・
kintoneはノーコードで業務の効率化が実現できるツールです。
今回は、kintoneと適格請求書発行事業者公表システムの連携により、登録の有無の確認の自動化が可能になります。この記事では、kintoneを活用して登録有無を自動で確認する方法を解説し、手動での確認作業を減らし、業務効率を向上させるための手順を詳しく紹介します。
適格請求書発行事業者の登録状況を確認するプロセスは、通常は国税庁のサイトで検索する必要があり、手動では多くの時間を要します。kintoneを使ってステータスの変更に応じて自動確認を行うことで、担当者の手間が省け、他の重要な業務に集中できます。例えば、請求書の発行前にステータスが「請求準備中」へ更新された際、登録有無の確認を自動化すれば、未登録事業者への誤請求が未然に防ぐことにつながります。
インボイス制度への未対応は、税務上のリスクを引き起こす可能性があります。自動確認によって、請求先が適格請求書発行事業者かどうかを確実にチェックし、登録されていない事業者への不適切な請求を防止します。例えば、取引先のステータスを「契約完了」へ変更した際に自動で確認を行う運用にすれば、コンプライアンス違反を回避し、企業の信頼性向上にもつながります。
適格請求書発行事業者の登録確認プロセスが自動化されると、業務履歴がすべてデータベースに記録されます。これにより、内部監査や税務調査の際、適切なプロセスが行われた証跡を簡単に提示できます。例えば、「契約承認」ステータスに達した顧客に対して自動確認を行い、結果をkintone内に記録することで、後から監査証跡としての活用も期待できます。
[Yoomとは]
今回使用するテンプレートは以下の「kintoneでステータスが更新されたら適格請求書発行事業者での登録有無を自動で確認する方法」です。
■概要
kintoneで管理している取引先のステータスが更新されるたびに、適格請求書発行事業者公表システムを開いて登録番号を確認する作業は、手間がかかる上に確認漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をきっかけに、適格請求書発行事業者の登録有無を自動で確認し、その結果をkintoneのレコードに自動で反映させることができ、確認業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Yoomではテンプレートを使用することで、ノーコードで業務の自動化を設定することが可能です。
また今回のフローは大きく分けて4つのプロセスで進めていきます。
1.kintoneと適格請求書発行事業者公表システムをマイアプリ連携する
2.テンプレートをコピーする
3.kintoneのトリガー設定と適格請求書発行事業者公表システムの連携設定
4.トリガーをONにし、自動化連携を確認する
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
kintoneと適格請求書発行事業者公表システムのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズにできます。
まず、kintoneのマイアプリ登録を行いましょう。
はじめに、Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。
次に検索窓にkintoneと入力し、表示された候補から「kintone」を選択します。
この時、「kintone（ゲストスペース）」も表示されますが今回使用するのは「kintone」です。
以下の画像のような画面が表示されるので、kintoneで取得できる内容を入力していきましょう。
サービス連携方法は下記のヘルプ記事を参照ください。
連携時にエラーが表示された場合は、下記の記事をご確認ください。
入力が完了したら「追加」をクリックしましょう。
マイアプリの画面にkintoneが表示されます。
適格請求書発行事業者公表システムをマイアプリ登録しましょう。
Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。
次に検索窓に適格請求書発行事業者公表システムと入力し、表示された候補から「適格請求書発行事業者公表システム」を選択します。
適格請求書発行事業者公表システムの連携画面が表示されます。
内容に従って入力しましょう。
マイアプリに適格請求書発行事業者が表示されます。
これで今回使用するアプリをマイアプリに登録することができました。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。
■概要
kintoneで管理している取引先のステータスが更新されるたびに、適格請求書発行事業者公表システムを開いて登録番号を確認する作業は、手間がかかる上に確認漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をきっかけに、適格請求書発行事業者の登録有無を自動で確認し、その結果をkintoneのレコードに自動で反映させることができ、確認業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「ステータスが更新されたら」をクリックしましょう。
WebhookURLをコピーし、対象アプリの管理画面で設定を行ないましょう。
※kintoneの設定についてはこちらをご確認ください。
設定が完了したらテストを行い、テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
続いて「レコードを取得する」をクリックします。
データベース連携の画面が表示されるので、内容に従って入力を進めましょう。
・アプリID：アプリURL内の「/k/●●●/」部分がアプリIDとなります。
入力したら「次へ」をクリックしましょう。
次画面で「取得したいレコードの条件」を入力してください。
入力完了後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
続いて「登録番号から公表情報を取得」をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択の画面が表示されるので「次へ」をクリックしましょう。
API接続設定が表示されるので、「登録番号」の箇所にインボイス制度の登録番号を入力します。
入力完了後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
続いて、「レコードを更新する」をクリックします。
データベース連携画面が表示されるので、アプリIDをアウトプットから入力し、「次へ」をクリックしましょう。
データベース操作の詳細設定が表示されるので、内容に従って入力を進めましょう。
更新後のレコードの値を入力していきます。
この箇所もアウトプットを利用して入力することが可能です。
入力完了後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
今回使用したテンプレートはこちらです。
■概要
kintoneで管理している取引先のステータスが更新されるたびに、適格請求書発行事業者公表システムを開いて登録番号を確認する作業は、手間がかかる上に確認漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をきっかけに、適格請求書発行事業者の登録有無を自動で確認し、その結果をkintoneのレコードに自動で反映させることができ、確認業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
①Gmailで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録する
Gmailで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録するフローです。この連携により、お問い合わせから得られた重要な知見を有効活用することができるため、顧客満足度の向上が期待できます。
■概要
Gmailで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.外部との連絡手段として主にGmailを利用している企業
・Gmailを使って多くの問い合わせを受けており、その管理に手間を感じている方
2.基幹データベースとしてkintoneを活用している企業
・手動でのデータ入力を自動化することで業務効率を向上させたい方
・kintoneにお問い合わせの内容を蓄積している方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを使うメリットはいくつかあります。
まず、Gmailとkintoneを連携させることで、お問い合わせ内容を一元管理できる点が挙げられます。
これにより、問い合わせの見落としや対応漏れのリスクを減少させることができます。
また、kintoneの柔軟なデータ管理機能を活用して、問い合わせ内容をカテゴリ別やステータス別に整理することも容易です。
これにより、担当者はお問い合わせの情報を管理しやすくなります。
お問い合わせから得られた重要な知見を有効活用することができるため、顧客満足度の向上に寄与します。
■注意事項
・GmailとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
②Google ビジネス プロフィールで口コミが投稿されたらkintoneにレコードを追加する
Google ビジネス プロフィールで口コミが投稿されたらkintoneにレコードを追加するフローです。この連携により、Google ビジネス プロフィールからの確認や手動でのデータ連携を省くことができるため、口コミの分析やサービス改善の効率化が期待できます。
■概要
Google ビジネス プロフィールで口コミが投稿されたらkintoneにレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google ビジネス プロフィールを利用している方
・店舗情報の公開でGoogle ビジネス プロフィールを活用している方
・顧客からのフィードバックの収集に役立てている方
2.kintoneで口コミ情報を管理している方
・口コミを収集し分析や改善に役立てている方
・kintoneへの口コミ情報の登録を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google ビジネス プロフィールを利用することで、Google検索や地理情報の表示をすることができるため、アクセスアップに寄与します。
ユーザーからの口コミ情報が投稿できる機能もあり、効果的に活用することでサービス改善や顧客ニーズの把握もできます。
しかし、口コミ情報の収集や管理を手動で行うのは時間がかかり非効率的です。
このテンプレートは、Google ビジネス プロフィールで口コミが投稿されるとkintoneのレコードに追加することができます。
毎回のGoogle ビジネス プロフィールからの確認や手動でのデータ連携を省くことができるため、口コミの分析やサービス改善をスピーディーに進める事が可能です。
■注意事項
・ Google ビジネス プロフィール、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
③kintoneから1クリックで請求書を発行しメールで送付する
kintoneから1クリックで請求書を発行しメールで送付するフローです。このフローを使用することで、kintoneから1クリックで請求書を発行しメール送付するフローを導入すれば、これらの請求業務を自動化して大幅な時間短縮に繋がります。
■概要
kintoneから1クリックで請求書を発行しメールで送付するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、kintone上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneをデータの蓄積に活用している方
・レコードに企業情報やタスク情報を追加し管理している方
・サブテーブルを使用して情報登録している方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneは顧客管理や案件管理など、様々な業務で活用されていますが、請求書発行業務もその一つです。kintoneで管理している顧客情報や案件情報から請求書を作成し、手作業で発行・送付するのは、時間と手間がかかり、ミスが発生しやすい作業です。
kintoneから1クリックで請求書を発行しメール送付するフローを導入すれば、これらの請求業務を自動化して大幅な時間短縮に繋がります。
また請求書の発行ミスや送付漏れを防ぐことで顧客満足度向上を図ることもできます。
■注意事項
・kintone、Googel スプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
kintoneと適格請求書発行事業者の連携により、請求プロセスの自動化が実現します。手動作業の削減、請求ミスの防止、監査対応力の向上といったメリットを享受でき、業務効率が大幅に向上します。
Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。
ぜひYoomの自動化を利用し、業務の効率化を実感してみてくださいね！
