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2025-10-23

kintoneにレコードが登録されたらSmartHRに登録する方法

n.fukuoka
n.fukuoka


■概要

kintoneにレコードが登録されたら、SmartHRに社員を登録するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.kintoneで従業員管理を行う方

・従業員の情報登録を行い手続きを行う方

・人事情報の可視化に活用している方

2.SmartHRで人事業務を行なっている方

・従業員の勤怠管理に使用している方

・入退社に伴う手続きを行う方

■このテンプレートを使うメリット

kintoneは従業員名簿として使用することで、情報の一元管理ができるツールです。
さらにSmartHRで勤怠管理や手続きを行うことで、業務進行を円滑にします。
しかし、kintoneの従業員情報を再度手入力でSmartHRに登録するのは、業務フローの改善を阻害する可能性があります。

このフローでは、kintoneの従業員情報の登録をトリガーにして、自動でSmartHRに情報追加を行い、手入力を省きます。
これまで手入力で起きていた入力ミスや漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎ、業務の効率化をすることができます。
また手作業にかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体がコア業務に注力でき生産性向上に繋げることができます。

■注意事項

・kintone、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。

kintoneは従業員名簿としても使えるため、従業員情報をまとめて管理できる、優れたツールです。
しかし、kintoneの情報をSmartHRへ手動で入力することは、作業負担が大きくなってしまいます。

Yoomを活用しkintoneとSmartHRを連携することで、社員情報の正確性が保たれ、給与計算や社会保険の手続きにおける誤りによるリスクが軽減されるかもしれません。

本記事では、具体的な連携方法と導入するメリットについて解説します。
日常業務の効率化を図りたい方は、ぜひ最後までご覧くださいね。

こんな方におすすめ

  • kintoneとSmartHRを活用している方
  • kintoneとSmartHRを連携して、業務効率化を考えている方
  • kintoneとSmartHRを連携して、従業員情報の管理作業を簡略化したい方
  • kintoneとSmartHRを連携して、登録作業の手間を削減したい方

今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください!


■概要

kintoneにレコードが登録されたら、SmartHRに社員を登録するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.kintoneで従業員管理を行う方

・従業員の情報登録を行い手続きを行う方

・人事情報の可視化に活用している方

2.SmartHRで人事業務を行なっている方

・従業員の勤怠管理に使用している方

・入退社に伴う手続きを行う方

■このテンプレートを使うメリット

kintoneは従業員名簿として使用することで、情報の一元管理ができるツールです。
さらにSmartHRで勤怠管理や手続きを行うことで、業務進行を円滑にします。
しかし、kintoneの従業員情報を再度手入力でSmartHRに登録するのは、業務フローの改善を阻害する可能性があります。

このフローでは、kintoneの従業員情報の登録をトリガーにして、自動でSmartHRに情報追加を行い、手入力を省きます。
これまで手入力で起きていた入力ミスや漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎ、業務の効率化をすることができます。
また手作業にかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体がコア業務に注力でき生産性向上に繋げることができます。

■注意事項

・kintone、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。

[Yoomとは]

これから、【kintoneにレコードが登録されたら、SmartHRに社員を登録する】というフローボットの作成方法をご紹介します。

kintoneとSmartHRの連携フローの作り方

ステップ1: kintoneとSmartHRのマイアプリ連携

初めてご利用される方は、初めてのYoomをぜひご確認ください。

1. Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。

アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。

「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2.新規接続をクリックします。

3.登録したいアプリを検索して登録します。赤枠からアプリ名で検索できます。
今回はkintoneとSmartHRをそれぞれ検索して、登録してください。
マイアプリに登録が完了すると、kintoneとSmartHRのアイコンがマイアプリに表示されます。必ず確認してください。

なお、kintoneマイアプリ登録には、サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットの情報が必要となります。詳しい操作は以下のリンクを参照してください。

kintoneマイアプリ登録

kintoneのマイアプリ登録がうまくいかない場合はこちらを参照してください。

また、SmartHRのマイアプリ登録方法にはアクセストークンの取得が必要です。
詳しい操作は以下のリンクを参照してください。

SmartHRのマイアプリ登録方法

その他、Yoomについてわからないことがあれば、Yoomヘルプセンターをご確認ください。

ステップ2: テンプレートの選択と格納場所の準備

今回は、【kintoneにレコードが登録されたら、SmartHRに社員を登録する】というフローを作成します。
このフローを活用することで、kintoneで従業員情報を登録すると、それをトリガーにしてSmartHRに自動で情報が反映されるため、入力作業の負担を軽減できます。
また、手作業に費やしていた時間を別の業務に活用することで、チーム全体が重要な作業に集中でき、生産性の向上が期待できます。

1. 以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。


■概要

kintoneにレコードが登録されたら、SmartHRに社員を登録するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.kintoneで従業員管理を行う方

・従業員の情報登録を行い手続きを行う方

・人事情報の可視化に活用している方

2.SmartHRで人事業務を行なっている方

・従業員の勤怠管理に使用している方

・入退社に伴う手続きを行う方

■このテンプレートを使うメリット

kintoneは従業員名簿として使用することで、情報の一元管理ができるツールです。
さらにSmartHRで勤怠管理や手続きを行うことで、業務進行を円滑にします。
しかし、kintoneの従業員情報を再度手入力でSmartHRに登録するのは、業務フローの改善を阻害する可能性があります。

このフローでは、kintoneの従業員情報の登録をトリガーにして、自動でSmartHRに情報追加を行い、手入力を省きます。
これまで手入力で起きていた入力ミスや漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎ、業務の効率化をすることができます。
また手作業にかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体がコア業務に注力でき生産性向上に繋げることができます。

■注意事項

・kintone、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。

2.以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。

ステップ3: kintoneでレコードが登録されたら起動するトリガーを設定

1.上からフローアイコンを順番にクリックしながら設定していきます。
各アイコンには「!」マークが付いているため、順にクリックして進めていきましょう。
まず、一番上の「レコードが登録されたら(Webhook)」をクリックします。

2. タイトルは自由に変更できます。
kintoneと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーアクションは、「レコードが登録されたら(Webhook)」を選択してください。
入力が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。

3. WebhookURLをコピーし、管理画面で設定を行ってください。
詳しい設定は以下のリンクを参考にしてください。

kintoneでWebhook設定を行う

設定が完了したら、テストをクリックします。
エラーが出なければ、保存しましょう。

ステップ4:kintoneでレコードを取得するアクションを設定

1.フローに戻ります。次に「レコードを取得する」のアイコンをクリックします。

2.kintoneと連携するアカウント情報を入力します。
実行アクションは「レコードを取得する」を選んでください。

3.アプリIDを入力してください。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。

4.取得したいレコードの条件を設定してください。
空欄をクリックすると、先ほどkintoneで設定したアウトプットが表示されます。
設定が完了したらテストを行い、問題なければ保存してください。

ステップ5:従業員の作成をするアクションを設定

1.フローに戻ります。次に「従業員の作成」のアイコンをクリックしましょう。

2.SmartHRと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは「従業員の登録」を選択してください。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。

3.テナントIDを入力してください。
その後、任意の項目を入力します。
欄をクリックするとアウトプットが表示されます。
入力が終わったら、テストを行い、問題がなければ保存しましょう。

4.これで【kintoneにレコードが登録されたら、SmartHRに社員を登録する】というフローが完成しました。

ステップ5: テストと確認

設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。「トリガーをON」ボタンをクリックしてください。これでフローボットが起動します。

Yoomのテンプレートを使えば、複雑な設定作業をせずに、簡単に設定を終えられます。
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。


■概要

kintoneにレコードが登録されたら、SmartHRに社員を登録するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.kintoneで従業員管理を行う方

・従業員の情報登録を行い手続きを行う方

・人事情報の可視化に活用している方

2.SmartHRで人事業務を行なっている方

・従業員の勤怠管理に使用している方

・入退社に伴う手続きを行う方

■このテンプレートを使うメリット

kintoneは従業員名簿として使用することで、情報の一元管理ができるツールです。
さらにSmartHRで勤怠管理や手続きを行うことで、業務進行を円滑にします。
しかし、kintoneの従業員情報を再度手入力でSmartHRに登録するのは、業務フローの改善を阻害する可能性があります。

このフローでは、kintoneの従業員情報の登録をトリガーにして、自動でSmartHRに情報追加を行い、手入力を省きます。
これまで手入力で起きていた入力ミスや漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎ、業務の効率化をすることができます。
また手作業にかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体がコア業務に注力でき生産性向上に繋げることができます。

■注意事項

・kintone、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。

kintoneとSmartHRを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもkintoneとSmartHRのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください!

kintoneとSmartHRのその他の自動化例

kintoneで従業員情報が更新されたらSmartHRも更新することができます。
自動化フローによって、これまで手入力で起きていた入力ミスや漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎ、業務の効率化につなげます。


■概要

従業員情報の更新が発生するたびに、kintoneとSmartHRの両方に手入力で情報を反映させる作業は、手間がかかり入力ミスの原因にもなりがちです。このような定型業務に追われ、本来の業務に集中できないという課題を抱えている方もいるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneで従業員情報を更新するだけで、SmartHRにも自動で情報が反映されるため、手作業による二重入力の手間をなくし、業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • kintoneとSmartHRで従業員情報を管理している人事労務担当者の方
  • 従業員情報の二重入力による手間や、入力ミスをなくしたいと考えている方
  • バックオフィス業務の定型作業を自動化し、生産性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

  • kintoneの情報を一度更新すれば、SmartHRへ自動でデータが同期されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
  • 手作業によるデータの転記が不要になることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、kintoneとSmartHRをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録または編集されたら」というアクションを設定します。
  3. 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、更新されたレコードの詳細情報を取得します。
  4. 最後に、オペレーションでSmartHRの「従業員情報の更新」アクションを設定し、kintoneから取得した情報で従業員データを更新します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • kintoneのトリガー設定では、監視対象となる従業員情報アプリのIDを正しく指定してください。
  • SmartHRの更新アクションでは、kintoneのレコードとSmartHRの従業員情報を紐付けるためのキー(従業員番号など)と、更新したい項目をそれぞれ設定してください。

kintoneを活用した自動化例

kintoneにレコードが登録されたら、社員を登録する

手入力を省くことでヒューマンエラーの回避にもつながり、共有する情報の透明性の維持に役立ちます。


■概要

kintoneにレコードが登録されたら、freee人事労務に社員を登録するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.kintoneで従業員管理を行う方

・従業員の情報登録を行い手続きを行う方

・配属や部署ごとに登録の変更を行う方

2.freee人事労務で人事業務を行なっている方

・勤怠管理に使用している企業の担当者

■このテンプレートを使うメリット

kintoneは従業員情報の一元管理として活用できるツールです。
さらにfreee人事労務で労務手続きを行うことで、業務進行を円滑にします。
しかし、kintoneに登録された従業員情報を改めてfreee人事労務に手入力するのは、非効率な働き方を継続することになります。

効率のいい業務進行を行いたい方は、このフローが適しています。
このフローでは、kintoneに従業員情報の登録があったら自動でfreee人事労務にも登録を行うため、手入力の手間を省きます。
また情報を引用して登録を行うため、手入力で起きていたヒューマンエラーのリスクを大幅に省くことができます。
これまで入力やミスの修正にかかっていた時間を他の業務に充てることで、業務の効率化を行います。

■注意事項

・kintone、freee人事労務のそれぞれとYoomを連携してください。


■概要

kintoneにレコードが登録されたら、カオナビに社員を登録するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.kintoneで従業員管理を行う方

・従業員の情報登録を行い手続きを行う方

・人事情報の可視化に活用している方

2.カオナビで人事業務を行なっている方

・従業員の人事評価に使用している方

・配属や業務転換の参考に情報を蓄積している方

■このテンプレートを使うメリット

kintoneは従業員情報の一元管理に有効的なツールです。
さらにカオナビで人事評価や配属決めを行うことで、組織全体の成長を期待できます。
しかし、kintoneに登録された従業員情報を毎回手入力でカオナビに登録するのは、情報の透明性を低下させる可能性があります。

このフローでは、kintoneで登録された従業員情報を自動でカオナビにも追加し、手入力の手間を省きます。
手入力を省くことでヒューマンエラーの回避にもつながり、共有する情報の透明性を保つことができます。
また手作業にかかっていた時間を他の業務に充てることで、重要度の高い業務に時間を使うことができ、生産性向上に繋げることができます。

■注意事項

・kintone、カオナビのそれぞれとYoomを連携してください。

承認されたらkintoneにレコードを登録する

自動化により人的リソースを削減し、他の業務にリソースを振り分けることができるようになるはずです。 


■概要

kickflowで承認された情報をkintoneのデータベースに格納するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.Kickflowを利用している企業やチーム

  • Kickflowを活用して情報を管理している担当者
  • 承認プロセスをKickflowで行っている企業の管理者

2.kintoneを利用している企業やチーム

  • kintoneを活用してデータの管理や共有を行っている担当者
  • データベースを活用して業務の効率化を図りたい企業

3.システム連携とプロセス自動化を推進している方

  • 手動でのデータ入力や管理作業の手間を省きたい業務管理者
  • 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者や業務プロセス担当者

■このテンプレートを使うメリット

・手動でのデータ入力作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。

・承認された情報が安全にkintoneに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、情報管理や共有がスムーズに行えるようになります。

・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。

注意事項

・kickflow、kintoneそれぞれとYoomを連携してください。


■概要

Garoonでワークフローが承認されたらkintoneにレコードを格納するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.承認フローのステータスを迅速に共有する必要がある方

  • プロジェクトマネージャーやチームリーダー
  • 業務プロセスの管理者や担当者

2.手動での承認ステータスの確認や情報共有を減らし、自動化したいと考えている方

  • 業務の自動化や効率化を目指している中小企業の経営者
  • 承認フローの透明性を高めたい管理者

3.Garoonとkintoneを日常的に活用している方

  • Garoonを使用してワークフロー管理を行っているユーザー
  • kintoneを利用してデータベース管理や情報共有を行っている担当者

■このテンプレートを使うメリット

・kintoneは柔軟なカスタマイズが可能なプラットフォームであり、承認された情報を基にしたワークフローや業務プロセスの自動化が実現できます。

・特定の業務ルールや要件に応じたデータ管理やレポート作成が容易になります。

注意事項

・Garoon、kintoneそれぞれとYoomを連携してください。


■概要

ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、kintoneにレコードを登録するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.管理部門

・社内の申請プロセスを効率化し、kintoneで一元管理したい管理部門

・申請情報を迅速に確認し、適切に対応したい部門

2.経理・財務部門

・経費申請や支出申請の情報をkintoneに自動で反映させ、予算管理や経費管理を効率化したい部門

・申請情報を基に支出のトラッキングを行いたいチーム

3.人事部門

・休暇申請や勤怠申請の情報をkintoneで管理し、人事データを効率的に処理したい部門

・申請データを基にレポートを作成し、人事業務を効率化したいチーム

4.プロジェクト管理チーム

・プロジェクト関連の申請情報をkintoneで管理し、プロジェクトの進行状況を把握したいチーム

■このテンプレートを使うメリット

・自動化により人的リソースを削減し、他の重要な業務にリソースを振り分けることができます。

・ジョブカン経費清算・ワークフローで申請が行われると同時に自動でkintoneのデータベースに情報が格納されるため、迅速な対応が可能です。

■注意事項

・ジョブカン経費精算・ワークフロー、kintoneのそれぞれとYoomを連携させてください。

kintoneのステータスが更新されたら通知する

ステータス更新と同時に通知を行うことでチーム内へタスクの状況報告を迅速に行えそうです。


■概要

kintoneでの進捗管理において、ステータスが変わるたびに手動でSlackへ報告するのは手間がかかり、通知漏れのリスクも伴います。特にチームでの連携が重要なプロジェクトでは、情報の共有遅れが致命的になることもあります。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をトリガーに、指定したSlackチャンネルへ自動でメッセージを送信できるため、リアルタイムでの確実な情報共有が実現し、報告業務の手間を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • kintoneとSlackで進捗管理を行っており、手動での報告作業をなくしたい方
  • ステータス変更の共有漏れを防ぎ、チームの連携を円滑にしたいと考えている方
  • 定型的な報告業務を自動化し、より重要なタスクに時間を使いたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • kintoneのステータス更新が自動でSlackに通知されるため、これまで手作業で行っていた報告業務の時間を短縮することができます。
  • 手作業による通知漏れや内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、チーム内での確実な情報共有の徹底に繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、kintoneとSlackをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら(Webhook起動)」というアクションを設定します。
  3. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、kintoneの更新情報を指定のチャンネルに送信するように設定します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • kintoneのトリガー設定では、Webhookのイベント受信設定を任意で行い、特定のステータス変更を検知した場合のみフローを起動させることが可能です。
  • Slackへの通知設定では、メッセージを投稿するチャンネルIDや、通知するメッセージの本文を任意で指定できます。

■注意事項

  • kintone、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。

■概要

kintoneで管理している案件やタスクの進捗状況を、都度確認して関係者にMicrosoft Teamsで報告していませんか?こうした手作業での情報共有は、手間がかかるだけでなく、重要な更新の見逃しや報告漏れに繋がる可能性があります。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をトリガーに、指定したMicrosoft Teamsのチャネルへ自動で通知できるため、リアルタイムでの情報共有を実現し、チームの連携を円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方

  • kintoneで案件やプロジェクト管理を行い、進捗共有を手作業で行っている方
  • Microsoft Teamsを主要なコミュニケーションツールとして利用しているチームのリーダーの方
  • 重要なステータスの変更を迅速に把握し、対応漏れを防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • kintoneのステータス更新が自動でMicrosoft Teamsに通知されるため、手動での確認や報告作業に費やしていた時間を短縮できます。
  • 手作業による報告漏れや確認の遅延を防ぎ、重要な更新をリアルタイムで確実にチームへ共有することで、対応漏れなどのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、kintoneとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら(Webhook起動)」というアクションを設定します。
  3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、特定のチャネルにkintoneの更新情報を含むメッセージを送信するように設定します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • kintoneのトリガー設定では、フローを起動するきっかけとなるWebhookイベントを任意で設定することが可能です。
  • Microsoft Teamsにメッセージを送るアクションでは、通知を送りたいチームIDやチャネルID、またkintoneの更新内容を反映させたメッセージ本文などを任意で設定できます。

■注意事項

  • kintone、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

■概要

kintoneでの案件進捗やタスク管理において、ステータスの更新があるたびに手動で担当者へ連絡するのは手間がかかり、報告漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をきっかけに、指定したChatworkのルームへ自動でメッセージを送信できます。これにより情報共有の遅延や漏れを防ぎ、チーム全体の業務を円滑に進めることが可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方

  • kintoneの更新内容を都度Chatworkで報告する作業を効率化したい方
  • チームの案件進捗やタスク状況をリアルタイムで正確に把握したいマネージャーの方
  • kintoneとChatworkを連携させ、手作業による定型業務を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

  • kintoneのステータスが更新されると自動でChatworkに通知が飛ぶため、手作業での報告業務に費やしていた時間を短縮できます。
  • 手動での連絡による報告漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、kintoneとChatworkをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら(Webhook起動)」のアクションを設定します。
  3. 最後に、オペレーションでChatworkを選択し、「メッセージを送る」のアクションを設定して、通知内容や送信先ルームを指定します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • kintoneのトリガー設定では、どのステータスに更新された場合にフローを起動させるかなど、Webhookで受信するイベントを任意で設定できます。
  • Chatworkでメッセージを送るオペレーションでは、通知を送信するルームIDやメッセージ本文を自由にカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

  • kintone、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。

SmartHRを活用した自動化例

SmartHRで従業員が登録されたら従業員毎のフォルダを作成する

フォルダが一元管理されることで、必要な書類や情報を迅速に検索・共有できるようになります。 


■概要

新しい従業員の入社は喜ばしい一方、人事関連の手続きは煩雑になりがちではないでしょうか。
特にSmartHRへの登録後、別途Microsoft SharePointに従業員ごとのフォルダを手作業で作成していると、手間や入力漏れのリスクが伴います。
このワークフローを活用すれば、SmartHRに従業員が登録されると同時に、Microsoft SharePointに専用フォルダが自動で作成されるため、こうした入社手続きに関する業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • SmartHRとMicrosoft SharePointを使い、入社手続きを手作業で行っている人事・労務担当の方
  • 従業員情報の管理を効率化し、手作業によるミスをなくしたいと考えている情報システム部門の方
  • バックオフィス業務のDXを推進し、コア業務に集中できる体制を構築したい管理職の方

■このテンプレートを使うメリット

  • SmartHRに従業員が登録されると自動でフォルダが作成されるため、手作業でのフォルダ作成や命名作業にかかっていた時間を短縮できます。
  • 手作業によるフォルダの作成漏れや、従業員名の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、SmartHRとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「従業員が登録されたら(Webhook)」というアクションを設定します。
  3. 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定します。
    この設定で、SmartHRから取得した従業員情報を基にしたフォルダが自動で作成されます。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • SmartHRをトリガーとして設定する際、お使いの環境に合わせてサブドメインを任意で設定してください。
  • Microsoft SharePointでフォルダを作成するサイトIDやドライブIDは、Yoomが自動で取得する候補の中から選択してください。

■注意事項

  • SmartHRとMicrosoft SharePointをYoomと連携してください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

■概要

SmartHRで従業員が登録されたら、OneDriveに従業員毎のフォルダを作成するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.業務でSmartHRを利用する方

・従業員管理でSmartHRを活用している方

・各種申請の効率化でSmartHRを利用している方

2.フォルダ管理を担当している方

・従業員毎にフォルダを作成し管理している方

・Onedriveでのフォルダの作成を手動で行っている方

■このテンプレートを使うメリット

OneDriveはクラウド上でフォルダやファイルの管理ができるため、場所を問わずアクセスできるのがメリットです。
しかし、OneDriveのフォルダを従業員毎に作成・管理している場合、手動による作成作業が煩わしいと感じているかもしれません。

このテンプレートは、SmartHRで従業員が登録されたら、OneDriveに自動で従業員毎にフォルダを作成することができるため、手動による作成作業が不要になります。
OneDriveへのフォルダの作成がシームレスに行われることで、タスクの集中を妨げることが無くなり、業務効率を向上させることが可能です。

また、フォルダの作成漏れやフォルダ名の誤りといったヒューマンエラーを防止することができます。

■注意事項

・ SmartHR、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。

・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。


■概要

SmartHRで従業員が登録されたらDropboxに従業員毎のフォルダを作成するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.SmartHRで従業員管理を行う企業

・従業員の情報の一元管理に使用している方


2.Dropboxを業務に活用している方

・チームメンバーごとにフォルダを作成し資料の保管を行っている方

・業務に関連する資料の一元管理に活用している方

■このテンプレートを使うメリット

Dropboxはファイルの保管を効率的に行い、情報へのアクセス性を高めることが期待できるツールです。
従業員ごとにフォルダを作成し個々で保管を行うことで、情報の一元管理が可能となります。
しかしSmartHRに従業員が登録されるごとに個人フォルダを手動で作成するのは、時間がかかり業務進行を阻害する原因になります。

円滑な業務進行によって効率化を行いたいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを活用することで、SmartHRで従業員の登録があったらDropboxへ自動でフォルダ作成を行い、手作業の手間を省きます。
自動化によってヒューマンエラーの発生を未然に防ぐことができるため、業務進行を円滑にします。
またこれまで手作業にかかっていた時間を省くことができるため、他のコア業務への時間を確保でき、より効率的に業務を行うことができます。


■注意事項

・SmartHR、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。

SmartHRの情報で在籍証明書を発行して通知する 

在籍証明書の発行が自動化されることで、対応が複数件発生する場合でもスムーズに対応を進めることができるようになるでしょう。


■概要

従業員から在籍証明書の発行を依頼されるたびに、SmartHRで情報を確認し、手作業で書類を作成して送付する業務は手間がかかるものではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、SmartHRの従業員ページからワンクリックするだけで、Googleドキュメントで在籍証明書を自動で発行し、Google Chatへ通知することが可能になり、こうした定型業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • SmartHRを利用し、在籍証明書の発行を手作業で行っている人事労務担当者の方
  • 従業員からの書類発行依頼への対応に時間がかかり、効率化したいと考えている方
  • SmartHRとGoogle Chatを活用し、定型業務の自動化を進めたい方

■このテンプレートを使うメリット

  • SmartHRの情報を基に証明書発行から通知までが自動化されるため、手作業の時間を短縮できます。
  • 手作業での情報転記がなくなることで、氏名や入社日などの記載ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、SmartHR、Googleドキュメント、Google ChatをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでクローム拡張機能トリガー機能を選択し、SmartHRの従業員ページからフローボットを起動するよう設定します。
  3. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、SmartHRの情報を基に在籍証明書を作成します。
  4. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、指定したスペースに証明書の発行完了を通知します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Google Chatでメッセージを送信するアクションを設定する際に、通知先のスペースを任意で設定してください。
  • 通知するメッセージの本文には、SmartHRから取得した従業員の氏名などを変数として埋め込み、内容を自由にカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

  • SmartHR、Googleドキュメント、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
  • Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
  • Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
    https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336

■概要

従業員からの在籍証明書の発行依頼は、都度対応が必要なため、人事担当者の業務を圧迫していませんか。SmartHRから情報を探し、手作業で書類を作成するのは手間がかかります。このワークフローを活用すれば、SmartHRの従業員ページからワンクリックで在籍証明書を自動で発行し、Discordへ通知することが可能です。これにより、証明書発行業務に関する手間を削減し、コア業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • SmartHRを利用し、在籍証明書などの書類発行業務を効率化したい人事労務担当者の方
  • 従業員からの依頼対応に時間がかかり、本来のコア業務に集中できていない方
  • SmartHRとDiscordを日常的に利用しており、手作業での通知業務を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

  • SmartHRの情報をもとに在籍証明書を自動で発行し、Discordへ通知するため、これまで手作業で行っていた一連の業務時間を短縮できます。
  • 手作業による情報の転記ミスや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な業務遂行を実現します。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、SmartHRとDiscordをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーで、SmartHRのクローム拡張機能トリガー機能を選択し、「従業員ページから起動」するよう設定します。
  3. 次に、オペレーションで、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、SmartHRから取得した情報をもとに在籍証明書を作成します。
  4. 最後に、オペレーションで、Discordの「ファイルを送信」アクションを設定し、発行した証明書ファイルを指定のチャンネルに送信します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Googleドキュメントで書類を発行するアクションでは、テンプレートとして使用するドキュメントのファイルIDと、発行した書類の格納先となるGoogle DriveのフォルダIDをそれぞれ設定してください。
  • 発行する在籍証明書のファイル名は、固定のテキストだけでなく、SmartHRから取得した従業員名など、動的な情報を組み合わせて設定することが可能です。
  • Discordへファイルを送信するアクションでは、通知先のチャンネルIDを任意で指定できます。また、メッセージ内容にも固定テキストやSmartHRの従業員情報などを自由に組み込めます。

■注意事項

  • SmartHR、Googleドキュメント、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
  • Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。

kintoneとSmartHRを連携するメリット

メリット1: データの整合性の向上

kintoneからSmartHRへの自動データ連携により、手作業によるデータ入力ミスが削減されるはずです。
例えば、従業員の基本情報や給与関連情報にミスがあれば、給与の支払いに誤りが生じたり、後からの修正が必要になるなど、多大な負荷がかかることになります。
しかし、自動化を導入することで、こうしたヒューマンエラーの防止が期待できます。
その結果、企業のコンプライアンス体制が強化され、信頼性の高い人事管理が実現できるかもしれません。

メリット2: 管理コストの削減

アプリの連携により、人事部の業務負荷が軽減されます。
これまで手作業で行っていた社員情報の登録作業を削減し、労働時間の管理や社員のキャリアプランニングといったその他の業務に集中できる時間を増やせるかもしれません。
また、限られた人的リソースで運営している中小企業では、各社員が担当する業務の幅が広がり、一人あたりの負担が増えやすいです。
しかし、自動化を活用することで、社員データ管理のコストを削減し、管理がしやすくなると予想されます。

まとめ

kintoneとSmartHRの連携により、kintoneにレコードが登録されると自動でSmartHRに情報が追加されるようになり、転記の時間と作業負担の軽減が期待できるでしょう。
Yoomを使用することで、プログラミングの知識がなくても、簡単に複数のアプリケーションを連携して、業務プロセス全体の効率化が図れます。
自動化を活用し、より生産的な業務に集中できる時間を増やしてみませんか?

Yoomを使えば、今回ご紹介したような連携を
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
無料でYoomを試す
この記事を書いた人
n.fukuoka
n.fukuoka
ツールがどんどん増えていく今の時代、何を使えばいいのか迷ってしまうことも多いですよね。 そんな皆様の仕事が少しでも楽になるよう、わかりやすく役立つ情報をお届けしていきたいと思っています!
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