使ったその他の自動化例

Yoomには多数のテンプレートがあります。
ここではkintoneを活用した自動化例を3つご紹介します。

1.Gmailの内容をkintoneに抽出・追加するテンプレートです

手動でkintoneに追加していると、手間と時間がかかります。
自動的に情報を抽出し、追加できれば入力にかかる時間を短縮できます。
これにより、他の業務に集中することができそうです。

2.Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、kintoneにデータを追加するテンプレートです

名刺情報を手作業でkintoneに追加している場合、ミスや漏れが発生するかもしれません。
OCRで名刺情報を読み取ることで、正確性の高い情報を管理することできます。
これにより、ヒューマンエラーを防止でき、業務の効率化を図れそうです。

3.kintoneから顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをGmailで送信するテンプレートです

Yoomを開かずにkintoneからフローボットを起動できます。
さらにGoogleカレンダーに予定を追加し、会議URLをGmailで送信できるため、会議準備のフローを自動化できるでしょう。
これにより、事務作業の負担が減り、業務をスムーズに進められそうです。

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kintoneとOCR機能の連携メリットと具体例

メリット1:データ入力作業の時間短縮と業務効率化

手動で伝票情報をkintoneに追加する作業を削減できます。
例えば、伝票情報をkintoneに追加している経理部があるとしましょう。
手作業の場合、手間と時間がかかり、非効率だと感じることがあるかもしれません。
月末などの繁忙時期は業務が逼迫し、負担が大きくなることが考えられます。
このフローを自動化できれば、手入力の時間を短縮できるため、他の業務に集中することができそうです。
これにより、スピーディーな伝票処理を行うことが期待でき、業務の効率化を図れそうです。

メリット2: エラーを防止できる

手作業の場合、誤字や入力漏れが発生するかもしれません。
例えば、多数の伝票処理を行う経理部があったとしましょう。
手動で情報を追加している場合、「伝票情報の入力ミス」「kintoneに追加し忘れ」など様々なエラーの発生リスクが考えられます。
自動化すれば、このような人的ミスを防止することが期待でき、正確性の高い伝票情報を管理できるでしょう。

メリット3: 情報のリアルタイム共有と業務の見える化

OCRを活用してkintoneにデータを自動登録できれば、最新の伝票情報を共有することが可能です。
例えば、営業部が伝票情報をkintoneに追加し、経理部で処理しているとしましょう。
自動化できれば、いつでも最新情報をkintoneから確認することができます。
これにより、経理部の伝票処理のスピードが向上するため、円滑に業務を進められるでしょう。

まとめ

kintoneとAI OCRを連携すると、手動で情報を追加する手間と労力を削減できるでしょう。
最新の伝票情報を共有しやすくなるため、スムーズな業務進行が期待できます。
Yoomを活用すると、アプリ連携やフローボットの作成がノーコードで行えます。
テンプレートに沿って設定を進めるだけで、自動化フローを作成できるため、誰でも試しやすいツールですね。
この機会に、kintoneとAI OCRを連携して、伝票情報をkintoneに自動追加しませんか？