kintoneとZoomを連携して、kintoneにレコードの登録があったら、自動でZoomでミーティングを作成しメールを送る方法

ステップ1：kintoneとZoomをマイアプリ連携

まず、kintoneとZoomをマイアプリに連携します。
Yoomにログインしたら、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」からkintoneを検索してください。

kintoneのマイアプリ登録方法を参考にしながら、「サブドメイン」、「クライアントID」、「クライアントシークレット」を入力してください。
各項目の入力後、「追加」をクリックすると、kintoneの連携が完了します。
詳しくは、kintoneのマイアプリ連携についてのページをご確認ください。
続いて、「+新規接続」からZoomを検索し、Zoom（OAuth）をクリックしてください。

次の画面で、Zoomから取得した「Client ID」と「Client Secret」を入力します。
「Client ID」と「Client secret」の取得方法はZoom（OAuth）のマイアプリ登録方法をご覧ください。
入力ができたら「追加」をクリックしましょう。

Zoomのアクセス認証ページで「Allow」をクリックすると、Zoomのアプリ連携が完了します。

次に、テンプレートを利用して設定を進めていきましょう。
Yoomにログインし、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。

「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックしてください。

ステップ2：kintoneにレコードが追加されたことを確認する

次に、kintoneにレコードが追加されたことを確認する設定を行います。
「レコードを登録」をクリックしてください。

次のページで「kintoneと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは編集可能ですが、トリガーアクションは変更せず「次へ」をクリックしてください。

API接続の設定を行います。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なるため、ご注意ください。
「サブドメイン名」と「アプリID」は、注釈を参照し、kintoneのレコードを登録するページのURLから引用してください。

今回は、画像のようなレコードを登録しました。
テスト用のレコードを登録し、「テスト」をクリックしてください。

アウトプットに表示された情報を確認し、「保存する」をクリックしてください。
※JSON PATHを使用すると、他の値を取得することができます。詳しくはこちらをご確認ください。

ステップ3：Zoomでミーティングを作成する

次に、Zoomでミーティングを作成する設定を行います。
「ミーティングを作成」をクリックしてください。

タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックしてください。

Zoomの会議作成に必要な情報を設定します。
「メールアドレス」には、Zoomで使用するアカウントのメールアドレスを入力してください。
「トピック」には、任意のテキストを入力してください。
「日付」は、入力欄をクリックし表示された候補から、「希望日」を選択してください。
「開始時刻」と「会議時間」は、入力欄をクリックし、表示された候補から該当項目を選択してください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしてください。

アウトプットに表示された情報を確認し、「保存する」をクリックしてください。

ステップ4：招待メールを送信する

招待メールを送信する設定を行います。
「メールを送る」をクリックしてください。

メール内容を設定します。
「To」は、入力欄をクリックし、kintoneから取得した「メールアドレス」を選択してください。
「件名」は、Zoomの「トピック」を選択してください。デフォルトでは「{{トピック}}について」となっています。
「本文」は、任意で編集できます。デフォルトではkintoneから取得した「名前」と「希望日」、Zoomから取得した「招待リンク」が入力されています。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。

メールの送信内容を確認し、「テスト」をクリックしてください。
メールが正しく送信されたことを確認し、「保存する」をクリックしてください。

最後に「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了です。
これで、kintoneにレコードの登録があったら、Zoomでミーティングを作成し、招待メールが自動送信されます。

kintoneとZoomを使ったその他の自動化例

他にもkintoneとZoomを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します！

1. Zoomミーティングが終了したら会議内容を文字起こし・要約してkintoneに格納する

Zoomミーティングの終了後、自動で会議内容が文字起こしされ、その要約がkintoneに格納されます。これにより、会議の内容を手動で記録する手間が省け、関係者が簡単に把握できるようサポートされます。

2. メールを受信したらサイボウズでレコードを作成し、Zoomと連携しミーティングを作成する

受信したメールの内容に基づき、サイボウズで自動的にレコードが作成され、Zoomでミーティングが設定されます。これにより会議のスケジュール調整やレコード作成の手作業が不要になり、業務の効率化がサポートされます。

3. kintoneのステータスが更新されたらZoomの会議URLを発行し、メールで送付

kintoneでステータスが更新されると自動でZoomの会議URLが発行され、関係者にメールで送信されます。これにより、会議設定やURL共有の手作業が減り、スムーズに会議を進行できるようになるでしょう。

kintoneとZoomの連携メリットと具体例

メリット1：会議設定の手間削減と業務効率化

kintoneにレコードが登録されたタイミングでZoomのミーティングを自動作成し、関係者にメールで通知する仕組みを導入することで、会議設定に関する手作業の削減が期待できます。
従来、担当者がZoomのミーティングを作成した後、会議URLを取得し必要な参加者へメールで共有するといった一連の作業が必要でしたが、このプロセスを自動化することで、手動での会議設定にかかる時間と労力を抑えることができるでしょう。
また、複数のミーティングを設定する際も一貫したフォーマットで会議が作成されるため、誤った設定や情報漏れの防止にもつながると予想されます。
特に、頻繁にミーティングを開催する企業では、会議設定の負担が軽減されることで他の業務に集中しやすくなるかもしれません。

メリット2：ダブルブッキングの回避とスケジュール管理の効率化

kintoneに登録された情報を基にZoomのミーティングが自動作成されることで、会議の重複登録やスケジュールの調整漏れの防止がサポートされます。
手動で会議を設定する場合、異なる担当者が同じ時間帯に複数のミーティングを設定してしまい、参加者の予定が重複するケースがあります。
しかし、この仕組みを導入することで事前に予定が可視化されるため、関係者のスケジュールを適切に調整しやすくなるでしょう。
また、自動的に招待メールが送信されるため参加者が誤って別の会議に参加してしまうといった混乱を防ぐことにもつながります。
特に、複数の部署やチームが関与するプロジェクトでは、会議スケジュールの管理がよりスムーズに進むと考えられます。

メリット3：リモートワーク環境での業務効率向上

リモートワーク環境では対面でのやり取りができないため、オンライン会議をスムーズに設定し、関係者全員が適切な情報を得られる仕組みが求められます。
kintoneでレコードが登録された際に自動でZoomのミーティングが作成され、関係者にメールが送られることで、リモートワーク環境における業務効率の向上がサポートされます。
この仕組みにより担当者が遠隔地にいてもスムーズに会議を設定でき、情報共有の遅れを防ぐことができるでしょう。
また、このアプリ連携を活用することで手軽に会議設定を行うことができるため、遠隔地のメンバーや異なる拠点間での連携が取りやすくなり、円滑なコミュニケーションが促進されるでしょう。
特に、フルリモートやハイブリッドワークを採用している企業では、この仕組みで業務の進捗状況を把握しやすくなり、結果として業務プロセスの最適化が期待できます。

まとめ

本記事では、kintoneとZoomを連携し、kintoneにレコードが登録された際に自動でZoomミーティングを作成し、招待メール送信する方法をご紹介しました。
この自動化により、会議設定の手間を削減し、スケジュール管理の効率化、リモートワーク環境での業務効率向上が期待できます。
従来は手動で作成する必要があったZoomのミーティングや招待メールも、このアプリ連携によって省くことができるため、より優先的なタスクに集中しやすい環境整備がサポートされるでしょう。
Yoomのアプリ連携はプログラミング不要で、簡単に導入できます。この機会に、ぜひ業務効率化を体験してください。