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取引先のやり取りでLINE WORKS、ファイルの管理にはDropboxをそれぞれ使っている方は多いのではないでしょうか。
2つのアプリを連携すると業務環境において効率性と生産性を大幅に向上させることが期待できます。
ユーザーはタイムリーにファイルを共有・編集できる上に、プロジェクトの進行状況を確認できるようにもなります。
さらに、どこからでもアクセス可能なクラウド環境により、リモートワークのニーズにも対応可能です。
こうした利便性と柔軟性は、ビジネスプロセスの効率化を図る上で大きなメリットとなります。
本記事では、LINE WORKSとDropboxの連携による具体的なメリットと、実際の導入方法を詳しくご紹介!
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、日々の業務負担を軽減することにも繋がるはずです。
ぜひこの機会に自動化を導入して、作業をもっと楽にしましょう!
とにかく早く試したい方へ
YoomにはLINE WORKSとDropboxを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう!
◼️概要
LINE WORKSに投稿されたテキストからデータを抽出しDropboxでフォルダを作成して、作成されたフォルダURLをLINE WORKSに返すフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.LINE WORKSとDropboxを併用している部署
・LINE WORKSでの会話や投稿から抽出した情報を元に、Dropboxに自動でフォルダを作成したい方
・フォルダ作成の手間を省き、ファイル管理の効率化を図りたい方
・作成したフォルダURLをLINE WORKSで共有して、チームメンバーとの情報共有をスムーズにしたい方
2.LINE WORKSを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・複数の部門を管理している統括部門の方
・タスクごとにプロジェクトを組む企業の管理者
■このテンプレートを利用するメリット
・LINE WORKSの投稿から手動で情報を抽出して、Dropboxにフォルダを作成する手間を省くことができ業務効率が大幅に向上します。
・手作業によるフォルダ作成やURLの共有に伴うミスを防ぐことにより、データの正確性を保つことができます。
・LINE WORKSに投稿された内容からDropboxのフォルダを作成することで、情報の一元管理が容易となり必要な情報を素早く確認することができます。
・Dropboxに作成されたフォルダのURLをLINE WORKSで共有することで、チームメンバー間での情報共有がスムーズになり業務の効率化を図ることができます。
◼️注意事項
・LINE WORKS、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
LINE WORKSとDropboxを連携するメリットとは?
メリット1: 面倒なワークフローの自動化
Dropboxに新しいフォルダが作成されると、LINE WORKSのトークに自動で通知が送信され、担当者が速やかに確認できるようになります。
手動での作業が減少するので、時間と労力を大幅に節約でき、別の重要な業務に取り掛かれます。
メリット2: フォルダ共有が効率化できる
LINE WORKSとDropboxの連携により、チームメンバーが簡単にファイルを共有でき、共同編集も可能になります。
これにより、プロジェクトの進行と情報共有がスムーズになります。
チームメンバーはどこからでもDropboxにアクセスできるため、そこに保存されたファイルをLINE WORKSのチャットで共有し、速やかに共同編集できます。
会社に出社していなくても、プロジェクトの進捗をスムーズに進めることができます。
メリット3: セキュリティとコンプライアンスの強化
高度なセキュリティ機能をもつDropboxと暗号化技術を採用しているLINE WORKSの連携により、ファイルのセキュリティとコンプライアンスが向上します。
LINE WORKSで共有されたファイルが自動的にDropboxに保存され、Dropboxのセキュリティポリシーに従って管理されることで、より強固なデータ保護がされます。
LINE WORKSとDropboxを連携してできること
LINE WORKSとDropboxのAPIを連携させれば、LINE WORKSにおけるアクションを検知して、Dropboxへ自動でデータを連携することが可能になります。
これにより、手作業や確認の手間を削減し、情報共有の迅速化と確実性を高めることができるため、プロジェクトを円滑に進めることができるはずです。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにLINE WORKSとDropboxの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください!
LINE WORKSに投稿されたテキストを用いて、Dropboxでフォルダを作成し、作成したフォルダURLをLINE WORKSに返す
LINE WORKSの特定のトークルームに投稿されたテキストをフォルダ名として自動で抽出し、Dropbox内に新規フォルダを作成するフローです。
さらに、作成したフォルダのURLを自動で抽出し、元のLINE WORKSのトークルームに返信します。
この連携により、プロジェクト開始時のフォルダ作成と情報共有のプロセスを瞬時に自動化できます。
また、ファイル管理用のフォルダ作成忘れを防ぎ、チームメンバー全員が資料の格納場所を速やかに把握できるため、業務の初動がスムーズになり、ファイルを探す無駄な時間を削減できるでしょう。
◼️概要
LINE WORKSに投稿されたテキストからデータを抽出しDropboxでフォルダを作成して、作成されたフォルダURLをLINE WORKSに返すフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.LINE WORKSとDropboxを併用している部署
・LINE WORKSでの会話や投稿から抽出した情報を元に、Dropboxに自動でフォルダを作成したい方
・フォルダ作成の手間を省き、ファイル管理の効率化を図りたい方
・作成したフォルダURLをLINE WORKSで共有して、チームメンバーとの情報共有をスムーズにしたい方
2.LINE WORKSを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・複数の部門を管理している統括部門の方
・タスクごとにプロジェクトを組む企業の管理者
■このテンプレートを利用するメリット
・LINE WORKSの投稿から手動で情報を抽出して、Dropboxにフォルダを作成する手間を省くことができ業務効率が大幅に向上します。
・手作業によるフォルダ作成やURLの共有に伴うミスを防ぐことにより、データの正確性を保つことができます。
・LINE WORKSに投稿された内容からDropboxのフォルダを作成することで、情報の一元管理が容易となり必要な情報を素早く確認することができます。
・Dropboxに作成されたフォルダのURLをLINE WORKSで共有することで、チームメンバー間での情報共有がスムーズになり業務の効率化を図ることができます。
◼️注意事項
・LINE WORKS、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
LINE WORKSで特定条件に合う投稿があったら、Dropboxにフォルダを作成する
LINE WORKS上で特定のキーワードを含む投稿や、特定のユーザーからの投稿があった場合にのみ、その情報を基にDropboxにフォルダを自動作成する連携です。
例えば、「契約」というキーワードが含まれる投稿があった場合のみ、契約関連フォルダを作成するといった設定ができ、重要な情報だけを選択的にDropboxへ反映させ、不要なフォルダ作成を防ぐことができます。
■概要
LINE WORKSでの情報共有は便利ですが、特定の投稿内容に応じて手動でDropboxにフォルダを作成する作業は手間がかかり、時には対応漏れも発生するのではないでしょうか。特に重要な情報を扱う場合、迅速かつ正確なファイル管理が求められます。このワークフローを活用すれば、LINE WORKSの特定条件に合う投稿をトリガーとして、Dropboxに自動でフォルダを作成する処理を自動化し、こうした情報整理の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
LINE WORKSとDropboxの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にLINE WORKSとDropboxを連携したフローを作成してみましょう!
今回はYoomを使用して、ノーコードでLINE WORKSとDropboxの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト:LINE WORKS/Dropbox
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「LINE WORKSに投稿されたテキストを用いて、Dropboxでフォルダを作成し、作成したフォルダURLをLINE WORKSに返す」フローボットを設定していきましょう。
大きく分けて以下のプロセスで作成します。
◼️概要
LINE WORKSに投稿されたテキストからデータを抽出しDropboxでフォルダを作成して、作成されたフォルダURLをLINE WORKSに返すフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.LINE WORKSとDropboxを併用している部署
・LINE WORKSでの会話や投稿から抽出した情報を元に、Dropboxに自動でフォルダを作成したい方
・フォルダ作成の手間を省き、ファイル管理の効率化を図りたい方
・作成したフォルダURLをLINE WORKSで共有して、チームメンバーとの情報共有をスムーズにしたい方
2.LINE WORKSを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・複数の部門を管理している統括部門の方
・タスクごとにプロジェクトを組む企業の管理者
■このテンプレートを利用するメリット
・LINE WORKSの投稿から手動で情報を抽出して、Dropboxにフォルダを作成する手間を省くことができ業務効率が大幅に向上します。
・手作業によるフォルダ作成やURLの共有に伴うミスを防ぐことにより、データの正確性を保つことができます。
・LINE WORKSに投稿された内容からDropboxのフォルダを作成することで、情報の一元管理が容易となり必要な情報を素早く確認することができます。
・Dropboxに作成されたフォルダのURLをLINE WORKSで共有することで、チームメンバー間での情報共有がスムーズになり業務の効率化を図ることができます。
◼️注意事項
・LINE WORKS、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1:マイアプリ連携
まずはYoomと各アプリを連携しましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくことで、後のフローの設定がスムーズになります。
Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参照してくださいね。
またYoomにはたくさんのテンプレートがありますので、ぜひ使ってみてください!
LINE WORKSのマイアプリ登録方法
以下に手順を解説した動画があるので、こちらを参考にYoomとの連携を進めてみてくださいね!
《参考》
Dropboxのマイアプリ登録方法
こちらも同様に登録手順を解説した動画があるので、こちらをご参照ください。
2つのアプリがマイアプリに表示されたら完了です。
ステップ2:テンプレートのコピー
それでは自動化の設定を行っていきましょう!
Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
◼️概要
LINE WORKSに投稿されたテキストからデータを抽出しDropboxでフォルダを作成して、作成されたフォルダURLをLINE WORKSに返すフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.LINE WORKSとDropboxを併用している部署
・LINE WORKSでの会話や投稿から抽出した情報を元に、Dropboxに自動でフォルダを作成したい方
・フォルダ作成の手間を省き、ファイル管理の効率化を図りたい方
・作成したフォルダURLをLINE WORKSで共有して、チームメンバーとの情報共有をスムーズにしたい方
2.LINE WORKSを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・複数の部門を管理している統括部門の方
・タスクごとにプロジェクトを組む企業の管理者
■このテンプレートを利用するメリット
・LINE WORKSの投稿から手動で情報を抽出して、Dropboxにフォルダを作成する手間を省くことができ業務効率が大幅に向上します。
・手作業によるフォルダ作成やURLの共有に伴うミスを防ぐことにより、データの正確性を保つことができます。
・LINE WORKSに投稿された内容からDropboxのフォルダを作成することで、情報の一元管理が容易となり必要な情報を素早く確認することができます。
・Dropboxに作成されたフォルダのURLをLINE WORKSで共有することで、チームメンバー間での情報共有がスムーズになり業務の効率化を図ることができます。
◼️注意事項
・LINE WORKS、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
進むと、ご自身のワークスペースにテンプレートがコピーされます。
必要だったら、テンプレートの名前を変更することができます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが出てきます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択すると変更できますよ!
ステップ3:LINE WORKSのトリガー設定
ではアプリトリガーを設定します。
「トークルームにメッセージが送信されたら」を選択します。
連携アカウント情報とトリガーアクションがデフォルトで登録されているもので、問題なければ次に進み、Webhookイベントを設定します。
LINE WORKS(API2.0)のマイアプリ登録方法を参考にし、Developer ConsoleのBotの「Callback URL」欄に、下図のように表示されているWebhookURLを貼り付けてください。
設定が完了したら[テスト]をクリックし、成功したら保存します。
ステップ4:テキストからデータを抽出する設定
次に「正規表現によるデータの抽出」をクリック。
抽出対象はアウトプット(取得した値)より、{{テキスト本文}}を選択。
以下は今回例とするLINE WORKSのトーク画面です。
このトークで受信したテキストより、○○○株式会社という文字列を抽出します。
そのためには、■会社名から様の間を抽出するよう設定するため、以下のように入力します。
入力内容:(?<=■会社名\n)(.*)(?=様)
テストが成功したら、こちらも保存しましょう。
ステップ5:Dropboxのフォルダ作成設定
次に「フォルダを作成」を設定します。
連携しているアカウントを確認します。
トリガーアクションはそのままで、次に進みます。
フォルダのパスは「/フォルダ1/サブフォルダ1」という形式でフォルダのパスを記載してください。
今回は抽出した○○○株式会社をフォルダ名にしたいので、サブフォルダの部分には「取得した値」から{{抽出した値}}を選択しました。
テスト→ テスト成功したら保存します。
ステップ6:LINE WORKSのトークルームにメッセージを送信する設定
最後に「トークルームにメッセージを送信」を設定します。
連携しているアカウントを確認し、アクションはそのままで次に進みます。
以下の画面で詳細を設定します。
※LINE WORKSの画面を開き、トークルームの右上にある三点ボタンを押し、チャンネルIDをクリックすると表示されます。
こちらをペーストしましょう。
テスト→ テスト成功となったら保存します。
ステップ7:トリガーをONにする
最後にアプリトリガーをオンにして完了です。
ここまでお疲れ様でした!
LINE WORKSとDropboxの連携フロー応用編
今回は「LINE WORKSに投稿されたテキストを用いて、Dropboxでフォルダを作成し、作成したフォルダURLをLINE WORKSに返す」フローボットをご紹介しました。
LINE WORKSで顧客企業と請求書のやり取りをしている方にはとても便利なフローではないでしょうか。
例えば請求書を受信するたびにDropboxでフォルダを作成してくれるので、請求書だけでなく取引関連の書類も格納していけますね。
Yoomでは他にも、LINE WORKSやDropboxを使用したテンプレートをご用意しています。
ご紹介しますので、下記より是非使ってみてください。
「Asanaで期日が今日までのタスクを取得したら、ChatGPTで作成したメッセージをLINE WORKSに通知する」
リマインドしてくれるので、期日忘れが減りそうです。以下4つの手順のみでできますよ。
ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性がありますので、詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。
■概要
毎日指定の時間にAsanaで期日が今日までのタスクを取得したら、ChatGPTを使用して作成した通知内容をLINE WORKSに通知するフローです。
Asanaに追加されている期日が今日までのタスクをわざわざ確認しなくても、自動的にChatGPTを使用して作成した通知内容をLINE WORKSに通知されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
LINE WORKSの通知先のチャンネルや通知内容は自由に設定することができます。
■注意事項
・Asana、ChatGPT、LINE WORKSそれぞれとYoomを連携してください。
・GPTでChatworkに送信するためのテキストを生成しているため、多少テキストの内容が変動する場合があります。
・ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。
DropboxのデータをLINE WORKSに連携したい場合
今回はLINE WORKSからDropboxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にDropboxからLINE WORKSへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せて利用してみてください。
これにより、Dropboxでの特定のアクションを起点としてLINE WORKSに通知する自動化が実現します。
Dropboxに請求書ファイルが格納されたら、LINE WORKSに通知する
Dropboxの指定フォルダに新しい請求書ファイル(PDFなど)が格納された際に、そのファイル名や格納日時などの情報を自動でLINE WORKSの指定トークルームに通知するフローです。
この連携により、経理部門や関連部門は請求書が格納されたことを速やかに把握し、処理の遅延を防げます。
また、重要な支払いに直結する請求書の見落としを防ぎ、チーム全体で請求書の存在と処理状況を迅速に確認できるようになるため、支払い遅延や会計処理の遅れを防げるでしょう。
■概要
入力フォームに請求書情報が回答されたら、Dropboxに請求書ファイルを格納してLINE WORKSに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.請求書情報を入力フォームで収集している企業やチーム
2.Dropboxを利用している企業やチーム
3.LINE WORKSを利用している企業やチーム
4.システム連携とプロセス自動化を推進している方
■このテンプレートを使うメリット
・手動での請求書ファイルの作成や保存、通知作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・請求書ファイルが安全にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、経理業務や情報管理がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Dropbox、LINE WORKSそれぞれとYoomを連携してください。
LINE WORKSやDropboxのAPIを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した自動化以外にも、LINE WORKSやDropboxのAPIを使うことで、様々な業務を自動化することができます。
気になるテンプレートがあれば、ぜひ試してみてください!
LINE WORKSを使った便利な自動化例
データベースの情報をもとにアカウントを作成したり、メッセージの投稿にあわせて出勤を打刻したりする連携ができます。また、フォームと連携して回答を自動で通知する連携もおすすめです。
さらに、LINE WORKSに投稿された内容を他のアプリに追加するテンプレートもあります。
◼️概要
Googleフォームで回答が送信されたら、LINE WORKSの任意のトークルームに通知します。
投稿先のトークルームやメッセージ内容は任意の内容にカスタマイズ可能です。
◼️設定方法
1.GoogleフォームとLINE WORKSをYoomと連携してください。(マイアプリ連携)
2.「フォームに回答が送信されたら」というトリガーでフォームのIDを設定し、テストを実行してください。
3.テストが成功すると、フォームの回答情報が取得できるため、回答情報の中から取得したい情報を[+]マークのボタンで選択し、アウトプットに格納してください。
4.「トークルームにメッセージを送信」というオペレーションで、Googleフォームから取得した回答内容をもとに、対象のトークルームやメッセージ内容を設定してください。
◼️注意事項
・Googleフォーム、LINE WORKSそれぞれとのアカウント連携が必要です。
・Googleフォームの質問内容の設定を適宜変更してご利用ください。
■概要
TimeRexで予定が登録されたらLINE WORKSに自動的に通知します。
■設定方法
・TimeRexとLINE WORKSを連携します。(アプリ連携)
・TimeRexの「Webhookを受信したら」トリガーからWebhookURLをTimeRexの管理画面で設定してください。
・分岐アクションでWebhookタイプが「event_confirmed」ではない場合を分岐させます。
・イベントタイプが予定の確定の場合、LINE WORKS「トークルームにメッセージを送信」を選択し、データ内容を設定してください。
■注意事項
・TimeRexでの予定登録とLINE WORKSへの通知には、わずかなタイムラグが生じる場合があります。
■概要
Zoho CRMで新しい見込み客が作成または更新された場合、自動的に指定のLINE WORKSのトークルームに通知します。
通知内容や送信先のLINE WORKSルームはカスタマイズ可能です。
■設定方法
・Zoho CRM、LINE WORKS、Yoomを連携してください。
・Zoho CRMの「見込み客が作成または更新されたら」というトリガーでzohoドメインを設定してください。
・LINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」というオペレーションで、連携アカウントや送信先のルーム、メッセージ内容の設定を行ってください。
■注意事項
・Zoho CRM、LINE WORKSそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・LINE WORKSの投稿先のトークルームや通知内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
■概要
Google Driveに格納されたPDFファイルを画像解析し、データベースへ追加およびチャットへの通知を行います。
途中に担当者依頼を加えることで、より確実なデータ追加を可能にしています。
■事前準備
・Yoomデータベースに追加したいPDF内の情報の列名を予め設定します。
※列名とは、このような項目を指します。「会社名」「氏名」「メールアドレス」 etc
■作成方法
①トリガーからアプリトリガーを選択し、Google Driveを選びます。
②特定のフォルダにファイル・フォルダが格納されたアクションを選択し、次のページで起動間隔と対象のフォルダIDを設定します。
③一度指定したフォルダに取得したい形式と同様のPDFをテストで格納し、Yoomに戻ってトリガーテストを行い取得を確認したら保存します。
④トリガー下の+マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択します。
⑤画像ファイル・PDFファイルをダウンロードするアクションを設定し、次のページでファイルIDの欄をクリックして表示されたアウトプットからトリガーを選択し、トリガーで取得しているファイルIDを{{ファイルID}}のように埋め込みます。このようにすることで、取得したファイルIDをそのまま動的に使用できます。
※アウトプットを使って動的に値を変更する点についてはこちらを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
⑥+マークを押し、画像・PDFから文字を読み取るオペレーションを選択します。
⑦アクションから「画像・PDFファイルを読み取る」を選択し、次に進みます。
⑧ファイルの添付方法で、「取得した値を使用」を選択し、候補から⑤で取得したファイルを設定します。
⑨追加で抽出したい項目に、そのPDF上から取得した文字列の項目名を入力します。
※ファイル全体の文字列や複数行などの、複雑な取得はAIの仕様上うまく作動しない場合がありますので、ご注意ください。
※詳細の設定方法はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8679686
⑩テストを行い、値が取得できたか確認して保存します。
⑪+マークを押し、担当者へ対応を依頼するオペレーションを選択します。
⑫任意の担当者を設定し、メッセージ欄をクリックして、⑩のテストで取得した値を{{●●}}のようにそのまま埋め込みます。このようにすることで、⑤と同様に取得した値をそのまま担当者依頼に表示させることができます。
⑬フォームを追加をクリックし、項目に⑩で取得した項目名をそのまま入力します。このようにすることで、⑩で取得したアウトプットをそのまま引き継ぐor担当者が修正した値を使用するといったアウトプットの引き継ぎを行う事が可能です。
※アウトプット引き継ぎについてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6780877
⑭+マークを押し、データベースを操作するからYoomを選択後、事前に用意したテーブルを選択して、レコードを追加アクションを設定します。
⑮次のページで事前に設定した列名が表示されるので、各列名の欄をクリックし、⑬の担当者へ対応を依頼するオペレーションで取得した項目をそれぞれ対応した列名のところに入力します。
⑯+マークを押し、アプリと連携するからLINE WORKSを選択してトークルームにメッセージを送信アクションを選びます。
⑰次のページで、BotIDやトークルームIDを設定し、メッセージ内容に任意の内容を設け設定完了です。
※LINE WORKSの詳細設定はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6228178
■概要
Yoomデータベース内の特定のレコードを選択し、その内容を指定したLINE WORKSグループに自動送信します。
送信先グループや本文の内容も自由にカスタマイズ可能です。
■設定方法
・LINE WORKSとYoomを連携してください。(マイアプリ連携)
・「レコードを選択」というトリガーで任意のデータベースやテーブルを設定してください。
・LINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」というオペレーションで、Yoomデータベースから取得した情報をもとに、送信先のグループ、メッセージ内容を設定してください。
・該当のデータベースからチェックボックスなどで任意のレコードを指定して、フローボットを起動してください。
・指定したレコードがLINE WORKSに送信されます。
■注意事項
・LINE WORKSアカウントとの連携設定が必要です。
・メッセージ内容などの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
■概要
LINE WORKSで出退勤の連絡をした後、勤怠管理システムのAKASHIを別途開いて打刻する作業を、手間に感じてはいないでしょうか。
この二度手間は非効率なだけでなく、打刻忘れの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、LINE WORKSに「出勤」や「退勤」といった特定のメッセージを投稿するだけでAKASHIへの打刻が自動で完了し、日々の勤怠管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
LINE WORKSのトークで依頼された内容を、見落とさずに管理するのは大変ではないでしょうか。メッセージを確認してからOutlookを開き、手作業でタスクを作成する作業は手間がかかり、入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、LINE WORKSの投稿内容をもとにAIが情報を抽出し、Outlookにタスクを自動で作成するため、タスク管理の抜け漏れ防止と効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
新入社員の入社時にYoomデータベースの従業員情報を元に、LINE WORKS(ラインワークス)のアカウントを自動的に発行します。
■注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・Yoomで従業員情報を管理するデータベースを作成してご利用ください。
・LINE WORKSに登録する従業員情報は任意の値に置き換えてご利用ください。
■概要
Yoomフォームにアップロードされた会議データの内容から音声を文字起こしして、LINE WORKSに通知するフローです。
Microsoft TeamsやZoomなどのレコーディングデータなどの会議データをアップロードしてご利用ください。
Slackの通知先や通知内容など自由に設定することができます。
■注意事項
・LINE WORKSとYoomのアカウント連携が必要です。
・MP4、M4Aなどのファイル形式のファイルをアップロードしてください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
◼️概要
・メールを受信した際、そのメールに添付されたファイルをLINE WORKSのトークルームに自動的に送信します。
・メールにファイルが添付されていない場合は、添付されていないルートに別途通知を行います。
・メールに直接アクセスせずに、ファイルの共有やコミュニケーションがスムーズに行えます。
・LINE WORKSでファイルを送信するためには一連の流れが必要になります。以下対象のヘルプ記事を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6795470
◼️設定方法
①トリガーからメールトリガーを選択し、以下の設定を行い保存します。
・受信用アドレスの作成:任意の文字列を入力し、アドレスをコピーしておきます。
・トリガー条件:トリガーを起動させたい件名や本文の条件を任意に設定します。
・次ページのテスト:コピーした受信用アドレスに対して条件を満たしたファイル付きのデモメールを送付し、テストして受信を確認します。
※メール送付からテストで結果を取得できるまで少し時間がかかります。
※受信用アドレスに対して、転送を行いたい場合はこちらを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/7266653
②トリガー下の+マークを押し、分岐するオペレーションを選択して、以下の設定を行い保存します。
・オペレーション:メールトリガーを選択・アウトプット:添付ファイル1、に設定・条件:アウトプットが空ではない、に設定・値:空白
③空ではない方向の+マークを押し、アプリと連携するオペレーションからLINE WORKSのファイルのアップロードURLの取得アクションを選択し、以下の設定をしてテスト・保存します。
・ボットID:事前に設定しているボットIDをLINE WORKSから取得し、入力します。
・ファイル名:拡張子付きの任意のファイル名を入れます。(メールトリガーに添付されているファイル名をそのまま使用する場合は、{{添付ファイル1}}のようにメールトリガーからアウトプットを動的に埋め込みます。※アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
④+マークを押し、アプリと連携するオペレーションからLINE WORKSのファイルのアップロードを実行アクションを選択し、以下の設定をしてテスト・保存します。
・ファイルのアップロード先URL:③で取得したアップロード先URLを{{ファイルのアップロード先URL}}のように埋め込みます。
・ファイル名:③と同じファイル名を入力します。
・ファイルの添付方法:アウトプットを使用する、を選択します。
・アウトプット名:メールトリガーに添付されている、添付ファイル1、を選択します。
⑤+マークを押し、アプリと連携するオペレーションからLINE WORKSのトークルームにメッセージを送信アクションを選択し、以下の設定をしてテスト・保存します。
・ボットID:送信したいトークルームに参加しているボットのボットIDを選択します。
・トークルームID:通知したいトークルームに遷移し、トークルームIDを取得して入力します。
・メッセージ:任意のメッセージを入力します。
⑥+マークを押し、アプリと連携するオペレーションからLINE WORKSのトークルームにファイルを送信アクションを選択し、以下の設定をしてテスト・保存します。
・ボットID:送信したいトークルームに参加しているボットのボットIDを選択します。
・トークルームID:通知したいトークルームに遷移し、トークルームIDを取得して入力します。
・ファイルID:④で取得したファイルIDをアウトプットとして埋め込みます。
⑦分岐がその他の方向の+マークを押し、アプリと連携するオペレーションからLINE WORKSのトークルームにメッセージを送信アクションを選択し、以下の設定をしてテスト・保存し設定完了です。
・ボットID:送信したいトークルームに参加しているボットのボットIDを選択します。
・トークルームID:通知したいトークルームに遷移し、トークルームIDを取得して入力します。
・メッセージ:任意のメッセージを入力します。
Dropboxを使った便利な自動化例
データベースにレコードが追加されるたびに、自動でフォルダを作成することができます。
また、契約書の締結にあわせて書類を自動で保存することもできて便利ですよ。
他にも、Dropboxへのファイルの保存にあわせて、バックアップを取ったり、ファイル情報やOCRで読み取った情報を他のアプリに追加したりする自動化も可能です。
■概要
Discordでの連絡をもとに手作業でDropboxにフォルダを作成する業務は、手間がかかる上に作成漏れのリスクも伴います。
特に、複数人でのプロジェクト管理では、迅速かつ正確な情報整理が不可欠です。
このワークフローを活用すれば、Discordの特定チャンネルへの投稿をきっかけに、自動でDropboxにフォルダが作成されるため、スムーズな情報管理を実現できるはずです。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や領収書などのファイルを、都度freee会計のファイルボックスに手動で登録する作業は、手間がかかり面倒に感じることはないでしょうか。特に件数が多いと、他の業務を圧迫したり、登録漏れなどのミスが発生したりする原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードをトリガーに、freee会計のファイルボックスへ自動で登録されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Dropboxに新しいファイルを追加するたびに、その情報を手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか?
この作業は単純ですが、件数が増えると時間がかかり、入力ミスや記録漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルが作成されると、ファイル名や作成日時などの情報が自動でGoogle スプレッドシートに行として追加されるため、こうした手作業の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Dropboxにアップロードしたファイルを、再度Microsoft SharePointにも手動でアップロードしていませんか?この二度手間は時間的なコストがかかるだけでなく、ファイルの格納漏れといったミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルを追加するだけで、Microsoft SharePointへも自動で格納され、ファイル管理に関する非効率な業務を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Dropboxに保存した請求書や議事録などのファイル情報を、手作業でConfluenceに転記する作業に手間を感じていませんか。
目視での確認やコピー&ペーストは時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生するかもしれません。
このワークフローを活用すれば、Dropboxにファイルが格納されるだけで、OCR機能が自動でファイル内の文字を読み取ります。
さらに、その内容をConfluenceに新規ページとして作成するため、正確性の高い業務遂行を後押しします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
会議の録音やインタビューの音声データなど、手作業での文字起こしは時間がかかり、手間だと感じていませんか。また、その内容をドキュメントに転記する作業も、ミスの原因になりがちです。このワークフローを活用すれば、Dropboxに音声ファイルをアップロードするだけで、自動で文字起こしを行い、指定のGoogleドキュメントに内容を追記します。面倒な文字起こしと転記作業を自動化し、業務効率の改善に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
■概要
Google スプレッドシートで案件管理などを行う際、新しい行が追加されるたびに手作業でDropboxにフォルダを作成していませんか?この作業は単純ですが、件数が増えると大きな手間となり、フォルダの作成忘れといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、関連するフォルダをDropboxに自動で作成でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
クラウドサインで締結した書類を自動的に取得し、Dropboxに格納します。
取得する書類の種類や格納先のフォルダー、ファイル名などを自由にカスタマイズすることが可能です。
■設定方法
・クラウドサイン、DropboxそれぞれのアプリとYoomを連携してください。(マイアプリ連携)
・クラウドサインの「書類の締結が完了したら」というアプリトリガーを設定し、「書類に添付されたファイルのリストを取得」というアクションで書類IDを指定してください。
・ループで処理の繰り返し設定をしてください。
・クラウドサインのアプリトリガーで書類の添付ファイルを取得してください。
・Dropboxの「ファイルをアップロードする」というオペレーションで、取得した書類情報をもとに、格納先のフォルダーやファイル名などを設定してください。
■注意事項
・クラウドサイン、Dropboxそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・書類の種類や格納先のフォルダー、ファイル名などの設定を適宜変更してご利用ください。
■概要
Dropboxでファイルを共有する際、都度関係者へSlackで通知する作業に手間を感じていませんか。手作業による連絡は、通知漏れや共有の遅延といったミスを引き起こす可能性があり、重要な情報の伝達に支障をきたすこともあります。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動でSlackに通知が送信されます。これにより、確実かつ迅速な情報共有が実現し、チームの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
まとめ
LINE WORKSとDropboxを連携すると、面倒なワークフローの自動化ができたり、ファイル共有が効率化しましたね。
これにより、複雑だった業務全体の効率が向上し、チーム全体の生産性が高まりそうです。
フォルダ作成したらその完了通知が来るので、その間に別の仕事ができますよ。
今回紹介したフローを使ってLINE WORKSとDropboxの連携をして、チームのパフォーマンスを最大限に引き出していきましょう!
Yoomを利用すれば、プログラミング知識も不要の簡単な連携設定が可能です。
テンプレートを活用しながら、色々な業務フローの自動化を試してみてください。
あなたの業務効率化を、Yoomはサポートします!
もしLINE WORKSとDropbox間の連携作業の自動化や、その他の定型業務の効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください。
Q:フォルダ名に日付を自動で追加できますか?
Q:特定のグループトークだけで自動化を実行できますか?
A:
はい!LINE WORKSの「トークルームにメッセージが投稿されたら」というトリガーは、Webhookを使用して設定しています。
そのため、Webhook URLを設定したBotが招待されているトークルームにメッセージが投稿された場合にのみフローボットが起動するようになっています。
Q:自動化が失敗した場合、どこで原因を確認できますか?
A:
自動化が失敗した場合は、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行するには手動での対応が必要となりますが、連携がエラーになる原因は様々なため、エラー時の対応方法についてを参考に対応しましょう。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口もご活用ください。