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■概要
「LINEでメッセージが投稿されたら、クラウドサインで書類を作成する」業務ワークフローは、LINEで受信した契約依頼を自動でクラウドサインに反映します。
一度のメッセージ投稿で契約書作成から送付までをまとめて実行し、手作業の負担を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
※この記事でLINEと表記されるアプリは「LINE公式アカウント」です。
「LINE公式アカウントで受け取った依頼をもとに、クラウドサインで契約書を作成している」
「顧客情報をLINE公式アカウントからクラウドサインへ毎回手作業でコピー＆ペーストするのが面倒...」
このように、日常的にLINE公式アカウントとクラウドサインを利用する中で、二つのツール間の情報連携に手間や非効率を感じていませんか？
特に、契約関連の業務は正確性とスピードが求められるため、手作業による入力ミスや対応の遅れは避けたいところです。
もし、LINE公式アカウントに投稿されたメッセージをきっかけに、クラウドサインの書類を自動で作成する仕組みがあれば、こうした定型業務から解放され、入力ミスを心配することなく、より付加価値の高い業務に集中できる時間を創出できます。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
これまで自動化を諦めていた方でも、すぐに日々の業務を効率化させることが可能です！
YoomにはLINE公式アカウントとクラウドサインを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
「LINEでメッセージが投稿されたら、クラウドサインで書類を作成する」業務ワークフローは、LINEで受信した契約依頼を自動でクラウドサインに反映します。
一度のメッセージ投稿で契約書作成から送付までをまとめて実行し、手作業の負担を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
LINE公式アカウントとクラウドサインのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた情報入力を自動化し、業務のスピードと正確性を格段に向上させることが可能になります。
例えば、LINE公式アカウントで受け付けた依頼情報を基に、クラウドサインの契約書類を自動で作成するといった連携が実現できます。
ここでは、具体的な自動化の例を複数ご紹介します。
アカウント登録後、「試してみる」ボタンをクリックするだけで、すぐに自動化を体験できます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
LINE公式アカウントの特定のグループやトークルームに契約依頼のメッセージが投稿された際に、その内容を自動で取得し、クラウドサイン上で契約書類を作成する連携です。
この自動化により、手動での書類作成プロセスを完全に省略し、契約準備にかかる時間の大幅な短縮と転記ミスの低減を実現します。
■概要
「LINEでメッセージが投稿されたら、クラウドサインで書類を作成する」業務ワークフローは、LINEで受信した契約依頼を自動でクラウドサインに反映します。
一度のメッセージ投稿で契約書作成から送付までをまとめて実行し、手作業の負担を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
LINE公式アカウントに投稿されたメッセージの中でも、「新規契約」や「更新依頼」といった特定のキーワードが含まれるメッセージにのみ反応し、クラウドサインの書類を自動作成する、より高度な連携です。
不要な書類作成を防ぎ、対応すべき依頼だけを的確に処理できるため、業務の精度と効率がさらに向上します。
■概要
「LINEで特定条件のメッセージが投稿されたら、クラウドサインで書類を作成する」業務ワークフローは、LINEで特定条件のメッセージが投稿された際に、クラウドサインで書類を作成するため、契約書作成の手間を減らすワークフローです。トークの指定ワードをトリガーに書類が自動発行され、誰でも手早く契約フローを進められます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
それでは、さっそく実際にLINE公式アカウントとクラウドサインを連携したフローを作成してみましょう！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
「LINEでメッセージが投稿されたら、クラウドサインで書類を作成する」業務ワークフローは、LINEで受信した契約依頼を自動でクラウドサインに反映します。
一度のメッセージ投稿で契約書作成から送付までをまとめて実行し、手作業の負担を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
では、さっそくLINE公式アカウントからマイアプリ登録していきましょう！
入力欄にLINE公式アカウントと入力するとLINE公式アカウントのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックしましょう。
1.以下の画面が表示されます。
アカウント名は任意のものを入力してください。
2.アクセストークンについては、こちらからLINE Developersコンソールでチャネルを作成後、こちらからLINE Developersにログインし、連携したいチャネルを選択します。
選択後、Messaging API設定をクリックします。
3.下にスクロールしていくと、チャネルアクセストークンが表示されます。
コピーして、アクセストークンの箇所に貼り付けましょう。
これで、LINE公式アカウントのマイアプリ登録は完了です。
詳しい設定方法については以下のリンク先を参照してください。
LINE公式アカウントのマイアプリ追加方法
クラウドサインも同じように検索します。
1.以下のような画面が表示されます。
アカウント名は任意のものを入力しましょう。
2.クライアントIDは、まずこちらからログインします。
右上のアイコンから、管理画面に移動しましょう。
3.左側から、クライアントIDをクリックしましょう。
4.ここからクライアントIDを発行できます。
詳しい設定方法については以下のリンク先を参照してください。
クラウドサインのマイアプリ登録方法
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にLINE公式アカウントとクラウドサインのアイコンが表示されているか確認してください。
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
■概要
「LINEでメッセージが投稿されたら、クラウドサインで書類を作成する」業務ワークフローは、LINEで受信した契約依頼を自動でクラウドサインに反映します。
一度のメッセージ投稿で契約書作成から送付までをまとめて実行し、手作業の負担を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます
まず、一番上の「ユーザーからメッセージを受けとったら」のアイコンをクリックします。
LINE公式アカウントと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
トリガーには「ユーザーからメッセージを受けとったら」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。
以下のような画面が表示されます。
WebhookURLをコピーし、管理画面で設定を行ってください。
LINE公式アカウントのWebhookの設定については、こちらの記事を参考にしてみてくださいね。
設定が終わったら、LINE公式アカウントの画面で試しにメッセージを投稿してみましょう。
今回は、テストとして以下のようなメッセージを投稿しています。
終わったらYoomに戻り、「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると以下のような「テスト成功」の画像が表示され、LINE公式アカウントから取得した情報をアウトプットとして引用できるようになります。
アウトプットについて、詳しくは以下のリンク先を参照してください。
アウトプットについて
テストが成功したら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！
次に、「テキストからデータを抽出する」のアイコンをクリックします。
タイトルとアクションを設定します。
デフォルトのアクションでは、2タスクが使われます。
タスク実行数について詳しくはこちらを参考にしてみてください。
詳しい設定方法については以下のリンク先を参考にしてみてくださいね。
「テキストからデータを抽出する」の設定方法
各項目を設定していきましょう。
※必須と記載の項目は忘れず入力するようにしてくださいね。
その他の項目は任意ですが、必要なら注釈を見ながら入力してみてください。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ保存しましょう。
最後に、「書類の作成」のアイコンをクリックします。
クラウドサインと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
アクションには「書類の作成」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。
各項目を設定していきます。
必須と書かれている項目は忘れず入力するようにしましょう。
入力欄をクリックすると、テキストから抽出した内容を引用できます。
なお、手入力をしてしまうと、同じデータが重複してクラウドサインに登録されてしまうため、あらかじめ取得した値を引用するようにしましょう。
設定が終わったらテストをし、問題がなければ保存しましょう。
テスト後はクラウドサインの画面でも登録されているかチェックしておくと確実です。
おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上が、LINE公式アカウントでメッセージが投稿されたら、クラウドサインで書類を作成する方法でした！
今回はLINE公式アカウントからクラウドサインへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にクラウドサインでのアクションをきっかけにLINE公式アカウントへ通知を送りたい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
契約進捗の共有などを自動化できます。
クラウドサインで送信した契約書がサインされると、LINE公式アカウントに自動的に通知を飛ばしてくれる連携フローです。
これにより、契約締結の状況を関係者が迅速に把握でき、確認漏れや次のアクションへの遅延を防ぐので、社内連携が一気にスピードアップします。
■概要
クラウドサインでの書類締結後、関係者への通知を手作業で行っていませんか？この作業は、迅速な情報共有に不可欠ですが、手間がかかり、時には連絡漏れが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、クラウドサインで書類の締結が完了したタイミングで、自動的にLINE公式アカウントへ通知を送信でき、このような課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
クラウドサインで締結が完了した書類の中でも、例えば「特定の取引先」や「一定金額以上」といった条件に合致するものだけを抽出し、LINE公式アカウントに自動通知します。
重要な契約の締結完了報告だけを関係者に通知することで、情報の見落としを防ぎつつ、通知の氾濫を避けることが可能になり、契約管理の効率化とスピーディーな意思決定をサポートします！
■概要
クラウドサインで重要な書類の締結が完了したにも関わらず、その後の社内共有や関係者への通知が遅れてしまうことはありませんか。手作業での確認や連絡は手間がかかる上に、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、クラウドサインで特定条件の書類の締結が完了したタイミングで、自動的にLINE公式アカウントへ通知を送信し、これらの課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
今回ご紹介したフロー以外にもLINE公式アカウントやクラウドサインのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
データベースツールで管理している情報を引用してメッセージを自動送付したり、受け取ったメッセージから情報を自動反映することも可能です。
さらに、支払いリンクを自動生成して関係者へ通知できるため、一つ一つのプロセスの迅速化が見込めます。
■概要
海外拠点や外国籍のメンバーとGoogle Chatでやり取りする際、メッセージを都度翻訳してLINEなどで共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。手作業での翻訳や転記は時間がかかるだけでなく、コミュニケーションにタイムラグが生じたり、誤訳や転記ミスが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google Chatへの投稿をトリガーに内容を自動で翻訳してLINEに通知できるため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Notionの情報をもとにLINE公式アカウントでメッセージを送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ間の連携が可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Notionを業務に利用している方
・Notionでリードや顧客の情報を管理している方
・リードや顧客へのフォローアップを速やかに行いたい方
2. LINE公式アカウントを業務に利用している方
・イベントやキャンペーンの告知をLINEで行う機会の多い方
・手動での配信管理に手間を取られている方
■このテンプレートを使うメリット
このフローにより、Notionのデータベース上からLINE公式アカウントのメッセージを自動送信できます。
手動でのデータ転記やメッセージ送信が不要となるため、作業負担の軽減やフォローアップの迅速化、人的ミスの防止につながります。
■注意事項
・LINE公式アカウント、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
・LINE公式アカウントでユーザーが友だち追加したらNotionに追加するフローのテンプレートはこちらです。
■概要
LINEからの問い合わせは重要な顧客接点ですが、一件ずつ内容を確認し、HubSpotへ手作業で情報を登録するのは手間がかかる作業です。また、対応の遅れや入力ミスは機会損失に繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、LINEに問い合わせが来るとAIが内容を解析し、HubSpotへ自動でコンタクトを登録するため、こうした課題を解消し、円滑で正確な顧客情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
SalesforceからStripeの支払い用リンクを作成してLINE公式アカウントで送付するフローです。
Yoomを利用することで、プログラミングの知識がなくてもアプリ同士を簡単に連携できます。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、HubSpot上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceで商品情報や注文情報の管理を行っている企業
・Salesforceと別ツールを連携して、定型的な作業を自動化したい方
2.Stripeを利用して決済を行っている企業
・Stripeを利用しているが、手動での支払い用リンクの発行を手間に感じている方
3.LINE公式アカウントで顧客とコミュニケーションを取っている企業
・顧客に手軽に支払いリンクを提供し、迅速な支払いを促進したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
SalesforceとStripe、さらにLINE公式アカウントを連携させることで、支払いリンクの生成と送付が一貫して行えるというメリットがあります。
これにより、支払いプロセスが効率化され、時間短縮が実現します。迅速な対応で顧客満足度が向上し、支払い完了までのリードタイムが短縮されるでしょう。
また、LINE公式アカウントでの通知により、お客様とのコミュニケーションもスムーズになり、未払いや支払い忘れを防ぐ効果も期待できます。
■注意事項
・Salesforce、Stripe、LINE公式アカウントのそれぞれとYoomを連携してください。
・StripeとSalesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
■概要
LINE公式アカウントでの顧客対応は重要ですが、受け取ったメッセージを一件ずつ確認し、Trelloに手入力でタスクとして追加するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、LINE公式アカウントでメッセージを受信するだけで、Trelloに自動でカードが作成されるため、こうした転記作業を自動化し、対応漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
指定した条件でメールを受け取った後に書類を自動作成したり、データベースの情報をもとに契約書を自動作成・送信することも可能です。
また、契約締結を検知して関係者に素早く通知することも可能です。
■概要
Gmailで特定の条件を満たすメールを受信した後、クラウドサインで関連書類を作成する際、手作業による情報転記や確認に手間を感じていませんか？また、急ぎの案件で対応が遅れたり、入力ミスが発生したりする懸念もあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーに、クラウドサインでの書類作成プロセスを自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Notionからクラウドサインで契約書を送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインを業務に活用している企業
・企業間の契約書類を作成している方
・雇用契約や業務委託契約の書類を作成する方
2Notionで情報の一元管理をしている企業
・企業情報や個人情報を登録している方
■このテンプレートを使うメリット
クラウドサインは帳票を一元管理し、業務効率を上げるために活用できるツールです。
Notionに登録されている情報を基に契約書を作成することで、チーム内に共有する情報に一貫性を持たせることができます。
しかしNotionの登録情報を都度手入力してクラウドサインで契約書を作成するのは、情報の透明性を低下させる可能性があります。
このフローを使用すると、Notionの詳細ページからフローを起動することで契約書の作成・送付を自動化し、手作業を大幅に削減します。
契約書の作成はNotionに登録されている情報を引用するため、手入力による入力ミスや漏れを防ぐことができます。
■注意事項
・クラウドサイン、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
■概要
クラウドサインで契約書類の締結が完了したら、その情報をGoogleスプレッドシートに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインで帳票作成等行う企業の方
・顧客企業との書類を作成管理している総務部の担当者
・業務委託締結の書類を管理している人事部門の方
2.Googleスプレッドシートで情報を管理している方
・チーム内で情報共有のために使用している方
・複数名で同時に同じシートの編集をしたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
クラウドサインを使用することで書類の締結はスムーズになりますが、チーム内への締結書類情報の共有を行うとなるとそれは手間のかかる作業の一つです。
情報を細かく共有しようとすればするほど、入力箇所が増えて手間がかかります。
チームや社内への情報共有を容易にし、その他のコア業務に時間を充てたいと考える人にこのフローは適しています。
このフローボットを利用することで、クラウドサインの締結を合図に自動でGoogleスプレッドーシートに情報を入力することが可能となります。
■注意事項
・クラウドサイン、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
◼️概要
クラウドサインで書類の締結が完了したら、指定のHubSpotの取引ステージを自動的に更新します。
更新される取引ステージは、任意の値に変更することが可能です。
◼️設定方法
1.HubSpot、クラウドサインそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.クラウドサインの「書類の締結が完了したら」というトリガーで連携アカウント情報を設定してください。
3.「書類のタイトルからHubspotの取引IDを抽出」というオペレーションで、取引IDを取得します。
4.そのため、クラウドサインで書類を送る際に事前にHubspotの取引IDを書類名などに含んでおく必要がありますのでご注意ください。
5.HubSpotの「取引ステージを更新」というオペレーションで、クラウドサインから取得した情報をもとに対象の取引を検索し、ステージを更新します。
6.必要に応じて、取引に関連するその他の情報を更新することもできます。
7.設定が完了したら最後にトリガーをONに変更してください。
◼️注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・HubSpotの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
・クラウドサインの書類情報からHubspotの取引IDなどを抽出する必要があるため、クラウドサインでの書類送付時にこれらの情報を含んでください。
■概要
クラウドサインで書類の締結が完了したら、指定のSlackチャンネルに通知します。
通知先のSlackチャンネルは任意のチャンネルを指定することが可能です。
■設定方法
・クラウドサインとSlackをそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
・クラウドサインの「書類の締結が完了したら」というトリガーで、連携するアカウント情報を設定してください。
・「Slackに通知」というオペレーションで、連携アカウントや、通知先のチャンネル、メッセージ内容の設定を行ってください。
・署名が完了した書類がある場合は、フローボットが起動してSlackに通知します。
■注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・Slackの投稿先のチャンネルIDを任意の値に置き換えてご利用ください。
LINE公式アカウントとクラウドサインの連携を自動化することで、これまで手作業で進めていた「LINE公式アカウントの内容をもとに書類を作って、進捗を確認して、社内で共有して…」という一連の流れが、グッとラクになります。
担当者が毎回こなしていたルーチン作業から解放されることで、契約内容の見直しやお客様とのやりとりなどのもっと集中すべき業務にしっかり時間を使えるようになるはずです。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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