kintoneとSlackを連携して、メールで添付書類を受信したらkintoneにレコード追加してSlackに通知する方法

ステップ1：kintoneとSlackをマイアプリ連携

最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズにできます。

まず、kintoneのマイアプリ登録を行いましょう。
はじめに、Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。

次に検索窓にkintoneと入力し、表示された候補から「kintone」を選択します。
この時、「kintone（ゲストスペース）」も表示されますが今回使用するのは「kintone」です。

以下の画像のような画面が表示されるので、kintoneで取得できる内容を入力していきましょう。
サービス連携方法は下記のヘルプ記事を参照ください。

• kintoneのマイアプリ登録方法

連携時にエラーが表示された場合は、下記の記事をご確認ください。

• kintoneのマイアプリ登録ができない主な原因と対応方法

入力が完了したら「追加」をクリックしましょう。

マイアプリの画面にkintoneが表示されたらマイアプリ登録は完了です。

次にSlackのマイアプリ登録を行います。
Slackのマイアプリ連携と同様、画面左側の「マイアプリ」をクリックし、
画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。

検索窓にSlackと入力し、候補に表示されるSlackをクリックします。

以下の画像のような画面が表示されるため、赤枠内の「許可する」をクリックしましょう。

マイアプリにチャネルトークとSlackが表示されていることが確認できれば、マイアプリ登録は完了です。

‍ステップ2：テンプレートをコピー

‍自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

ステップ3：フローの起点となるメールのトリガー設定と、その後に続くkintoneのオペレーション設定、Slackへの通知設定を行う

実際にフローボットを操作し、自動化の設定を行いましょう。

以下の画像のような画面が表示されるので、赤枠の箇所をクリックしましょう。

本フローはメールをトリガーとしています。
以下の画面のようにトリガーのメールを受信するアドレスを作成しましょう。そのアドレスにメールを受信するとフローボットが起動します。

Yoom専用のメールアドレスを設定し、メールトリガーの条件を決めていきましょう
まずは必須項目の受信用のアドレスを設定します。

任意のアドレスで大丈夫なので、わかりやすいネーミングにしておきましょう。

続けてすぐ下にあるトリガー条件を設定していきます。 今回は件名に申込書という文字列があった場合、添付されているファイルを読み取るという流れにするため、画像のように設定しましょう。
画像の説明の通り、先ほど設定したYoomのメールアドレスにメールを送信しましょう。

その際、忘れずに申込書を添付し、件名に申込書の文字列を入力してください。

送信が完了したら「テスト」というボタンがあるのでクリックします。
「テスト成功」と表示されればOKなので、保存をしましょう。

以下の赤枠の箇所で、メールに添付された書類を自動で読み取るように設定されています。
クリックし設定を確認しましょう。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

※OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

以下の画像のような画面が表示されます。
先ほどのステップで送信した添付ファイルをテストで読み取るため、「テスト」をクリックし、「テスト成功」を確認後「保存する」をクリックしましょう。

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続いてkintoneでレコードを追加するための設定を行います。
以下の赤枠の箇所をクリックしましょう。

以下の赤枠の箇所をkintoneで確認し入力しましょう。

続いてkintoneのアプリの各項目に、添付ファイルから取得した情報のアウトプットを紐づけていきます。

• フィールドコード：アプリの設定ページで確認可能なフィールドコードを設定してください。‍
• 値：編集欄をクリックすると、メールの添付ファイルから取得したアウトプットが表示されます。その中からフィールドに適した値を選択します。

内容に従って入力ができたら「テスト」→「保存する」をクリックしましょう。

最後にSlackで通知を受け取るための設定を行います。
以下の赤枠の箇所をクリックしましょう。

赤枠の箇所を入力しましょう。

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以下のように入力項目をクリックするとアウトプットが表示されます。
連携したアプリから取得した内容をクリックで入力することができます。
申し込みがあったことと、kintoneのレコードIDが確認できるように入力していますが、必要に応じて内容を変更しましょう。
入力ができたら「テスト」→「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：トリガーをONにして連携自動化の確認‍

最後に以下の画面が表示されるのでトリガーをONにしましょう。フローボットが自動で起動します。

以上で自動化の設定は完了です。今回使用したテンプレートは以下です。

kintoneを使ったその他の自動化例

①kintone上の予約情報をもとに、予約前日にLINE公式アカウントからリマインドを送信する

kintone上の予約情報をもとに、予約前日にLINE公式アカウントからリマインドを送信するフローです。このフローを活用することで、kintoneで管理する情報をもとに、予約者へ予約前日にLINE公式アカウントからリマインドを送信することが可能です。また、リマインドの漏れやミスの防止、予約当日の急なキャンセルや無断キャンセルの発生抑制にもつながります。

②Googleフォームで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しGmailに通知する

Googleフォームで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しGmailに通知するフローです。このフローを活用することで、このフローでは、Googleフォームで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneに追加することができるため、書類のデジタル化を効率化します。また、kintoneへの追加後はGmailに通知されるため、受信した契約書をタイムリーに確認することもでき、後続の対応をスムーズに進めることが期待できます。

③kintoneでステータスが更新されたらfreee会計に売上取引を登録する

kintoneでステータスが更新されたらfreee会計に売上取引を登録するフローです。このフローを活用することで、kintoneで売上取引のレコードにおいてステータスが更新されるとfreee会計に売上取引を自動で登録できるため、手動作業を効率化できます。また、kintoneのステータスを確認することで売上取引の登録状況が可視化されるため、作業状況の確認が容易になります。

kintoneとSlackを連携するメリットと具体例

メリット1：手作業の削減による業務効率化につながる

メールで受信した添付書類を手作業で整理し、kintoneへ入力する作業は時間と手間がかかります。特に、日々多数の申込書や契約書を扱う場合、その負担は大きくなります。自動化により、メール受信時に自動でkintoneにレコードが追加され、Slackで通知されることで、作業負担を大幅に軽減できます。例えば、営業担当者が新規契約書を受け取った際、その情報が即座にkintoneに登録され、チーム全体に共有されるため、業務の効率化が図れます。

メリット2：ヒューマンエラーの防止

メールで添付書類を受け取った際、目視でチェックしながらデータベースに必要な情報を転記する場合、入力漏れやミスなどが起こりやすいです。データに不備があると正しい情報の確認や修正に時間がかかったり、場合によっては会社の損失につながる可能性があります。
そこでこの連携を使うと、手作業で行う業務が自動化され、ヒューマンエラーの防止につながります。
入力ミスや追加漏れが減ることで、正確なデータ管理が実現するかもしれません。

メリット3：チーム内の情報共有が円滑になり、対応スピードが向上する

メールを受信した担当者のみが情報を把握していると、他のメンバーとの連携が遅れることがあります。自動化により、kintoneへの登録と同時にSlackでチームに通知されるため、全員がリアルタイムで情報を共有できます。例えば、サポートチームが新しい問い合わせを受け取った場合、すぐに全員に通知が行き渡るため、迅速な対応が可能となり、顧客満足度の向上につながります。

まとめ

本記事では、kintoneとSlackを連携して、メールで受信した添付書類を自動でkintoneにレコード追加し、Slackに通知する方法をご紹介しました。この自動化により、手作業の削減だけでなく、書類管理の一元化や情報共有のスピードアップが期待できます。また申し込み後のフォローアップを迅速に行うことにもつながります。
業務効率化やミス削減を検討されている方は、ぜひ本記事の手順を参考に導入を検討してみてください。