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「BoxとMicrosoft Teamsを連携させて、もっと効率的に情報共有したい!」
「Boxにファイルがアップロードされたら、Teamsのチャンネルに通知したり、関連する会議をカレンダーに登録したりする作業が手間で、ミスも起きやすい…」
このように、クラウドストレージとコミュニケーションツールをまたいだ手作業での連携に、限界を感じていませんか?
もし、<span class="mark-yellow">Boxでのファイル操作をきっかけに、Microsoft Teamsへの通知やカレンダーへのイベント登録などを自動で行う仕組み</span>があれば、こうした日々の定型業務から解放され、コミュニケーションの漏れや遅延を防ぎながら、より創造的な業務に時間を使えるようになります!
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に実現できます。
ぜひこの機会に導入して、チームの連携をさらに強化し、業務を効率化しましょう!
Yoomには<span class="mark-yellow">BoxとMicrosoft Teamsを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう!
BoxとMicrosoft TeamsのAPIを連携させれば、これまで手動で行っていたファイル共有の通知や、ファイル内容に基づいたスケジュール調整などを自動化できます。
これにより、チーム内の情報共有を迅速化し、手作業によるミスや漏れを防ぐことが可能になります。
ここでは具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください!
Boxに請求書や契約書などのファイルがアップロードされた際に、その内容をOCR(光学的文字認識)で自動的に読み取り、記載されている日付や内容に基づいてMicrosoft Teamsのカレンダーにイベントを作成します。
この自動化により、<span class="mark-yellow">支払期日のリマインダーや契約更新の会議などを手動で登録する手間が省け、入力ミスや対応漏れをなくす</span>ことができます。
ファイル名に「請求書」や「至急」といった特定のキーワードが含まれるファイルがBoxにアップロードされた場合のみ、OCRで内容を読み取ってMicrosoft Teamsのカレンダーにイベントを作成します。
この連携は分岐処理を活用しており、<span class="mark-yellow">重要なファイルだけを対象に自動化を適用することで、不要なイベント作成を防ぎ、より的確な業務管理を実現</span>します。
それでは、さっそく実際にBoxとMicrosoft Teamsを連携したフローを作成してみましょう!
今回はYoomを使用して、ノーコードでBoxとMicrosoft Teamsの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「BoxにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Microsoft Teamsのカレンダーにイベントを作成する」フローを作成していきます!
作成の流れは大きく分けて以下です。
今回はBoxからMicrosoft Teamsへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にMicrosoft TeamsでのアクションをきっかけにBoxへデータを連携することも可能です。もしそのような連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Microsoft Teamsのカレンダーに新しいイベントが登録されると、そのイベント名でBox内に自動的にフォルダを作成します。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">会議やプロジェクトごとに必要な資料を格納するフォルダを手動で準備する手間がなくなり、議事録や関連資料の管理をスムーズに開始</span>できます。
Microsoft Teamsのカレンダーに登録されたイベントのうち、「定例会」や「プロジェクトA」など、特定のキーワードを含むイベントが登録された場合にのみ、Boxにフォルダを自動作成します。
重要な会議や特定のプロジェクトに関連するフォルダだけを的確に作成することで、<span class="mark-yellow">不要なフォルダの乱立を防ぎ、整理されたファイル管理体制を維持</span>できます。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください!
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
【Boxのマイアプリ連携】
Yoomにログインし、Yoomの画面左側の「マイアプリ」をクリックし、右側に表示される「新規接続」を選択します。
検索窓にBoxと入力し、選択します。
以下の画面に遷移したら、メールアドレス・パスワードを入力し、「承認」をクリックします。
続いて、Yoomへのアクセス権限の許可画面が表示されます。
アクセス権限の内容を確認し、「Boxへのアクセスを許可」をクリックしましょう。
以上で、Boxのマイアプリ連携が完了です!
【Microsoft Teamsのマイアプリ連携】
先ほどと同様に、検索窓にMicrosoft Teamsと入力し、選択します。
以下の画面が表示されたら、使用するアカウントでログインします。
※詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ手順と注意事項|Yoomヘルプセンター
※Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
これで、Microsoft Teamsの連携は完了です!
これからいよいよフローを作っていきます!
簡単に設定できるようテンプレートを利用しているので、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
最初の設定です!
ここから「BoxにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Microsoft Teamsのカレンダーにイベントを作成する」フローを設定していきます!
赤枠部分をクリックしましょう。
タイトルを任意で修正し、連携するアカウント情報を確認します。アクションはそのままで、「次へ」をクリックしましょう!
続いて、「フォルダのコンテンツID」を設定します。
入力バー下の注釈を参照して設定し、「テスト」をクリックしてください。テスト成功の表示を確認後、次の画面に進みましょう。
※エラーが表示される方はこちらをご確認ください。
次の画面に遷移したら、Boxの画面に移り、ファイルを格納します。
今回は、Microsoft Teamsのカレンダーにイベントを作成するため、以下の内容を記載したファイルを格納しました。
Boxにファイルを格納したら、Yoomの画面に移り、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、アウトプットが表示されます。このアウトプットはこの後の設定で活用します。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
最後に「保存する」をクリックして次の設定に進みましょう!
赤枠部分をクリックしてください。
タイトルを任意で修正し、連携するアカウント情報を確認します。アクションはそのままで、「次へ」をクリックしてください。
次の画面に移ったら、「コンテンツID」を設定します。入力欄をクリックして表示されるアウトプットを活用して設定してください。
「テスト」をクリックします。テストに成功したらアウトプットが表示されたことを確認し、「保存する」をクリックしてください。
赤枠部分の「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
[注意事項]
・OCRは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
・有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
詳細設定の画面に遷移したら、注意事項を確認しましょう。ここでは、「ファイルの添付方法」と「抽出したい項目」を設定します。
使用するAIと言語を任意で設定したら、「テスト」をクリックしましょう!
テストが成功すると、アウトプットに反映されます。
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進んでください。
最後の設定です!ここでは、Microsoft Teamsのカレンダーに予定を作成する設定を行います。
タイトルを任意で修正し、連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。
次の画面に遷移したら、「ユーザーID」を設定します。入力欄をクリックして表示される候補から選択しましょう。
他の必須項目は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットを引用して設定してください。
入力を終えたら、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、Microsoft Teamsのカレンダーにイベントが作成されているはずなので、確認してみましょう。
確認ができたら、「保存する」をクリックして、すべての設定は完了です!
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
BoxやMicrosoft TeamsのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Boxでファイルがアップロードされたら、Microsoft Teamsに通知したり、Google スプレッドシートを更新したりできます。また、Boxにファイルがアップロードされたら、Google Driveでフォルダを作成し転送したりすることも可能です。さらに、Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートやMicrosoft Excelにレコード追加したりといった自動化も行えます。
Asanaで期日を過ぎたタスクをMicrosoft Teamsに通知したり、GitHubのIssueが更新されたら、Microsoft Teamsに通知したりできます。また、Outlookで受信した特定のメールの添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Teamsに送信したりすることも可能です。さらに、Salesforceでリードが登録されたら、ChatGPTでメール文を生成してMicrosoft Teamsに通知したり、Dropboxでファイルがアップロードされたら、指定のフォルダにファイルを移動してMicrosoft Teamsで通知したりといった自動化も行えます。
BoxとMicrosoft Teamsの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル内容の確認とカレンダーへの転記作業をなくし、ヒューマンエラーを根本から防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は面倒なルーティンワークから解放され、より迅速かつ正確な情報共有を実現し、本来注力すべき戦略的な業務に集中できる環境が整います!
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もしBoxとTeamsの連携自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、その効果を直接体験してみてください!
Q:連携が失敗した場合、どこで原因を確認できますか?
A:Yoomの管理画面から「実行ログ」を確認することで、どのステップでエラーが発生したのかを把握できます。OCR処理やMicrosft Teamsへの連携のどちらで失敗したかもログ上に表示されるため、問題箇所を切り分けやすいです。必要に応じて再実行や設定の修正を行うことで、解決に進めます。
Q:Microsft Teamsのカレンダーではなくチャネルに通知できますか?
A:はい、可能です。YoomではMicrosft Teams連携時に「カレンダー」以外にも「チャンネル投稿」をアクションとして設定できます。たとえばOCRで抽出した日程情報をカレンダーに登録する代わりに、指定したチャンネルへメッセージとして送信する運用もできます。
Q:OCRで読み取れるファイル形式や文字の精度は?
A:OCR機能ではPDFや画像ファイル(JPEG、PNG など)を対象に文字抽出が可能です。印字された文字であれば高い精度で認識できますが、手書き文字や解像度の低い画像では精度が落ちる場合があります。精度を安定させるためには、スキャンの解像度を上げたり、文字がはっきり見える状態のファイルを利用するのが推奨です。
※詳しくはこちらをご確認ください。