SlackとGoogle Driveの連携でファイル管理がもっと簡単に！

Slackアカウント連携①〜ダウンロードURLを取得する

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

・アプリトリガー→ファイルの投稿がされたら
・アプリ→Slack
・Slackと連携するアカウント→メールアドレスとパスワードで連携できます。
　事前にYoomのダッシュボードでマイアプリを登録しておくとスムーズです。
・トリガーアクション→「ファイルがチャンネルに投稿されたら」がデフォルトで選択されているのでこのままでOK

(2/2)アプリトリガーのAPI設定

・トリガーの起動時間→トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

・チャンネルID→空欄をクリックすると先ほど連携したSlackワークスペースの候補チャンネルがピックアップされます。

事前に作っておいた専用チャンネルを選択しましょう。
テストします！

成功しました！

アウトプットの内容をみてみると、ファイルを保存する上で必要な項目が自動生成されることがわかりますね。
続いて2つめのSlackのフローを設定していきます。

Slackアカウント連携②〜ダウンロードURLを取得する

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

・先ほどと同じ内容のSlackアカウントを選択します。
・アクション→投稿されたファイルをダウンロード(デフォルト)‍

(2/2)API接続設定

・ファイルのダウンロードリンク→デフォルトで先ほど抽出できたリンクが設定できるようになっています。

テストします！

成功しました！ファイル名は後ほど設定できます。

Google Driveの格納先の設定〜取得したファイルをアップロード

(1/2)連携とアクションを選択

・タイトル→ファイルをアップロードする
・Google Driveのアカウントを選択します
・アクション→ファイルをアップロードする(デフォルト)

(2/2)API設定

・格納先のフォルダID→空白をクリックで指定するフォルダの候補がピックアップされます。
　見つからない時はURLの/folders/(文字列)/を入力してください。
・ファイル名→空欄をクリックしたら抽出できる候補がでます。
　今回はファイル名にしましたが、請求書などは名前が被りやすいのでIDでもいいかもしれませんね。
・ファイルの添付方法→デフォルトの設定のままでOK

テストします！

成功！

テンプレートのトリガーを【ON】にします。

結果

Google Driveをみてみます。

この赤枠のファイルがテストで取得したファイルです。

Slackの方ではこのファイルが該当します。

SlackやGoogle Driveを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもSlackやGoogle DriveのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍SlackとGoogle Driveを連携した自動化例

メールで受信した帳票類をGoogle Driveに格納してSlackに通知したり、Google Driveにファイルが保存されたらSlackに通知したりすることもできます。
Slackで投稿された書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しGoogle Driveに保存する連携も可能です。

Slackを活用した自動化例

データベースに情報が登録されたらSlackに通知する

Google スプレッドシートやSalesforceなどに情報が追加されたらSlackに自動で通知します。

フォームで送信された内容をSlackに通知する

GoogleフォームやHubSpotのフォームで回答された内容をSlackに自動で通知します。

プロジェクト管理アプリでタスクが更新されたらSlackに通知する

AsanaやTrelloなどでタスクが更新されたことをSlackに自動で通知します。

Google Driveを活用した自動化例

Google Driveに保存されたファイルを他のクラウドストレージに保存する

Google Driveにファイルが保存されたら、BoxやDropboxなどに自動で保存します。

メールで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする

GmailやOutlookなどで受信した添付ファイルをGoogle Driveに自動でアップロードします。

他アプリで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する

SalesforceやHubSpotなどで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを自動で作成します。

SlackとGoogle Driveを連携するメリット

‍(1)コミュニケーションの円滑化

Slackはコミュニケーションが活発に行えるため、投稿が埋もれてしまいがち。せっかく貰ったファイルも、ダウンロードを忘れていると探すのに一苦労ですよね。
結局見つけられず「お忙しいところすみません…先日送っていただいたファイルを再送してもらえますか？」と頼むのはやや気まずかったりします。
Google Driveに自動保存されるように設定すると手元にファイルがあることはわかっているので安心できるのではないでしょうか。

(2)ファイル共有の効率化

ファイルを送るときGoogle Driveのリンクを共有することもありますよね。
フォルダ共有や作業中ファイルの共有だと便利なんですが、サクッと送ってしまいたいファイルはSlackに直接送る方が早いですよね。
相手もGoogle Driveと連携していれば気兼ねなく送れますね。‍

(3)データ管理の一元化

SlackとGoogle Driveを連携することで、データ管理の一元化も可能です。
アクセス権限の設定がスムーズになり、「今から共有します。すみません！」というもどかしい時間が短縮されるはずです。

‍

まとめ

Slackはデータのやりとりも簡単で、様々な拡張子に対応しているので.aiや.psdの受け渡しも可能です。
でも、ファイルが大きいとアップロードとダウンロードに時間がかかってしまいますよね。
何か対応中にファイルが送信されて、すぐダウンロードが必要だと作業の優先順位に困ってしまいます。
でも自動でGoogle Driveに格納してくれたら助かりますね！

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