フローボットがマイプロジェクトにコピーされます。
まずはSlackの設定から開始。
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コミュニケーションツールとして便利なSlack。Google Driveと連携することでどんな効率化が実現できるのでしょうか。
連携することで得られるメリットを考えてみました。
(1)コミュニケーションの円滑化
(2)ファイル共有の効率化
(3)データ管理の一元化
(1)コミュニケーションの円滑化
Slackはコミュニケーションが活発に行えるため、投稿が埋もれてしまいがち。
せっかく貰ったファイルも、ダウンロードを忘れていると探すのに一苦労です。
結局見つけられず「お忙しいところ〜すみませ〜ん…先日送っていただいたファイルを再送してもらえますか〜」と頼むのはやや気まずかったりします。
Google Driveに自動保存されるように設定すると手元にファイルがあることはわかっているので安心です。
(2)ファイル共有の効率化
ファイルを送るときGoogle Driveのリンクを共有することもあります。
フォルダ共有や作業中ファイルの共有だと便利なんですが、パッとサッと送ってしまいたいファイルはSlackに直接送る方が早いですよね。
相手もGoogle Driveと連携していれば気兼ねなく送れますね。
(3)データ管理の一元化
SlackとGoogle Driveを連携することで、データ管理の一元化も可能です。
アクセス権限の設定がスムーズになり、「今から共有します〜すみません！」と、もにょもにょする時間が短縮されるでしょう。
SlackとGoogle Driveとの連携では具体的にどんなことが自動化でき、便利になるのか考えてみました。
(1)ファイルの自動バックアップ
(2)新着ファイルの自動通知
(1)ファイルの自動バックアップ
Slackの特定のチャンネルに投稿されたファイルをGoogle Driveの指定フォルダへ自動でアップロードすることが可能です。
もらった請求書を経理に渡す際に、請求書専用チャンネルに送れば経理も請求書の管理が簡単になります。
(2)新着ファイルの自動通知
Google Driveに新しいファイルが追加されたら、Slackに通知を送ることができます。
チームへの素材格納の報告・連絡が短縮されるため、時間効率があがります。
YoomではSlackとGoogle Driveの組み合わせで、作業の自動化を促進しています。
今回はアカウント情報の連携で簡単に自動化できるフローボットをご紹介！
Slackに追加されたファイルをGoogle Driveに自動保存ができるYoomのフローボットテンプレートを用い、起動させた流れをご紹介します。
事前準備
・Slackのアカウント、データをダウンロードするためのチャンネルに何かファイルを投稿しておく
・Google Driveのアカウント情報、ファイルを格納する専用フォルダ
準備ができたら早速フローボットをコピーして編集スタート！
フローボットがマイプロジェクトにコピーされます。
まずはSlackの設定から開始。
(1/2)連携アカウントとアクションを選択
・アプリトリガー→ファイルの投稿がされたら
・アプリ→Slack
・Slackと連携するアカウント→メールアドレスとパスワードで連携できます。
事前にYoomのダッシュボードでマイアプリを登録しておくとスムーズです。
・トリガーアクション→「ファイルがチャンネルに投稿されたら」がデフォルトで選択されているのでこのままでOK
(2/2)アプリトリガーのAPI設定
・トリガーの起動時間→5分、10分、15分、30分、60分の中から選べます。
・チャンネルID→空欄をクリックすると先ほど連携したSlackワークスペースの候補チャンネルがピックアップされます。
事前に作っておいた専用チャンネルを選択しましょう。
テストします！
成功しました！
アウトプットの内容をみてみると、ファイルを保存する上で必要な項目が自動生成されることがわかりますね。
続いて2つめのSlackのフローを設定していきます。
(1/2)連携アカウントとアクションを選択
・先ほどと同じ内容のSlackアカウントを選択します。
・アクション→投稿されたファイルをダウンロード(デフォルト)
(2/2)API接続設定
・ファイルのダウンロードリンク→デフォルトで先ほど抽出できたリンクが設定できるようになっています。
テストします！
成功しました！ファイル名は後ほど設定できます。
(1/2)連携とアクションを選択
・タイトル→ファイルをアップロードする
・Google Driveのアカウントを選択します
・アクション→ファイルをアップロードする(デフォルト)
(2/2)API設定
・格納先のフォルダID→空白をクリックで指定するフォルダの候補がピックアップされます。
見つからない時はURLの/folders/(文字列)/を入力してください。
・ファイル名→空欄をクリックしたら抽出できる候補がでます。
今回はファイル名にしましたが、請求書などは名前が被りやすいのでIDでもいいかもしれませんね。
・ファイルの添付方法→デフォルトの設定のままでOK
テストします！
成功！
テンプレートのトリガーを【ON】にします。
Google Driveをみてみます。
この赤枠のファイルがテストで取得したファイルです。
Slackの方ではこのファイルが該当します。
Yoomではたくさんのケースを想定してテンプレートをご用意しています。
メールで帳票類を添付するメールが届いたらGoogle Driveと連携し、ファイルを格納後、Slackで通知するフローです。
メールも埋もれがちなツールです。書類関係が自動でGoogle Driveに格納されたら便利ですよね。こちらもぜひお試しいただきたいです。
Slackはデータのやりとりも簡単で、様々な拡張子に対応しているので.aiや.psdの受け渡しも可能です。
でも、ファイルが大きいとアップロードとダウンロードに時間がかかってしまいますよね。
何か対応中にファイルが送信されて、すぐダウンロードが必要だと作業の優先順位に困ってしまいます。
でも自動でGoogle Driveに格納してくれたら助かりますね！
Yoomではノーコードでアプリの連携を行うことができ、日常的な作業を自動化することができます。作業を自動化することで、勉強する時間や仲間とのディスカッション、コミュニケーションの時間を作ることに貢献できます。Yoomを使って、あなたとチームの時間をもっと豊かにしましょう★
では、また〜！
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