kintoneとSmartHRを連携してkintoneにレコードが登録されたらSmartHRに登録する方法

kintoneとSmartHRの連携フローの作り方

ステップ1: kintoneとSmartHRのマイアプリ連携

初めてご利用される方は、初めてのYoomをぜひご確認ください。

1. Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。

アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。

「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2.新規接続をクリックします。

3.登録したいアプリを検索して登録します。赤枠からアプリ名で検索できます。
今回はkintoneとSmartHRをそれぞれ検索して、登録してください。
マイアプリに登録が完了すると、kintoneとSmartHRのアイコンがマイアプリに表示されます。必ず確認してください。

なお、kintoneマイアプリ登録には、サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットの情報が必要となります。詳しい操作は以下のリンクを参照してください。

kintoneマイアプリ登録

kintoneのマイアプリ登録がうまくいかない場合はこちらを参照してください。

また、SmartHRのマイアプリ登録方法にはアクセストークンの取得が必要です。
詳しい操作は以下のリンクを参照してください。

SmartHRのマイアプリ登録方法

その他、Yoomについてわからないことがあれば、Yoomヘルプセンターをご確認ください。

ステップ2: テンプレートの選択と格納場所の準備

今回は、【kintoneにレコードが登録されたら、SmartHRに社員を登録する】というフローを作成します。
このフローを活用することで、kintoneで従業員情報を登録すると、それをトリガーにしてSmartHRに自動で情報が反映されるため、入力作業の負担を軽減できます。
また、手作業に費やしていた時間を別の業務に活用することで、チーム全体が重要な作業に集中でき、生産性の向上が期待できます。

1. 以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。

2.以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。

ステップ3: kintoneでレコードが登録されたら起動するトリガーを設定

1.上からフローアイコンを順番にクリックしながら設定していきましょう。
各アイコンには「！」マークが付いているため、順にクリックして進めます。
まず、一番上の「レコードが登録されたら（Webhook）」をクリックします。

2. タイトルは自由に変更できます。
kintoneと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーアクションは、「レコードが登録されたら（Webhook）」を選択します。
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。

3. WebhookURLをコピーし、管理画面で設定を行ってください。
詳しい設定は以下のリンクを参考にしてください。

kintoneでWebhook設定を行う

設定が完了したら、テストをクリックしてください。
エラーが出なければ、保存してください。

ステップ4：kintoneでレコードを取得するアクションを設定

1.フローに戻ります。次に「レコードを取得する」のアイコンをクリックします。

2.kintoneと連携するアカウント情報を入力します。
実行アクションは「レコードを取得する」を選びます。

3.アプリIDを入力してください。
入力が終わったら、「次へ」をクリックしてください。

4.取得したいレコードの条件を設定してください。
空欄をクリックすると、先ほどkintoneで設定したアウトプットが表示されます。
設定が完了したらテストを行い、問題なければ保存してください。

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ステップ5：従業員の作成をするアクションを設定

1.フローに戻ります。次に「従業員の作成」のアイコンをクリックします。

2.SmartHRと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは「従業員の登録」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。

3.テナントIDを入力してください。
その後、任意の項目を入力します。
欄をクリックするとアウトプットが表示されます。
入力が終わったら、テストを行い、問題がなければ保存してください。

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4.これで【kintoneにレコードが登録されたら、SmartHRに社員を登録する】というフローが完成しました。

ステップ5: テストと確認

設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。「トリガーをON」ボタンをクリックしてください。これでフローボットが起動します。

Yoomのテンプレートを使えば、複雑な設定作業をせずに、簡単に設定を終えられます。
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。

kintoneを使ったその他の自動化の例

他にもkintoneを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつかの例を紹介します。

1.SmartHRで従業員情報が更新されたらkintoneの従業員管理台帳を更新するフローです。
今回紹介したテンプレートはkintoneが更新されたらSmartHRに登録しましたが、このフローでは、SmartHRでの情報更新をトリガーにkintoneが更新されます。
データを手動で同期する手間がなくなり、管理業務をスムーズに進めることができるようになります。

2.kintoneでコメントが投稿されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
‍このフローを使用すれば、kintoneでコメントが投稿されると自動的にMicrosoft Teamsへ通知されるため、チーム全員が情報を共有しやすく、迅速な意思決定が可能です。
kintoneでの重要なコメント投稿を見逃したくない方におすすめです。

3. kintoneから1クリックで定型メールをGmailで送信するフローです
このテンプレートを使用することで、kintoneの詳細ページから1クリックでメール送信が完了します。
定型業務に費やしていた時間を短縮し、別の仕事に充てることができます。

まとめ

kintoneとSmartHRの連携により、kintoneにレコードが登録されると自動でSmartHRに情報が追加されるようになり、転記の時間と作業負担が軽減されるようになります。
Yoomを使用することで、プログラミングの知識がなくても、簡単に複数のアプリケーションを連携して、業務プロセス全体の効率化を図ることができます。
自動化を活用し、より生産的な業務に集中しましょう。