SlackとGoogle Driveの連携でファイル管理がもっと簡単に！

[Yoomとは]

SlackとGoogle Driveの連携フローの作り方

Slackに追加されたファイルをGoogle Driveに自動保存ができるYoomのフローボットテンプレートを用い、起動させた流れをご紹介します。

事前準備

・Slackのアカウント、データをダウンロードするためのチャンネルに何かファイルを投稿しておく
・Google Driveのアカウント情報、ファイルを格納する専用フォルダ

準備ができたら早速フローボットをコピーして編集スタート！

フローボットがマイプロジェクトにコピーされます。

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まずはSlackの設定から開始。

Slackアカウント連携①〜ダウンロードURLを取得する

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

・アプリトリガー→ファイルの投稿がされたら
・アプリ→Slack
・Slackと連携するアカウント→メールアドレスとパスワードで連携できます。
　事前にYoomのダッシュボードでマイアプリを登録しておくとスムーズです。
・トリガーアクション→「ファイルがチャンネルに投稿されたら」がデフォルトで選択されているのでこのままでOK

(2/2)アプリトリガーのAPI設定

・トリガーの起動時間→トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

・チャンネルID→空欄をクリックすると先ほど連携したSlackワークスペースの候補チャンネルがピックアップされます。

事前に作っておいた専用チャンネルを選択しましょう。
テストします！

成功しました！

アウトプットの内容をみてみると、ファイルを保存する上で必要な項目が自動生成されることがわかりますね。
続いて2つめのSlackのフローを設定していきます。

Slackアカウント連携②〜ダウンロードURLを取得する

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

・先ほどと同じ内容のSlackアカウントを選択します。
・アクション→投稿されたファイルをダウンロード(デフォルト)‍

(2/2)API接続設定

・ファイルのダウンロードリンク→デフォルトで先ほど抽出できたリンクが設定できるようになっています。

テストします！

成功しました！ファイル名は後ほど設定できます。

Google Driveの格納先の設定〜取得したファイルをアップロード

(1/2)連携とアクションを選択

・タイトル→ファイルをアップロードする
・Google Driveのアカウントを選択します
・アクション→ファイルをアップロードする(デフォルト)

(2/2)API設定

・格納先のフォルダID→空白をクリックで指定するフォルダの候補がピックアップされます。
　見つからない時はURLの/folders/(文字列)/を入力してください。
・ファイル名→空欄をクリックしたら抽出できる候補がでます。
　今回はファイル名にしましたが、請求書などは名前が被りやすいのでIDでもいいかもしれませんね。
・ファイルの添付方法→デフォルトの設定のままでOK

テストします！

成功！

テンプレートのトリガーを【ON】にします。

結果

Google Driveをみてみます。

この赤枠のファイルがテストで取得したファイルです。

Slackの方ではこのファイルが該当します。

SlackとGoogle Driveのその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもSlackやGoogle DriveのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。いずれも簡単な設定で利用できるようになりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Slackを活用した自動化例

Slackでメッセージが投稿されたらNotionにページを作成する

Slackで共有された重要なメッセージを自動的にNotionに保存することで、情報の一元管理を実現しましょう。
手動でのデータ転記を減らし、時間と労力を削減したい方におすすめです。

SlackにアップロードされたファイルをMicrosoft Teamsに共有する

Slackにアップロードされたファイルが自動的にMicrosoft Teamsに共有されるため、手動でのファイル転送の手間を省けます。
異なるプラットフォーム間でのファイル共有を統一することで、チーム全体のコミュニケーションと情報管理がスムーズになるでしょう。

Slackで受け付けた問い合わせ内容をShopifyの顧客情報に登録する
問い合わせ内容を自動で顧客情報に登録することで、カスタマーサポートと顧客管理の一元管理をサポートします。
手動での転記作業におけるヒューマンエラーの防止が期待できます。

Google Driveを活用した自動化例

Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Google Driveに自動保存する
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、読み取った内容を元にGoogle Driveのフォルダへ仕分けするフローです。
Gmailのファイル確認やGoogle Driveへの保存を自動化することで、仕分け作業の手間を省いて業務の効率化を図ります。

Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する

Salesforceで登録された取引先が自動でGoogle Driveにも保存されるため、取引先情報をSalesforce以外でも活用したい場合におすすめです。フォルダ作成を自動化し手作業でかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体の生産性の向上につながります。

Google Driveに格納されたファイルをChatGPTで解析して、ファイル名を更新する
Google Driveに格納されたファイルをChatGPTのAI機能を活用してファイル内容を解析し、適切なファイル名にリネームします。
この自動化により、手動でのファイル名変更にかかる時間を削減し、Google Driveの検索効率を高めることが期待できます。

SlackとGoogle Driveを連携するメリット

‍(1)コミュニケーションの円滑化

Slackはコミュニケーションが活発に行えるため、投稿が埋もれてしまいがち。せっかく貰ったファイルも、ダウンロードを忘れていると探すのに一苦労です。
結局見つけられず「お忙しいところすみませ〜ん…先日送っていただいたファイルを再送してもらえますか〜」と頼むのはやや気まずかったりします。
Google Driveに自動保存されるように設定すると手元にファイルがあることはわかっているので安心です。

(2)ファイル共有の効率化

ファイルを送るときGoogle Driveのリンクを共有することもあります。
フォルダ共有や作業中ファイルの共有だと便利なんですが、パッとサッと送ってしまいたいファイルはSlackに直接送る方が早いですよね。
相手もGoogle Driveと連携していれば気兼ねなく送れますね。‍

(3)データ管理の一元化

SlackとGoogle Driveを連携することで、データ管理の一元化も可能です。
アクセス権限の設定がスムーズになり、「今から共有します〜すみません！」というもどかしい時間が短縮されるでしょう。

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まとめ

Slackはデータのやりとりも簡単で、様々な拡張子に対応しているので.aiや.psdの受け渡しも可能です。
でも、ファイルが大きいとアップロードとダウンロードに時間がかかってしまいますよね。
何か対応中にファイルが送信されて、すぐダウンロードが必要だと作業の優先順位に困ってしまいます。
でも自動でGoogle Driveに格納してくれたら助かりますね！

Yoomではノーコードでアプリの連携を行うことができ、日常的な作業を自動化することができます。作業を自動化することで、勉強する時間や仲間とのディスカッション、コミュニケーションの時間を作ることに貢献できます。Yoomを使って、あなたとチームの時間をもっと豊かにしましょう！