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取引先ごとにOneDriveへフォルダを手動作成している場合、自動化できたら便利ですよね。
そこでLINE WORKSとOneDriveを連携することで、メッセージ内容をもとに自動でフォルダを作成することができます。
本記事では、その具体的な連携方法を解説します。
※AIによる効率的な情報抽出のため、事前に指定フォーマットで投稿するよう周知してください。
それではここからノーコードツールYoomを使って、LINE WORKSでメッセージが投稿されたら、メッセージ内容をもとにOneDriveにフォルダを作成する方法をご説明します。
[Yoomとは]
LINE WORKSのAPIを利用して投稿されたメッセージを受け取り、
Yoomが提供するAIオペレーションを活用してそこから取引先名を抽出します。
そしてOneDriveの提供するAPIを用いて、抽出結果を利用しフォルダ作成をすることで実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!
Yoomを利用していない方は、こちらから会員登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要
LINE WORKSで案件やプロジェクトに関する連絡を受けた後、関連資料を保管するために都度OneDriveにフォルダを手作業で作成する業務は手間がかかるだけでなく、作成漏れや命名ミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、LINE WORKSの特定のメッセージ投稿をきっかけに、メッセージ内容に基づいたフォルダをOneDriveに自動で作成できるため、こうした課題を解消し、スムーズな情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のLINE WORKSとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
LINE WORKSと検索します。
こちらを参考に、必須項目を設定してください。
続いてOneDriveと連携します。
サインイン画面が出たら、メールアドレス・パスワードを入力します。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
LINE WORKSとOneDriveがマイアプリに連携されていればOKです。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
■概要
LINE WORKSで案件やプロジェクトに関する連絡を受けた後、関連資料を保管するために都度OneDriveにフォルダを手作業で作成する業務は手間がかかるだけでなく、作成漏れや命名ミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、LINE WORKSの特定のメッセージ投稿をきっかけに、メッセージ内容に基づいたフォルダをOneDriveに自動で作成できるため、こうした課題を解消し、スムーズな情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「トークルームにメッセージが送信されたら」を選択します。
アカウント情報を確認し、次に進みます。
Webhookを設定してください。
上記のWebhookURLを、下記のCallback URLに追加します。
Webhookの設定ができたら、LINE WORKSでBotとのトークを作成してテストトークを送信します。
後ほどこちらを利用してテキスト抽出を行うので、形式は変更しません。
フローボットの設定に戻り、テストを行いましょう
トークの内容が、下記のアウトプットに反映したら保存します。
続いて「テキストからデータを抽出する」をクリックします。
変換タイプはデフォルトで設定されていますが、以下のものに変更することも可能です。
※変換タイプにより消費タスク数も増えるので、ご注意ください。
タスク実行数のカウントについてはこちら。
次に進み、設定内容は変更せずテストしましょう。
アウトプットに取引先名が取得できたら保存します。
続いて「フォルダを作成」を選択します。
アカウント情報を確認し、次に進みます。
必須項目を設定してください。
フォルダ名はアウトプットより、先ほど抽出したものを利用します。
こちらもテストし、成功したら保存します。
OneDriveを確認してみます。
無事にフォルダ作成されていますね。
Yoomではテンプレートを、自身の業務に合わせてカスタマイズできます。
こちらをオンにすると、フローボットが完了した通知を受け取れます。
Yoomを開かずにフローボットの完了を確認できますね。
フォルダが作成された後、フォルダURLを手動で連携していませんか?
このプロセスを追加すれば、指定したトークルームに自動でURLを連携してくれるので便利です。
今回使用したフローボットはこちら↓
■概要
LINE WORKSで案件やプロジェクトに関する連絡を受けた後、関連資料を保管するために都度OneDriveにフォルダを手作業で作成する業務は手間がかかるだけでなく、作成漏れや命名ミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、LINE WORKSの特定のメッセージ投稿をきっかけに、メッセージ内容に基づいたフォルダをOneDriveに自動で作成できるため、こうした課題を解消し、スムーズな情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
OneDriveを使ったその他の自動化例
その他にも、YoomにはOneDriveを使ったテンプレートがあるので、いくつかご紹介します!
1.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらOneDriveに申請書類のPDFをアップロードするフローです。
書類を手動でアップロードしている場合、件数が増えるほど時間と手間がかかります。
このフローを利用することで、繁忙期にも安定した対応ができそうです。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認された後、申請書類のPDFを一件ずつダウンロードし、手作業でOneDriveにアップロードするのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
このワークフローは、ジョブカン経費精算・ワークフローでの申請承認をトリガーに、該当の申請書類PDFを自動でOneDriveにアップロードするため、面倒な手作業から解放され、書類の保管漏れといったミスも防ぐことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
2.Slackで投稿された書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しOneDriveに格納するフローです。
書類の数が多いほど、手動でファイル名を変更するのは時間がかかります。
このフローであれば書類から取引先名など指定した項目を抽出し、それをファイル名に反映して格納してくれるので、書類を探す手間も省けます。
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackで共有される請求書や契約書などの書類、手動で内容を確認してファイル名を変更し、OneDriveに格納する作業に手間を感じていませんか。このような手作業は時間がかかるだけでなく、ファイル名の付け間違いや格納漏れといったミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Slackへのファイル投稿をきっかけに、AI-OCRが書類内容を読み取り、適切なファイル名で自動的にOneDriveへ格納するため、これらの課題を解消し業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
3.Sansanで名刺画像が登録されたらOneDriveにアップするフローです。
名刺画像を他部署に連携する際にOneDriveを利用している場合、このフローが便利です。
手動でアップロードする際に起こり得る、別の名刺をアップロードしてしまうなどのミスが防げます。
■概要
Sansanで名刺画像が登録されたらOneDriveにアップするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Sansanを活用して業務を進めている方
・Sansanで名刺をデジタル化して管理している方
2.OneDriveでファイル管理を行う方
・部門間のファイル共有でOneDriveを活用している企業
■このテンプレートを使うメリット
Sansanは名刺をデジタル化して管理することができるため、名刺情報の紛失リスクの軽減に寄与します。
デジタル化した名刺情報をOneDriveで共有している場合、手動による操作が必要となり、煩わしいと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Sansanで名刺画像が登録されると自動でOneDriveにアップロードできます。
OneDriveへのアップロードが自動化されるため、名刺情報の共有をスムーズに行うことが可能です。
■注意事項
・Sansan、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
業務で必要なフォルダを手作業で作成するのは、単純な作業に見えて意外と時間がかかります。
特に、新しい案件やプロジェクトが頻繁に発生する場合、その都度フォルダを作成し、適切な名称を付けるだけでも時間を使います。
しかし、LINE WORKSのメッセージをトリガーにOneDriveへフォルダを自動作成することで、この作業を減らせるでしょう。
例えば、「プロジェクトA開始」とLINE WORKSに投稿すると、すぐにOneDriveに「プロジェクトA_資料」というフォルダが作成されるように設定できます。
これにより手動でフォルダを作成する時間が削減され、作業の開始がスムーズにできるはずです。
手作業でフォルダを作成すると、命名ルールが統一されていないケースが多く、後から必要な書類を探すのに手間がかかります。
また、そもそも必要なフォルダが作成されていない場合、後から追加する必要があり、作業の二度手間につながることもあります。
しかしこのフローを活用することで、あらかじめ決めたルールに基づきフォルダを統一的に管理でき、情報の整理精度を向上させることが見込めます。
例えば、社内で命名規則を設定し、そのルールに従って自動作成することで、全てのフォルダが統一され、検索性の向上が期待できます。
これにより、チームメンバーが必要な情報をスムーズに取得でき、無駄な確認作業を削減することが見込めます。
チームで業務を進める際、最新の情報をすぐに共有できる環境を整えることが重要です。
手作業でフォルダを作成し、関係者に共有するプロセスでは、作業の遅れや情報の行き違いが発生することがあります。
しかし、LINE WORKSのメッセージをもとにOneDriveへフォルダを自動作成することで、チームメンバー全員が最新のフォルダをすぐに認識し、スムーズに業務を進めることが可能になるでしょう。
例えば、営業チームが新しい顧客との契約を結んだ際に「契約締結：B社」と投稿すると、自動で「B社_契約書類」フォルダが作成され、他部署がすぐにアクセスできるようになります。
結果として、業務スピードの向上とより円滑なチーム連携の実現が期待できます。
今回は「LINE WORKSでメッセージが投稿されたら、メッセージ内容をもとにOneDriveにフォルダを作成する」フローボットを紹介しました。
LINE WORKSとOneDriveを連携することで、フォルダ作成の自動化や情報整理の効率化が期待できます。
また、手動作業の削減により、重要な業務への集中力を高め、チーム全体の生産性向上に寄与できる可能性があります。
本記事の手順を参考に、LINE WORKSとOneDriveの連携を試してみてください。
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