社内の連絡ツールにLINE WORKSを導入している企業も多いのではないでしょうか? LINEの使用感はそのままに、プライベートな情報を使用ようになるのでとても便利ですよね。 でも、社外との連絡はメールシステムとしてOutlookを使用している場合も多いのでは? LINE WORKSとOutlookが連携出来れば取引先とのメールを担当者にすぐ連絡できるのに!…なんて思うことありませんか?? そこで今回はLINE WORKSとOutlookを連携して、メールとスケジュール管理の効率化を図りたいと思います!
こんな方におすすめ
LINE WORKSとOutlookをそれぞれ活用している方
逐一Outlookを開かなくても、LINE WORKSで通知を確認したい方
受信したメールをLINE WORKSで共有したい方
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。 難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。 下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください!
Outlookでメールを受け取ったらLINE WORKSに通知する
試してみる
◼️概要
Outlookでメールを受け取る毎に、LINE WORKSに通知するフローです。
メッセージを自動転送することにより漏れを防ぐことができ、業務効率化を図れます。
LINE WORKSに通知する内容は自由にカスタマイズすることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.OutlookとLINE WORKSをそれぞれ利用されている方 2.メール受信した情報をLINE WORKSにも連携している方 3.OutlookとLINE WORKSでなにか効率化を図ってみたい方
■このテンプレートを使うメリット
・メール受信した情報をLINE WORKSに自動で通知できるので、情報共有の手間や漏れ・ミスの削減ができます。 ・メール受信したら自動で起動するので、スピーディにLINE WORKSで情報共有できます。
◼️注意事項
・ Outlook、LINE WORKSそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
[Yoomとは]
今回ご紹介するテンプレート以外にも、Outlookがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。
⇒Outlookを使った業務自動化事例資料をダウンロード(無料)
LINE WORKSとOutlookの連携フローの作り方
では実際に連携設定の説明に移ります!
Yoomのアカウントにログインできたら、 1.「マイアプリ登録」をクリックし、「新規作成」を選択してください。
2.登録したいアプリ(今回はLINE WORKSとOutlook)を選択し、使用するアカウントでログインしましょう。 LINE WORKSの登録ができたら、もう一度「新規作成」をクリックして、Outlookの登録をするというような流れです。 LINE WORKSの詳しい登録方法はこちらを参考にしてください。LINE WORKS(API2.0)のマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help) Outlookの詳しい登録方法はこちらを参考にしてください。Microsoft 365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
※「Microsoft 365(旧Office 365)」には個人向けと法人向けプラン(Microsoft 365 Business)があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
3.登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。 LINE WORKSとOutlookのアイコンが表示されたか確認をしてください。
それではここから、2つのアプリの連携設定を行いましょう!【Outlookでメールを受け取ったらLINE WORKSに通知する】 というフローを作成していきます。
以下バナーの「試してみる」からテンプレートをコピーすることもできます。はじめから作成される方は、その後に続く解説を確認してくださいね。
Outlookでメールを受け取ったらLINE WORKSに通知する
試してみる
◼️概要
Outlookでメールを受け取る毎に、LINE WORKSに通知するフローです。
メッセージを自動転送することにより漏れを防ぐことができ、業務効率化を図れます。
LINE WORKSに通知する内容は自由にカスタマイズすることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.OutlookとLINE WORKSをそれぞれ利用されている方 2.メール受信した情報をLINE WORKSにも連携している方 3.OutlookとLINE WORKSでなにか効率化を図ってみたい方
■このテンプレートを使うメリット
・メール受信した情報をLINE WORKSに自動で通知できるので、情報共有の手間や漏れ・ミスの削減ができます。 ・メール受信したら自動で起動するので、スピーディにLINE WORKSで情報共有できます。
◼️注意事項
・ Outlook、LINE WORKSそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
1.「マイプロジェクト」から「新規作成」をクリック、「はじめからの作成」を選択します。
2.タイトルはわかりやすくフローの内容を入力して、「特定のアプリイベントが発生したとき」を選択し、Outlookを選択します。
3.トリガーアクションは「メールを受信したら」を選択し、「次へ」をクリックしましょう。
4.トリガーの起動間隔を選択して、「テスト」をクリックし、テストが成功したら、「保存」してください。 ※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にして使うことをおすすめします。
5.保存したフローの「+」をクリックし、オペレーションタイプの選択から「アプリを連携をする」を選択し、LINE WORKSをクリックしてください。
6.アクションは「トークルームにメッセージを送信」を選択して、「次へ」をクリックします。
7.「ボットID」と「トークルームID」「メッセージ」を入力します。 入力できたら、「テスト」をクリックし、テストが成功したら、「保存」しましょう。
※ボットIDはDeveloper Consoleでボットを作成し、ボットIDを取得してください。 ※トークルームIDは対象のトークルームにボットが参加している必要があります。 トークルーム画面のメニューにある「チャンネルID」をクリックすると表示されるIDがトークルームIDです。 「ボットを含むトークルームを作成」アクションを実行した際にもトークルームIDは取得が可能です。 ※メッセージは先に連携したOutlookで取得しているアウトプット情報を使用できるので、アウトプットから選択して入力します。
これで【Outlookでメールを受け取ったらLINE WORKSに通知する】 というフローの完成です。
8.最後にトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。
Outlookでメールを受け取ったらLINE WORKSに通知する
試してみる
◼️概要
Outlookでメールを受け取る毎に、LINE WORKSに通知するフローです。
メッセージを自動転送することにより漏れを防ぐことができ、業務効率化を図れます。
LINE WORKSに通知する内容は自由にカスタマイズすることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.OutlookとLINE WORKSをそれぞれ利用されている方 2.メール受信した情報をLINE WORKSにも連携している方 3.OutlookとLINE WORKSでなにか効率化を図ってみたい方
■このテンプレートを使うメリット
・メール受信した情報をLINE WORKSに自動で通知できるので、情報共有の手間や漏れ・ミスの削減ができます。 ・メール受信したら自動で起動するので、スピーディにLINE WORKSで情報共有できます。
◼️注意事項
・ Outlook、LINE WORKSそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
LINE WORKSとOutlookのその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもLINE WORKSやOutlookのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。 いずれも簡単な設定で利用できるようになりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください!
Outlookメールに届いた内容をAIで抽出し、LINE WORKSに自動で通知する
試してみる
■概要
Outlookメールに新しく届いた内容をAIで抽出して、LINE WORKSに自動で通知するフローです。
OutlookやGmailなどからメールを転送するか、Yoomのメールアドレスに直接メールを送信することでも使用可能です。
LINE WORKSの設定項目やメールからのテキスト抽出項目は自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Outlook、LINE WORKSそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能(オペレーション)となっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
LINE WORKSの投稿内容をもとにOutlookでタスクを作成する
試してみる
■概要
LINE WORKSのトークで依頼された内容を、見落とさずに管理するのは大変ではないでしょうか。メッセージを確認してからOutlookを開き、手作業でタスクを作成する作業は手間がかかり、入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、LINE WORKSの投稿内容をもとにAIが情報を抽出し、Outlookにタスクを自動で作成するため、タスク管理の抜け漏れ防止と効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
LINE WORKSを主要なコミュニケーションツールとして利用し、タスク管理に課題を感じている方 LINE WORKSの依頼内容をOutlookに手作業で転記しており、その手間を削減したい方 手作業によるタスクの登録漏れや内容の間違いを防ぎ、業務の正確性を高めたいチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
LINE WORKSのメッセージを基にAIがタスク情報を抽出しOutlookに自動登録するため、手作業での転記やタスク作成にかかる時間を短縮できます。 手作業によるタスクの登録漏れや、依頼内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、重要な業務の抜け漏れ防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、LINE WORKSとOutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでLINE WORKSを選択し、「トークルームにメッセージが送信されたら」アクションを設定します。 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、LINE WORKSのメッセージ内容からタスク名や期限などを抽出します。 最後に、オペレーションでOutlookの「タスクを作成する(リマインド設定非対応)」アクションを設定し、AIが抽出した情報を基にタスクを作成します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の「テキストからデータを抽出する」では、LINE WORKSのメッセージ本文を変数として設定し、タスク名や依頼者、期限など、抽出したい項目をカスタマイズできます。 Outlookの「タスクを作成する」では、件名や本文などの各項目に、AIが抽出した情報や固定の文言を変数として設定し、自動で作成されるタスクの内容を柔軟に調整可能です。 ■注意事項
LINE WORKSとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
LINE WORKSの投稿内容をもとにOutlookでメールを送信する
試してみる
■概要
LINE WORKSでの報告や依頼事項を、都度Outlookを開いてメールで共有し直す作業に手間を感じていませんか? 手作業による転記では、情報の抜け漏れや宛先間違いといったミスも起こりがちです。 このワークフローを活用すれば、LINE WORKSの特定トークルームへの投稿をトリガーに、内容をOutlookで自動送信できます。 これにより、面倒な転記作業から解放され、迅速かつ正確な情報共有が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
LINE WORKSの投稿内容を、手作業でOutlookのメールに転記している方 LINE WORKSとOutlook間の情報連携を効率化し、定型業務の時間を削減したい方 手作業による連絡業務での、情報の抜け漏れや誤送信などのミスをなくしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
LINE WORKSに投稿するだけでOutlookのメールが自動送信されるため、これまで手作業での転記や作成に費やしていた時間を短縮できます。 人の手を介さずに処理が完了するため、転記ミスや宛先の選択ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、LINE WORKSとOutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでLINE WORKSを選択し、「トークルームにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、対象のトークルームを指定します。 次に、オペレーションでデータ抽出機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、投稿されたメッセージからメールに必要な情報を取り出します。 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、抽出した情報をもとにメールを自動で送信します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
データ抽出機能のアクションでは、LINE WORKSの投稿内容の中から、メールの件名や本文に含めたいテキスト部分や項目を任意で設定してください。 Outlookでメールを送信するアクションでは、メールの宛先(To,CC,BCC)や件名、本文を自由にカスタマイズできます。また、送信済みのメールを格納するフォルダも任意で設定可能です。 ■注意事項
LINE WORKSとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
LINE WORKSを活用した自動化例
リードが作成されたら、LINE WORKSに通知する
大切な顧客情報を見落とすことなく迅速に対応することができ、業務効率向上が図れます。
HubSpotのコンタクトにリードが登録されたら、LINE WORKSに通知する
試してみる
■概要
HubSpotのコンタクトにリードが登録されたら、LINE WORKSに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.顧客管理にHubSpotを活用しているマーケティングチーム
・HubSpotを利用してリード情報を一元管理している方
・見込み顧客へのフォローアップを効率化したい方
2.LINE WORKSを業務コミュニケーションツールとして利用している企業
・リード情報をLINE WORKSで迅速に把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを利用すると、新しくHubSpotに追加されたリード情報をLINE WORKS上で迅速に確認できます。 HubSpotにアクセスする手間を省くことができるため、リード情報を確認しやすくなり、その後の対応もスムーズに行うことができます。 適切なフォローアップができるため、顧客体験の向上に寄与します。
また、メンバーへの情報共有の手段としても有効です。 通知されたリード情報をもとに、そのままチャット上でやりとりができるため、メンバーとの連携も強化されるでしょう。
■注意事項
・ HubSpotとLINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・LINE WORKSのマイアプリ連携方法はこちら をご参照ください。
Salesforceに新規リードが登録されたらLINE WORKSに通知
試してみる
■概要
Salesforceで新規リードを獲得した際の、社内への迅速な情報共有に課題を感じていませんか? 手動での確認や通知作業は、対応の遅れや担当者の負担増に繋がることもあります。 このワークフローを活用すれば、Salesforceに新しいリードが登録されると、LINE WORKSへ自動で通知されるため、こうした課題を削減し、スピーディーな営業活動を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
Salesforceで獲得したリード情報をLINE WORKSで迅速に共有し、営業活動を加速させたい方 新規リードの見落としや、担当者への連絡漏れを防ぎたいインサイドセールスチームの方 手動での通知作業を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Salesforceへのリード登録をトリガーに自動でLINE WORKSへ通知するため、手作業での確認や連絡の手間を減らし、時間を短縮できます システムが自動で通知することで、連絡漏れや共有の遅れといったヒューマンエラーを防ぎ、機会損失のリスクを軽減します ■フローボットの流れ
はじめに、SalesforceとLINE WORKSをYoomと連携します 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「新規リードが登録されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでLINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」アクションを設定し、通知したいメッセージ内容を作成します ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
LINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」アクションでは、通知先にしたいトークルームを任意で設定してください 通知メッセージの内容は、Salesforceのリード情報から会社名や担当者名、連絡先などを自由に引用し、カスタマイズすることが可能です ■注意事項
Salesforce、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されたら、LINE WORKSに通知する
試してみる
■概要
Microsoft Dynamics365 Salesで新しいリードが作成された際、関係者への情報共有を手作業で行うことに手間を感じていないでしょうか。情報伝達の遅れは、貴重な営業機会の損失に繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されると同時に、LINE WORKSへ自動で通知されるため、迅速かつ漏れのない情報共有を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Dynamics365 Salesのリード情報を、迅速に営業チームへ共有したいと考えている方 LINE WORKSを主要な連絡手段としており、より効率的な情報伝達の仕組みを構築したい方 手作業による情報共有での通知漏れや遅延を防ぎ、機会損失をなくしたいマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Dynamics365 Salesにリードが作成されると自動で通知が送信されるため、これまで手作業で行っていた情報共有の時間を短縮できます。 手動での連絡による通知漏れや、情報の誤伝達といったヒューマンエラーを防止し、確実な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft Dynamics365 SalesとLINE WORKSをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Dynamics365 Salesを選択し、「リードが作成されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでLINE WORKSの「LINE WORKSに通知する」アクションを設定し、トリガーで取得したリード情報を含んだメッセージを送信するように設定します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
LINE WORKSへの通知メッセージに含めるMicrosoft Dynamics365 Salesのリード情報は、会社名や担当者名、連絡先など、共有したい項目を任意で設定してください。 LINE WORKSのアクション設定では、通知を送信したいトークルームを任意で指定することが可能です。 ■注意事項
Microsoft Dynamics365 Sales、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 LINE WORKSのマイアプリ連携方法はこちら をご参照ください。
LINE WORKSで投稿されたメッセージを翻訳して、翻訳版を投稿する
送られてきたメッセージを自動で翻訳し、結果を通知するため、手入力による手間を省き、即座に通知を受けることができます。
LINE WORKSで投稿されたメッセージを翻訳して、翻訳版をMicrosoft Teamsに投稿する
試してみる
■概要
海外拠点や外国籍のメンバーとコミュニケーションを取る際、LINE WORKSのメッセージを都度翻訳し、Microsoft Teamsへ手作業で転記するのは手間ではないでしょうか。このワークフローを活用することで、LINE WORKSに投稿されたメッセージをAIが自動で翻訳し、Microsoft Teamsのチャネルへ即座に投稿するため、言語の壁を越えたスムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
LINE WORKSとMicrosoft Teamsを併用し、多言語でのやり取りをされている方 手作業での翻訳やコピペによる情報共有のタイムラグを解消したいと考えている方 外国籍メンバーや海外拠点とのコミュニケーションを円滑に進めたいプロジェクトリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
LINE WORKSへの投稿をトリガーに、翻訳からMicrosoft Teamsへの投稿までを自動化し、手作業での転記時間を短縮します。 手作業で発生しがちな翻訳ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報伝達を支援します。 ■フローボットの流れ
はじめに、LINE WORKSとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。 次に、トリガーでLINE WORKSを選択し、「トークルームにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでAI機能の「翻訳する」アクションを設定し、LINE WORKSから取得したメッセージを翻訳します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、翻訳されたテキストを投稿します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
LINE WORKSのトリガー設定では、通知を受け取るためのWebhook設定が可能です。 AI機能の「翻訳する」アクションでは、翻訳対象のテキストと翻訳先の言語を任意で指定できます。 Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションでは、投稿先のチームIDやチャネルID、メッセージ内容を任意で設定してください。 ■注意事項
LINE WORKS、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。 LINE WORKS(API2.0)のCallback設定方法はこちら をご参照ください。 Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
LINE WORKSで投稿されたメッセージを翻訳して、翻訳版をSlackに投稿する
試してみる
■概要
LINE WORKSで投稿されたメッセージを翻訳して、翻訳版をSlackに投稿するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務の中で海外の方とのやりとりが頻繁にある方
・海外に支店がある方
・チームに英語を話すメンバーがおり、翻訳機能を活用している方
2.SlackやLINE WORKSをコミュニケーションツールとして使用している方
・部門ごとの情報共有ツールとして使用している企業
・プロジェクトごとチャンネルを作成し、意思疎通を行うチーム
■このテンプレートを使うメリット
海外メンバーがチームにいることで言葉の壁を感じる場合、翻訳機能を活用することで従業員間のコミュニケーションを円滑にします。 しかし翻訳した内容をSlackに手動通知することは、作業効率を低下させる可能性があります。
より多言語間のコミュニケーションを迅速に行いたいと考える方にこのフローは適しています。 送られてきたメッセージを自動で翻訳し、結果をSlackに通知するため、手入力による手間を省き、即座に通知を受けることができます。 また手入力を省くことで、入力ミスなどのヒューマンエラーを未然に防ぎます。
■注意事項
・LINE WORKS、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・LINE WORKS(API2.0)のCallback設定方法はこちら をご参照ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
LINE WORKSで投稿されたメッセージを翻訳して、翻訳版をGoogle Chatに投稿する
試してみる
■概要
LINE WORKSで投稿されたメッセージを翻訳して、翻訳版をGoogle Chatに投稿するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務の中で海外の方とのやりとりが頻繁にある方
・海外に支店がある方
・メンバーに英語圏の方がいるチーム
2.Google ChatやLINE WORKSをコミュニケーションツールとして使用している方
・部門ごとの情報共有として活用している方
・チームごとチャンネルを作成し、情報共有を行う企業
■このテンプレートを使うメリット
言語の壁を取り除くために翻訳機能は有効的です。 活用することで異なる言語を使用するメンバー間でも、スピーディーなコミュニケーションを実現します。 しかし翻訳したい内容をわざわざ手入力することは、ミスの発生リスクを高める可能性があります。
正確な情報を共有してコミュニケーションをとりたい考える方にこのフローは適しています。 送られてきたメッセージを自動で翻訳・通知するため、手入力による手間を省き、入力ミスなどのヒューマンエラーを未然に防ぎます。
■注意事項
・LINE WORKS、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
・LINE WORKS(API2.0)のCallback設定方法はこちら をご参照ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
新規顧客が登録されたらLINE WORKSに通知する
大切なリード情報を見落とすことなく迅速に対応することができるため、後続作業の精度向上につながりそうです。
HubSpotのコンタクトにリードが登録されたら、LINE WORKSに通知する
試してみる
■概要
HubSpotのコンタクトにリードが登録されたら、LINE WORKSに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.顧客管理にHubSpotを活用しているマーケティングチーム
・HubSpotを利用してリード情報を一元管理している方
・見込み顧客へのフォローアップを効率化したい方
2.LINE WORKSを業務コミュニケーションツールとして利用している企業
・リード情報をLINE WORKSで迅速に把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを利用すると、新しくHubSpotに追加されたリード情報をLINE WORKS上で迅速に確認できます。 HubSpotにアクセスする手間を省くことができるため、リード情報を確認しやすくなり、その後の対応もスムーズに行うことができます。 適切なフォローアップができるため、顧客体験の向上に寄与します。
また、メンバーへの情報共有の手段としても有効です。 通知されたリード情報をもとに、そのままチャット上でやりとりができるため、メンバーとの連携も強化されるでしょう。
■注意事項
・ HubSpotとLINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・LINE WORKSのマイアプリ連携方法はこちら をご参照ください。
Salesforceに新規リードが登録されたらLINE WORKSに通知
試してみる
■概要
Salesforceで新規リードを獲得した際の、社内への迅速な情報共有に課題を感じていませんか? 手動での確認や通知作業は、対応の遅れや担当者の負担増に繋がることもあります。 このワークフローを活用すれば、Salesforceに新しいリードが登録されると、LINE WORKSへ自動で通知されるため、こうした課題を削減し、スピーディーな営業活動を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
Salesforceで獲得したリード情報をLINE WORKSで迅速に共有し、営業活動を加速させたい方 新規リードの見落としや、担当者への連絡漏れを防ぎたいインサイドセールスチームの方 手動での通知作業を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Salesforceへのリード登録をトリガーに自動でLINE WORKSへ通知するため、手作業での確認や連絡の手間を減らし、時間を短縮できます システムが自動で通知することで、連絡漏れや共有の遅れといったヒューマンエラーを防ぎ、機会損失のリスクを軽減します ■フローボットの流れ
はじめに、SalesforceとLINE WORKSをYoomと連携します 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「新規リードが登録されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでLINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」アクションを設定し、通知したいメッセージ内容を作成します ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
LINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」アクションでは、通知先にしたいトークルームを任意で設定してください 通知メッセージの内容は、Salesforceのリード情報から会社名や担当者名、連絡先などを自由に引用し、カスタマイズすることが可能です ■注意事項
Salesforce、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されたら、LINE WORKSに通知する
試してみる
■概要
Microsoft Dynamics365 Salesで新しいリードが作成された際、関係者への情報共有を手作業で行うことに手間を感じていないでしょうか。情報伝達の遅れは、貴重な営業機会の損失に繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されると同時に、LINE WORKSへ自動で通知されるため、迅速かつ漏れのない情報共有を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Dynamics365 Salesのリード情報を、迅速に営業チームへ共有したいと考えている方 LINE WORKSを主要な連絡手段としており、より効率的な情報伝達の仕組みを構築したい方 手作業による情報共有での通知漏れや遅延を防ぎ、機会損失をなくしたいマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Dynamics365 Salesにリードが作成されると自動で通知が送信されるため、これまで手作業で行っていた情報共有の時間を短縮できます。 手動での連絡による通知漏れや、情報の誤伝達といったヒューマンエラーを防止し、確実な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft Dynamics365 SalesとLINE WORKSをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Dynamics365 Salesを選択し、「リードが作成されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでLINE WORKSの「LINE WORKSに通知する」アクションを設定し、トリガーで取得したリード情報を含んだメッセージを送信するように設定します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
LINE WORKSへの通知メッセージに含めるMicrosoft Dynamics365 Salesのリード情報は、会社名や担当者名、連絡先など、共有したい項目を任意で設定してください。 LINE WORKSのアクション設定では、通知を送信したいトークルームを任意で指定することが可能です。 ■注意事項
Microsoft Dynamics365 Sales、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 LINE WORKSのマイアプリ連携方法はこちら をご参照ください。
Outlookを活用した自動化例
入力フォームの情報でMicrosoft Excelで書類を発行し、Outlookで送付する
手作業でMicrosoft Excelへ転記しPDF発行を行う必要がなく、フォームに回答されただけですべての工程を自動的に行えるようになるでしょう。
入力フォームの情報でMicrosoft Excelの雛形で契約書を発行し、Outlookで送付する
試してみる
■概要
取引先情報の入力から契約書を作成し、メールで送付するまでの一連の業務に、手間や時間を要していませんか?定型的な作業でありながらも、正確性が求められるため担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームに入力された情報を元にMicrosoft Excelの雛形から契約書を自動で発行し、Outlookで送付する流れを構築できます。面倒な契約書関連業務を効率化し、コア業務に集中できる環境を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft ExcelとOutlookを利用し、契約書の作成や送付を手作業で行っている方 定型的な契約書発行業務の工数を削減し、業務を効率化したいと考えている方 手作業による情報転記のミスや、送付先の間違いなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
フォームへの情報入力だけで契約書の発行から送付までが完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるデータの転記ミスや添付ファイルの間違い、宛先の設定ミスといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。
■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft ExcelとOutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーで「フォームトリガー」を選択し、契約書発行に必要な情報を入力するフォームを設定します。 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、フォームで受け取った情報を元に「契約書を発行する」アクションを設定します。 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、発行された契約書を添付して「メールで送付」するアクションを設定します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
トリガーとなるフォームに設定する、取引先名や契約金額などの質問項目は、実際の業務内容に合わせて任意で設定することが可能です。 Outlookの「メールで送付」オペレーションでは、送付先のメールアドレスや件名、メール本文などを任意の内容に設定できます。
■注意事項
Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
フォームに見積もりの回答が送信されたら、Microsoft Excelで見積書を発行してOutlookメールを使って送付する
試してみる
■概要
フォームからの見積もり依頼に対し、手作業でMicrosoft Excelを立ち上げて書類を作成し、Outlookでメールを送付する、といった一連の作業に手間を感じていませんか?手作業による対応は、転記ミスや送付漏れなどのヒューマンエラーを引き起こす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、フォームに回答が送信されるだけで、Microsoft Excelでの見積書発行からOutlookでのメール送付までを自動化でき、これらの課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームからの依頼をもとに、Microsoft Excelでの見積書作成を手作業で行っている方 見積書発行からOutlookでのメール送付までのプロセスで、入力ミスなどを防ぎたい方 定型的な見積もり対応業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームに回答が送信されると、見積書の発行からメール送付までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業でのデータ転記が不要になるため、金額や宛名の入力間違いや送付漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft ExcelとOutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームで受け付けた情報をもとに見積書を発行します。 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、発行した見積書を添付して指定の宛先にメールを送付します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
見積もり依頼に必要な情報を取得するため、フォームの質問項目は自由に設定してください。 Microsoft Excelで見積書を発行する際に使用する雛形テンプレートや、発行後のファイル名などは任意で設定できます。 Outlookでのメール送付では、宛先や件名、本文を自由に設定できます。また、本文にはフォームで受け付けた会社名などを変数として差し込むことも可能です。 ■注意事項
Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft Excelの雛形から納品書を作成しOutlookで送付する
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■概要
Yoomフォームの情報でMicrosoft Excelの雛形から納品書を作成してOutlookで送付するフローです。
取得した納品書の情報を、手作業でMicrosoft Excelへ転記しPDF発行を行う必要がなく、フォームに回答されただけですべての工程を自動的に行うことができます。
そのため、手間が省ける他入力ミスと言った管理エラーを無くすこともできます。
■注意事項
・Microsoft Excel、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookで受信したお問い合わせ内容を登録する
受信したお問い合わせの情報を自動登録することで、手動作業が自動化されるため、ヒューマンエラーも最小限に抑えられると予想されます。
Outlookで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録する
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■概要
Outlookで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Outlookを日常的に利用している方
・Outlookを使用して問い合わせを受け付けているカスタマーサポート担当者
2.Airtableを利用してデータ管理を行っている企業
・Airtableを活用して効率的にデータを管理したいと思っている方
・顧客からの問い合わせをAirtableに蓄積してデータ分析などに活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを導入すると、Outlookで受信したお問い合わせの情報を自動でAirtableに登録することができます。 これまで手動で入力作業を行っていた方は、その作業が不要になるため作業負担が軽減されます。 担当者は余った時間を有効活用することで、他の業務に集中できるようになるでしょう。
また、人間の手で行っていた業務が自動化されるため、ヒューマンエラーも最小限に抑えられます。 情報の入力ミスや追加し忘れを未然に防ぐことができるため、正確なデータ管理につながります。
■注意事項
・AirtableとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録する
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■概要
「Outlookで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録する」フローは情報管理の効率化に貢献します。 情報の転記作業が自動化されるため、生産性向上に寄与します。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookを日常的に利用している方 Outlookを使用して問い合わせを受け付けているカスタマーサポート担当者 kintoneを活用して効率的にデータを管理したいと思っている方 顧客からの問い合わせをkintoneに蓄積してデータ分析などに活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを導入すると、Outlookで受信したお問い合わせの情報を自動でkintoneに登録することができます。 これまで手動で入力作業を行っていた方は、その作業が不要になるため作業負担が軽減されます。 担当者は余った時間を有効活用することで、他の業務に集中できるようになるでしょう。
また、人間の手で行っていた業務が自動化されるため、ヒューマンエラーも最小限に抑えられます。 情報の入力ミスや追加し忘れを未然に防ぐことができるため、正確なデータ管理につながります。
Outlookで受信したお問い合わせ内容をJUST.DBに登録する
試してみる
■概要
Outlookで受信したお問い合わせの対応履歴を、都度手作業でJUST.DBに転記していませんか?この作業は件数が増えるほど時間もかかり、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、お問い合わせ内容を自動でJUST.DBへ登録できるため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信するお問い合わせの管理に手間を感じているカスタマーサポート担当者の方 JUST.DBへのデータ入力作業を自動化し、入力漏れやミスをなくしたいと考えている方 手作業によるデータ転記から脱却し、より重要な業務に集中したいと考えているチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでのお問い合わせメール受信時に、自動でJUST.DBへレコードが追加されるため、手作業での転記業務にかかる時間を短縮します。 手作業によるデータの転記が不要になることで、入力情報の誤りや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとJUST.DBをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定し、特定の件名や差出人など、起動条件を指定します。 最後に、オペレーションでJUST.DBの「レコードの挿入」アクションを設定し、受信したメールの件名や本文などの情報を、JUST.DBの任意の項目に登録されるように設定します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
JUST.DBの「レコードの挿入」アクションでは、登録したい項目に合わせて、固定のテキストを設定したり、トリガーで受信したメールの件名や本文などを動的な値として紐付けたりするなどの設定が可能です。
Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新し格納する
Outlookで受信した書類データが内容に則ったファイル名に変更され、指定フォルダに自動的にアップロードされるので、データ管理の精度向上が期待できるでしょう。
Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
Outlookに届く請求書などの添付ファイルを都度ダウンロードし、内容を確認してファイル名を変更し、Google Driveに保存する作業に手間を感じていませんか。この一連の手作業は時間がかかるだけでなく、ファイル名の付け間違いや保存漏れといったミスの原因にもなりがちです。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信すると添付された書類をOCRで自動的に読み取り、ファイル名を更新してGoogle Driveへ格納するため、こうした課題を解消し、書類管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信する請求書などの書類管理を手作業で行っている経理や総務担当者の方 Google Driveへのファイル保存ルールが徹底されず、ファイル管理に課題を感じている方 OCRを活用して紙やPDFの書類をデータ化し、業務効率化を進めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでのメール受信からGoogle Driveへの格納までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動でのファイル名変更やアップロード作業がなくなるため、入力ミスや保存漏れといったヒューマンエラーを防止します。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。 添付ファイルの有無などで処理を分けるため、オペレーションで「分岐機能」を設定します。 次に、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロードする」アクションを順に設定します。 次に、オペレーションで「OCR機能」を選択し、ダウンロードした添付ファイルから文字情報を読み取ります。 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションで、OCRで取得した情報をもとにファイル名を変更し、特定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、起動のきっかけとなるメールの件名キーワードや対象フォルダを任意で指定できます。 分岐機能では、添付ファイルの形式(PDFや画像など)に応じて後続の処理を分けるといった条件を自由に設定できます。 OCR機能の設定では、請求書番号や発行日など、書類から抽出したい項目を任意でカスタマイズできます。 Google Driveへのアップロード設定では、格納先のフォルダを指定し、OCRで取得した情報を用いて「取引先名_請求日」のようにファイル名を自由に設定することが可能です。 ■注意事項
Outlook、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。 Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しBoxに格納する
試してみる
■概要
Outlookで受信する請求書や発注書。都度内容を確認して手動でダウンロードし、ファイル名を変更してBoxに格納する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスも発生しがちです。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付された書類を自動でOCR処理し、読み取った情報を基にファイル名を変更してBoxに格納します。定型的な書類管理業務を自動化し、業務効率の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信する請求書などの書類管理に手間を感じている経理や営業事務の方 Boxでのファイル命名規則の徹底や、手動での格納作業に課題を感じている方 書類の受付から保管までの一連のプロセスを自動化し、コア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでの書類受信からBoxへの格納までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手動でのファイル名変更やフォルダ格納の際に起こりがちな、入力間違いや格納先ミスといったヒューマンエラーを防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。 オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。 続けて、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションで、OCRで読み取った情報を基にファイル名を変更し、指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、処理対象としたいメールのキーワードや監視対象のフォルダを指定できます。 分岐機能では、メールの件名や添付ファイルの有無など、前段で取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を自由に設定可能です。 OCR機能では、抽出したい項目(例:取引先名、日付、金額など)や、使用するAI、言語を任意で設定できます。 Boxへのファイルアップロード時には、OCRで取得した情報を組み合わせてファイル名を動的に生成したり、格納先のフォルダを指定したりすることが可能です。 ■注意事項
Outlook、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。 Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納する
試してみる
■概要
Outlookで受信する請求書などの添付ファイルを、都度ダウンロードして内容を確認し、Microsoft SharePointに格納する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、添付された書類データをOCR機能で自動で読み取り、ファイル名を更新した上でMicrosoft SharePointに格納するまでを自動化し、こうした手作業の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信した書類を手作業でMicrosoft SharePointに格納している方 添付ファイルの確認やファイル名の更新作業に手間やミスを感じている総務・経理担当者の方 書類管理のプロセスを自動化し、業務の効率化や標準化を目指しているチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでのメール受信からMicrosoft SharePointへの格納までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるファイル名の変更ミスや格納漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、書類管理の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。 続けて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」を設定し、抽出した情報を用いてファイル名を変更し、指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名や、対象のメールフォルダなどを任意で設定できます。 分岐機能では、前段のトリガーで取得した情報をもとに、後続の処理を分岐させるための条件を自由にカスタマイズできます。 Outlookの各アクションでは、処理対象としたいメールIDやファイルIDを前段のアウトプットから動的に指定してください。 OCR機能の設定では、ファイルから抽出したい項目(取引先名、金額、日付など)や使用するAIモデル、言語を任意で指定できます。 Microsoft SharePointへのファイルアップロード設定では、格納先のサイトやフォルダ、ファイル名をOCRで取得したデータを用いて動的に設定できます。 ■注意事項
Outlook、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。 Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ご紹介したテンプレート以外にも、Outlookがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。
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LINE WORKSとOutlookを連携するメリット
メリット1: メール管理の効率化
LINE WORKSとOutlookの連携をすると、OutlookのメールをLINE WORKSで管理できるようになります。 重要なメールを見逃すことなく、迅速に対応できそうですね。 例えば、 メールがOutlookに届くと、あらかじめ指定した担当者へ自動でLINE WORKSに通知が送信されます。 担当者は、すぐにメール内容を確認できて、対応もスムーズになるでしょう。 また、メール内容をLINE WORKSのチャットに共有することで、チームへの共有もあっという間。 2つのアプリを開いて転送する必要がないんです!
メリット2: スケジュール管理の強化
LINE WORKSとOutlookのカレンダーを連携させることも可能なので、スケジュールをまとめて管理できます。 チーム全体の予定調整がスムーズに行えますし、予定の重複や見落としを防げますよね。 手作業で登録していると「Outlookのカレンダーには登録したけど、LINE WORKSに登録し忘れてた!」ということもありますが、自動で反映されるのでその心配はいりません! 例えば、 Outlookで設定した予定が自動的にLINE WORKSのカレンダーに反映されるので、外出先でもLINE WORKSの通知を確認して、簡単にスケジュールを把握しやすくなります。
メリット3: タスク管理の自動化
メールの内容やカレンダーの予定に基づいてタスクを自動で作成し、LINE WORKS上で管理できます。 例えば、Outlookで受信したメールからタスクを自動で抽出して、LINE WORKSのタスクリストに追加することができるんです。 「あとでタスクに追加しておこうと思っていたのにそのまま忘れていた!」なんてことありませんか? 人的フローだとメールの見逃しやタスクの入れ忘れも起こりがちですが、自動的に登録されるので効率的にタスクを管理したい方におすすめですよ!
まとめ
LINE WORKSとOutlookを連携すると、メールやタスク管理の効率化ができ、スケジュール管理の強化ができますね! 人的フローによる重複や漏れもなくすことができたので、業務の質も上がって、チーム全体の生産性も高まりそうです。 Yoomを使って連携すればこの2つのアプリ以外にもいろんな業務に応用できますよ。 Yoomのテンプレートも参考にしながら、ぜひみなさんもさまざまな業務の効率化にチャレンジしてみてくださいね!