kintoneと楽楽明細を連携して、kintoneのCSVファイルをダウンロードし、楽楽明細にアップロードする方法

・kintoneと楽楽明細をマイアプリ連携

(1)まずはkintoneをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からkintoneを検索してください。

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(2)kintoneのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。
連携方法はこちらのページでも詳しく紹介しているので、不明点がある際には、ヘルプ記事を確認してみてください。

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(3)「サブドメイン」、「クライアントID」、「クライアントシークレット」を入力後、［追加］をクリックします。
これでkintoneの接続は完了です。
アプリ登録がうまくできない場合には、こちらのページを参考に操作してみましょう。

(4)次に、楽楽明細のアプリ連携を行います。
先ほどと同様の操作で、楽楽明細を選択します。

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(5)「アカウント名」と「アクセストークン」、「ドメイン」、「アカウント」を入力して、［追加］をクリックします。

クリック後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

・テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。

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Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

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設定フローは5つです。

・kintoneの起動設定

(1)まず、kintoneのアプリトリガーを設定します。

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Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】kintoneのCSVファイルをダウンロードし、楽楽明細にアップロードする」をクリックしてください。

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クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

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(2)1つ目のステップ「kintoneが更新されたら」をクリックしてください。
(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(4)次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。

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(5)「サブドメイン名」や「アプリID」の項目に注釈に沿って情報を入力しましょう。

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(6)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。

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(7)次に、2つ目のステップ「レコードを取得する」をクリックします。

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(8)連携するアカウント情報が入力されていることを確認して、「アプリID」を入力します
入力バーをクリックすると、連携したアカウントの内容をもとに『候補』に情報が展開されます。
情報を選択、または入力後［次へ］をクリックしましょう。

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(9)次の画面で、指定したテーブルから条件に合うレコードを1行取得する設定を行います。
以下のように、前ステップから取得したアウトプットを引用できますので、今回は【レコードID】を設定します。

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(10)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。

・取得したレコードから情報を取得する設定

(1)続いて、3つ目のステップ「レコードに紐づくファイルキーの取得」をクリックして設定を進めていきます。

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(2)連携するアカウント情報が入力されていることを確認して、［次へ］をクリックします。

(3)次の画面で、「サブドメイン名」や「アプリID」などの項目に情報を入力していきます。
入力バーをクリックするとアウトプットを引用できるので、このステップでは「レコードID」に2つ目のステップで取得した【レコード番号】を設定します。

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(4)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。

(5)次に、4つ目のステップ「ファイルをダウンロード」をクリックします。
あらかじめkintone側に参照ファイルをアップロードしておく必要があります。

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(6)連携するアカウント情報が入力されていることを確認して、［次へ］をクリックします。

(7)次の画面で、「サブドメイン」と「ファイルキー」に情報を入力します。
今回は、3つ目のステップで取得した【ファイルキーの一覧】を引用します。

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(8)情報を入力した後、［テスト］をクリックします。
ファイルの取得に成功すると、以下のような画面が表示されます。
テスト結果に問題がなければ［保存する］をクリックしてください。

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・ファイルをアップロードする楽楽明細の設定

(1)最後に、5つ目のステップ「楽楽明細にCSVをアップロードする」をクリックします。

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(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(3)次の画面で、「帳票種別ID」を始めとする項目に情報を入力していきます。
「取込方法」など、プルダウンから情報を選択できる項目もあります。
運用に沿った内容を選択しましょう。

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(4)その他の項目も注釈に沿って情報を入力していきます。

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(5)「ファイルの添付方法」は以下のように設定しましょう。

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(6)必要項目に情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。

・トリガーをONにして動作を確認

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

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今回使用したテンプレートはこちら

kintoneを使ったその他の自動化例

他にもkintoneを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

kintoneのステータスが更新されたらマネーフォワードクラウド請求書で自動的に請求書を作成する

kintoneのステータスが更新後、kintoneのサブテーブルに登録されている明細情報を使用して、マネーフォワードクラウド請求書で自動的に請求書を作成するフローボットです。
情報をそのまま反映するので、正確性を維持したデータ管理を実現できるでしょう。

kintoneのステータスが更新されたら、Microsoft Teamsに通知

‍kintoneのステータスが更新されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
ツールに加えられた変更操作をチームに素早く通知でき、共有漏れ防止につながります。

kintoneにコメントが書き込まれたら、Notionにテキストを追加する

kintoneの登録内容を引用して作成するため、手作業による入力ミスの抑制が期待できます。
一連の流れが自動で完了するため、担当者の負担軽減に寄与します。

kintoneと楽楽明細を連携するメリットと具体例

1.ミスを抑制する

日々の業務で取り扱うデータは高い正確性が求められますが、手作業ではヒューマンエラーが避けられないこともあるでしょう。
kintoneのファイルデータを自動的に楽楽明細にアップロードすることで、手作業によるデータの移行作業をなくせるかもしれません。
例えば、誤ったデータが顧客フォルダに入っていると後にトラブルが発生する可能性が高くなりますが、自動化により、誤ったファイルのアップロードといったミスを抑制することにもつながります。
kintoneの情報を楽楽明細へそのまま反映できるので、業務精度の向上が期待できます。

2.作業時間を短縮できる

kintoneから楽楽明細へのデータ移行を手作業で行う場合、CSVを作成し、フォーマットを調整、データを確認して楽楽明細に入力するなど、複数のステップが必要です。
この作業を自動化することで、担当者の負担軽減とデータ移行にかかる時間短縮が期待できます。
例えば、取引先が多く書類の発行件数が多い企業にとって、担当チームは対応すべき件数が増えることで、大きな負担を抱えていたかもしれません。
この自動化フローで手作業の行程を減らすことで、余った時間をその他の業務に充てることができ、チームの生産性向上にもつながります。

3.属人化を抑制できる

kintoneから楽楽明細に手動でデータを移行する作業は、特定の担当者のノウハウに依存するケースが多いので属人化しやすい業務の一つですが、自動化によって解消できる可能性があります。
例として、これまで作業を担当していたスタッフの異動や退職があっても、統一したプロセスで作業が完結できるので、初めて作業に携わる人でも簡単にデータ移行ができるようになるかもしれません。
担当者ごとの作業品質のばらつきを防ぐことにもつながります。

まとめ

今回紹介したkintoneと楽楽明細の連携を取り入れることで、kintoneのCSVファイルを自動でダウンロードして、楽楽明細にそのままファイルをアップロードできます。
作業を行う上でデータのアップロードを忘れてしまったり、誤ったデータを楽楽明細にアップロードしてしまうといったミスの防止に役立つでしょう。
自動化フローで作業内容が統一されるので、属人化の抑制にもつながります。
作業時間の短縮も期待できるので、担当スタッフはその他の業務に時間を割けるようになるかもしれないですね。
ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。