Outlookでメールを受け取ったらLINE WORKSに通知する方法

社内の連絡ツールにLINE WORKSを導入している企業も多いのではないでしょうか？
LINEの使用感はそのままに、プライベートな情報を使用ようになるのでとても便利ですよね。
でも、社外との連絡はメールシステムとしてOutlookを使用している場合も多いのでは？
LINE WORKSとOutlookが連携出来れば取引先とのメールを担当者にすぐ連絡できるのに！…なんて思うことありませんか？？
そこで今回はLINE WORKSとOutlookを連携して、メールとスケジュール管理の効率化を図りたいと思います！

こんな方におすすめ

• LINE WORKSとOutlookをそれぞれ活用している方
• 逐一Outlookを開かなくても、LINE WORKSで通知を確認したい方
• 受信したメールをLINE WORKSで共有したい方

今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！

Outlookでメールを受け取ったらLINE WORKSに通知する

試してみる

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Outlookでメールを受け取る毎に、LINE WORKSに通知するフローです。

詳細を見る 試してみる

[Yoomとは]

今回ご紹介するテンプレート以外にも、Outlookがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。

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LINE WORKSとOutlookの連携フローの作り方

では実際に連携設定の説明に移ります！

Yoomのアカウントにログインできたら、
1.「マイアプリ登録」をクリックし、「新規作成」を選択してください。

2.登録したいアプリ(今回はLINE WORKSとOutlook)を選択し、使用するアカウントでログインしましょう。
LINE WORKSの登録ができたら、もう一度「新規作成」をクリックして、Outlookの登録をするというような流れです。
LINE WORKSの詳しい登録方法はこちらを参考にしてください。
LINE WORKS(API2.0)のマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
Outlookの詳しい登録方法はこちらを参考にしてください。
Microsoft 365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)

※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。

3.登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
LINE WORKSとOutlookのアイコンが表示されたか確認をしてください。

それではここから、2つのアプリの連携設定を行いましょう！
【Outlookでメールを受け取ったらLINE WORKSに通知する】というフローを作成していきます。

以下バナーの「試してみる」からテンプレートをコピーすることもできます。はじめから作成される方は、その後に続く解説を確認してくださいね。

Outlookでメールを受け取ったらLINE WORKSに通知する

試してみる

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Outlookでメールを受け取る毎に、LINE WORKSに通知するフローです。

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1.「マイプロジェクト」から「新規作成」をクリック、「はじめからの作成」を選択します。

2.タイトルはわかりやすくフローの内容を入力して、「特定のアプリイベントが発生したとき」を選択し、Outlookを選択します。

3.トリガーアクションは「メールを受信したら」を選択し、「次へ」をクリックしましょう。

4.トリガーの起動間隔を選択して、「テスト」をクリックし、テストが成功したら、「保存」してください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にして使うことをおすすめします。

5.保存したフローの「+」をクリックし、オペレーションタイプの選択から「アプリを連携をする」を選択し、LINE WORKSをクリックしてください。

6.アクションは「トークルームにメッセージを送信」を選択して、「次へ」をクリックします。

7.「ボットID」と「トークルームID」「メッセージ」を入力します。
入力できたら、「テスト」をクリックし、テストが成功したら、「保存」しましょう。

※ボットIDはDeveloper Consoleでボットを作成し、ボットIDを取得してください。
※トークルームIDは対象のトークルームにボットが参加している必要があります。
トークルーム画面のメニューにある「チャンネルID」をクリックすると表示されるIDがトークルームIDです。
「ボットを含むトークルームを作成」アクションを実行した際にもトークルームIDは取得が可能です。
※メッセージは先に連携したOutlookで取得しているアウトプット情報を使用できるので、アウトプットから選択して入力します。

これで【Outlookでメールを受け取ったらLINE WORKSに通知する】というフローの完成です。

8.最後にトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。

Outlookでメールを受け取ったらLINE WORKSに通知する

試してみる

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Outlookでメールを受け取る毎に、LINE WORKSに通知するフローです。

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LINE WORKSとOutlookのその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもLINE WORKSやOutlookのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用できるようになりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

LINE WORKSの投稿内容をもとにOutlookでメールを送信する

試してみる

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■概要
「LINE WORKSの投稿内容をもとにOutlookでメールを送信する」ワークフローは、メールの送信作業の負担を軽減します。
チャット上の操作のみで定型的なメール文を自動送信できるため、作業効率が向上するでしょう。

■このテンプレートをおすすめする方
・LINE WORKSを利用して業務連絡を行っている方
・LINE WORKSに投稿された内容を迅速に関係者へ共有したい方
・Outlookを使ってメールで情報共有を行っている企業
・業務内容の展開にスピードを求める方
・毎回手動で情報を転送する手間を省きたい方
・複数のツールを連携させて業務の効率化を図りたい方

■注意事項
・LINE WORKSとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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LINE WORKSの投稿内容をもとにOutlookでタスクを作成する

試してみる

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■概要
「LINE WORKSの投稿内容をもとにOutlookでタスクを作成する」ワークフローは、タスク管理を効率的にしてくれます。
チャット上でタスクを追加できるため、作業の手間が軽減されるでしょう。

■このテンプレートをおすすめする方
・LINE WORKSを活用して社内コミュニケーションや情報共有を行っている方
・LINE WORKSでの投稿に基づいて迅速にOutlookにタスクを作成したい方
・手動でタスクを管理する時間を削減し、業務の効率化を図りたい方
・複数のツールを横断して、スピーディにタスクを管理したい方
・Outlookを日常的に利用していて、タスクの進捗や期限を一目で把握したい方

■注意事項
・LINE WORKSとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Outlookメールに届いた内容をAIで抽出し、LINE WORKSに自動で通知する

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Outlookメールに新しく届いた内容をAIで抽出して、LINE WORKSに自動で通知するフローです。

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LINE WORKSを活用した自動化例

リードが作成されたら、LINE WORKSに通知する

大切な顧客情報を見落とすことなく迅速に対応することができ、業務効率向上が図れます。

HubSpotのコンタクトにリードが登録されたら、LINE WORKSに通知する

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HubSpotのコンタクトにリードが登録されたら、LINE WORKSに通知するフローです。

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Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されたら、LINE WORKSに通知する

試してみる

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Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されたら、LINE WORKSに通知するフローです。

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Salesforceに新規リードが登録されたらLINE WORKSに通知

試してみる

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Salesforceに新規リードが登録されたことを検知し、LINE WORKSの指定のチャンネルに通知します。

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LINE WORKSで投稿されたメッセージを翻訳して、翻訳版を投稿する

送られてきたメッセージを自動で翻訳し、結果を通知するため、手入力による手間を省き、即座に通知を受けることができます。

LINE WORKSで投稿されたメッセージを翻訳して、翻訳版をSlackに投稿する

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LINE WORKSで投稿されたメッセージを翻訳して、翻訳版をSlackに投稿するフローです。

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LINE WORKSで投稿されたメッセージを翻訳して、翻訳版をMicrosoft Teamsに投稿する

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LINE WORKSで投稿されたメッセージを翻訳して、翻訳版をMicrosoft Teamsに投稿するフローです。

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LINE WORKSで投稿されたメッセージを翻訳して、翻訳版をGoogle Chatに投稿する

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LINE WORKSで投稿されたメッセージを翻訳して、翻訳版をGoogle Chatに投稿するフローです。

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新規顧客が登録されたらLINE WORKSに通知する

大切なリード情報を見落とすことなく迅速に対応することができるため、後続作業の精度向上につながりそうです。

HubSpotのコンタクトにリードが登録されたら、LINE WORKSに通知する

試してみる

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HubSpotのコンタクトにリードが登録されたら、LINE WORKSに通知するフローです。

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Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されたら、LINE WORKSに通知する

試してみる

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Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されたら、LINE WORKSに通知するフローです。

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Salesforceに新規リードが登録されたらLINE WORKSに通知

試してみる

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Salesforceに新規リードが登録されたことを検知し、LINE WORKSの指定のチャンネルに通知します。

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Outlookを活用した自動化例

入力フォームの情報でMicrosoft Excelで書類を発行し、Outlookで送付する

手作業でMicrosoft Excelへ転記しPDF発行を行う必要がなく、フォームに回答されただけですべての工程を自動的に行えるようになるでしょう。

フォームに見積もりの回答が送信されたら、Microsoft Excelで見積書を発行してOutlookメールを使って送付する

試してみる

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■概要
・フォームに入力された内容を用いて、Excelの見積書雛形で書類を発行します。
・またその後発行した書類を相手先にメールで送付するところまでを行います。
・書類の発行はExcel以外に、Googleスプレッドシート、Googleドキュメントでも実施可能です。

■事前準備
・書類発行を行うための、雛形書類(Excel)を用意します。

■実際に使用しているExcel（閲覧権限のみとなります。使用したい場合はコピーしてください）
https://yoominc-my.sharepoint.com/:x:/g/personal/demo_yoominc_onmicrosoft_com/EVC6m0E6HSlNmdXypTevGXEB1fgCihZnzjGnTgAbsWqTsw?e=nOQHGw

■作成方法
①フローボットを新規作成して、はじめから作成を選択します。

②トリガーからフォームトリガーを選択して、以下の設定を行い保存します。
・フォームタイトル：任意のタイトルをつけます。回答者にはこのタイトルが表示されます。
・各質問項目：書類発行や相手へメールを送付する際に必要な情報を設定します。※質問の追加を押すと質問を増やすことができます。
・取得した値：次のページで、設定した質問にデモの値をいれることができます。後のテストで使用するのでデモ値を入力します。
※フォームの設定方法についてはこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8009267

③＋マークを押し、書類を発行するオペレーションからエクセルを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・ファイルの保存場所：対象のExcelが格納されているOneDriveかSharePointを選択します。
・ドライブID/サイトID：OneDriveの場合はドライブID、SharePointの場合はサイトIDを選択します。
・アイテムID：クリックし、候補から書類発行したいエクセルの雛形を選択します。
・ファイル名（任意）：アイテムIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにファイル名を入れて再度アイテムIDを選択してください。
・格納先のフォルダID：書類発行後に格納するフォルダIDを候補から選択します。
・格納先のフォルダ名（任意）：フォルダIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにフォルダ名を入れて再度フォルダIDを選択してください。
・出力ファイル名：任意のファイル名を設定します。なお、②で取得した値を埋め込むこともできます。（アウトプットの埋め込み）
・置換対象の文字列：対応する文字列に対して、②で取得した値を埋め込みます。
※書類を発行するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
※SharePointで、サイトIDが表示されない場合はこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081

④＋マークを押し、メールを送るオペレーションから任意のメールツールを選択して、以下設定を行い保存します。
・To：欄をクリックし、②のトリガーで取得したアドレスを埋め込みます。
・件名/本文：任意の値を入力します。これまで同様に②で取得した値を埋め込むことも可能です。
・添付ファイル：添付ファイルを追加を押し、アウトプットを使用として、発行した書類を候補から選択します。
・テスト：次のページで反映された内容を確認しテストを行うこともできます。(実際に送付されるのでご注意ください)

■注意点
・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。
※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。
https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779

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入力フォームの情報でMicrosoft Excelの雛形で契約書を発行し、Outlookで送付する

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入力フォームに入力された情報で、エクセルの雛形から申込書などの契約書のPDFを作成するフローボットです。

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Microsoft Excelの雛形から納品書を作成しOutlookで送付する

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Yoomフォームの情報でMicrosoft Excelの雛形から納品書を作成してOutlookで送付するフローです。

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Outlookで受信したお問い合わせ内容を登録する

受信したお問い合わせの情報を自動登録することで、手動作業が自動化されるため、ヒューマンエラーも最小限に抑えられると予想されます。

Outlookで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録する

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Outlookで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローです。

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Outlookで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録する

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■概要
「Outlookで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録する」ワークフローは、情報管理の効率化に貢献します。
情報の転記作業が自動化されるため、生産性向上に寄与します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを日常的に利用している方
・Outlookを使用して問い合わせを受け付けているカスタマーサポート担当者‍
・kintoneを活用して効率的にデータを管理したいと思っている方
・顧客からの問い合わせをkintoneに蓄積してデータ分析などに活用したい方

■注意事項
・kintoneとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・レコード追加時はデータベースを操作するメニュー内のレコード追加アクションを使用してください。詳細は下記をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9076230

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Outlookで受信したお問い合わせ内容をJUST.DBに登録する

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Outlookで受信したお問い合わせ内容をJUST.DBに登録するフローです。

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Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新し格納する

Outlookで受信した書類データが内容に則ったファイル名に変更され、指定フォルダに自動的にアップロードされるので、データ管理の精度向上が期待できるでしょう。

Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しGoogle Driveに格納する

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Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しGoogle Driveに格納するフローです。

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Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しBoxに格納する

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Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しBoxに格納するフローです。

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Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納する

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Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納するフローです。

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ご紹介したテンプレート以外にも、Outlookがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。

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LINE WORKSとOutlookを連携するメリット

メリット1: メール管理の効率化

LINE WORKSとOutlookの連携をすると、OutlookのメールをLINE WORKSで管理できるようになります。
重要なメールを見逃すことなく、迅速に対応できそうですね。
例えば、 メールがOutlookに届くと、あらかじめ指定した担当者へ自動でLINE WORKSに通知が送信されます。
担当者は、すぐにメール内容を確認できて、対応もスムーズになるでしょう。
また、メール内容をLINE WORKSのチャットに共有することで、チームへの共有もあっという間。
2つのアプリを開いて転送する必要がないんです！

メリット2: スケジュール管理の強化

LINE WORKSとOutlookのカレンダーを連携させることも可能なので、スケジュールをまとめて管理できます。
チーム全体の予定調整がスムーズに行えますし、予定の重複や見落としを防げますよね。
手作業で登録していると「Outlookのカレンダーには登録したけど、LINE WORKSに登録し忘れてた！」ということもありますが、自動で反映されるのでその心配はいりません！
例えば、 Outlookで設定した予定が自動的にLINE WORKSのカレンダーに反映されるので、外出先でもLINE WORKSの通知を確認して、簡単にスケジュールを把握しやすくなります。

メリット3: タスク管理の自動化

メールの内容やカレンダーの予定に基づいてタスクを自動で作成し、LINE WORKS上で管理できます。
例えば、Outlookで受信したメールからタスクを自動で抽出して、LINE WORKSのタスクリストに追加することができるんです。
「あとでタスクに追加しておこうと思っていたのにそのまま忘れていた！」なんてことありませんか？
人的フローだとメールの見逃しやタスクの入れ忘れも起こりがちですが、自動的に登録されるので効率的にタスクを管理したい方におすすめですよ！

まとめ

LINE WORKSとOutlookを連携すると、メールやタスク管理の効率化ができ、スケジュール管理の強化ができますね！
人的フローによる重複や漏れもなくすことができたので、業務の質も上がって、チーム全体の生産性も高まりそうです。
Yoomを使って連携すればこの２つのアプリ以外にもいろんな業務に応用できますよ。
Yoomのテンプレートも参考にしながら、ぜひみなさんもさまざまな業務の効率化にチャレンジしてみてくださいね！