kintoneにレコードが登録されたらSmartHRに登録する方法

[Yoomとは]

これから、【kintoneにレコードが登録されたら、SmartHRに社員を登録する】というフローボットの作成方法をご紹介します。

kintoneとSmartHRの連携フローの作り方

ステップ1: kintoneとSmartHRのマイアプリ連携

初めてご利用される方は、初めてのYoomをぜひご確認ください。

1. Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。

アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。

「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2.新規接続をクリックします。

3.登録したいアプリを検索して登録します。赤枠からアプリ名で検索できます。
今回はkintoneとSmartHRをそれぞれ検索して、登録してください。
マイアプリに登録が完了すると、kintoneとSmartHRのアイコンがマイアプリに表示されます。必ず確認してください。

なお、kintoneマイアプリ登録には、サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットの情報が必要となります。詳しい操作は以下のリンクを参照してください。

kintoneマイアプリ登録

kintoneのマイアプリ登録がうまくいかない場合はこちらを参照してください。

また、SmartHRのマイアプリ登録方法にはアクセストークンの取得が必要です。
詳しい操作は以下のリンクを参照してください。

SmartHRのマイアプリ登録方法

その他、Yoomについてわからないことがあれば、Yoomヘルプセンターをご確認ください。

ステップ2: テンプレートの選択と格納場所の準備

今回は、【kintoneにレコードが登録されたら、SmartHRに社員を登録する】というフローを作成します。
このフローを活用することで、kintoneで従業員情報を登録すると、それをトリガーにしてSmartHRに自動で情報が反映されるため、入力作業の負担を軽減できます。
また、手作業に費やしていた時間を別の業務に活用することで、チーム全体が重要な作業に集中でき、生産性の向上が期待できます。

1. 以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。

2.以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。

ステップ3: kintoneでレコードが登録されたら起動するトリガーを設定

1.上からフローアイコンを順番にクリックしながら設定していきます。
各アイコンには「！」マークが付いているため、順にクリックして進めていきましょう。
まず、一番上の「レコードが登録されたら（Webhook）」をクリックします。

2. タイトルは自由に変更できます。
kintoneと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーアクションは、「レコードが登録されたら（Webhook）」を選択してください。
入力が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。

3. WebhookURLをコピーし、管理画面で設定を行ってください。
詳しい設定は以下のリンクを参考にしてください。

kintoneでWebhook設定を行う

設定が完了したら、テストをクリックします。
エラーが出なければ、保存しましょう。

ステップ4：kintoneでレコードを取得するアクションを設定

1.フローに戻ります。次に「レコードを取得する」のアイコンをクリックします。

2.kintoneと連携するアカウント情報を入力します。
実行アクションは「レコードを取得する」を選んでください。

3.アプリIDを入力してください。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。

4.取得したいレコードの条件を設定してください。
空欄をクリックすると、先ほどkintoneで設定したアウトプットが表示されます。
設定が完了したらテストを行い、問題なければ保存してください。

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ステップ5：従業員の作成をするアクションを設定

1.フローに戻ります。次に「従業員の作成」のアイコンをクリックしましょう。

2.SmartHRと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは「従業員の登録」を選択してください。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。

3.テナントIDを入力してください。
その後、任意の項目を入力します。
欄をクリックするとアウトプットが表示されます。
入力が終わったら、テストを行い、問題がなければ保存しましょう。

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4.これで【kintoneにレコードが登録されたら、SmartHRに社員を登録する】というフローが完成しました。

ステップ5: テストと確認

設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。「トリガーをON」ボタンをクリックしてください。これでフローボットが起動します。

Yoomのテンプレートを使えば、複雑な設定作業をせずに、簡単に設定を終えられます。
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。

kintoneとSmartHRを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもkintoneとSmartHRのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

kintoneとSmartHRのその他の自動化例

kintoneで従業員情報が更新されたらSmartHRも更新することができます。
自動化フローによって、これまで手入力で起きていた入力ミスや漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎ、業務の効率化につなげます。

kintoneを活用した自動化例

kintoneにレコードが登録されたら、社員を登録する

手入力を省くことでヒューマンエラーの回避にもつながり、共有する情報の透明性の維持に役立ちます。

承認されたらkintoneにレコードを登録する

自動化により人的リソースを削減し、他の業務にリソースを振り分けることができるようになるはずです。

kintoneのステータスが更新されたら通知する

ステータス更新と同時に通知を行うことでチーム内へタスクの状況報告を迅速に行えそうです。

SmartHRを活用した自動化例

SmartHRで従業員が登録されたら従業員毎のフォルダを作成する

フォルダが一元管理されることで、必要な書類や情報を迅速に検索・共有できるようになります。

SmartHRの情報で在籍証明書を発行して通知する

在籍証明書の発行が自動化されることで、対応が複数件発生する場合でもスムーズに対応を進めることができるようになるでしょう。

kintoneとSmartHRを連携するメリット

メリット1: データの整合性の向上

kintoneからSmartHRへの自動データ連携により、手作業によるデータ入力ミスが削減されるはずです。
例えば、従業員の基本情報や給与関連情報にミスがあれば、給与の支払いに誤りが生じたり、後からの修正が必要になるなど、多大な負荷がかかることになります。
しかし、自動化を導入することで、こうしたヒューマンエラーの防止が期待できます。
その結果、企業のコンプライアンス体制が強化され、信頼性の高い人事管理が実現できるかもしれません。

メリット2: 管理コストの削減

アプリの連携により、人事部の業務負荷が軽減されます。
これまで手作業で行っていた社員情報の登録作業を削減し、労働時間の管理や社員のキャリアプランニングといったその他の業務に集中できる時間を増やせるかもしれません。
また、限られた人的リソースで運営している中小企業では、各社員が担当する業務の幅が広がり、一人あたりの負担が増えやすいです。
しかし、自動化を活用することで、社員データ管理のコストを削減し、管理がしやすくなると予想されます。

まとめ

kintoneとSmartHRの連携により、kintoneにレコードが登録されると自動でSmartHRに情報が追加されるようになり、転記の時間と作業負担の軽減が期待できるでしょう。
Yoomを使用することで、プログラミングの知識がなくても、簡単に複数のアプリケーションを連携して、業務プロセス全体の効率化が図れます。
自動化を活用し、より生産的な業務に集中できる時間を増やしてみませんか？