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kintoneにレコードが登録されたら、SmartHRに連携して登録情報を基に社員を登録するフローです。
kintoneは従業員名簿としても使えるため、従業員情報をまとめて管理できる、優れたツールです。
しかし、kintoneの情報をSmartHRへ手動で入力することは、作業負担が大きくなってしまいます。
Yoomを活用しkintoneとSmartHRを連携することで、社員情報の正確性が保たれ、給与計算や社会保険の手続きにおける誤りによるリスクが軽減されるかもしれません。
本記事では、具体的な連携方法と導入するメリットについて解説します。
日常業務の効率化を図りたい方は、ぜひ最後までご覧くださいね。
こんな方におすすめ
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
kintoneにレコードが登録されたら、SmartHRに連携して登録情報を基に社員を登録するフローです。
[Yoomとは]
これから、【kintoneにレコードが登録されたら、SmartHRに社員を登録する】というフローボットの作成方法をご紹介します。
kintoneとSmartHRの連携フローの作り方
ステップ1: kintoneとSmartHRのマイアプリ連携
初めてご利用される方は、初めてのYoomをぜひご確認ください。
1. Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2.新規接続をクリックします。
3.登録したいアプリを検索して登録します。赤枠からアプリ名で検索できます。
今回はkintoneとSmartHRをそれぞれ検索して、登録してください。
マイアプリに登録が完了すると、kintoneとSmartHRのアイコンがマイアプリに表示されます。必ず確認してください。
なお、kintoneマイアプリ登録には、サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットの情報が必要となります。詳しい操作は以下のリンクを参照してください。
kintoneのマイアプリ登録がうまくいかない場合はこちらを参照してください。
また、SmartHRのマイアプリ登録方法にはアクセストークンの取得が必要です。
詳しい操作は以下のリンクを参照してください。
その他、Yoomについてわからないことがあれば、Yoomヘルプセンターをご確認ください。
ステップ2: テンプレートの選択と格納場所の準備
今回は、【kintoneにレコードが登録されたら、SmartHRに社員を登録する】というフローを作成します。
このフローを活用することで、kintoneで従業員情報を登録すると、それをトリガーにしてSmartHRに自動で情報が反映されるため、入力作業の負担を軽減できます。
また、手作業に費やしていた時間を別の業務に活用することで、チーム全体が重要な作業に集中でき、生産性の向上が期待できます。
1. 以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
kintoneにレコードが登録されたら、SmartHRに連携して登録情報を基に社員を登録するフローです。
2.以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
ステップ3: kintoneでレコードが登録されたら起動するトリガーを設定
1.上からフローアイコンを順番にクリックしながら設定していきます。
各アイコンには「！」マークが付いているため、順にクリックして進めていきましょう。
まず、一番上の「レコードが登録されたら（Webhook）」をクリックします。
2. タイトルは自由に変更できます。
kintoneと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーアクションは、「レコードが登録されたら（Webhook）」を選択してください。
入力が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。
3. WebhookURLをコピーし、管理画面で設定を行ってください。
詳しい設定は以下のリンクを参考にしてください。
設定が完了したら、テストをクリックします。
エラーが出なければ、保存しましょう。
ステップ4：kintoneでレコードを取得するアクションを設定
1.フローに戻ります。次に「レコードを取得する」のアイコンをクリックします。
2.kintoneと連携するアカウント情報を入力します。
実行アクションは「レコードを取得する」を選んでください。
3.アプリIDを入力してください。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。
4.取得したいレコードの条件を設定してください。
空欄をクリックすると、先ほどkintoneで設定したアウトプットが表示されます。
設定が完了したらテストを行い、問題なければ保存してください。
ステップ5：従業員の作成をするアクションを設定
1.フローに戻ります。次に「従業員の作成」のアイコンをクリックしましょう。
2.SmartHRと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは「従業員の登録」を選択してください。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。
3.テナントIDを入力してください。
その後、任意の項目を入力します。
欄をクリックするとアウトプットが表示されます。
入力が終わったら、テストを行い、問題がなければ保存しましょう。
4.これで【kintoneにレコードが登録されたら、SmartHRに社員を登録する】というフローが完成しました。
ステップ5: テストと確認
設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。「トリガーをON」ボタンをクリックしてください。これでフローボットが起動します。
Yoomのテンプレートを使えば、複雑な設定作業をせずに、簡単に設定を終えられます。
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。
kintoneにレコードが登録されたら、SmartHRに連携して登録情報を基に社員を登録するフローです。
kintoneとSmartHRを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもkintoneとSmartHRのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
kintoneとSmartHRのその他の自動化例
kintoneで従業員情報が更新されたらSmartHRも更新することができます。
自動化フローによって、これまで手入力で起きていた入力ミスや漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎ、業務の効率化につなげます。
■概要
「kintoneで従業員情報が更新されたら、SmartHRも更新する」フローは、kintoneでの従業員データ変更をSmartHRに自動反映させる業務ワークフローです。
これにより、情報の二重入力を防ぎ、データの整合性を保ちながら効率的な人事管理が可能になります。
Yoomを活用したこの連携は手動での更新作業を減らし業務プロセスのスムーズ化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
kintoneとSmartHRを既に利用している企業の人事担当者
従業員情報の管理に手間を感じているチームリーダー
データの一元管理と自動化を推進したい経営者
情報更新時のミスや手間を減らしたいIT担当者
■注意事項
・kintone、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneを活用した自動化例
kintoneにレコードが登録されたら、社員を登録する
手入力を省くことでヒューマンエラーの回避にもつながり、共有する情報の透明性の維持に役立ちます。
kintoneにレコードが登録されたら、freee人事労務に連携して登録情報を基に社員を登録するフローです。
kintoneにレコードが登録されたら、カオナビに連携して登録情報を基に社員を登録するフローです。
承認されたらkintoneにレコードを登録する
自動化により人的リソースを削減し、他の業務にリソースを振り分けることができるようになるはずです。
kickflowで承認された情報をkintoneのデータベースに格納するフローです。
Garoonでワークフローが承認されたらkintoneにレコードを格納するフローです。
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、kintoneにレコードを登録するフローです。
kintoneのステータスが更新されたら通知する
ステータス更新と同時に通知を行うことでチーム内へタスクの状況報告を迅速に行えそうです。
kintoneのステータスが更新されたら、Slackに通知するフローです。
kintoneのステータスが更新されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。
kintoneのステータスが更新されたら、Chatworkに通知するフローです。
SmartHRを活用した自動化例
SmartHRで従業員が登録されたら従業員毎のフォルダを作成する
フォルダが一元管理されることで、必要な書類や情報を迅速に検索・共有できるようになります。
SmartHRで従業員が登録されたらMicrosoft SharePointに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
SmartHRで従業員が登録されたら、OneDriveに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
SmartHRで従業員が登録されたらDropboxに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
SmartHRの情報で在籍証明書を発行して通知する
在籍証明書の発行が自動化されることで、対応が複数件発生する場合でもスムーズに対応を進めることができるようになるでしょう。
SmartHRの情報で在籍証明書を発行しGoogle Chatに通知するフローです。
SmartHRの情報で在籍証明書を発行しDiscordに通知するフローです。
kintoneとSmartHRを連携するメリット
メリット1: データの整合性の向上
kintoneからSmartHRへの自動データ連携により、手作業によるデータ入力ミスが削減されるはずです。
例えば、従業員の基本情報や給与関連情報にミスがあれば、給与の支払いに誤りが生じたり、後からの修正が必要になるなど、多大な負荷がかかることになります。
しかし、自動化を導入することで、こうしたヒューマンエラーの防止が期待できます。
その結果、企業のコンプライアンス体制が強化され、信頼性の高い人事管理が実現できるかもしれません。
メリット2: 管理コストの削減
アプリの連携により、人事部の業務負荷が軽減されます。
これまで手作業で行っていた社員情報の登録作業を削減し、労働時間の管理や社員のキャリアプランニングといったその他の業務に集中できる時間を増やせるかもしれません。
また、限られた人的リソースで運営している中小企業では、各社員が担当する業務の幅が広がり、一人あたりの負担が増えやすいです。
しかし、自動化を活用することで、社員データ管理のコストを削減し、管理がしやすくなると予想されます。
まとめ
kintoneとSmartHRの連携により、kintoneにレコードが登録されると自動でSmartHRに情報が追加されるようになり、転記の時間と作業負担の軽減が期待できるでしょう。
Yoomを使用することで、プログラミングの知識がなくても、簡単に複数のアプリケーションを連携して、業務プロセス全体の効率化が図れます。
自動化を活用し、より生産的な業務に集中できる時間を増やしてみませんか？
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