【簡単設定】HunterのデータをBoxに自動的に連携する方法

• Hunterで獲得したリード情報をBoxで管理しており、手作業での入力に課題を感じている方
• BoxとHunterを連携させ、営業プロセスにおけるデータ管理を自動化したいと考えている方
• 手作業による情報登録のミスをなくし、営業チーム全体の業務効率を改善したいマネージャーの方

• Hunterでリードが作成されると自動でBoxにフォルダが生成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な営業活動に集中できます
• 手作業による転記が不要になるため、フォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性が向上します

1. はじめに、HunterとBoxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでHunterを選択し、「Created Lead」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、Hunterから取得したリード情報をもとにフォルダが作成されるように設定します

• Boxでフォルダを作成する際、フォルダ名にHunterから取得したリードの会社名や担当者名などの情報を変数として設定することが可能です
• また、特定のプロジェクト名などをフォルダ名に含めたい場合は、固定のテキストと変数を組み合わせて設定することもできます

• Hunter、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

• Hunterで獲得したリード情報をBoxで管理しており、手作業での入力に課題を感じている方
• BoxとHunterを連携させ、営業プロセスにおけるデータ管理を自動化したいと考えている方
• 手作業による情報登録のミスをなくし、営業チーム全体の業務効率を改善したいマネージャーの方

• Hunterでリードが作成されると自動でBoxにフォルダが生成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な営業活動に集中できます
• 手作業による転記が不要になるため、フォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性が向上します

1. はじめに、HunterとBoxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでHunterを選択し、「Created Lead」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、Hunterから取得したリード情報をもとにフォルダが作成されるように設定します

• Boxでフォルダを作成する際、フォルダ名にHunterから取得したリードの会社名や担当者名などの情報を変数として設定することが可能です
• また、特定のプロジェクト名などをフォルダ名に含めたい場合は、固定のテキストと変数を組み合わせて設定することもできます

• Hunter、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

• Hunterで獲得したリード情報をBoxで管理しており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
• HunterからBoxへの情報連携を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている営業担当者の方
• 営業プロセス全体の効率化や、リード管理の仕組み化を検討しているマネージャーの方

• Hunterでリードが作成されると自動でBoxにフォルダが生成されるため、手作業での作成時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 手作業によるフォルダ名の誤りや作成漏れといったミスを防ぎ、Boxを用いたリード情報の一元管理を正確に行えるようになります。

1. はじめに、HunterとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでHunterを選択し、「Created Lead」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出」を設定し、Hunterから取得したリード情報からドメイン名などの必要な情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成する」アクションを設定し、抽出した情報をもとにフォルダを作成します。

• Boxにフォルダを作成する際、フォルダ名に固定のテキストを設定したり、トリガーや前段のオペレーションで取得したリード情報（会社名やドメインなど）を動的に埋め込んだりすることが可能です。

• Hunter、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

• Hunterで獲得したリード情報をBoxで管理しており、手作業での入力に課題を感じている方
• BoxとHunterを連携させ、営業プロセスにおけるデータ管理を自動化したいと考えている方
• 手作業による情報登録のミスをなくし、営業チーム全体の業務効率を改善したいマネージャーの方

• Hunterでリードが作成されると自動でBoxにフォルダが生成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な営業活動に集中できます
• 手作業による転記が不要になるため、フォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性が向上します

1. はじめに、HunterとBoxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでHunterを選択し、「Created Lead」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、Hunterから取得したリード情報をもとにフォルダが作成されるように設定します

• Boxでフォルダを作成する際、フォルダ名にHunterから取得したリードの会社名や担当者名などの情報を変数として設定することが可能です
• また、特定のプロジェクト名などをフォルダ名に含めたい場合は、固定のテキストと変数を組み合わせて設定することもできます

• Hunter、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

• Hunterで獲得したリード情報をBoxで管理しており、手作業での入力に課題を感じている方
• BoxとHunterを連携させ、営業プロセスにおけるデータ管理を自動化したいと考えている方
• 手作業による情報登録のミスをなくし、営業チーム全体の業務効率を改善したいマネージャーの方

• Hunterでリードが作成されると自動でBoxにフォルダが生成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な営業活動に集中できます
• 手作業による転記が不要になるため、フォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性が向上します

1. はじめに、HunterとBoxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでHunterを選択し、「Created Lead」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、Hunterから取得したリード情報をもとにフォルダが作成されるように設定します

• Boxでフォルダを作成する際、フォルダ名にHunterから取得したリードの会社名や担当者名などの情報を変数として設定することが可能です
• また、特定のプロジェクト名などをフォルダ名に含めたい場合は、固定のテキストと変数を組み合わせて設定することもできます

• Hunter、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

Boxにアップロードされたファイルを、手作業で転送したりメールアドレスを検索したりする業務に手間を感じていませんか。このような定型業務は、時間がかかるだけでなく入力ミスなどのリスクも伴います。このワークフローは、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、Hunterでメールアドレスを検索し、自動で格納されたファイルをメールで送信します。BoxとHunterを連携させることで、こうした一連の業務を自動化し、作業の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxにアップロードしたファイルを手作業で該当企業宛にメール送付している方
• Hunterを活用したリード獲得プロセスの一部を手作業で行っており、非効率だと感じている方
• BoxとHunterを利用した定型業務を自動化し、より重要なコア業務に時間を割きたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• BoxへのファイルアップロードからHunterでの検索、メール送信までが自動化され、手作業にかかっていた時間を短縮できます。
• システムが自動で処理を行うため、転記ミスやメールアドレスの検索間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、HunterとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
4. 次に、オペレーションでHunterの「ドメインからメールアドレスを検索する」アクションを設定します。
5. 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送付する」アクションを設定し、取得したメールアドレス宛にメールを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• メールを送付するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意で設定することが可能です。
• また、メールの本文や件名には、固定のテキストを設定するだけでなく、Hunterでの検索結果など、前のステップで取得した情報を変数として埋め込むといった柔軟なカスタマイズができます。

■注意事項

• Box、HunterのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

• Boxに保管した書類をもとに、Hunterを使って手作業で連絡先を検索している方
• 名刺や請求書の情報に基づいた定型的なメール連絡業務を効率化したいと考えている方
• BoxとHunterのAPI連携による業務自動化の具体的な方法を探している担当者の方

• Boxへのファイルアップロードを起点にメール送信までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた一連の業務時間を短縮することができます。
• OCRやHunterによる自動処理によって、手作業で発生しがちなドメインの確認ミスやメールアドレスの転記漏れといったヒューマンエラーを防止します。

1. はじめに、BoxとHunterをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
3. 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内にダウンロードします。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 続いて、オペレーションでHunterの「Search emails from domain」を設定し、OCRで抽出したドメイン情報をもとにメールアドレスを取得します。
6. 最後に、メール機能の「メールを送付する」アクションを設定し、Hunterで取得したメールアドレス宛に定型文などを自動で送信します。

• メールを送付するアクションでは、Hunterで取得したメールアドレスを宛先に設定するだけでなく、CCやBCCに任意のメールアドレスを追加で設定することが可能です。
• メールの件名や本文は、固定のテキストを設定できることに加え、OCR機能で読み取った社名や氏名といった情報を変数として埋め込み、パーソナライズした内容にカスタムできます。

• Box、HunterのそれぞれとYoomを連携してください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。

• HunterとGoogle スプレッドシートを併用し、手作業でのリード登録に課題を感じている営業担当者の方
• アウトバウンド施策で利用するリストを、Google スプレッドシートで管理し、効率化を検討している方
• Hunterを活用したリード情報の収集や管理を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方

• Google スプレッドシートに行を追加するだけでHunterにリードが自動で作成されるため、これまで手作業で行っていた情報入力の時間を削減できます。
• 手作業での転記が不要になることで、ドメイン名の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持します。

1. はじめに、Google スプレッドシートとHunterをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでHunterを選択し、「Create Lead」アクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、Hunterでの処理結果などを元のシートに追記します。

• Hunterでリードを作成するオペレーションで、Google スプレッドシートのどの列の情報をリードの各項目に設定するかを任意で指定してください。
• Google スプレッドシートのレコードを更新するオペレーションでは、Hunterでの処理結果を元のシートのどの列に書き戻すかを自由に設定できます。

• Google スプレッドシートとHunterのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

• Hunterで獲得したリードを、関係者とスピーディーに共有したい営業担当者
• リード情報の共有漏れや対応遅延を防ぎ、営業機会の損失をなくしたいチームリーダー
• HunterとSlackを活用しており、リード管理から共有までのプロセスを効率化したい方

• Hunterにリードが登録されると自動でSlackに通知が飛ぶため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
• 手動での情報伝達による共有漏れなどのヒューマンエラーを防止し、リードへの迅速なアプローチが可能になります。

1. はじめに、HunterとSlackをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでHunterを選択し、「Created Lead」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、Hunterで取得したリード情報を基にメッセージを送信します

• Slackにメッセージを送る際、通知先のチャンネルは営業チーム用や案件別など、任意のチャンネルに設定することが可能です。
• 通知メッセージの本文は、固定のテキストを送信するだけでなく、Hunterのトリガーで取得したリードの会社名や担当者名などの情報を変数として埋め込み、カスタマイズできます。

• Hunter、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

• Hunterで獲得したリード情報を迅速にチームへ共有したい営業担当者の方
• リード情報の共有を手作業で行っており、非効率を感じているマーケティング担当の方
• Google Chatを活用して、チーム内の情報連携を効率化したいと考えている全てのビジネスパーソン

• Hunterにリードが登録されると、自動でGoogle Chatに通知が送信されるため、情報共有にかかる時間を短縮することができます。
• 手作業による通知漏れや連絡の遅延を防ぎ、リードへの迅速な対応を可能にすることで、機会損失のリスク軽減に繋がります。

1. はじめに、HunterとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでHunterを選択し、「Created Lead」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、Hunterから取得したリード情報を指定したスペースに送信します。

• Hunterのアクション設定では、事前にYoomと連携するためのAPIキーを取得し、トリガーの起動間隔とリードリストを指定してください。
• Google Chatのアクション設定では、通知を送信したいスペース（チャットルーム）のリソース名を指定し、送信するメッセージ内容を自由にカスタマイズしてください。例えば、リードの会社名、担当者名、メールアドレスなどの情報を含めることが可能です。

• Hunter、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

• Googleフォームで獲得したリードをHunterで管理しており、手作業での登録に手間を感じている方
• Hunterを活用したリード管理の初動を自動化し、迅速なアプローチを実現したいマーケティング担当者の方
• フォームからの新規リード発生を迅速にチームへ共有し、対応漏れを防ぐ仕組みを構築したいと考えている方

• Googleフォームへの回答からHunterへのリード作成、担当者への通知までが自動化され、手作業に費やしていた時間を削減できます。
• システムが自動で処理を行うため、情報の転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。

1. はじめに、Googleフォーム、Hunter、GmailをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」アクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでHunterを選択し、「Create Lead」アクションを設定します。ここで、前のステップで取得したフォームの回答内容を各項目に設定します。
4. 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定し、担当者への通知内容を作成します。

• Googleフォームのトリガーでは、このワークフローを起動させたい任意のフォームを指定してください。
• Hunterのオペレーションでは、リード情報として登録したい項目に、Googleフォームから取得した回答内容や固定値を自由に設定できます。
• Gmailで通知を送るオペレーションでは、宛先、件名、本文を任意の内容に設定可能です。フォームの回答内容を変数としてメッセージに含めることで、詳細な通知を作成できます。

• Hunter、Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
•  Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。

• Hunterで獲得したリードへのアプローチをより迅速に行いたいと考えている営業担当者の方
• Zoomでのミーティング設定や案内メールの送信を手作業で行い、非効率を感じている方
• リード獲得から商談化までの一連のプロセスを自動化し、営業活動を効率化したいチームの方

• Hunterでのリード作成を起点に、ZoomミーティングのURL発行から案内までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業によるミーティングURLの貼り間違いや、案内メールの送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なアポイント設定に繋がります

1. はじめに、HunterとZoomをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでHunterを選択し、「Created Lead」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで担当者依頼機能を選択し、ミーティング設定の可否などを確認する「担当者へ対応を依頼する」アクションを設定します
4. 次に、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティングを作成」するアクションを設定します
5. 最後に、オペレーションでYoomのメール機能を選択し、作成したミーティング情報を記載した案内メールを自動で送付するよう設定します

• Hunterのトリガー設定では、特定のリードリストを対象とする場合、任意のリストIDを設定してワークフローを起動させることが可能です
• 担当者依頼機能では、依頼する担当者や依頼内容、回答用のフォーム項目などを業務内容に合わせて自由に設定できます
• Zoomでミーティングを作成する際に、トピックや説明文にHunterで取得した氏名や企業名などの情報を変数として埋め込むことが可能です
• 送信するメールの件名や本文にも、リード情報や作成したZoomのミーティングURLといった変数を埋め込み、パーソナライズした内容で自動送信できます

• Hunter、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

Boxに重要なファイルがアップロードされた際、関係者への共有はどのように行っていますか？都度Slackで通知するのは手間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダへのファイルアップロードを検知し、自動でSlackに通知を送信できるため、こうした定型業務を効率化し、迅速かつ確実な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxにアップロードされたファイルの共有漏れや確認の遅れを防ぎたい方
• SlackとBoxを日常的に利用しており、手動での通知業務を効率化したい方
• チーム内でのファイル共有プロセスを標準化し、より迅速に進めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードをきっかけに自動でSlackに通知が送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手動での共有によって生じる通知漏れや確認の遅れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、アップロードされたファイルの情報にもとづいて後続の処理を分けられるようにします。
4. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャンネルに通知を送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、通知の対象としたいフォルダをコンテンツIDで任意に指定してください。
• 分岐機能では、ファイル名や種類といった前段のトリガーで取得した情報を用いて、後続のオペレーションを分岐させる条件を自由に設定できます。
• Slackへの通知は、通知先のチャンネルを任意で設定できるほか、メッセージ本文にファイル名やURLなどの変数を組み込み、分かりやすい通知を作成できます。

■注意事項

• BoxとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

■概要

Boxにアップロードされたファイルの情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか。この定型的な作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードを検知して、指定したGoogle スプレッドシートの情報を自動で更新できるため、手作業による手間とミスを解消し、正確なファイル管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとGoogle スプレッドシートを用いたファイル管理を手作業で行っている方
• ファイルのアップロード履歴を、正確かつタイムリーに管理シートへ反映させたい方
• 単純な転記作業を自動化し、より付加価値の高いコア業務に時間を充てたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードをトリガーに自動でシートが更新されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することが可能です。
• 人の手を介さず自動で処理されることで、入力間違いや更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxフォルダ内のファイルアップロードを検知するトリガーの起動間隔は、任意で設定することが可能です。業務の要件に合わせて更新頻度を調整してください。

■注意事項

• Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。

■概要

Boxにアップロードされた請求書や申込書の内容確認・テキスト入力・関係者への共有に手間を感じていませんか？手作業による転記では、時間もかかりミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Boxにファイルがアップロードされた際にOCR機能が自動でテキストを抽出し、Microsoft Teamsへ通知するまでの一連のプロセスを自動化できるためこれらの課題を円滑に解決します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxにアップロードした請求書などの内容確認と転記を手作業で行っている方
• BoxとMicrosoft Teamsを日常的に利用し、情報共有の効率化を図りたいと考えている方
• OCR処理を含む一連の業務フローを自動化し、人的ミスを減らしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードから内容のテキスト化、Microsoft Teamsへの通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるテキストの転記が不要になるため、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. BoxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. トリガーでBoxの「フォルダにファイルがアップロードされたら」というトリガーアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
3. オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
4. オペレーションでOCR機能を選択し「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードしたファイルを読み取ります。
5. オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」を設定し、OCRで抽出したテキストをメッセージ本文に含めて送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、自動化の対象とするフォルダを任意で指定してください。
• OCR機能では、ファイルの中からどの部分のテキストを抽出するか詳細に設定可能です。
• Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信するチャネルやチーム・メッセージ本文を自由にカスタマイズできます。

■注意事項

• Microsoft Teams、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

■概要

Googleフォームで受け取ったWordファイルを都度PDFに変換し、Boxへ格納する作業に手間を感じていませんか。特に複数の担当者からファイルが送られてくる場合、手作業ではファイルの形式統一や格納漏れなどの懸念も生じます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、WordファイルのPDF変換からBoxへの格納までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームでWord形式のファイルを受け取り、手作業でPDF変換とBoxへの格納を行っている担当者の方
• 書類提出や申請業務などで、ファイル形式の統一と確実な保管プロセスを効率化したいと考えている方
• 日々の繰り返し作業を自動化し、より創造的な業務へ時間を活用したいと考えている全ての方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへのファイル添付からBoxへの格納までの一連の作業が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業によるファイルの変換ミスや、Boxへの格納忘れ、格納場所の間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、BoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、Googleフォームに添付されたWordファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ダウンロードしたWordファイルをPDF形式に変換するよう、任意のオンライン変換サービスやローカルアプリケーションの操作を記録・設定します。
5. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームIDを指定してください。
• RPA機能の設定では、WordファイルをPDFに変換するために使用する特定のウェブサイトのURLや操作手順を指定できる他、Google Driveからダウンロードしたファイル情報を変数として利用することが可能です。
• Boxへのファイルアップロード設定では、変換後のPDFファイルを保存するフォルダを任意で指定してください。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691

■概要

Boxにアップロードされた契約書や報告書の内容を都度確認し、手作業で要約するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、Geminiが自動でファイル内容を解析し、指定のフォーマットで結果を保存する一連の流れを自動化します。GeminiとBoxを連携させることで、これまで手作業で行っていた情報収集や分析業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxに保存された大量のドキュメントの管理や内容把握に課題を感じている方
• GeminiとBoxをAPI連携させ、ファイル解析や要約作成を自動化したいと考えている方
• 手作業による情報の転記ミスや確認漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードを起点に、Geminiによる内容解析から結果の保存までが自動で実行されるため、手作業での確認業務にかかる時間を短縮できます
• 手動でのデータ転記や要約作業がなくなることで、入力ミスや解釈の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報の信頼性を高めることに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Box、Google スプレッドシート、GeminiをYoomと連携します
2. トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」を設定します
3. 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
4. ダウンロードしたファイルをGeminiにアップロードし、「コンテンツを生成（ファイルを利用）」アクションで、ファイル内容の解析や要約を実行させます
5. データ抽出機能の「正規表現によるデータの抽出」アクションで、Boxにアップロードされたファイル名から必要な情報のみを抽出します
6. 書類発行機能の「Google スプレッドシートで書類を発行する」アクションで、抽出した情報を指定のGoogle スプレッドシートに書き出します
7. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成されたGoogle スプレッドシートを指定のフォルダに保存します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください
• Geminiでコンテンツを生成するアクションでは、要約や情報抽出など、目的に応じた指示（プロンプト）を自由にカスタマイズできます
• 正規表現によるデータ抽出では、Geminiが生成した文章からどの部分を抽出するか、パターンを任意に設定することが可能です
• 書類発行機能では、アウトプットとして利用したいGoogle スプレッドシートのテンプレートや、情報を書き込むセルを任意で指定できます
• 最後のBoxへのファイルアップロードでは、生成されたファイルの保存先フォルダやファイル名を、固定値や前のステップで取得した情報を変数として設定できます

■注意事項

• Box、Gemini、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。