フォームに入社受付の回答があったら、kintoneのレコードに登録しSlackに通知する方法

ステップ1:マイアプリ連携

マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のkintoneとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。

kintoneと検索してください。
詳細についてはマイアプリ登録方法を確認し、連携してください。
うまくいかない場合、ヘルプページを参照してください。

続いてSlackと連携します。
下記の画面でサインインしてください。

kintoneとSlackがマイアプリに連携されていればOKです。

ステップ2:トリガーやアクションを設定

テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。

そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。

用意するもの

• フォーム回答の転記できるkintoneアプリ。

フィールド名とフィールドコードは同一にすると、後の設定で判別しやすいです。

それでは、フォームトリガーを設定していきます。
「アンケートフォーム」を選択しましょう。
デフォルトで質問が設定されているので、変更なければ次に進みましょう。

完了ページの設定は任意です。

その他の項目も任意で設定してください。

次に進み、アウトプットを確認したら保存します。

続いて「{{氏名}}様社会保険のお手続きに関して」をクリック。
こちらもデフォルトの内容で問題なければ次に進みます。

入力フォーム内容が出てくるので、確認しましょう。

こちらも次に進み、アウトプットの確認をして保存します。

続いて「レコードの登録」をクリック。
連携するアカウント情報を確認し、次に進みます。
必須項目を設定しましょう。

レコード情報は下記のようにアウトプットを利用して登録します。

登録したいレコードの分、同じ作業をしてください。

こちらもテストし、成功したら保存します。

続いて「チャンネルにメッセージを送る」をクリック。
連携するアカウント情報を確認し、次に進みます。
必須項目を設定しましょう。

メッセージ内容はアウトプットを利用します。
赤枠がアウトプット利用箇所です。

こちらもテストし、成功したら保存します。
ここでフロー画面に戻り、トリガーをONにしてフォームのリンクをコピーしましょう。

フォームにテスト回答をします。

メールで対応依頼が届くので、下記のように入力しました。

送信し、kintoneを確認します。

フォームの内容が反映しました。

Slackも確認してみます。
こちらも無事に通知されていますね。

さらに自動化するには

Yoomではテンプレートを、自身の業務に合わせてカスタマイズできます。

フローボットが完了した通知を受け取る

こちらをオンにすると、フローボットが完了した通知をメールで受け取れます。
Yoomを開かずにフローボットの完了を確認できますね。

Chatworkに通知する

Slackを利用していない場合、ChatworkやLINE WORKSなど別亜売りに変更することが可能です。
使用しやすいアプリにカスタマイズしましょう。

今回使用したフローボットはこちら↓

kintone・Slackを使ったその他の自動化例

その他にも、Yoomにはkintone・Slackを使ったテンプレートがあるので、いくつかご紹介します!

1.kintoneのステータスが更新されたら、Slackに通知するフローです。

ステータス更新のたび、手動で通知するのは手間ですよね。
このフローを活用すれば自動でステータス更新を通知してくれるので、後続業務にスムーズに取り掛かれますね。

2.kintoneのコメントで自分がメンションされたらSlackに通知するフローです。

コメントが頻繁に書き込まれる場合、自分へのコメントだけ確認出来たら便利ですよね。
このフローを活用すれば自分へのコメントを、SlackのDMに通知してくれるので、無駄な確認業務が減りそうです。

3.kintoneに登録されたらSlackに送信するフローです。

レコードの追加を毎回kintoneで確認している場合、時間と労力がかかります。
このフローを活用すればチーム全員が同じタイミングで、kintoneのレコード追加を確認できます。

kintoneとSlackの連携メリットと具体例

メリット1：業務効率化による工数削減

入社受付フォームの回答をkintoneに登録し、Slackに通知する作業を自動化することで、担当者の作業時間を削減できます。
例えば、人事部門がこのフローを活用すると、kintoneの従業員台帳への追加や通知作業の時間が不要になるので、より価値の高い業務や戦略的なタスクにリソースを集中させることが可能となるでしょう。
また、他部門や関係者に正確なデータをすぐに共有できるため、入社受付以外の関連業務にもスムーズに対応できる仕組みを整えることが期待できます。

メリット2：正確なデータ管理

kintoneに自動でデータが登録されることで、すべての入社受付データが統一された形式で管理されます。
この一元管理により、データが他のアプリやメールに分散してしまうことがなくなり、情報の散逸といったリスクが減ります。
これにより、後から必要な情報をすぐに検索できるほか、データの集計や分析も簡単に行えるようになります。
例えば、新入社員の状況や属性データを基に、効率的な採用活動や配置計画を立案することが可能です。
データ管理の正確性は、他部門との連携や業務改善にも大きな役割を果たすでしょう。

メリット3：多拠点・リモートワーク環境への対応強化

フォーム回答からSlack通知までのプロセスを自動化することで、地理的な制約を受けずにスムーズな業務遂行が可能になります。
多拠点で業務を展開している企業やリモートワークを導入しているチームにとって、タイムリーに情報を共有できる仕組みは非常に有効です。
例えば、異なる拠点の担当者がkintoneに登録された情報を確認し、それに基づいて必要な対応を素早く行うことができます。
また、Slackへの通知により、リモート環境下でもチーム全体の連携が取りやすくなり、タスクの進捗状況も可視化されます。
結果として、場所を問わない柔軟な働き方を支援し、現代の多様な働き方に適した業務プロセスを提供することが期待できます。

まとめ

今回は「フォームに入社受付の回答があったら、kintoneのレコードに登録しSlackに通知する」フローボットを紹介しました。
kintoneとSlackの連携により、入社受付業務の自動化と効率化を実現できます。
これには、手動作業の削減やデータの正確性向上、多拠点での情報共有など、多くのメリットがあります。

この機会にkintoneとSlackの連携を進め、業務プロセスを改善してみましょう。