LINE WORKSとOutlookをノーコード連携して、メールとスケジュール管理の効率化を図ってみた！

[Yoomとは]

LINE WORKSとOutlookの連携フローの作り方

では実際に連携設定の説明に移ります！

‍Yoomのアカウントにログインできたら、
1.「マイアプリ登録」をクリックし、「新規作成」を選択してください。

2.登録したいアプリ(今回はLINE WORKSとOutlook)を選択し、使用するアカウントでログインしてください。
LINE WORKSの登録ができたら、もう一度「新規作成」をクリックして、Outlookの登録をするというような流れです。
LINE WORKSの詳しい登録方法はこちらを参考にしてください。
LINE WORKS(API2.0)のマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
Outlookの詳しい登録方法はこちらを参考にしてください。
Microsoft 365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)

※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。

‍3.登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
LINE WORKSとOutlookのアイコンが表示されたか確認をしてください。

それではここから、2つのアプリの連携設定を行いましょう！
‍【Outlookでメールを受け取ったらLINE WORKSに通知する】というフローを作成していきます。

以下バナーの「試してみる」からテンプレートをコピーすることもできます。はじめから作成される方は、その後に続く解説をご覧ください。

1.「マイプロジェクト」から「新規作成」をクリック、「はじめからの作成」を選択します。

2.タイトルはわかりやすくフローの内容を入力して、「特定のアプリイベントが発生したとき」を選択し、Outlookを選択します。

3.トリガーアクションは「メールを受信したら」を選択し、「次へ」をクリックします。

4.トリガーの起動間隔を選択して、「テスト」をクリックし、テストが成功したら、「保存」してください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

5.保存したフローの「+」をクリックし、オペレーションタイプの選択から「アプリを連携をする」を選択し、LINE WORKSをクリックします。

6.アクションは「トークルームにメッセージを送信」を選択して、「次へ」をクリックします。

7.「ボットID」と「トークルームID」「メッセージ」を入力します。
入力できたら、「テスト」をクリックし、テストが成功したら、「保存」します。

※ボットIDはDeveloper Consoleでボットを作成し、ボットIDを取得してください。
※トークルームIDは対象のトークルームにボットが参加している必要があります。
トークルーム画面のメニューにある「チャンネルID」をクリックすると表示されるIDがトークルームIDです。
「ボットを含むトークルームを作成」アクションを実行した際にもトークルームIDは取得が可能です。
※メッセージは先に連携したOutlookで取得しているアウトプット情報を使用できるので、アウトプットから選択して入力します。

これで【Outlookでメールを受け取ったらLINE WORKSに通知する】というフローの完成です。

8.最後にトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。

LINE WORKSとOutlookのその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもLINE WORKSやOutlookのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。いずれも簡単な設定で利用できるようになりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

LINE WORKSを活用した自動化例

【Google Driveに格納されたPDFデータをOCRして、内容確認およびYoomDBへ追加し、LINE WORKSへ通知】

Google Driveに格納されたPDFファイルを画像解析し、データベースへ追加してさらにLINE WORKSへの通知を行います。
途中に担当者依頼を加えることもできるので、より確実なデータ追加が可能になりますよ。

【Googleスプレッドシートで行が追加されたらLINE WORKSに通知する】

Google スプレッドシートで行が追加されるごとに把握したいけれど、いちいち開いて確認するのも面倒…という方におすすめです。
自動で通知されるので、更新者が共有する必要もなくなり便利ですよね！

【毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でLINE WORKSに通知する】

LINE WORKSをタスクの通知として使うこともできます。
毎日、当日が期限のタスクを自動で抽出して教えてくれるので、確認、対応漏れを防ぐのに役立つでしょう。

Outlookを活用した自動化例

【Outlookでメッセージを受信したらSlackへ送信】

LINE WORKSをSlackに替えたフローです。普段業務でお使いのツールにカスタマイズして試してみてください！

【Salesforceでリード情報が登録されたら、Outlookでメールを送信する】

こちらのフローでは、Outlookを通知用のツールとして使っています。
バックオフィスとの連携がスムーズになるのではないでしょうか？

【Outlookで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする】

添付ファイル付きのメールを頻繁に受信する方におすすめのフローです。
Dropboxで一括管理することで、重要なファイルが埋もれてしまうのを防げそうですね！

LINE WORKSとOutlookを連携するメリット

メリット1: メール管理の効率化

‍LINE WORKSとOutlookの連携をすると、OutlookのメールをLINE WORKSで管理できるようになります。
重要なメールを見逃すことなく、迅速に対応できそうですね。
例えば、 メールがOutlookに届くと、あらかじめ指定した担当者へ自動でLINE WORKSに通知が送信されます。
担当者は、すぐにメール内容を確認できて、対応もスムーズになるでしょう。
また、メール内容をLINE WORKSのチャットに共有することで、チームへの共有もあっという間。
2つのアプリを開いて転送する必要がないんです！

メリット2: スケジュール管理の強化

‍LINE WORKSとOutlookのカレンダーを連携させることも可能なので、スケジュールをまとめて管理できます。
チーム全体の予定調整がスムーズに行えますし、予定の重複や見落としを防げますよね。
手作業で登録していると「Outlookのカレンダーには登録したけど、LINE WORKSに登録し忘れてた！」ということもありますが、自動で反映されるのでその心配はいりません！
例えば、 Outlookで設定した予定が自動的にLINE WORKSのカレンダーに反映されるので、外出先でもLINE WORKSの通知を確認して、簡単にスケジュールを把握しやすくなります。

メリット3: タスク管理の自動化

‍メールの内容やカレンダーの予定に基づいてタスクを自動で作成し、LINE WORKS上で管理できます。
例えば、Outlookで受信したメールからタスクを自動で抽出して、LINE WORKSのタスクリストに追加することができるんです。
「あとでタスクに追加しておこうと思っていたのにそのまま忘れていた！」なんてことありませんか？
人的フローだとメールの見逃しやタスクの入れ忘れも起こりがちですが、自動的に登録されるので効率的にタスクを管理したい方におすすめですよ！

まとめ

LINE WORKSとOutlookを連携すると、メールやタスク管理の効率化ができ、スケジュール管理の強化ができますね！
人的フローによる重複や漏れもなくすことができたので、業務の質も上がって、チーム全体の生産性も高まりそうです。
Yoomを使って連携すればこの２つのアプリ以外にもいろんな業務に応用できますよ。
Yoomのテンプレートも参考にしながら、ぜひみなさんもさまざまな業務の効率化にチャレンジしてみてくださいね！