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「LINE公式アカウントで受け取った依頼をもとに、クラウドサインで契約書を作成している」
「顧客情報をLINE公式アカウントからクラウドサインへ毎回手作業でコピー＆ペーストするのが面倒...」
このように、日常的にLINE公式アカウントとクラウドサインを利用する中で、二つのツール間の情報連携に手間や非効率を感じていませんか？
特に、契約関連の業務は正確性とスピードが求められるため、手作業による入力ミスや対応の遅れは避けたいところです。
もし、<span class="mark-yellow">LINE公式アカウントに投稿されたメッセージをきっかけに、クラウドサインの書類を自動で作成する仕組み</span>があれば、こうした定型業務から解放され、入力ミスを心配することなく、より付加価値の高い業務に集中できる時間を創出できます。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
これまで自動化を諦めていた方でも、すぐに日々の業務を効率化させることが可能です！
※この記事でLINEと表記されるアプリは「LINE公式アカウント」です。
Yoomには<span class="mark-yellow">LINE公式アカウントとクラウドサインを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
LINE公式アカウントとクラウドサインのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた情報入力を自動化し、業務のスピードと正確性を格段に向上させることが可能になります。
例えば、LINE公式アカウントで受け付けた依頼情報を基に、クラウドサインの契約書類を自動で作成するといった連携が実現できます。
ここでは、具体的な自動化の例を複数ご紹介します。
アカウント登録後、「試してみる」ボタンをクリックするだけで、すぐに自動化を体験できます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
LINE公式アカウントの特定のグループやトークルームに契約依頼のメッセージが投稿された際に、その内容を自動で取得し、クラウドサイン上で契約書類を作成する連携です。
この自動化により、<span class="mark-yellow">手動での書類作成プロセスを完全に省略し、契約準備にかかる時間の大幅な短縮と転記ミスの低減を実現</span>します。
LINE公式アカウントに投稿されたメッセージの中でも、「新規契約」や「更新依頼」といった特定のキーワードが含まれるメッセージにのみ反応し、クラウドサインの書類を自動作成する、より高度な連携です。
<span class="mark-yellow">不要な書類作成を防ぎ、対応すべき依頼だけを的確に処理できるため、業務の精度と効率がさらに向上</span>します。
それでは、さっそく実際にLINE公式アカウントとクラウドサインを連携したフローを作成してみましょう！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
では、さっそくLINE公式アカウントからマイアプリ登録していきましょう！
入力欄にLINE公式アカウントと入力するとLINE公式アカウントのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックしましょう。
1.以下の画面が表示されます。
アカウント名は任意のものを入力してください。
2.アクセストークンについては、こちらからLINE Developersコンソールでチャネルを作成後、こちらからLINE Developersにログインし、連携したいチャネルを選択します。
選択後、Messaging API設定をクリックします。
3.下にスクロールしていくと、チャネルアクセストークンが表示されます。
コピーして、アクセストークンの箇所に貼り付けましょう。
これで、LINE公式アカウントのマイアプリ登録は完了です。
詳しい設定方法については以下のリンク先を参照してください。
LINE公式アカウントのマイアプリ追加方法
クラウドサインも同じように検索します。
1.以下のような画面が表示されます。
アカウント名は任意のものを入力しましょう。
2.クライアントIDは、まずこちらからログインします。
右上のアイコンから、管理画面に移動しましょう。
3.左側から、クライアントIDをクリックしましょう。
4.ここからクライアントIDを発行できます。
詳しい設定方法については以下のリンク先を参照してください。
クラウドサインのマイアプリ登録方法
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にLINE公式アカウントとクラウドサインのアイコンが表示されているか確認してください。
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます
まず、一番上の「ユーザーからメッセージを受けとったら」のアイコンをクリックします。
LINE公式アカウントと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
トリガーには「ユーザーからメッセージを受けとったら」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。
以下のような画面が表示されます。
WebhookURLをコピーし、管理画面で設定を行ってください。
LINE公式アカウントのWebhookの設定については、こちらの記事を参考にしてみてくださいね。
設定が終わったら、LINE公式アカウントの画面で試しにメッセージを投稿してみましょう。
今回は、テストとして以下のようなメッセージを投稿しています。
終わったらYoomに戻り、「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると以下のような「テスト成功」の画像が表示され、LINE公式アカウントから取得した情報をアウトプットとして引用できるようになります。
アウトプットについて、詳しくは以下のリンク先を参照してください。
アウトプットについて
テストが成功したら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！
次に、「テキストからデータを抽出する」のアイコンをクリックします。
タイトルとアクションを設定します。
デフォルトのアクションでは、2タスクが使われます。
タスク実行数について詳しくはこちらを参考にしてみてください。
詳しい設定方法については以下のリンク先を参考にしてみてくださいね。
「テキストからデータを抽出する」の設定方法
各項目を設定していきましょう。
※必須と記載の項目は忘れず入力するようにしてくださいね。
その他の項目は任意ですが、必要なら注釈を見ながら入力してみてください。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ保存しましょう。
最後に、「書類の作成」のアイコンをクリックします。
クラウドサインと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
アクションには「書類の作成」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。
各項目を設定していきます。
必須と書かれている項目は忘れず入力するようにしましょう。
入力欄をクリックすると、テキストから抽出した内容を引用できます。
なお、手入力をしてしまうと、同じデータが重複してクラウドサインに登録されてしまうため、あらかじめ取得した値を引用するようにしましょう。
設定が終わったらテストをし、問題がなければ保存しましょう。
テスト後はクラウドサインの画面でも登録されているかチェックしておくと確実です。
おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上が、LINE公式アカウントでメッセージが投稿されたら、クラウドサインで書類を作成する方法でした！
今回はLINE公式アカウントからクラウドサインへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にクラウドサインでのアクションをきっかけにLINE公式アカウントへ通知を送りたい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
契約進捗の共有などを自動化できます。
クラウドサインで送信した契約書がサインされると、LINE公式アカウントに自動的に通知を飛ばしてくれる連携フローです。
これにより、<span class="mark-yellow">契約締結の状況を関係者が迅速に把握でき、確認漏れや次のアクションへの遅延を防ぐ</span>ので、社内連携が一気にスピードアップします。
クラウドサインで締結が完了した書類の中でも、例えば「特定の取引先」や「一定金額以上」といった条件に合致するものだけを抽出し、LINE公式アカウントに自動通知します。
<span class="mark-yellow">重要な契約の締結完了報告だけを関係者に通知することで、情報の見落としを防ぎつつ、通知の氾濫を避ける</span>ことが可能になり、契約管理の効率化とスピーディーな意思決定をサポートします！
今回ご紹介したフロー以外にもLINE公式アカウントやクラウドサインのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
データベースツールで管理している情報を引用してメッセージを自動送付したり、受け取ったメッセージから情報を自動反映することも可能です。
さらに、支払いリンクを自動生成して関係者へ通知できるため、一つ一つのプロセスの迅速化が見込めます。
指定した条件でメールを受け取った後に書類を自動作成したり、データベースの情報をもとに契約書を自動作成・送信することも可能です。
また、契約締結を検知して関係者に素早く通知することも可能です。
LINE公式アカウントとクラウドサインの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で進めていた「LINE公式アカウントの内容をもとに書類を作って、進捗を確認して、社内で共有して…」という一連の流れが、グッとラクになります。</span>
担当者が毎回こなしていたルーチン作業から解放されることで、契約内容の見直しやお客様とのやりとりなどのもっと集中すべき業務にしっかり時間を使えるようになるはずです。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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