契約書を作成して送付するまでにさまざまな工程があって、簡単に見えるけど実は手のかかる作業だったりします。
この作業を自動化できたら、営業担当者や総務担当者の負担が大きく減少することでしょう。
本記事では「Mazricaの案件アクションが登録されたら、DocuSignで契約書を発行し送付する」フローをご紹介します。
Yoomを利用した簡単なアプリ連携や設定方法も一緒にお伝えしますね。
MazricaとDocuSignを連携するメリット
MazricaとDocuSignを連携すると、契約書の作成から送付という作業の効率向上が期待できます。
以下に2点メリットをまとめたので、アプリ連携の参考にしてみてくださいね。
メリット1:作業効率の向上が期待できる
MazricaとDocuSignを連携するメリット1つ目は、作業効率の向上が期待できることです。
たとえば、Mazricaの案件アクションが登録された際に、DocuSignで契約書を作成して発行するフローの自動化ができます。
この自動化により、営業担当者は手動で契約書の作成や送付をする必要がなくなるため、新しく案件を獲得する時間などに充てることができるでしょう。
また、Mazricaで案件アクションが登録されてすぐに、契約書の作成と送付ができるので、顧客に対する対応も素早く行えます。
メリット2:ヒューマンエラーが減少する
MazricaとDocuSignを連携するメリット2つ目は、ヒューマンエラーが減少することです。
手動で契約書の作成や発行を行っていると、入力ミスが発生します。
契約書の内容を間違えていて、思わぬトラブルになるということもありますよね。
入力ミスがあって修正をしていたら、時間も奪われてしまいます。
でも、自動化を導入すれば、そんなトラブルが避けられるのも大きなメリットです。
Yoomでアプリを連携するメリット
今まで何度もいろいろな方法でアプリ連携に挑戦してきたけど、使いにくかったり、難しかったりで諦めてきた方も多いでしょう。
Yoomを利用すれば、簡単にアプリ連携と自動化の実現ができます。
ノーコードで操作できるため、操作に不安がある方でも安心です。
また、Yoomでは豊富なテンプレートもご用意しているので、ご自身にあったテンプレートの利用もできます。
MazricaとDocuSignの連携フローの作り方
今回は「Mazricaの案件アクションが登録されたら、DocuSignで契約書を発行し送付する」テンプレートの設定をご紹介します。
Mazricaの案件アクションが登録されたら、DocuSignで契約書を発行し送付する
試してみる
■概要
Mazricaで案件が受注フェーズに進んだ後、DocuSignで契約書を作成し、手作業で送付する業務に手間を感じていませんか？この一連の作業は、入力ミスや送付漏れなどのヒューマンエラーが発生しやすく、営業担当者の負担となりがちです。このワークフローを活用すれば、Mazricaの案件アクションをきっかけに、DocuSignでの契約書発行から送付までを自動化でき、こうした契約業務の課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- MazricaとDocuSignを活用し、契約書発行業務の効率化を図りたい営業担当者の方
- 手作業による契約書の作成や送付で発生するミスをなくしたいと考えている営業企画・管理部門の方
- 営業プロセス全体の自動化を推進し、よりコア業務に集中できる環境を整えたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Mazricaでのアクション登録後、契約書の作成と送付が自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます。
- Mazricaの情報を基に契約書が作成されるため、宛先や情報の転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、MazricaとDocuSignをYoomと連携します
- 次に、トリガーでMazricaを選択し、「案件アクションが新たに登録されたら」を設定します
- 次に、オペレーションに分岐機能を設定し、特定のアクションが登録された場合のみ後続の処理が進むように条件を指定します
- 続いて、オペレーションでMazricaの「特定の案件情報を取得」「特定の取引先情報を取得」「特定のコンタクト情報を取得」アクションを設定し、契約書作成に必要な情報を取得します
- 最後に、オペレーションでDocuSignの「テンプレートからエンベロープを作成・送信」を設定し、取得した情報を活用して契約書を送付します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、Mazricaから取得した案件情報などをもとに、「案件のステータスが受注になったら」など、後続のオペレーションを起動させる条件を任意で設定できます。
- Mazricaの各情報取得アクションでは、固定値や前段のトリガーで取得した情報を活用し、対象となる案件や取引先、コンタクトを特定するための条件を任意で設定できます。
- DocuSignのアクションでは、使用する契約書のテンプレートや送信先の宛先、件名などを、前段のオペレーションで取得したMazricaの情報（変数）を用いて動的に設定できます。
■注意事項
・Mazrica、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の工程で設定を行います。
Yoomを利用していない方はこちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしておきましょう。
MazricaとDocuSignをYoomと接続する方法
MazricaとDocuSignをYoomに接続するマイアプリ登録からしていきましょう。
マイアプリ登録を済ませておけば、自動化の設定が簡単です。
まずは、Mazricaのマイアプリ登録から行います。
画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧が表示されるので、Mazricaを探すか、「アプリ名で検索」から検索してください。
以下の画面が表示されるので、設定を行いましょう。
- 「アカウント名」→任意の管理用の名前を設定
- 「アクセストークン」→Mazrica管理画面の「管理者設定>API利用」から取得したAPIキーを設定
次にDocuSignのマイアプリ登録を行うので、先ほどと同様にDocuSignを選択してください。
以下の画面が表示されたら、DocuSignにログインしましょう。
MazricaとDocuSignのマイアプリ登録が完了したら、自身のマイアプリ欄に表示されます。
Mazricaの案件アクションが登録されたら、DocuSignで契約書を発行し送付する方法
自動化の設定をするので、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
Mazricaの案件アクションが登録されたら、DocuSignで契約書を発行し送付する
試してみる
■概要
Mazricaで案件が受注フェーズに進んだ後、DocuSignで契約書を作成し、手作業で送付する業務に手間を感じていませんか？この一連の作業は、入力ミスや送付漏れなどのヒューマンエラーが発生しやすく、営業担当者の負担となりがちです。このワークフローを活用すれば、Mazricaの案件アクションをきっかけに、DocuSignでの契約書発行から送付までを自動化でき、こうした契約業務の課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- MazricaとDocuSignを活用し、契約書発行業務の効率化を図りたい営業担当者の方
- 手作業による契約書の作成や送付で発生するミスをなくしたいと考えている営業企画・管理部門の方
- 営業プロセス全体の自動化を推進し、よりコア業務に集中できる環境を整えたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Mazricaでのアクション登録後、契約書の作成と送付が自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます。
- Mazricaの情報を基に契約書が作成されるため、宛先や情報の転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、MazricaとDocuSignをYoomと連携します
- 次に、トリガーでMazricaを選択し、「案件アクションが新たに登録されたら」を設定します
- 次に、オペレーションに分岐機能を設定し、特定のアクションが登録された場合のみ後続の処理が進むように条件を指定します
- 続いて、オペレーションでMazricaの「特定の案件情報を取得」「特定の取引先情報を取得」「特定のコンタクト情報を取得」アクションを設定し、契約書作成に必要な情報を取得します
- 最後に、オペレーションでDocuSignの「テンプレートからエンベロープを作成・送信」を設定し、取得した情報を活用して契約書を送付します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、Mazricaから取得した案件情報などをもとに、「案件のステータスが受注になったら」など、後続のオペレーションを起動させる条件を任意で設定できます。
- Mazricaの各情報取得アクションでは、固定値や前段のトリガーで取得した情報を活用し、対象となる案件や取引先、コンタクトを特定するための条件を任意で設定できます。
- DocuSignのアクションでは、使用する契約書のテンプレートや送信先の宛先、件名などを、前段のオペレーションで取得したMazricaの情報（変数）を用いて動的に設定できます。
■注意事項
・Mazrica、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更したい場合は、以下の画面より変更可能です。
先にMazricaの設定から行うので、「案件アクションが新たに登録されたら」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定をしましょう。
- 「アプリトリガーのアクション」→任意で設定
- 「Mazricaと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
- 「トリガーアクション」→案件アクションが新たに登録されたら
以下の画面が表示されるので、「トリガーの起動間隔」を任意で設定してください。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
次にYoomの分岐のオペレーションを利用して、契約書送付の場合とそうでない場合とで分ける設定をします。
「アクションが契約書の送付の場合」をクリックし、下記の設定を確認してください。
分岐対象のアウトプット
- 「オペレーション」→案件アクションが新たに登録されたら
- 「アウトプット」→アクションの種別
分岐条件
- 「アクションの種別」、「値を含む」、「契約書送付」
続いてMazricaで特定の案件情報を取得する設定を行うので、「特定の案件情報を取得」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
- 「タイトル」→任意で設定
- 「Mazricaと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
- 「アクション」→特定の案件情報を取得
以下の画面が表示されるので、「案件ID」が{{案件ID}}になっているか確認してください。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
続いてMazricaで特定の取引先情報を取得する設定を行うので、「特定の取引先情報を取得」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
- 「タイトル」→任意で設定
- 「Mazricaと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
- 「アクション」→特定の取引先情報を取得
以下の画面が表示されるので、「取引先ID」が{{取引先ID}}となっているか確認してください。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
続いてMazricaで特定のコンタクト情報を取得する設定を行うので、「特定のコンタクト情報を取得」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
- 「タイトル」→任意で設定
- 「Mazricaと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
- 「アクション」→特定のコンタクト情報を取得
以下の画面が表示されるので、「コンタクトID」が{{コンタクトID}}となっているか確認してください。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をします。
続いてDocuSignの設定を行うので、「テンプレートからエンベロープを作成・送信」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
- 「タイトル」→任意で設定
- 「DocuSignと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
- 「アクション」→テンプレートからエンベロープを作成・送信
以下の画面が表示されるので、設定を行いましょう。
- 「アカウントID」→DocuSign内の右上の人物アイコン部分から確認 例)25815617
- 「テンプレートID」→候補から該当のテンプレートを選択
受信者
- 「受信者のメールアドレス」→受信者のメールアドレスを設定
- 「受信者の名前」→受信者の名前を設定
- 「受信者のロール名」→テンプレートで設定したロール名(役割)を設定 例)署名者1
- 「送信するかどうか」→送信する
- 「メールの件名」→任意で設定
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
最後にアプリトリガーを「ON」にしたら、自動化の設定完了です。
Mazricaの案件アクションが登録されたら、DocuSignで契約書を発行し送付する
試してみる
■概要
Mazricaで案件が受注フェーズに進んだ後、DocuSignで契約書を作成し、手作業で送付する業務に手間を感じていませんか？この一連の作業は、入力ミスや送付漏れなどのヒューマンエラーが発生しやすく、営業担当者の負担となりがちです。このワークフローを活用すれば、Mazricaの案件アクションをきっかけに、DocuSignでの契約書発行から送付までを自動化でき、こうした契約業務の課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- MazricaとDocuSignを活用し、契約書発行業務の効率化を図りたい営業担当者の方
- 手作業による契約書の作成や送付で発生するミスをなくしたいと考えている営業企画・管理部門の方
- 営業プロセス全体の自動化を推進し、よりコア業務に集中できる環境を整えたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Mazricaでのアクション登録後、契約書の作成と送付が自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます。
- Mazricaの情報を基に契約書が作成されるため、宛先や情報の転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、MazricaとDocuSignをYoomと連携します
- 次に、トリガーでMazricaを選択し、「案件アクションが新たに登録されたら」を設定します
- 次に、オペレーションに分岐機能を設定し、特定のアクションが登録された場合のみ後続の処理が進むように条件を指定します
- 続いて、オペレーションでMazricaの「特定の案件情報を取得」「特定の取引先情報を取得」「特定のコンタクト情報を取得」アクションを設定し、契約書作成に必要な情報を取得します
- 最後に、オペレーションでDocuSignの「テンプレートからエンベロープを作成・送信」を設定し、取得した情報を活用して契約書を送付します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、Mazricaから取得した案件情報などをもとに、「案件のステータスが受注になったら」など、後続のオペレーションを起動させる条件を任意で設定できます。
- Mazricaの各情報取得アクションでは、固定値や前段のトリガーで取得した情報を活用し、対象となる案件や取引先、コンタクトを特定するための条件を任意で設定できます。
- DocuSignのアクションでは、使用する契約書のテンプレートや送信先の宛先、件名などを、前段のオペレーションで取得したMazricaの情報（変数）を用いて動的に設定できます。
■注意事項
・Mazrica、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
本記事では「Mazricaの案件アクションが登録されたら、DocuSignで契約書を発行し送付する」フローをご紹介しました。
今回ご紹介したテンプレートの工程は多いように感じますが、すでに入力されているものも多いため、スムーズにできたのではないでしょうか。
テンプレートを利用すると、自動化の設定が楽にできるところが大きなメリットですよね。
MazricaとDocuSignの連携により、契約書の作成から送付までを自動化してくれるので、大幅な時間短縮が見込めます。
Yoomでは他にもテンプレートを用意しているので、活用してみてくださいね。
