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現代のビジネスでは、効率化や自動化がますます求められています。
日々の業務の中で、メールの対応やファイルの整理に多くの時間を費やしていると感じることはありませんか？
今回は、メールの受信内容に基づいてBoxにフォルダを自動作成する方法を紹介します。
手動作業の削減によって、作業効率の向上が期待できますよ！
ここでは簡単にノーコードで連携できる方法をご紹介します。
実際のメリットや設定手順も説明しますので、ぜひ参考にしてみてください！
手動でメールを確認し、フォルダを作成する作業を自動化することで、業務負荷の軽減が期待できます。
特に大量のメールを扱う場合、自動化によって作業時間の削減が見込め、他の重要な業務への作業時間の振り分けも期待できます。
これにより、業務全体の効率向上も見込めます。
例えば、営業部門が顧客からのメールを受信し、案件ごとにフォルダを作成する場合、自動化によって、営業担当者はメールの確認やフォルダ作成にかける時間の削減が見込めます。
削減できた時間を使って、営業活動や顧客対応に集中できるかもしれません。
手動でフォルダを作成する際には、どうしても名前の入力ミスやフォルダの重複などの人的フローによるエラーが発生してしまいます。
それを自動化させることによって、エラーを防ぐことが可能になります。
特に、大量のフォルダを作成する必要がある場合や、複数のプロジェクトを同時に管理する場合には、とても大きなメリットです。
例えば、契約書や法的文書が頻繁にやり取りされる場合、特定の案件ごとにフォルダが必要です。
手動でフォルダを作成すると、フォルダ名のミスや誤配置が発生する可能性がありますが、自動化によって文書が常に正しいフォルダに整理されるので、重要な契約を誤って紛失するリスクの低減が期待できます。
[Yoomとは]
まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成してください。
既にアカウント登録済みの方はログインしてください。
Yoomのアカウント発行ページ
1)Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)登録したいアプリを選択し、アプリごとに使用するアカウントでログインしてください。
3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されたか確認してください。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
無料トライアルでできることと開始方法について | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
今回は、【メールを受信したら特定の文章を取得し、Boxにフォルダを作成する】というフローを作成してます。
メール内容を基に自動でフォルダ名を作成できるため、手作業の手間を省きます。
自動化されるので、手動による格納の重複や漏れも防げますよ。
これで面倒な作業は、自動化しちゃいましょう！
1)上記のテンプレートを開き、「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
2) 以下のような表示が出てきます。
右に「！」が表示されているアイコンを順番にクリックし、オペレーションの設定を行います。
タイトルや詳細は、クリックすると編集可能なので、適宜変更してください。
「メールトリガー メールが届いたら」をクリックします。
1)トリガーのメールを受信するアドレスを作成してください。
そのアドレスにメールが届くと、フローボットが起動します。
入力できたら、「次へ」をクリックします。
2)条件に合致するメールを先ほど設定したアドレスに送信した上で、テストをクリックしてください。
テストが成功したら、「保存」します。
1)フローに戻ったら、「テキストからデータを抽出する」のアイコンをクリックします。
2)アクションは「テキストからデータを抽出する」にし、変換タイプは「データの抽出(2タスク)」を選択して、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
対象のテキストはアウトプット情報を活用して入力できます。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、テスト成功後「保存」してください。
1)フローに戻ったら、「アプリと連携する フォルダを作成」のアイコンをクリックします。
2)アクションは「フォルダを作成」を選択し、「次へ」をクリックします。
3)フォルダ名はアウトプット情報を活用して入力できます。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、テスト成功後「保存」してください。
これで【メールを受信したら特定の文章を取得し、Boxにフォルダを作成する】というフローの完成です。
最後まで設定すると以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。
今回使用したテンプレートはこちら
Yoomには、Boxを使った他の自動化テンプレートもありますのでご紹介します。
自動化を試みたい業務内容や、現在利用しているアプリとの組み合わせに応じて、テンプレートを活用してください。
1.メールに添付されたファイルをBoxに格納
メールに添付されたファイルをBoxの指定のフォルダに自動的に格納します。
格納先のフォルダやファイル名は任意のフォルダやファイル名を指定することが可能です。
添付ファイルが自動的に格納されるので、作業の手間が省けるだけでなく、スムーズなデータ管理も見込めます。
2.Boxにファイルがアップロードされたら、ファイルの情報をkintoneにレコード登録する
Boxに新しいファイルがアップロードされたら、kintoneにレコード登録するフローです。
Boxにわざわざアクセスしなくても、ファイルがアップロードされたことを自動的に検知して、kintoneにレコード登録することができます。
手動でのアップロード作業が削減され、業務の効率化が期待できます。
3.Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSのトークルームにメッセージを送信する
Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSのトークルームにメッセージを自動で送信できるフローです。
手動による通知作業が不要となり、業務の効率化を図ることが期待できます。
AIオペレーションとBoxを連携すると、メール受信時に特定の文章を取得し、Boxにフォルダを自動で作成することが可能になります。
このフローを導入することで、フォルダが自動で作成できるようになるので、プロジェクト管理や大量のフォルダ作成時間の削減が見込め、業務の効率化につながります。
また、自動化によって、手動作成による重複や漏れなどの人的ミスの防止ができ、より正確な情報整理が見込めます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリを連携できるので、ぜひみなさんもこの記事を参考にアプリを連携にチャレンジしてみてください！
