メール内容をAIで自動取得し、Boxと連携してフォルダを作成する

ステップ2： テンプレートの選択とコピー

1)上記のテンプレートを開き、「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

2) 以下のような表示が出てきます。

右に「！」が表示されているアイコンを順番にクリックし、オペレーションの設定を行います。
タイトルや詳細は、クリックすると編集可能なので、適宜変更してください。

ステップ3：トリガーを設定

「メールトリガー　メールが届いたら」をクリックします。

1)トリガーのメールを受信するアドレスを作成してください。
そのアドレスにメールが届くと、フローボットが起動します。
入力できたら、「次へ」をクリックします。

2)条件に合致するメールを先ほど設定したアドレスに送信した上で、テストをクリックしてください。
テストが成功したら、「保存」します。

ステップ4：AIオペレーションを設定

1)フローに戻ったら、「テキストからデータを抽出する」のアイコンをクリックします。

2)アクションは「テキストからデータを抽出する」にし、変換タイプは「データの抽出(2タスク)」を選択して、「次へ」をクリックします。

3)必須項目を入力します。
対象のテキストはアウトプット情報を活用して入力できます。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、テスト成功後「保存」してください。

ステップ5：Boxのアクションを設定

1)フローに戻ったら、「アプリと連携する　フォルダを作成」のアイコンをクリックします。

2)アクションは「フォルダを作成」を選択し、「次へ」をクリックします。

3)フォルダ名はアウトプット情報を活用して入力できます。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、テスト成功後「保存」してください。

これで【メールを受信したら特定の文章を取得し、Boxにフォルダを作成する】というフローの完成です。

ステップ6: テストと確認

 最後まで設定すると以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。

今回使用したテンプレートはこちら

Boxを使ったその他の自動化例

Yoomには、Boxを使った他の自動化テンプレートもありますのでご紹介します。
自動化を試みたい業務内容や、現在利用しているアプリとの組み合わせに応じて、テンプレートを活用してください。

1.メールに添付されたファイルをBoxに格納
メールに添付されたファイルをBoxの指定のフォルダに自動的に格納します。
格納先のフォルダやファイル名は任意のフォルダやファイル名を指定することが可能です。‍
添付ファイルが自動的に格納されるので、作業の手間が省けるだけでなく、スムーズなデータ管理も見込めます。

2.Boxにファイルがアップロードされたら、ファイルの情報をkintoneにレコード登録する
‍Boxに新しいファイルがアップロードされたら、kintoneにレコード登録するフローです。
Boxにわざわざアクセスしなくても、ファイルがアップロードされたことを自動的に検知して、kintoneにレコード登録することができます。
手動でのアップロード作業が削減され、業務の効率化が期待できます。

3.Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSのトークルームにメッセージを送信する
Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSのトークルームにメッセージを自動で送信できるフローです。
手動による通知作業が不要となり、業務の効率化を図ることが期待できます。

まとめ

AIオペレーションとBoxを連携すると、メール受信時に特定の文章を取得し、Boxにフォルダを自動で作成することが可能になります。
このフローを導入することで、フォルダが自動で作成できるようになるので、プロジェクト管理や大量のフォルダ作成時間の削減が見込め、業務の効率化につながります。
また、自動化によって、手動作成による重複や漏れなどの人的ミスの防止ができ、より正確な情報整理が見込めます。

Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリを連携できるので、ぜひみなさんもこの記事を参考にアプリを連携にチャレンジしてみてください！