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営業活動を効率的に進めるためには、案件情報の管理が重要です。
MazricaとMicrosoft Excelで案件を管理している場合、案件アクション情報の転記が自動化できたら便利だなと思いませんか?
そんな悩みを解決するのが、MazricaとMicrosoft Excelの連携です。
本記事では、Mazricaに登録された案件を自動でMicrosoft Excelにも追加する方法を紹介します。
この自動化を利用して、効率的に営業活動を行いましょう!
Mazricaの案件アクションをMicrosoft Excelに手動で入力する必要がなくなることで、データ入力にかかる時間が削減されます。
また手作業による入力ミスのリスクも回避できるため、正確なデータの追加が期待できます。
結果として、従業員は入力作業から解放され、より価値の高い業務に時間を割けるでしょう。
Mazricaの案件アクションがMicrosoft Excelに自動的に追加されることで、チーム全体が最新の情報にスムーズにアクセスできるようになります。
また、情報共有がスムーズになり、コミュニケーションのズレやメンバー個人の無駄な確認作業を削減できるでしょう。
これにより、全員が同じデータを参照しながら業務を進められ、プロジェクトを円滑に進行することが期待できます。
[Yoomとは]
ここまでメリットを紹介してきました。
それでは早速、Yoomを使って今回使用するアプリを連携していきましょう!
マイアプリ登録が完了したら、「Mazricaで案件アクションが登録されたらMicrosoft Excelにも追加する」フローボットを作成していきます。
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、使用しているMazricaとYoomを連携させましょう。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Mazricaと検索します。
連携時にAPIキーが必要です。
Mazrica側の左側メニュー下部にある管理者設定から進むと確認できます。
続いて、Microsoft Excelを連携します。
サインイン画面が出たら、メールアドレス・パスワードを入力します。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2つのアプリがマイアプリに連携されたらOKです。
今回はこちらのテンプレートを使用します。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
Yoomをお使いの方はログインし、初めての方は会員登録をしましょう。
次に進むと、ご自身のワークスペースにテンプレートが自動的にコピーされます。
テンプレート名は、必要に応じて変更できます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが出てきます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択します。
今回は、以下の2ステップです。
一緒に設定していきましょう!
Mazricaの案件アクションを転記するMicrosoft Excelのシート。
以下のようにヘッダーを設定しました。
(ヘッダーは、後のフロー設定画面で取得できるアウトプットを参考にしています。)
では、アプリトリガーを設定していきましょう。
「申請が承認されたら」を選択します。
タイトルはわかりやすいように変更できます。
連携するアカウント情報を確認してください。
トリガーアクションはそのままで、次に進みましょう。
ここでMazricaにテスト案件アクションを登録しましょう。
以下のように登録してみました。
フローボットの設定に戻りテストをクリックし、Mazricaの案件アクション内容がアウトプットに反映されていたら保存します。
続いて「レコードを追加する」をクリック。
こちらも、連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで、データベースの連携をお願いします。
残りの項目も設定します。
次に進み、追加するレコードの値は以下のようにアウトプットから選択してください。
他の項目も設定していきます。
スクロールして残りの項目も設定しましょう。
こちらもテストして問題なければ保存します。
Microsoft Excel側を確認してみましょう。
無事に反映されましたね!
最後にアプリトリガーをオンにして完了です。
ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に進めることができました。
今回使用したフローボットはこちら↓
他にもMazricaとMicrosoft Excelを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Mazricaで案件アクションが登録されたらZendeskにも追加するフローです。
案件管理はMazricaを、カスタマーサポートにはZendeskを利用している方におすすめです。
この自動化を利用すれば、他部署との情報共有もスムーズになるでしょう。
※Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっています。フリープラン・ミニプランの場合、設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなるので、ご了承ください。
2.入力フォームが送信されたらMazricaにコンタクトを登録するフローです。
入力フォームの情報を用いてMazricaに登録してくれるので、手入力によるミスを防げます。
取引先にフォームを共有して入力してもらうこともできますね。
3.Mazricaのコンタクト情報を使ってOutlookで定型メールを送るフローです。
メールを送るたびにMazricaのコンタクト情報を参照して、文面を考える作業は大変ですよね。
このフローを利用すれば、定型メールを自動で送信できるので、取引先が多い場合にも役立ちそうです。
今回は「Mazricaで案件アクションが登録されたらMicrosoft Excelにも追加する」フローボットを紹介しました。
MazricaとMicrosoft Excelを連携することで、手動作業の削減とミス防止、チーム内の情報共有の促進が期待できます。
また、Yoomを活用すれば、プログラミングの知識がなくても簡単に連携フローを作成できますよ。
ぜひ、MazricaとMicrosoft Excelの連携を試してみてください。
Yoomの無料登録はこちらから。→始める
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