Outlookでメールを受け取ったらLINE WORKSに通知する方法

1.「マイプロジェクト」から「新規作成」をクリック、「はじめからの作成」を選択します。

2.タイトルはわかりやすくフローの内容を入力して、「特定のアプリイベントが発生したとき」を選択し、Outlookを選択します。

3.トリガーアクションは「メールを受信したら」を選択し、「次へ」をクリックしましょう。

4.トリガーの起動間隔を選択して、「テスト」をクリックし、テストが成功したら、「保存」してください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にして使うことをおすすめします。

5.保存したフローの「+」をクリックし、オペレーションタイプの選択から「アプリを連携をする」を選択し、LINE WORKSをクリックしてください。

6.アクションは「トークルームにメッセージを送信」を選択して、「次へ」をクリックします。

7.「ボットID」と「トークルームID」「メッセージ」を入力します。
入力できたら、「テスト」をクリックし、テストが成功したら、「保存」しましょう。

※ボットIDはDeveloper Consoleでボットを作成し、ボットIDを取得してください。
※トークルームIDは対象のトークルームにボットが参加している必要があります。
トークルーム画面のメニューにある「チャンネルID」をクリックすると表示されるIDがトークルームIDです。
「ボットを含むトークルームを作成」アクションを実行した際にもトークルームIDは取得が可能です。
※メッセージは先に連携したOutlookで取得しているアウトプット情報を使用できるので、アウトプットから選択して入力します。

これで【Outlookでメールを受け取ったらLINE WORKSに通知する】というフローの完成です。

8.最後にトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。

LINE WORKSとOutlookのその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもLINE WORKSやOutlookのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用できるようになりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

LINE WORKSを活用した自動化例

リードが作成されたら、LINE WORKSに通知する

大切な顧客情報を見落とすことなく迅速に対応することができ、業務効率向上が図れます。

LINE WORKSで投稿されたメッセージを翻訳して、翻訳版を投稿する

送られてきたメッセージを自動で翻訳し、結果を通知するため、手入力による手間を省き、即座に通知を受けることができます。

新規顧客が登録されたらLINE WORKSに通知する

大切なリード情報を見落とすことなく迅速に対応することができるため、後続作業の精度向上につながりそうです。

Outlookを活用した自動化例

入力フォームの情報でMicrosoft Excelで書類を発行し、Outlookで送付する

手作業でMicrosoft Excelへ転記しPDF発行を行う必要がなく、フォームに回答されただけですべての工程を自動的に行えるようになるでしょう。

Outlookで受信したお問い合わせ内容を登録する

受信したお問い合わせの情報を自動登録することで、手動作業が自動化されるため、ヒューマンエラーも最小限に抑えられると予想されます。

Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新し格納する

Outlookで受信した書類データが内容に則ったファイル名に変更され、指定フォルダに自動的にアップロードされるので、データ管理の精度向上が期待できるでしょう。

LINE WORKSとOutlookを連携するメリット

メリット1: メール管理の効率化

‍LINE WORKSとOutlookの連携をすると、OutlookのメールをLINE WORKSで管理できるようになります。
重要なメールを見逃すことなく、迅速に対応できそうですね。
例えば、 メールがOutlookに届くと、あらかじめ指定した担当者へ自動でLINE WORKSに通知が送信されます。
担当者は、すぐにメール内容を確認できて、対応もスムーズになるでしょう。
また、メール内容をLINE WORKSのチャットに共有することで、チームへの共有もあっという間。
2つのアプリを開いて転送する必要がないんです！

メリット2: スケジュール管理の強化

‍LINE WORKSとOutlookのカレンダーを連携させることも可能なので、スケジュールをまとめて管理できます。
チーム全体の予定調整がスムーズに行えますし、予定の重複や見落としを防げますよね。
手作業で登録していると「Outlookのカレンダーには登録したけど、LINE WORKSに登録し忘れてた！」ということもありますが、自動で反映されるのでその心配はいりません！
例えば、 Outlookで設定した予定が自動的にLINE WORKSのカレンダーに反映されるので、外出先でもLINE WORKSの通知を確認して、簡単にスケジュールを把握しやすくなります。

メリット3: タスク管理の自動化

‍メールの内容やカレンダーの予定に基づいてタスクを自動で作成し、LINE WORKS上で管理できます。
例えば、Outlookで受信したメールからタスクを自動で抽出して、LINE WORKSのタスクリストに追加することができるんです。
「あとでタスクに追加しておこうと思っていたのにそのまま忘れていた！」なんてことありませんか？
人的フローだとメールの見逃しやタスクの入れ忘れも起こりがちですが、自動的に登録されるので効率的にタスクを管理したい方におすすめですよ！

まとめ

LINE WORKSとOutlookを連携すると、メールやタスク管理の効率化ができ、スケジュール管理の強化ができますね！
人的フローによる重複や漏れもなくすことができたので、業務の質も上がって、チーム全体の生産性も高まりそうです。
Yoomを使って連携すればこの２つのアプリ以外にもいろんな業務に応用できますよ。
Yoomのテンプレートも参考にしながら、ぜひみなさんもさまざまな業務の効率化にチャレンジしてみてくださいね！