【ノーコードで簡単連携！】LINE WORKSとGmailを連携して、通知管理や共有を楽にしてみた！

ステップ2:アプリトリガーの設定

1.プロジェクトから作成

・画面左に表示されているプロジェクト一覧から、フローボットを作成したいプロジェクト選びましょう。
・新規作成をクリックします。
・はじめから作成するを選択してください。

2.タイトル入力とトリガーを選択

・タイトルは任意のもので大丈夫ですが、フローの流れを記載しておくと、後で見返した時や誰が見てもわかるのでおすすめです。
・トリガー選択は「特定の条件のメールを受信した時」を選択しましょう。

3.メールトリガーの条件設定

・タイトルにはフローがわかりやすいように記載しておきます。
・受信用メールアドレスを作成し、入力します。
・Gmailで受信したメールをYoomのメールアドレスに転送して、メールトリガーを起動するために転送処理が必要です。こちらを参考にしてください。
・トリガー条件を追加して、条件に合うメールを受信した場合のみ、起動させることができます。こちらを参考にしてください。

4.メールトリガーをテスト

・テストして問題なければ保存しましょう。

ステップ3:LINE WORKSのアクション設定

1.オペレーションタイプの設定

・まずはすぐ下にある＋ボタンを押しましょう。
・オペレーション設定の画面でアプリと連携する→LINE WORKSを選択してください。

2.連携アカウントとアクションを選択

・タイトルは任意のタイトルでOKですが、ここでも先程同様にフローの流れがわかるように記載してます。
・アクションはトークルームにメッセージを送るを選択しましょう。

3.API接続設定

・ボットID、トークルームID、メッセージにそれぞれの項目に入力しましょう。
・メッセージにはGmailで取得したアウトプットを埋め込みメッセージを作成しましょう。
・テストして、問題なければ保存しましょう。

以上でフローボットが完成しました！

LINE WORKSやGmailを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもLINE WORKSやGmailのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍LINE WORKSとGmailを連携した自動化例

本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をLINE WORKSに通知したり、Gmailでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成しLINE WORKSに通知したりする連携も可能です。
また、Gmailの内容をAIによるデータ抽出を活用してメール文から内容を取得・要約してLINE WORKSに通知することもできます。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみ利用できる機能となっています。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなります。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルでお試しもできます！

LINE WORKSを活用した自動化例

データベースに登録された情報をLINE WORKSに通知する

kintoneやNotionなどのデータベースに登録された情報をLINE WORKSへ自動的に通知します。

新たにタスクが追加されたらLINE WORKSに通知する

TrelloやBacklogなどで新たにタスクが追加されたらLINE WORKSに自動で通知します。

ワークフローで申請が承認されたことをLINE WORKSへ通知する

Garoonやジョブカン経費精算・ワークフローなどで申請が承認されたことをLINE WORKSへ自動で通知します。

Gmailを活用した自動化例

リード詳細ページからGmailで定型メールを送信する

SalesforceやHubSpotなどの顧客管理ページから、1クリックで定型メールを送信します。

Gmailで受け取った書類をクラウドストレージに保存する

Gmailで受け取った書類をDropBoxやOneDriveなどに自動で保存します。

発行した書類をGmailで送付する

Googleドキュメントなどで作成した書類をGmailで自動送信します。

LINE WORKSとGmailを連携するメリットと自動化例

メリット1: メール管理の効率化

詳細: LINE WORKSとGmailの連携にすることによって、情報管理を一つにまとめることができます！確認漏れや情報の見落としなどのミスを軽減することができます。
特定のキーワードを含むメッセージに対してのみ、通知する設定も可能なので、本来取得したい情報だけを選択し通知することも可能です。‍

具体例: Gmailが届いたら、届いた内容をLINE WORKSに通知するという設定を行っていると、両方のアプリを確認しなくてもよくなります。
情報が散らばった状態だと抜けや漏れが発生することも考えられますが、情報がまとまっていれば作業の効率も上げることができます。

メリット2: チームコミュニケーションの強化

詳細:LINE WORKSとGmailを連携することで、メンバー全体でメール内容を確認できるようになります。確認のタイミングなどはそれぞれあると思いますが、連携ができていれば、全体でフレッシュな情報を確認する事ができ、重要なタスクの漏れも防げるので、早急な対応が可能です。
皆が同じタイミングで情報収集ができれば、コミュニケーションも活発になり、業務が捗る環境を作る事ができますね。‍

具体例:Gmailのメール内容をLINE WORKSのチャット機能を使って、チーム全体で話し合う事が可能になります！
Gmailへの対応方法や返信内容をチャットで議論することができるので、業務の意思決定について迅速に対応できるようになります！

メリット3: 業務プロセスの自動化

詳細: LINE WORKSとGmailを連携できていれば、例えばGmailに届いた内容をLINE WORKSへ手入力で行っていた場合、通知する作業を削減し自動化する事ができます。

‍具体例: チームの誰かが、重要なGmailの内容を手作業で通知させていた場合、「入力ミス・漏れ」「確認忘れ」「時間が経ってからの対応」など様々なリスクが考えられます。
しかし連携していれば、全て自動化することができます！

まとめ

実際にフローボット作成をしながら、GmailとLINE WORKSの連携方法についてお話ししてきました。
連携させることにより、面倒な確認作業や、ミス、漏れなどを減らせて本来のお仕事に集中できる環境が整います。
またYoomを活用することで、難しい知識など必要なく連携することができました。

是非この機会にGmailとLINE WORKSを連携させて業務効率をアップさせましょう！