アプリ同士の連携方法

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2025-10-23

【簡単設定】HunterのデータをBoxに自動的に連携する方法

Kumiko Tsukamoto

とにかく早く試したい方へ
HunterとBoxを連携してできること
HunterとBoxの連携フローを作ってみよう
BoxのデータをHunterに連携したい場合
HunterやBoxのAPIを使ったその他の自動化例
まとめ
よくあるご質問

「Hunterで獲得したリード毎にBoxに管理用フォルダを作りたい！」
「でも、ひとつひとつ作成するのは時間がかかるし、名前を間違えたり、作り忘れたりしてしまうかも…」
HunterとBox間での手作業によるデータ連携に、このような非効率さや限界を感じていませんか？

もし、Hunterに新しいリードを作成したら、自動でBoxに関連フォルダが作成される仕組みがあれば、こうした手作業の手間や入力ミスから解放され、営業活動などの本来集中すべきコア業務に時間を割けるようになるでしょう。

今回ご紹介する自動化の方法は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できます。導入に手間や時間もかからないので、ぜひこの機会に日々の作業をもっと効率化しましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはHunterとBoxを連携するためのテンプレートが用意されています。今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックすることで早速スタートできますよ！

Hunterでリードが作成されたら、Boxにフォルダを作成する

試してみる

■概要
Hunterで見つけた有望なリード情報を、手作業でBoxに転記し、フォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。
このような定型業務は、入力ミスやフォルダの作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Hunterでリードが作成されると同時にBoxに自動でフォルダが作成されるため、営業活動におけるデータ管理を効率化し、BoxとHunterをより円滑に連携させることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方
・Hunterで獲得したリード情報をBoxで管理しており、手作業での入力に課題を感じている方
・BoxとHunterを連携させ、営業プロセスにおけるデータ管理を自動化したいと考えている方
・手作業による情報登録のミスをなくし、営業チーム全体の業務効率を改善したいマネージャーの方

■注意事項
・Hunter、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る試してみる

HunterとBoxを連携してできること

HunterとBoxのAPIを連携させれば、Hunterで取得したリード情報をもとにBoxの様々な操作を自動で実行できるようになります。
手作業によるデータ管理の手間を削減し、ヒューマンエラーを防止しましょう。

ここでは具体的な自動化例を複数ご紹介するので、気になる内容があればクリックしてみてください！

Hunterでリードが作成されたら、Boxにフォルダを作成する

Hunterで新しいリード情報を獲得したことをきっかけに、Boxにフォルダを作成するフローです。<class="mark-yellow">リード情報の関連資料を一元管理するためのフォルダを自動で生成する</span>ことで、リード管理の初動を効率化できます。

Hunterでリードが作成されたら、Boxにフォルダを作成する

試してみる

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Hunterでリードが作成されたらドメインを取得し、Boxにフォルダを作成する

正規表現を用いてHunterで得たリードのメールアドレスからドメイン名を自動で抽出。企業単位での情報管理を自動化し、手作業によるフォルダ名の入力ミスを防ぎます。

Hunterでリードが作成されたらドメインを取得し、Boxにフォルダを作成する

試してみる

■概要
Hunterで獲得したリード情報を、一件ずつBoxに手作業でフォルダ作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローは、HunterとBoxを連携させることで、リードが作成されると自動でドメインを取得し、Box内に指定のフォルダを作成するものです。
リード管理の初動を自動化し、営業活動をよりスムーズにします。

■このテンプレートをおすすめする方
・Hunterで獲得したリード情報をBoxで管理しており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
・HunterからBoxへの情報連携を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている営業担当者の方
・営業プロセス全体の効率化や、リード管理の仕組み化を検討しているマネージャーの方

■注意事項
・Hunter、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る試してみる

HunterとBoxの連携フローを作ってみよう

ここからは、HunterとBoxを連携させたフローの作成方法を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

この記事では、先程ご紹介した「Hunterでリードが作成されたら、Boxにフォルダを作成する」テンプレートを使ってフローを作成します。
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。

HunterとBoxのマイアプリ連携
テンプレートのコピー
Hunterのトリガー設定とBoxのフォルダ作成設定
フロー稼働の準備

Hunterでリードが作成されたら、Boxにフォルダを作成する

試してみる

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ステップ1：HunterとBoxのマイアプリ連携

Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！

それでは、今回のフローで使用するHunterとBoxのマイアプリ登録方法を解説していきます。

① Hunterのマイアプリ登録

アプリ一覧画面でHunterを検索して選択。

「アカウント名」に任意の管理用名称を設定。
連携先のアカウントを判別しやすい名称にするとよいでしょう。

Hunterにログインし、左側のメニューから「API」にアクセス。

画面右側の「+New key」をクリック。

生成されたAPI keyをコピーし、Yoom側の「アクセストークン」に設定。

「追加」をクリック。
マイアプリ画面に、Hunterが追加されていることを確認してください。

② Boxのマイアプリ登録

アプリ一覧画面でBoxを検索して選択。

連携させるアカウントでログイン。

YoomからBoxへのアクセス権限を確認し、「Boxへのアクセスを許可」をクリック。

アカウント連携が完了し、マイアプリ画面に戻ります。

Boxも追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。

Hunterでリードが作成されたら、Boxにフォルダを作成する

試してみる

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そうすると、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。

※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。

ステップ3：Hunterのトリガー設定

まずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。

Hunterの「リードが作成されたら」をクリック。

「タイトル」は任意の名称に変更できます。
アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。
連携アカウントにはマイアプリ登録で連携したアカウントが設定されています。
複数のアカウントと連携している場合には、このフローで用いるアカウントをプルダウンから選択してください。
アクションを確認して、「次へ」をクリック。

「トリガーの起動間隔」をプルダウンの「5分・10分・15分・30分・60分」から選択。
そのプランの最短の起動間隔にすることで、リード作成時により早くフォルダの作成が行えるようになります。
※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うのでご注意ください。
起動間隔についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。

連携しているアカウントのAPIキーを「APIキー」に設定。
基本的にはマイアプリ登録で設定したAPIキーと同一になります。
検知したいリードを限定するのであれば、リードリストを設定してください。
入力欄をクリックすると、連携しているアカウントから候補が表示されるため、対象となるリードリストを選択してください。
※ 検索欄にリスト名を入れることで候補が絞られます。

Hunter（の指定したリードリスト）にテスト用のリードを作成してください。
※ テスト用リードの例

Yoomに戻り、「テスト」をクリック。

テストに成功すると、「取得した値」に最も新しいリードの情報が追加されます。
これらの値は、以降のアクションで変数（フローが稼働する度に変わる値）として使用できるようになります。
詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。

テスト用に作成したリードが取得されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。
トリガーアクションの設定が完了し、フロー画面に戻ります。

ステップ4：作成するフォルダの設定

それでは、Hunterから取得したリード情報を用いてBoxにフォルダを作成しましょう。

Boxの「フォルダを作成」をクリック。

適宜「タイトル」を変更。
連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。

「フォルダ名」に任意のフォルダ名を設定。
入力欄クリック時に表示されるトリガーアクションメニューから、取得したリード情報を選択できます。
項目をクリックすると、入力欄に{{項目名取得した値}}という形で追加されます。
これらの値と固定テキストを組み合わせて、重複しないフォルダ名を設定しましょう。

「親フォルダのコンテンツID」にはフォルダの作成先を設定。
コンテンツIDはBoxのフォルダURL（folder/コンテンツID）から取得できます。
「テスト」をクリック。

テストに成功すると、Boxの指定した親フォルダに新しいフォルダが作成されます。
※作成されたフォルダ

期待通りのフォルダが作成されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリックしてください。

ステップ5：フロー稼働の準備

フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。

あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。

トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
Hunter（の指定したリードリスト）にリードを作成して、そのリードに基づくフォルダが自動でBoxに作成されていれば成功です。

今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。

BoxのデータをHunterに連携したい場合

今回はHunterからBoxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、反対にBoxでのアクションをきっかけにHunterを操作するデータ連携も可能ですので、下記のテンプレートも併せてご利用ください。

Boxにファイルがアップロードされたら、Hunterでメールアドレスを取得してメールを送付する

Boxに特定条件のファイルがアップロードされたことをトリガーに、ファイル名などから企業ドメインを取得し、Hunterで該当ドメインのメールアドレスを検索、メールを送信するという一連の流れを自動化します。

手動での連絡先検索やメール作成の手間が省かれ、迅速なフォローアップが実現できるでしょう。

Boxにファイルがアップロードされたら、Hunterでメールアドレスを取得してメールを送付する

試してみる

■概要
Boxにアップロードされたファイルを、手作業で転送したりメールアドレスを検索したりする業務に手間を感じていませんか。
このような定型業務は、時間がかかるだけでなく入力ミスなどのリスクも伴います。
このワークフローは、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、Hunterでメールアドレスを検索し、自動で格納されたファイルをメールで送信します。
BoxとHunterを連携させることで、こうした一連の業務を自動化し、作業の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Boxにアップロードしたファイルを手作業で該当企業宛にメール送付している方
・Hunterを活用したリード獲得プロセスの一部を手作業で行っており、非効率だと感じている方
・BoxとHunterを利用した定型業務を自動化し、より重要なコア業務に時間を割きたいと考えている方

■注意事項
・Box、HunterのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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BoxにファイルがアップロードされたらファイルをOCRし、Hunterでメールアドレスを取得してメールを送付する

BoxにアップロードされたファイルからOCR機能でテキスト情報を抽出し、社名やドメインを取得することも可能です。

PDFや画像データからのリード獲得とアプローチまでを自動化できるため、目視確認や手入力によるリスクを防ぎ、業務の効率化に貢献します。

BoxにファイルがアップロードされたらファイルをOCRし、Hunterでメールアドレスを取得してメールを送付する

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‍■概要
Boxにアップロードした請求書や名刺などの書類を確認し、記載されたドメインを元にHunterでメールアドレスを検索して手動で連絡していませんか？
この一連の作業は、手間がかかるだけでなく、情報の転記ミスといったヒューマンエラーの温床にもなりがちです。
このワークフローは、BoxとHunterを連携させ、書類のアップロードからOCRによる情報抽出、メールアドレスの特定、そしてメール送信までを自動化します。
煩雑な連絡業務から解放され、より重要なタスクに時間を活用できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Boxに保管した書類をもとに、Hunterを使って手作業で連絡先を検索している方
・名刺や請求書の情報に基づいた定型的なメール連絡業務を効率化したいと考えている方
・BoxとHunterのAPI連携による業務自動化の具体的な方法を探している担当者の方

■注意事項
・Box、HunterのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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HunterやBoxのAPIを使ったその他の自動化例

HunterやBoxのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。

Hunterを使った自動化例

Google スプレッドシートに行が追加されたら、Hunterにリードを作成したり、Hunterでリードが作成されたらSlackやGoogle Chatに通知したりできます。また、Googleフォームから回答が送信されたら、Hunterにリードを作成しGmailで通知したり、Hunterでリードが作成されたら、Zoomでミーティングを作成してメール案内したりすることも可能です。

Google スプレッドシートに行が追加されたら、Hunterにリードを作成する

試してみる

■概要
Google スプレッドシートで管理しているリストをHunterで検索する際、手作業での情報入力に手間を感じていませんか。一件ずつ情報を転記する作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローは、そうしたHunterとGoogle スプレッドシート間での手作業をなくし、スプレッドシートに行が追加されるだけでHunterへ自動でリードを作成します。これにより、リード登録の手間を削減し、よりスムーズな営業活動を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方
・HunterとGoogle スプレッドシートを併用し、手作業でのリード登録に課題を感じている営業担当者の方
・アウトバウンド施策で利用するリストを、Google スプレッドシートで管理し、効率化を検討している方
・Hunterを活用したリード情報の収集や管理を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方

■注意事項
・Google スプレッドシートとHunterのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る試してみる

Googleフォームから回答が送信されたら、Hunterにリードを作成しGmailで通知する

試してみる

■概要
Webサイトに設置したGoogleフォームからのお問い合わせや資料請求があった際、その情報をHunterへ手作業で入力し、担当者に通知していませんか？
この作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスや対応漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけにHunterへのリード情報作成と担当者へのGmail通知が自動で実行され、リード管理の初動を円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで獲得したリードをHunterで管理しており、手作業での登録に手間を感じている方
・Hunterを活用したリード管理の初動を自動化し、迅速なアプローチを実現したいマーケティング担当者の方
・フォームからの新規リード発生を即座にチームへ共有し、対応漏れを防ぐ仕組みを構築したいと考えている方

■注意事項
・Hunter、Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

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Hunterでリードが作成されたらSlackで通知する

試してみる

■概要
Hunterで新しいリードを獲得したものの、関係者への共有が遅れたりそもそも共有を忘れてしまうといった課題はありませんか。
手動での情報共有は手間がかかるだけでなく、機会損失のリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Hunterにリードが登録されると指定したSlackチャンネルへ自動で通知できるため、リード情報を迅速かつ確実にチームへ共有できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Hunterで獲得したリードを、関係者とスピーディーに共有したい営業担当者
・リード情報の共有漏れや対応遅延を防ぎ、営業機会の損失をなくしたいチームリーダー
・HunterとSlackを活用しており、リード管理から共有までのプロセスを効率化したい方

■注意事項
・Hunter、SlackにそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Hunterでリードが作成されたら、Zoomでミーティングを作成してメール案内する

試してみる

■概要
Hunterで新しいリード情報を獲得した後、Zoomでのミーティング設定や案内メールの作成といった一連の作業に手間を感じていませんか。手作業による対応では、時間もかかり、重要なリードへのアプローチが遅れてしまうこともあります。
このワークフローは、Hunterでリードが作成されると、担当者への確認依頼からZoomミーティングの作成、案内メールの送信までを自動化します。HunterとZoomを連携させることで、リード獲得後の煩雑な業務を効率化し、迅速な商談設定を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Hunterで獲得したリードへのアプローチをより迅速に行いたいと考えている営業担当者の方
・Zoomでのミーティング設定や案内メールの送信を手作業で行い、非効率を感じている方
・リード獲得から商談化までの一連のプロセスを自動化し、営業活動を効率化したいチームの方

■注意事項
・Hunter、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Hunterでリードが登録されたらGoogle Chatに通知する

試してみる

■概要
「Hunterでリードが登録されたらGoogle Chatに通知する」業務ワークフローは、Hunterに新規リードが追加されたタイミングをトリガーに、Google Chatの指定チャンネルへ通知を自動投稿。迅速に情報を共有し、チームの反応スピードをアップします。

■このテンプレートをおすすめする方
・Hunterで獲得したリードを見逃さず、チームへの情報共有をスピーディーに行いたいマーケティング担当者
・リード登録後の手動確認や通知作業に時間と手間を取られているセールス担当者
・迅速なアラートで商談機会の取りこぼしを防ぎたい営業マネージャー

■注意事項
・Hunter、Google ChatにそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336

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Boxを使った自動化例

Boxで特定のファイルがアップロードされたら、Slackに通知したり、Google スプレッドシートを更新したりできます。また、BoxにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Microsoft Teamsに送信したり、Googleフォームで受け取ったWordをPDFに変換してBoxに格納したりすることも可能です。さらに、Boxにファイルがアップロードされたら、Geminiで解析し結果を保存するといった自動化も行えます。

Boxでファイルがアップロードされたら、Google スプレッドシートを更新する

試してみる

■概要
「Boxでファイルがアップロードされたら、Google スプレッドシートをスムーズに更新する」業務ワークフローは、ファイル管理とデータ集計をスムーズに連携させる業務ワークフローです。
Boxに新しいファイルが追加されるたびに、自動的にGoogle スプレッドシートが更新されるため、手動でのデータ入力や管理の手間を削減できます。
これにより、チーム全体で最新の情報を共有しやすくなり、業務効率の向上に寄与します。

■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとGoogle スプレッドシートを日常的に使用しており、データ連携の自動化を図りたい方
・ファイルアップロード時に手動でスプレッドシートを更新しているため、時間と労力を節約したいビジネスユーザー
・スムーズにデータが反映される環境を整え、チームの情報共有を円滑にしたいプロジェクトマネージャー
・業務プロセスの自動化を進め、ミスの防止と作業効率の向上を目指す経営者やIT担当者

■注意事項
・Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。

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BoxにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Microsoft Teamsに送信する

試してみる

■概要
「BoxにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Microsoft Teamsに送信する」ワークフローは、ファイル管理とチーム内の情報共有を自動化する業務ワークフローです。
Boxにファイルがアップロードされると、OCR機能でテキストを抽出し、自動的にMicrosoft Teamsの指定チャネルへ送信されます。
これにより、ファイル内容のスピーディーな確認や迅速なチーム内共有が実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとMicrosoft Teamsを日常的に利用しているチーム
・書類のデジタル化と情報共有を効率化したいIT担当者
・OCRを活用して業務プロセスを自動化したいビジネスユーザー
・情報共有の迅速化と手作業の削減を目指している企業
‍
■注意事項
・Microsoft Teams、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Boxで特定のファイルがアップロードされたらSlackに通知する

試してみる

■概要
Boxに重要なファイルがアップロードされた際関係者への共有はどのように行っていますか？
都度Slackで通知するのは手間がかかるだけでなく共有漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すればBoxの特定フォルダへのファイルアップロードを検知し自動でSlackに通知を送信できるためこうした定型業務を効率化し迅速かつ確実な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Boxにアップロードされたファイルの共有漏れや確認の遅れを防ぎたい方
・SlackとBoxを日常的に利用しており手動での通知業務を効率化したい方
・チーム内でのファイル共有プロセスを標準化しより迅速に進めたい方

■注意事項
・BoxとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Boxにファイルがアップロードされたら、Geminiで解析し結果を保存する

試してみる

■概要
Boxにアップロードされた契約書や報告書の内容を都度確認し、手作業で要約するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
このワークフローは、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、Geminiが自動でファイル内容を解析し、指定のフォーマットで結果を保存する一連の流れを自動化します。
GeminiとBoxを連携させることで、これまで手作業で行っていた情報収集や分析業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Boxに保存された大量のドキュメントの管理や内容把握に課題を感じている方
・GeminiとBoxをAPI連携させ、ファイル解析や要約作成を自動化したいと考えている方
・手作業による情報の転記ミスや確認漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたい方

■注意事項
・Box、Gemini、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。

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Googleフォームで受け取ったWordをPDFに変換して、Boxに格納する

試してみる

■概要
「Googleフォームで受け取ったWordをPDFに変換して、Boxに格納する」ワークフローは、ファイル変換や格納の手間を削減します。
Googleフォームで受領したWordファイルが自動的にPDF化され、指定フォルダーに保存されます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを用いて社内外からWordファイルの提出を受け付けている方
・提出されたWordファイルをスピーディにPDFへ変換し、共有・保管を効率化したい方
・従来、Wordファイルの変換やBoxへの格納を手作業で行っていたが、手間やミスを削減したいと考えている方
・ドキュメント管理ツールとしてBoxを利用している企業やチームの方
・複数部門・社員が関わるワークフローを自動化し、迅速にファイルを共有したい方
・ペーパーレス化や業務プロセスの効率化を推進したい管理部門・IT部門の方

■注意事項
・Googleフォーム、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691

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まとめ

HunterとBoxの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたリード情報のフォルダ管理にかかる時間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。

営業担当者はリード獲得後すぐに資料共有などの次のアクションに移ることができ、本来注力すべき顧客とのコミュニケーションに集中できる環境を整えられるでしょう！

今回ご紹介したような自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問

Q：フォルダ名に日付や固定テキストも使えますか？

A：入力欄クリック時に表示されるメニューの「日付」タブから、動的な日付をフォルダ名に追加することが可能です。
また、記事内でご紹介している固定テキスト（「_」や「様」など）以外にも、「要確認」などのテキストを挿入できます。

Q：作成したフォルダにテンプレートファイルも格納できますか？

A：Boxの「フォルダを作成」オペレーションの下の「＋」をクリックして、Boxの「ファイルをアップロード」オペレーションを追加してください。
フォルダ作成時に取得したコンテンツIDを指定することで、作成したフォルダにテンプレートファイルをアップロードできます。
参考：「アプリと連携する」の設定方法

Q：同じ名前のフォルダが既に存在する場合、どうなりますか？

A：同一名称のフォルダが存在する場合には409エラーとなり、フォルダの作成や上書きは行われません。
作成したフローボットでエラーが発生した場合、Yoomアカウントを登録したメールアドレス宛てに通知が送信されます。
通知に記載されているURLからエラー内容を確認し、フローの停止や再実行といった対応を行ってください。
参考：エラー時の対応方法について／エラー停止したフローボットの修正・再開可否について

Yoomを使えば、今回ご紹介したような連携を
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。

無料でYoomを試す

この記事を書いた人

Kumiko Tsukamoto

システムエンジニアとして4年間勤務。当時は毎日Excelに手入力する勤怠管理や、領収書のデータ化作業に悩まされていたため、Yoomにもっと早く出会いたかったです。まだまだYoomは使い始めたばかりですが、皆様の「自動化できたらいいな」を叶えるための情報をお伝えしていきます！

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