LINE WORKSとDropbox
LINE WORKSとDropboxをノーコードで連携して、フォルダ作成と完了通知を自動化してみた!
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LINE WORKSとDropbox
フローボット活用術

2025-05-26

LINE WORKSとDropboxをノーコードで連携して、フォルダ作成と完了通知を自動化してみた!

Mio Ishizuka
Mio Ishizuka

取引先のやり取りでLINE WORKS、ファイルの管理にはDropboxをそれぞれ使っている方は多いのではないでしょうか。

2つのアプリを連携すると業務環境において効率性と生産性を大幅に向上させることが期待できます。
ユーザーはタイムリーにファイルを共有・編集できる上に、プロジェクトの進行状況を確認できるようにもなります。
さらに、どこからでもアクセス可能なクラウド環境により、リモートワークのニーズにも対応可能です。

こうした利便性と柔軟性は、ビジネスプロセスの効率化を図る上で大きなメリットとなります。

本記事では、LINE WORKSとDropboxの連携による具体的なメリットと、実際の導入方法を詳しくご紹介!
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、日々の業務負担を軽減することにも繋がるはずです。

ぜひこの機会に自動化を導入して、作業をもっと楽にしましょう!

とにかく早く試したい方へ

YoomにはLINE WORKSとDropboxを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう!


◼️概要

LINE WORKSに投稿されたテキストからデータを抽出しDropboxでフォルダを作成して、作成されたフォルダURLをLINE WORKSに返すフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.LINE WORKSとDropboxを併用している部署

・LINE WORKSでの会話や投稿から抽出した情報を元に、Dropboxに自動でフォルダを作成したい方

・フォルダ作成の手間を省き、ファイル管理の効率化を図りたい方

・作成したフォルダURLをLINE WORKSで共有して、チームメンバーとの情報共有をスムーズにしたい方

2.LINE WORKSを主なコミュニケーションツールとして使用している方

・複数の部門を管理している統括部門の方

・タスクごとにプロジェクトを組む企業の管理者

■このテンプレートを利用するメリット

・LINE WORKSの投稿から手動で情報を抽出して、Dropboxにフォルダを作成する手間を省くことができ業務効率が大幅に向上します。

・手作業によるフォルダ作成やURLの共有に伴うミスを防ぐことにより、データの正確性を保つことができます。

・LINE WORKSに投稿された内容からDropboxのフォルダを作成することで、情報の一元管理が容易となり必要な情報を素早く確認することができます。

・Dropboxに作成されたフォルダのURLをLINE WORKSで共有することで、チームメンバー間での情報共有がスムーズになり業務の効率化を図ることができます。

◼️注意事項

・LINE WORKS、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。

LINE WORKSとDropboxを連携するメリットとは?

メリット1: 面倒なワークフローの自動化‍

Dropboxに新しいフォルダが作成されると、LINE WORKSのトークに自動で通知が送信され、担当者が速やかに確認できるようになります。
手動での作業が減少するので、時間と労力を大幅に節約でき、別の重要な業務に取り掛かれます。

メリット2: フォルダ共有が効率化できる‍

LINE WORKSとDropboxの連携により、チームメンバーが簡単にファイルを共有でき、共同編集も可能になります。
これにより、プロジェクトの進行と情報共有がスムーズになります。
チームメンバーはどこからでもDropboxにアクセスできるため、そこに保存されたファイルをLINE WORKSのチャットで共有し、速やかに共同編集できます。
会社に出社していなくても、プロジェクトの進捗をスムーズに進めることができます。‍

メリット3: セキュリティとコンプライアンスの強化‍

高度なセキュリティ機能をもつDropboxと暗号化技術を採用しているLINE WORKSの連携により、ファイルのセキュリティとコンプライアンスが向上します。
LINE WORKSで共有されたファイルが自動的にDropboxに保存され、Dropboxのセキュリティポリシーに従って管理されることで、より強固なデータ保護がされます。

LINE WORKSとDropboxを連携してできること

LINE WORKSとDropboxのAPIを連携させれば、LINE WORKSにおけるアクションを検知して、Dropboxへ自動でデータを連携することが可能になります。
これにより、手作業や確認の手間を削減し、情報共有の迅速化と確実性を高めることができるため、プロジェクトを円滑に進めることができるはずです。

気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにLINE WORKSとDropboxの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください!

LINE WORKSに投稿されたテキストを用いて、Dropboxでフォルダを作成し、作成したフォルダURLをLINE WORKSに返す

LINE WORKSの特定のトークルームに投稿されたテキストをフォルダ名として自動で抽出し、Dropbox内に新規フォルダを作成するフローです。
さらに、作成したフォルダのURLを自動で抽出し、元のLINE WORKSのトークルームに返信します
この連携により、プロジェクト開始時のフォルダ作成と情報共有のプロセスを瞬時に自動化できます
また、ファイル管理用のフォルダ作成忘れを防ぎ、チームメンバー全員が資料の格納場所を速やかに把握できるため、業務の初動がスムーズになり、ファイルを探す無駄な時間を削減できるでしょう。


◼️概要

LINE WORKSに投稿されたテキストからデータを抽出しDropboxでフォルダを作成して、作成されたフォルダURLをLINE WORKSに返すフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.LINE WORKSとDropboxを併用している部署

・LINE WORKSでの会話や投稿から抽出した情報を元に、Dropboxに自動でフォルダを作成したい方

・フォルダ作成の手間を省き、ファイル管理の効率化を図りたい方

・作成したフォルダURLをLINE WORKSで共有して、チームメンバーとの情報共有をスムーズにしたい方

2.LINE WORKSを主なコミュニケーションツールとして使用している方

・複数の部門を管理している統括部門の方

・タスクごとにプロジェクトを組む企業の管理者

■このテンプレートを利用するメリット

・LINE WORKSの投稿から手動で情報を抽出して、Dropboxにフォルダを作成する手間を省くことができ業務効率が大幅に向上します。

・手作業によるフォルダ作成やURLの共有に伴うミスを防ぐことにより、データの正確性を保つことができます。

・LINE WORKSに投稿された内容からDropboxのフォルダを作成することで、情報の一元管理が容易となり必要な情報を素早く確認することができます。

・Dropboxに作成されたフォルダのURLをLINE WORKSで共有することで、チームメンバー間での情報共有がスムーズになり業務の効率化を図ることができます。

◼️注意事項

・LINE WORKS、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。

LINE WORKSで特定条件に合う投稿があったら、Dropboxにフォルダを作成する

LINE WORKS上で特定のキーワードを含む投稿や、特定のユーザーからの投稿があった場合にのみ、その情報を基にDropboxにフォルダを自動作成する連携です。
例えば、「契約」というキーワードが含まれる投稿があった場合のみ、契約関連フォルダを作成するといった設定ができ、重要な情報だけを選択的にDropboxへ反映させ、不要なフォルダ作成を防ぐことができます。


■概要

LINE WORKSでの情報共有は便利ですが、特定の投稿内容に応じて手動でDropboxにフォルダを作成する作業は手間がかかり、時には対応漏れも発生するのではないでしょうか。特に重要な情報を扱う場合、迅速かつ正確なファイル管理が求められます。このワークフローを活用すれば、LINE WORKSの特定条件に合う投稿をトリガーとして、Dropboxに自動でフォルダを作成する処理を自動化し、こうした情報整理の課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • LINE WORKSの投稿内容に応じて、手動でDropboxにフォルダを作成している担当者
  • LINE WORKSの重要情報に関するファイル管理の効率化と迅速化を図りたいチームリーダー
  • 定型的なファイル整理業務から解放され、より戦略的な業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

  • LINE WORKSの特定条件を満たす投稿があった場合に、自動でDropboxにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
  • 手作業によるフォルダ作成時の命名規則の不統一や作成漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、ファイル管理の精度向上に繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、LINE WORKSとDropboxをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでLINE WORKSを選択し、「トークルームにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
  3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、LINE WORKSのメッセージ内容が特定の条件に合致する場合のみ、後続の処理に進むようにします。
  4. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、LINE WORKSのメッセージからフォルダ名に必要な情報などを抽出します。
  5. 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、抽出した情報や任意のテキストを用いて、指定した場所にフォルダを作成します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • 分岐機能では、LINE WORKSのメッセージに含まれるキーワード、送信者、投稿されたトークルームなど、フォルダ作成のトリガーとしたい条件を任意で設定可能です。
  • AI機能「テキストからデータを抽出する」では、LINE WORKSのメッセージ本文からフォルダ名として使用したい特定のテキスト(例えばプロジェクト名や日付など)を抽出するための指示内容を、ユーザーのニーズに合わせてカスタムできます。
  • Dropboxの「フォルダを作成」アクションでは、作成するフォルダの親フォルダの指定や、フォルダ名にAI機能で抽出した情報だけでなく、固定の文字列を組み合わせるなど、柔軟な設定が可能です。

注意事項

  • LINE WORKS、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
  • 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。

LINE WORKSとDropboxの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にLINE WORKSとDropboxを連携したフローを作成してみましょう!
今回はYoomを使用して、ノーコードでLINE WORKSとDropboxの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト:LINE WORKSDropbox

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は「LINE WORKSに投稿されたテキストを用いて、Dropboxでフォルダを作成し、作成したフォルダURLをLINE WORKSに返す」フローボットを設定していきましょう。
大きく分けて以下のプロセスで作成します。

  • LINE WORKSとDropboxのマイアプリ連携
  • テンプレートをコピー
  • LINE WORKSのトリガー設定と各アクション設定
  • トリガーをONにし、フローが起動するかを確認


◼️概要

LINE WORKSに投稿されたテキストからデータを抽出しDropboxでフォルダを作成して、作成されたフォルダURLをLINE WORKSに返すフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.LINE WORKSとDropboxを併用している部署

・LINE WORKSでの会話や投稿から抽出した情報を元に、Dropboxに自動でフォルダを作成したい方

・フォルダ作成の手間を省き、ファイル管理の効率化を図りたい方

・作成したフォルダURLをLINE WORKSで共有して、チームメンバーとの情報共有をスムーズにしたい方

2.LINE WORKSを主なコミュニケーションツールとして使用している方

・複数の部門を管理している統括部門の方

・タスクごとにプロジェクトを組む企業の管理者

■このテンプレートを利用するメリット

・LINE WORKSの投稿から手動で情報を抽出して、Dropboxにフォルダを作成する手間を省くことができ業務効率が大幅に向上します。

・手作業によるフォルダ作成やURLの共有に伴うミスを防ぐことにより、データの正確性を保つことができます。

・LINE WORKSに投稿された内容からDropboxのフォルダを作成することで、情報の一元管理が容易となり必要な情報を素早く確認することができます。

・Dropboxに作成されたフォルダのURLをLINE WORKSで共有することで、チームメンバー間での情報共有がスムーズになり業務の効率化を図ることができます。

◼️注意事項

・LINE WORKS、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。

ステップ1:マイアプリ連携

まずはYoomと各アプリを連携しましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくことで、後のフローの設定がスムーズになります。

Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参照してくださいね。
またYoomにはたくさんのテンプレートがありますので、ぜひ使ってみてください!

LINE WORKSのマイアプリ登録方法

以下に手順を解説した動画があるので、こちらを参考にYoomとの連携を進めてみてくださいね!

《参考》

Dropboxのマイアプリ登録方法

こちらも同様に登録手順を解説した動画があるので、こちらをご参照ください。

2つのアプリがマイアプリに表示されたら完了です。

ステップ2:テンプレートのコピー

それでは自動化の設定を行っていきましょう!
Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。


◼️概要

LINE WORKSに投稿されたテキストからデータを抽出しDropboxでフォルダを作成して、作成されたフォルダURLをLINE WORKSに返すフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.LINE WORKSとDropboxを併用している部署

・LINE WORKSでの会話や投稿から抽出した情報を元に、Dropboxに自動でフォルダを作成したい方

・フォルダ作成の手間を省き、ファイル管理の効率化を図りたい方

・作成したフォルダURLをLINE WORKSで共有して、チームメンバーとの情報共有をスムーズにしたい方

2.LINE WORKSを主なコミュニケーションツールとして使用している方

・複数の部門を管理している統括部門の方

・タスクごとにプロジェクトを組む企業の管理者

■このテンプレートを利用するメリット

・LINE WORKSの投稿から手動で情報を抽出して、Dropboxにフォルダを作成する手間を省くことができ業務効率が大幅に向上します。

・手作業によるフォルダ作成やURLの共有に伴うミスを防ぐことにより、データの正確性を保つことができます。

・LINE WORKSに投稿された内容からDropboxのフォルダを作成することで、情報の一元管理が容易となり必要な情報を素早く確認することができます。

・Dropboxに作成されたフォルダのURLをLINE WORKSで共有することで、チームメンバー間での情報共有がスムーズになり業務の効率化を図ることができます。

◼️注意事項

・LINE WORKS、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。

進むと、ご自身のワークスペースにテンプレートがコピーされます。
必要だったら、テンプレートの名前を変更することができます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが出てきます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択すると変更できますよ!

ステップ3:LINE WORKSのトリガー設定

ではアプリトリガーを設定します。
トークルームにメッセージが送信されたら」を選択します。

連携アカウント情報とトリガーアクションがデフォルトで登録されているもので、問題なければ次に進み、Webhookイベントを設定します。
LINE WORKS(API2.0)のマイアプリ登録方法を参考にし、Developer ConsoleのBotの「Callback URL」欄に、下図のように表示されているWebhookURLを貼り付けてください。

設定が完了したら[テスト]をクリックし、成功したら保存します。

ステップ4:テキストからデータを抽出する設定

次に「正規表現によるデータの抽出」をクリック。

抽出対象はアウトプット(取得した値)より、{{テキスト本文}}を選択。
以下は今回例とするLINE WORKSのトーク画面です。
このトークで受信したテキストより、○○○株式会社という文字列を抽出します。

そのためには、■会社名からの間を抽出するよう設定するため、以下のように入力します。

入力内容:(?<=■会社名\n)(.*)(?=様)

《参考》正規表現:改行後の特定の文字列を取得する方法


テストが成功したら、こちらも保存しましょう。

ステップ5:Dropboxのフォルダ作成設定

次に「フォルダを作成」を設定します。

連携しているアカウントを確認します。
トリガーアクションはそのままで、次に進みます。
フォルダのパスは「/フォルダ1/サブフォルダ1」という形式でフォルダのパスを記載してください。
今回は抽出した○○○株式会社をフォルダ名にしたいので、サブフォルダの部分には「取得した値」から{{抽出した値}}を選択しました。

テスト→ テスト成功したら保存します。

ステップ6:LINE WORKSのトークルームにメッセージを送信する設定

最後に「トークルームにメッセージを送信」を設定します。

連携しているアカウントを確認し、アクションはそのままで次に進みます。
以下の画面で詳細を設定します。

  • ボットIDは、枠内をクリックし表示される候補から任意で選択します。

  • トークルームIDは、枠外の注釈を参考に設定します。

※LINE WORKSの画面を開き、トークルームの右上にある三点ボタンを押し、チャンネルIDをクリックすると表示されます。
こちらをペーストしましょう。

テスト→ テスト成功となったら保存します。

ステップ7:トリガーをONにする

最後にアプリトリガーをオンにして完了です。
ここまでお疲れ様でした!


LINE WORKSとDropboxの連携フロー応用編

今回は「LINE WORKSに投稿されたテキストを用いて、Dropboxでフォルダを作成し、作成したフォルダURLをLINE WORKSに返す」フローボットをご紹介しました。
LINE WORKSで顧客企業と請求書のやり取りをしている方にはとても便利なフローではないでしょうか。
例えば請求書を受信するたびにDropboxでフォルダを作成してくれるので、請求書だけでなく取引関連の書類も格納していけますね。

Yoomでは他にも、LINE WORKSやDropboxを使用したテンプレートをご用意しています。
ご紹介しますので、下記より是非使ってみてください。

「Asanaで期日が今日までのタスクを取得したら、ChatGPTで作成したメッセージをLINE WORKSに通知する」

リマインドしてくれるので、期日忘れが減りそうです。以下4つの手順のみでできますよ。

  • 毎日10時に起動
  • Asanaで期日が今日までのタスクの一覧を取得
  • ChatGPTで通知用のメッセージを作成
  • LINE WORKSに通知する

ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性がありますので、詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。


概要

毎日指定の時間にAsanaで期日が今日までのタスクを取得したら、ChatGPTを使用して作成した通知内容をLINE WORKSに通知するフローです。

Asanaに追加されている期日が今日までのタスクをわざわざ確認しなくても、自動的にChatGPTを使用して作成した通知内容をLINE WORKSに通知されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。

LINE WORKSの通知先のチャンネルや通知内容は自由に設定することができます。

■注意事項

・Asana、ChatGPT、LINE WORKSそれぞれとYoomを連携してください。

・GPTでChatworkに送信するためのテキストを生成しているため、多少テキストの内容が変動する場合があります。

・ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。

DropboxのデータをLINE WORKSに連携したい場合

今回はLINE WORKSからDropboxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にDropboxからLINE WORKSへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せて利用してみてください。
これにより、Dropboxでの特定のアクションを起点としてLINE WORKSに通知する自動化が実現します。

Dropboxに請求書ファイルが格納されたら、LINE WORKSに通知する

Dropboxの指定フォルダに新しい請求書ファイル(PDFなど)が格納された際に、そのファイル名や格納日時などの情報を自動でLINE WORKSの指定トークルームに通知するフローです。
この連携により、経理部門や関連部門は請求書が格納されたことを速やかに把握し、処理の遅延を防げます
また、重要な支払いに直結する請求書の見落としを防ぎ、チーム全体で請求書の存在と処理状況を迅速に確認できるようになるため、支払い遅延や会計処理の遅れを防げるでしょう。


■概要

入力フォームに請求書情報が回答されたら、Dropboxに請求書ファイルを格納してLINE WORKSに通知するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.請求書情報を入力フォームで収集している企業やチーム

  • オンラインフォームを活用して顧客やクライアントから請求書情報を収集している経理担当者
  • フォーム入力を基に請求書を作成・管理したい企業の管理者

2.Dropboxを利用している企業やチーム

  • Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者
  • 請求書や関連書類の安全な保管とバックアップを重要視している企業

3.LINE WORKSを利用している企業やチーム

  • LINE WORKSを活用してチームメンバー間の連絡や通知を行っている担当者
  • 重要な情報をリアルタイムでチームに共有したい企業

4.システム連携とプロセス自動化を推進している方

  • 手動での請求書管理や通知作業の手間を省きたい経理担当者
  • 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者や業務プロセス担当者

■このテンプレートを使うメリット

・手動での請求書ファイルの作成や保存、通知作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。

・請求書ファイルが安全にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、経理業務や情報管理がスムーズに行えるようになります。

・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。

注意事項

・Dropbox、LINE WORKSそれぞれとYoomを連携してください。

LINE WORKSやDropboxのAPIを使ったその他の自動化例

今回ご紹介した自動化以外にも、LINE WORKSやDropboxのAPIを使うことで、様々な業務を自動化することができます。

気になるテンプレートがあれば、ぜひ試してみてください!

LINE WORKSを使った便利な自動化例

データベースの情報をもとにアカウントを作成したり、メッセージの投稿にあわせて出勤を打刻したりする連携ができます。また、フォームと連携して回答を自動で通知する連携もおすすめです。
さらに、LINE WORKSに投稿された内容を他のアプリに追加するテンプレートもあります。


◼️概要

Googleフォームで回答が送信されたら、LINE WORKSの任意のトークルームに通知します。

投稿先のトークルームやメッセージ内容は任意の内容にカスタマイズ可能です。

◼️設定方法

1.GoogleフォームとLINE WORKSをYoomと連携してください。(マイアプリ連携)

2.「フォームに回答が送信されたら」というトリガーでフォームのIDを設定し、テストを実行してください。

3.テストが成功すると、フォームの回答情報が取得できるため、回答情報の中から取得したい情報を[+]マークのボタンで選択し、アウトプットに格納してください。

4.「トークルームにメッセージを送信」というオペレーションで、Googleフォームから取得した回答内容をもとに、対象のトークルームやメッセージ内容を設定してください。

◼️注意事項

・Googleフォーム、LINE WORKSそれぞれとのアカウント連携が必要です。

・Googleフォームの質問内容の設定を適宜変更してご利用ください。


■概要

TimeRexで予定が登録されたらLINE WORKSに自動的に通知します。

設定方法

・TimeRexとLINE WORKSを連携します。(アプリ連携)

・TimeRexの「Webhookを受信したら」トリガーからWebhookURLをTimeRexの管理画面で設定してください。

・分岐アクションでWebhookタイプが「event_confirmed」ではない場合を分岐させます。

・イベントタイプが予定の確定の場合、LINE WORKS「トークルームにメッセージを送信」を選択し、データ内容を設定してください。

■注意事項

TimeRexでの予定登録とLINE WORKSへの通知には、わずかなタイムラグが生じる場合があります。


■概要

Zoho CRMで新しい見込み客が作成または更新された場合、自動的に指定のLINE WORKSのトークルームに通知します。

通知内容や送信先のLINE WORKSルームはカスタマイズ可能です。

設定方法

Zoho CRM、LINE WORKS、Yoomを連携してください。

・Zoho CRMの「見込み客が作成または更新されたら」というトリガーでzohoドメインを設定してください。

・LINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」というオペレーションで、連携アカウントや送信先のルーム、メッセージ内容の設定を行ってください。

注意事項

Zoho CRM、LINE WORKSそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。

・LINE WORKSの投稿先のトークルームや通知内容を任意の値に置き換えてご利用ください。


■概要

Google Driveに格納されたPDFファイルを画像解析し、データベースへ追加およびチャットへの通知を行います。

途中に担当者依頼を加えることで、より確実なデータ追加を可能にしています。

事前準備

Yoomデータベースに追加したいPDF内の情報の列名を予め設定します。

※列名とは、このような項目を指します。「会社名」「氏名」「メールアドレス」 etc

作成方法

①トリガーからアプリトリガーを選択し、Google Driveを選びます。

②特定のフォルダにファイル・フォルダが格納されたアクションを選択し、次のページで起動間隔と対象のフォルダIDを設定します。

③一度指定したフォルダに取得したい形式と同様のPDFをテストで格納し、Yoomに戻ってトリガーテストを行い取得を確認したら保存します。

④トリガー下の+マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択します。

⑤画像ファイル・PDFファイルをダウンロードするアクションを設定し、次のページでファイルIDの欄をクリックして表示されたアウトプットからトリガーを選択し、トリガーで取得しているファイルIDを{{ファイルID}}のように埋め込みます。このようにすることで、取得したファイルIDをそのまま動的に使用できます。

※アウトプットを使って動的に値を変更する点についてはこちらを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528

⑥+マークを押し、画像・PDFから文字を読み取るオペレーションを選択します。

⑦アクションから「画像・PDFファイルを読み取る」を選択し、次に進みます。

⑧ファイルの添付方法で、「取得した値を使用」を選択し、候補から⑤で取得したファイルを設定します。

⑨追加で抽出したい項目に、そのPDF上から取得した文字列の項目名を入力します。

※ファイル全体の文字列や複数行などの、複雑な取得はAIの仕様上うまく作動しない場合がありますので、ご注意ください。

※詳細の設定方法はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8679686

⑩テストを行い、値が取得できたか確認して保存します。

⑪+マークを押し、担当者へ対応を依頼するオペレーションを選択します。

⑫任意の担当者を設定し、メッセージ欄をクリックして、⑩のテストで取得した値を{{●●}}のようにそのまま埋め込みます。このようにすることで、⑤と同様に取得した値をそのまま担当者依頼に表示させることができます。

⑬フォームを追加をクリックし、項目に⑩で取得した項目名をそのまま入力します。このようにすることで、⑩で取得したアウトプットをそのまま引き継ぐor担当者が修正した値を使用するといったアウトプットの引き継ぎを行う事が可能です。

※アウトプット引き継ぎについてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6780877

⑭+マークを押し、データベースを操作するからYoomを選択後、事前に用意したテーブルを選択して、レコードを追加アクションを設定します。

⑮次のページで事前に設定した列名が表示されるので、各列名の欄をクリックし、⑬の担当者へ対応を依頼するオペレーションで取得した項目をそれぞれ対応した列名のところに入力します。

⑯+マークを押し、アプリと連携するからLINE WORKSを選択してトークルームにメッセージを送信アクションを選びます。

⑰次のページで、BotIDやトークルームIDを設定し、メッセージ内容に任意の内容を設け設定完了です。

※LINE WORKSの詳細設定はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6228178


■概要

Yoomデータベース内の特定のレコードを選択し、その内容を指定したLINE WORKSグループに自動送信します。

送信先グループや本文の内容も自由にカスタマイズ可能です。

■設定方法

LINE WORKSとYoomを連携してください。(マイアプリ連携)

・「レコードを選択」というトリガーで任意のデータベースやテーブルを設定してください。

・LINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」というオペレーションで、Yoomデータベースから取得した情報をもとに、送信先のグループ、メッセージ内容を設定してください。

・該当のデータベースからチェックボックスなどで任意のレコードを指定して、フローボットを起動してください。

・指定したレコードがLINE WORKSに送信されます。

■注意事項

・LINE WORKSアカウントとの連携設定が必要です。

・メッセージ内容などの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。


■概要

LINE WORKSで出退勤の連絡をした後、勤怠管理システムのAKASHIを別途開いて打刻する作業を、手間に感じてはいないでしょうか。
この二度手間は非効率なだけでなく、打刻忘れの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、LINE WORKSに「出勤」や「退勤」といった特定のメッセージを投稿するだけでAKASHIへの打刻が自動で完了し、日々の勤怠管理を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • LINE WORKSとAKASHIを利用しており、日々の打刻の手間を減らしたいと考えている方
  • 従業員の打刻忘れや入力ミスを防ぎ、正確な勤怠管理を実現したい総務・人事担当者の方
  • 勤怠に関する連絡と打刻のフローを一本化し、業務効率化を目指しているマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

  • LINE WORKSへのメッセージ投稿だけで打刻が完了するため、AKASHIを都度開く手間がなくなり、業務時間を有効活用できます。
  • 打刻処理が自動化されることで、手作業による打刻忘れや時刻の入力間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、LINE WORKSとAKASHIをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでLINE WORKSを選択し、「トークルームにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
  3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメッセージの内容に応じて処理を分けます。
  4. 次に、オペレーションでYoomデータベースの連携を選択し、「レコードを取得する」アクションで、投稿者に対応する従業員情報を取得します。
  5. 最後に、オペレーションでAKASHIを選択し、「従業員の打刻処理を実施」アクションで打刻を実行します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • 分岐機能で、どのようなメッセージを受信した場合に打刻処理を行うか(例:「出勤」「退勤」など)、条件を任意で設定してください。
  • Yoomデータベースからレコードを取得するアクションで、LINE WORKSの投稿者情報と紐づく従業員データを取得するための条件を任意で設定してください。
  • AKASHIで打刻処理を実施するアクションで、ご自身のAPIトークンや企業ID、また打刻種別や日時、時間などを任意で設定してください。

■注意事項

  • LINE WORKS、AKASHIのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。

■概要

LINE WORKSのトークで依頼された内容を、見落とさずに管理するのは大変ではないでしょうか。メッセージを確認してからOutlookを開き、手作業でタスクを作成する作業は手間がかかり、入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、LINE WORKSの投稿内容をもとにAIが情報を抽出し、Outlookにタスクを自動で作成するため、タスク管理の抜け漏れ防止と効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • LINE WORKSを主要なコミュニケーションツールとして利用し、タスク管理に課題を感じている方
  • LINE WORKSの依頼内容をOutlookに手作業で転記しており、その手間を削減したい方
  • 手作業によるタスクの登録漏れや内容の間違いを防ぎ、業務の正確性を高めたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

  • LINE WORKSのメッセージを基にAIがタスク情報を抽出しOutlookに自動登録するため、手作業での転記やタスク作成にかかる時間を短縮できます。
  • 手作業によるタスクの登録漏れや、依頼内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、重要な業務の抜け漏れ防止に繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、LINE WORKSとOutlookをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでLINE WORKSを選択し、「トークルームにメッセージが送信されたら」アクションを設定します。
  3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、LINE WORKSのメッセージ内容からタスク名や期限などを抽出します。
  4. 最後に、オペレーションでOutlookの「タスクを作成する(リマインド設定非対応)」アクションを設定し、AIが抽出した情報を基にタスクを作成します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • AI機能の「テキストからデータを抽出する」では、LINE WORKSのメッセージ本文を変数として設定し、タスク名や依頼者、期限など、抽出したい項目をカスタマイズできます。
  • Outlookの「タスクを作成する」では、件名や本文などの各項目に、AIが抽出した情報や固定の文言を変数として設定し、自動で作成されるタスクの内容を柔軟に調整可能です。

■注意事項

  • LINE WORKSとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

■概要

新入社員の入社時にYoomデータベースの従業員情報を元に、LINE WORKS(ラインワークス)のアカウントを自動的に発行します。

注意事項

・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。

・Yoomで従業員情報を管理するデータベースを作成してご利用ください。

・LINE WORKSに登録する従業員情報は任意の値に置き換えてご利用ください。


■概要

Yoomフォームにアップロードされた会議データの内容から音声を文字起こしして、LINE WORKSに通知するフローです。

Microsoft TeamsやZoomなどのレコーディングデータなどの会議データをアップロードしてご利用ください。

Slackの通知先や通知内容など自由に設定することができます。

■注意事項

LINE WORKSとYoomのアカウント連携が必要です。

・MP4、M4Aなどのファイル形式のファイルをアップロードしてください。

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。


◼️概要

・メールを受信した際、そのメールに添付されたファイルをLINE WORKSのトークルームに自動的に送信します。

・メールにファイルが添付されていない場合は、添付されていないルートに別途通知を行います。

・メールに直接アクセスせずに、ファイルの共有やコミュニケーションがスムーズに行えます。

・LINE WORKSでファイルを送信するためには一連の流れが必要になります。以下対象のヘルプ記事を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6795470

◼️設定方法

①トリガーからメールトリガーを選択し、以下の設定を行い保存します。

・受信用アドレスの作成:任意の文字列を入力し、アドレスをコピーしておきます。

・トリガー条件:トリガーを起動させたい件名や本文の条件を任意に設定します。

・次ページのテスト:コピーした受信用アドレスに対して条件を満たしたファイル付きのデモメールを送付し、テストして受信を確認します。

※メール送付からテストで結果を取得できるまで少し時間がかかります。

※受信用アドレスに対して、転送を行いたい場合はこちらを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/7266653

②トリガー下の+マークを押し、分岐するオペレーションを選択して、以下の設定を行い保存します。

・オペレーション:メールトリガーを選択・アウトプット:添付ファイル1、に設定・条件:アウトプットが空ではない、に設定・値:空白

③空ではない方向の+マークを押し、アプリと連携するオペレーションからLINE WORKSのファイルのアップロードURLの取得アクションを選択し、以下の設定をしてテスト・保存します。

・ボットID:事前に設定しているボットIDをLINE WORKSから取得し、入力します。

・ファイル名:拡張子付きの任意のファイル名を入れます。(メールトリガーに添付されているファイル名をそのまま使用する場合は、{{添付ファイル1}}のようにメールトリガーからアウトプットを動的に埋め込みます。※アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528

④+マークを押し、アプリと連携するオペレーションからLINE WORKSのファイルのアップロードを実行アクションを選択し、以下の設定をしてテスト・保存します。

・ファイルのアップロード先URL:③で取得したアップロード先URLを{{ファイルのアップロード先URL}}のように埋め込みます。

・ファイル名:③と同じファイル名を入力します。

・ファイルの添付方法:アウトプットを使用する、を選択します。

・アウトプット名:メールトリガーに添付されている、添付ファイル1、を選択します。

⑤+マークを押し、アプリと連携するオペレーションからLINE WORKSのトークルームにメッセージを送信アクションを選択し、以下の設定をしてテスト・保存します。

・ボットID:送信したいトークルームに参加しているボットのボットIDを選択します。

・トークルームID:通知したいトークルームに遷移し、トークルームIDを取得して入力します。

・メッセージ:任意のメッセージを入力します。

⑥+マークを押し、アプリと連携するオペレーションからLINE WORKSのトークルームにファイルを送信アクションを選択し、以下の設定をしてテスト・保存します。

・ボットID:送信したいトークルームに参加しているボットのボットIDを選択します。

・トークルームID:通知したいトークルームに遷移し、トークルームIDを取得して入力します。

・ファイルID:④で取得したファイルIDをアウトプットとして埋め込みます。

⑦分岐がその他の方向の+マークを押し、アプリと連携するオペレーションからLINE WORKSのトークルームにメッセージを送信アクションを選択し、以下の設定をしてテスト・保存し設定完了です。

・ボットID:送信したいトークルームに参加しているボットのボットIDを選択します。

・トークルームID:通知したいトークルームに遷移し、トークルームIDを取得して入力します。

・メッセージ:任意のメッセージを入力します。

Dropboxを使った便利な自動化例

データベースにレコードが追加されるたびに、自動でフォルダを作成することができます。
また、契約書の締結にあわせて書類を自動で保存することもできて便利ですよ。
他にも、Dropboxへのファイルの保存にあわせて、バックアップを取ったり、ファイル情報やOCRで読み取った情報を他のアプリに追加したりする自動化も可能です。


■概要

Discordでの連絡をもとに手作業でDropboxにフォルダを作成する業務は、手間がかかる上に作成漏れのリスクも伴います。
特に、複数人でのプロジェクト管理では、迅速かつ正確な情報整理が不可欠です。
このワークフローを活用すれば、Discordの特定チャンネルへの投稿をきっかけに、自動でDropboxにフォルダが作成されるため、スムーズな情報管理を実現できるはずです。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Discordをコミュニケーションの中心に据え、ファイル管理にDropboxを利用している方
  • 手作業によるフォルダ作成に手間を感じており、情報整理を効率化したいと考えている方
  • Discord上の報告などを元にしたタスク管理の抜け漏れを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

  • Discordへの投稿をトリガーにDropboxのフォルダが自動作成されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
  • 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな、命名規則の間違いや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報管理体制を構築できます。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、DiscordとDropboxをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでDiscordの「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定して、対象のチャンネルを指定します。
  3. 続いて、AI機能「テキストからデータを抽出する」を選択し、トリガーで取得したメッセージ内容からフォルダ名に必要な情報を抽出します。
  4. 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、抽出したテキストをフォルダ名として指定します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • 「テキストからデータを抽出する」では、Discordから取得したメッセージ内容を変数として埋め込み、どのように情報を抽出するかをAIへの指示(プロンプト)で自由に設定できます。
  • 「フォルダを作成」する際、前段のオペレーションで抽出したテキストデータなどを変数として用いて、動的なフォルダ名を設定することが可能です。

注意事項

  • DiscordとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

Dropboxにアップロードされた請求書や領収書などのファイルを、都度freee会計のファイルボックスに手動で登録する作業は、手間がかかり面倒に感じることはないでしょうか。特に件数が多いと、他の業務を圧迫したり、登録漏れなどのミスが発生したりする原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードをトリガーに、freee会計のファイルボックスへ自動で登録されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Dropboxとfreee会計を利用し、証憑ファイルの登録を手作業で行っている経理担当者の方
  • 手作業でのファイル転記による登録漏れやミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
  • 経理業務の定型作業を自動化し、より付加価値の高い業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • Dropboxにファイルが追加されると自動でfreee会計に登録されるため、手作業の時間を短縮できます。
  • 手動でのファイルアップロード作業が不要になるため、登録漏れやファイル選択ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、Dropboxとfreee会計をYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「ファイルがアップロードされたら」というアクションを設定して、対象のフォルダを指定します。
  3. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
  4. 最後に、オペレーションでfreee会計の「ファイルボックスに証憑ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Dropboxのトリガーでは、どのフォルダにファイルがアップロードされた際に起動させるかを任意で設定できます。特定の取引先用のフォルダなどを指定してください。
  • Dropboxの「ファイルをダウンロード」するアクションでは、ファイル名を固定の値で指定するだけでなく、ファイル名に受付番号や日付といった動的な値を自動で付与する設定も可能です。

■注意事項

  • Dropbox、freee会計とYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

Dropboxに新しいファイルを追加するたびに、その情報を手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか?
この作業は単純ですが、件数が増えると時間がかかり、入力ミスや記録漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルが作成されると、ファイル名や作成日時などの情報が自動でGoogle スプレッドシートに行として追加されるため、こうした手作業の課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Dropboxで管理しているファイルの情報を、Google スプレッドシートで管理している方
  • 手作業によるファイル情報の転記に手間を感じており、ミスを減らしたいと考えている方
  • ファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に時間を活用したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • Dropboxにファイルが追加されると自動でGoogle スプレッドシートに記録されるため、手作業での転記時間を短縮できます。
  • 手作業による情報の入力間違いや記録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
  3. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、トリガーで取得したファイル情報を指定のシートに追加します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • トリガーに設定しているDropboxは、Google DriveやBoxなど、Yoomが連携している他のストレージアプリに変更することが可能です。
  • Google スプレッドシートのアクションを「レコードを更新する」に変更したり、Airtableやkintoneなど他のデータベースアプリに情報を追加したりするようカスタムできます。

■注意事項

  • Dropbox、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

Dropboxにアップロードしたファイルを、再度Microsoft SharePointにも手動でアップロードしていませんか?この二度手間は時間的なコストがかかるだけでなく、ファイルの格納漏れといったミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルを追加するだけで、Microsoft SharePointへも自動で格納され、ファイル管理に関する非効率な業務を円滑に解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • DropboxとMicrosoft SharePointの両方でファイル管理を行っており、手作業での同期に手間を感じている方
  • ファイルの二重管理によるアップロード漏れなどのミスを防ぎ、情報共有の精度を高めたいと考えている方
  • クラウドストレージ間の連携を自動化し、組織全体のファイル管理業務を効率化したい情報システム担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

  • Dropboxへのファイル格納を起点にMicrosoft SharePointへ自動で同期されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
  • 手作業によるファイルのアップロード漏れや、格納先の指定間違いといったヒューマンエラーを防止し、ファイル管理の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、DropboxとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
  3. 続けて、Dropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
  4. 最後に、Microsoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをアップロードします。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Dropboxのトリガー設定では、ファイルの作成や更新を監視する対象のフォルダを任意で指定してください。
  • Microsoft SharePointへファイルをアップロードする際に、格納先のサイトやフォルダを任意で指定することが可能です。

■注意事項

  • Dropbox、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
  • トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
    https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

■概要

Dropboxに保存した請求書や議事録などのファイル情報を、手作業でConfluenceに転記する作業に手間を感じていませんか。
目視での確認やコピー&ペーストは時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生するかもしれません。
このワークフローを活用すれば、Dropboxにファイルが格納されるだけで、OCR機能が自動でファイル内の文字を読み取ります。
さらに、その内容をConfluenceに新規ページとして作成するため、正確性の高い業務遂行を後押しします。

■このテンプレートをおすすめする方

  • DropboxとConfluence間で発生する手作業での情報転記を効率化したい方
  • 書類の情報をOCRでデータ化してConfluence上で一元管理したいと考えている方
  • ドキュメント管理のプロセスを自動化し、チームの生産性向上を目指す方

■このテンプレートを使うメリット

  • Dropboxへのファイル格納からConfluenceへのページ作成までが自動化されるため、これまで転記作業に費やしていた時間を短縮できます。
  • 手作業によるコピー&ペーストが不要になることで、転記ミスやページ作成漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、情報の正確性を維持します。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、DropboxとConfluenceをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでDropboxの「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
  3. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
  4. その次に、OCR機能「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
  5. 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を本文などに埋め込んでページを作成します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • 「画像・PDFから文字を読み取る」では、読み取るファイルの種類に応じて、抽出したい項目(会社名、金額、日付など)を任意で指定することが可能です。
  • 「ページを作成」では、前段のオペレーションで取得したファイル名やOCRで読み取ったテキスト情報などを変数として自由に埋め込めます。

注意事項

  • Dropbox、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
  • OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
  • トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
  • OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

■概要

会議の録音やインタビューの音声データなど、手作業での文字起こしは時間がかかり、手間だと感じていませんか。また、その内容をドキュメントに転記する作業も、ミスの原因になりがちです。このワークフローを活用すれば、Dropboxに音声ファイルをアップロードするだけで、自動で文字起こしを行い、指定のGoogleドキュメントに内容を追記します。面倒な文字起こしと転記作業を自動化し、業務効率の改善に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • 会議やインタビューの録音データを手作業で文字起こししている方
  • Dropboxで音声ファイルを管理し、Googleドキュメントで議事録を作成している方
  • 音声コンテンツの活用を進めたいが、文字起こしの工数に課題を感じている方

■このテンプレートを使うメリット

  • Dropboxへのアップロードから文字起こし、転記までを自動化できるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
  • 手作業による文字起こしの聞き間違いや、ドキュメントへの転記ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、DropboxとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
  3. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
  4. 次に、オペレーションでYoomの「音声データを文字起こしする」機能を選択し、ダウンロードした音声ファイルを設定します。
  5. 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、文字起こしされたテキストを出力します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Dropboxのトリガー設定では、音声ファイルをアップロードする監視対象のフォルダのパスを任意で設定してください。
  • Googleドキュメントで文字起こし結果を追記するアクションを設定する際に、対象となるドキュメントIDを任意で設定してください。

■概要

Google スプレッドシートで案件管理などを行う際、新しい行が追加されるたびに手作業でDropboxにフォルダを作成していませんか?この作業は単純ですが、件数が増えると大きな手間となり、フォルダの作成忘れといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、関連するフォルダをDropboxに自動で作成でき、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Google スプレッドシートとDropboxを利用した情報管理で、フォルダ作成を手作業で行っている方
  • 案件やプロジェクトの増加に伴い、関連ファイルの整理業務に課題を感じているチームリーダーの方
  • 手作業によるフォルダ作成の手間や、作成漏れなどのヒューマンエラーをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • Google スプレッドシートへの行追加に連動し、Dropboxに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
  • 手作業で起こりがちなフォルダの作成忘れや命名規則の間違いといった、ヒューマンエラーのリスクを軽減し、ファイル管理の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、Google スプレッドシートとDropboxをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定して、監視対象のシートを指定します。
  3. 続いて、オペレーションでDropboxを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。作成するフォルダの名前には、トリガーで取得した行の情報を活用できます。
  4. 最後に、オペレーションで再度Google スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定し、フォルダが作成された行に完了ステータスなどを書き込みます。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Google スプレッドシートのトリガー設定で、フローボットを起動させたいスプレッドシートIDやシートIDを任意で設定してください。
  • Dropboxの「フォルダを作成」オペレーションでは、作成先の親フォルダを自由に指定したり、フォルダ名に顧客名や案件番号といった動的な値を含めるなど、柔軟な設定が可能です。
  • Google スプレッドシートの「レコードを更新する」オペレーションでは、どの行を更新するかを特定するための条件や、更新する列、書き込む値を任意で設定してください。

■注意事項

  • oogle スプレッドシート、DropboxとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

クラウドサインで締結した書類を自動的に取得し、Dropboxに格納します。

取得する書類の種類や格納先のフォルダー、ファイル名などを自由にカスタマイズすることが可能です。

設定方法

クラウドサイン、DropboxそれぞれのアプリとYoomを連携してください。(マイアプリ連携)

・クラウドサインの「書類の締結が完了したら」というアプリトリガーを設定し、「書類に添付されたファイルのリストを取得」というアクションで書類IDを指定してください。

・ループで処理の繰り返し設定をしてください。

・クラウドサインのアプリトリガーで書類の添付ファイルを取得してください。

・Dropboxの「ファイルをアップロードする」というオペレーションで、取得した書類情報をもとに、格納先のフォルダーやファイル名などを設定してください。

注意事項

クラウドサイン、Dropboxそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。

・書類の種類や格納先のフォルダー、ファイル名などの設定を適宜変更してご利用ください。


■概要
Notionでプロジェクトやタスクを管理する際、関連ファイルを保管するために都度Dropboxにフォルダを手動で作成していませんか?この作業は単純ですが、積み重なると大きな手間となり、フォルダの作成漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Notionのデータソースに新しいページが作成されると、自動でDropboxに連携したフォルダが作成され、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
  • NotionとDropboxを併用し、情報とファイルの管理を効率化したいと考えている方
  • 手作業でのフォルダ作成に手間を感じており、入力ミスや作成漏れを防ぎたい方
  • 複数のツールを連携させた定型業務を自動化し、生産性の向上を目指す担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
  • Notionにページを作成するだけでDropboxに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
  • 手作業によるフォルダの作成漏れや、名称の入力間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データ管理の正確性を高めます
■フローボットの流れ
  1. はじめに、NotionとDropboxをYoomと連携します
  2. 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
  3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ページが新規作成された場合のみ後続の処理に進むように条件を指定します
  4. 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する(ID検索)」アクションを設定し、作成されたページの情報を取得します
  5. 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成する」アクションを設定し、取得したページタイトルなどの情報を基にフォルダを作成します
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
  • Dropboxに作成するフォルダの名称は、Notionのページタイトルなど、取得した情報を基に任意で設定してください
  • Dropboxのどの階層にフォルダを格納するか、保存先のパスを任意で指定することが可能です
■注意事項
  • NotionとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 
  • ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。

■概要

Dropboxでファイルを共有する際、都度関係者へSlackで通知する作業に手間を感じていませんか。手作業による連絡は、通知漏れや共有の遅延といったミスを引き起こす可能性があり、重要な情報の伝達に支障をきたすこともあります。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動でSlackに通知が送信されます。これにより、確実かつ迅速な情報共有が実現し、チームの連携を円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方

  • ・DropboxとSlackを連携させ、ファイル共有の通知業務を自動化したいと考えている方
  • ・手作業での通知による連絡漏れや遅延を防ぎ、情報共有を円滑にしたいチームリーダーの方
  • ・定型的な連絡業務を削減し、より重要な業務に時間を活用したいと考えている全ての方

■このテンプレートを使うメリット

  • ・Dropboxにファイルが追加されると自動でSlackに通知が飛ぶため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
  • ・手作業による通知の対応漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

  1. 1.はじめに、DropboxとSlackをYoomと連携します。
  2. 2.次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
  3. 3.最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定して、ファイルがアップロードされた旨を通知します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • ・Dropboxのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいフォルダのパスを任意で設定してください。
  • ・Slackでメッセージを送るアクションでは、通知先のチャンネルやメッセージの定型文などを自由に設定できます。

まとめ

LINE WORKSとDropboxを連携すると、面倒なワークフローの自動化ができたり、ファイル共有が効率化しましたね。
これにより、複雑だった業務全体の効率が向上し、チーム全体の生産性が高まりそうです。
フォルダ作成したらその完了通知が来るので、その間に別の仕事ができますよ。

今回紹介したフローを使ってLINE WORKSとDropboxの連携をして、チームのパフォーマンスを最大限に引き出していきましょう!

Yoomを利用すれば、プログラミング知識も不要の簡単な連携設定が可能です。
テンプレートを活用しながら、色々な業務フローの自動化を試してみてください。

あなたの業務効率化を、Yoomはサポートします!

もしLINE WORKSとDropbox間の連携作業の自動化や、その他の定型業務の効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください。

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よくあるご質問

Q:フォルダ名に日付を自動で追加できますか?

A:

はい、フローボットを起動した日を起点として「今日」や「翌日」など、日付を自動で追加できます。
日付を追加したい場合は、「日付」タブからお好みの日付表記を選択してご利用ください。

Q:特定のグループトークだけで自動化を実行できますか?

A:

はい!LINE WORKSの「トークルームにメッセージが投稿されたら」というトリガーは、Webhookを使用して設定しています。
そのため、Webhook URLを設定したBotが招待されているトークルームにメッセージが投稿された場合にのみフローボットが起動するようになっています。

Q:自動化が失敗した場合、どこで原因を確認できますか?

A:

自動化が失敗した場合は、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。

通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行するには手動での対応が必要となりますが、連携がエラーになる原因は様々なため、エラー時の対応方法についてを参考に対応しましょう。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口もご活用ください。

Yoomを使えば、今回ご紹介したような連携を
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
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この記事を書いた人
Mio Ishizuka
Mio Ishizuka
新卒から3年ほど金融関係の仕事を経験してきました。 業界柄、手動で行う作業がとても多く、自動化したらもっと他の仕事ができるのになと思っていた時にYoomに出会いました。 ブログ執筆しながらYoomの便利さに日々感動しています。 分かりやすい構成を心がけています。
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