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今回は、受注伝票を作成した後のフローがスムーズになるよう、LOGILESSとMicrosoft Teamsのアプリ連携を紹介します！
この2つのアプリを連携することで、受注データがの共有が素早く行えたり、在庫管理部や物流通管理部などの部署間の連携が強化される可能性があります。
加えて、受注後の後工程が円滑に進んだり、事務作業の負担軽減も見込めます。
業務効率と生産性の向上のためにも、ぜひお役立てください。
・LOGILESSとMicrosoft Teamsを併用している企業
・LOGILESSとMicrosoft Teamsを活用して受注後のフローを少しでもスムーズにしたい企業
・受注伝票作成後の各部門の連携を強化したい企業
今回の連携を導入すると、LOGILESSで受注伝票が作成されるとMicrosoft Teamsに通知が届くようになります。これにより、注文状況やデータが各部署へ素早く伝わりやすくなり、受注後の各部署の連携が強化される可能性が高まるでしょう。
例えば、Microsoft Teamsで受注状況を確認した営業部が、最終的な納期を在庫管理部に確認をしてそれを顧客に伝えたり、また、自社製品なのであれば商品開発部が受注具合を把握し、生産ラインに指示を出すなどが当てはまります。
LOGILESSとMicrosoft Teamsを連携することで、受注後のフローがスムーズになることが見込めます。例えば、Microsoft Teamsで受注状況を把握した物流管理部が配送業者に出荷手配を行ったり、大口注文なのであれば、必要に応じた人員配置や在庫確保が素早く行いやすくなるでしょう。
このように、各部門の作業が滞りなく進むことが期待できれば受注後のフローの業務効率が上がり、生産性が向上する可能性があります。
LOGILESSとMicrosoft Teamsの自動化により、作業負担の軽減も期待できます。
例えば、LOGILESSで受注伝票を作成した後、今まで手動で通知業務を行っていたのであれば、これらの事務作業が不要になります。フローそのものが簡略可能になるため、事務作業にかかる負担を削減できるようになるでしょう。
特に受注が多くなる時期はこの自動化によるメリットを感じやすいはずです。加えて、通知業務に割く時間を他の作業に充てることも可能になるでしょう。
では、ここからYoomを使用して、アプリ同士を連携するフローを紹介していきます。
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。
[Yoomとは]
今回は「LOGILESSで受注伝票が作成されたらMicrosoft Teamsに通知する」という自動化を、下記のテンプレートを用いて行います。
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
・LOGILESSとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携
・LOGILESSの起動設定
・Microsoft Teamsへ通知する設定
・トリガーボタンをONにして、LOGILESSとMicrosoft Teamsの連携動作を確認
Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
1.検索する
検索ボックスにLOGILESSと入力し、LOGILESSのアイコンをクリックします。
2.ログインする
LOGILESSのログイン画面が表示されます。
ログインを行ってください。
3.承認する
ログインを行うと上記の画面に移行します。承認を押してください。
4.連携完了
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
1.ログインする
Microsoft365にログインしましょう。Microsoft365にログインしておくことで、マイアプリ連携が素早く完了します。
2.検索する
検索ボックスにMicrosoft Teamsと入力し、Microsoft Teamsのアイコンをクリックします。
3.連携完了
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。
画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】LOGILESSで受注伝票が作成されたらMicrosoft Teamsに通知する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
LOGILESSのアイコンの「受注伝票が作成または更新されたら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
4.トリガーの起動間隔の設定
画像のページに移行します。2つの必須項目の入力を行いましょう。
まずはトリガーの起動間隔の設定です。
画像のように、プルダウンから起動間隔を設定できます。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
5.マーチャントID
ボックス下部の捕捉の通り、LOGILESSの管理画面から取得してペーストしてください。
6.テストの実行
入力が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。
※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
1.アプリと連携する
Microsoft Teamsのアイコンの「チャンネルにメッセージを送る」を選択してください。
次へを押します。
2.投稿先のチャンネルIDを設定する
各IDを設定しましょう。ボックスをクリックします。
一覧表示された中からチャネルを選択しましょう。
チャネルIDも同様に設定可能です。
3.投稿メッセージを確認する
Microsoft Teamsへ投稿する際の内容を設定します。
既に設定がされていますが、データの追加が可能です。ボックスをクリックしましょう。
LOGILESSのアイコンを選択します。
先ほどテスト送信したLOGILESSのデータが一覧表示されます。
Microsoft Teamsに通知したいデータをクリックして挿入しましょう。
挿入できると画像のようになります。
4.レイアウトを整える
記号などを用いてレイアウトを整えましょう。
Microsoft Teamsは改行の際、HTMLタグの<br>を使用するため、注意してください。
5.テストの実行
設定ができたら、下部にあるテストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押しましょう。
6.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。
トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
LOGILESSで受注伝票が作成されたらMicrosoft Teamsに通知する
Yoomには他にも、LOGILESSとMicrosoft Teamsを使用するフローボットがあります。少しだけ紹介しましょう！
1. LOGILESS（ロジレス）で出荷が完了したらMicrosoft Teamsに通知する
出荷の通知をすることも可能です。この通知を受け取った営業部が顧客へ出荷された旨を別途伝える際などにも活用できます。
2.LOGILESS（ロジレス）で受注伝票が登録されたらGoogleスプレッドシートに情報を追加する
受注のデータをGoogle スプレッドシートに蓄積しているのであれば、この自動化を導入することで転記作業が不要になります。
3.LOGILESSで受注伝票が作成・更新されたら請求書を発行してメール送付
請求書を自動作成＆自動送付することもできます。事務作業の負担が大幅に軽減されるかもしれません。
受注伝票が発行された旨の通知を行うことにより、受注状況の透明性が増し、各部署の作業が進めやすくなることが期待できます。
これにより、部署間の連携強化が期待でき、作業が効率よく行いやすくなるかもしれません。
Yoomはプログラミング不要でアプリ連携が可能です。クリックだけで設定が完了するテンプレートも多数あり、気軽に業務フローを自動化できます。
今まで自動化の導入を諦めていた方でも取り入れやすいので、ぜひこの機会にお試しください。
