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契約書を作成して送付するまでにさまざまな工程があって、簡単に見えるけど実は手のかかる作業だったりします。
この作業を自動化できたら、営業担当者や総務担当者の負担が大きく減少することでしょう。
本記事では「Mazricaの案件アクションが登録されたら、DocuSignで契約書を発行し送付する」フローをご紹介します。
Yoomを利用した簡単なアプリ連携や設定方法も一緒にお伝えしますね。
MazricaとDocuSignを連携すると、契約書の作成から送付という作業の効率向上が期待できます。
以下に2点メリットをまとめたので、アプリ連携の参考にしてみてくださいね。
MazricaとDocuSignを連携するメリット1つ目は、作業効率の向上が期待できることです。
たとえば、Mazricaの案件アクションが登録された際に、DocuSignで契約書を作成して発行するフローの自動化ができます。
この自動化により、営業担当者は手動で契約書の作成や送付をする必要がなくなるため、新しく案件を獲得する時間などに充てることができるでしょう。
また、Mazricaで案件アクションが登録されてすぐに、契約書の作成と送付ができるので、顧客に対する対応も素早く行えます。
MazricaとDocuSignを連携するメリット2つ目は、ヒューマンエラーが減少することです。
手動で契約書の作成や発行を行っていると、入力ミスが発生します。
契約書の内容を間違えていて、思わぬトラブルになるということもありますよね。
入力ミスがあって修正をしていたら、時間も奪われてしまいます。
でも、自動化を導入すれば、そんなトラブルが避けられるのも大きなメリットです。
今まで何度もいろいろな方法でアプリ連携に挑戦してきたけど、使いにくかったり、難しかったりで諦めてきた方も多いでしょう。
Yoomを利用すれば、簡単にアプリ連携と自動化の実現ができます。
ノーコードで操作できるため、操作に不安がある方でも安心です。
また、Yoomでは豊富なテンプレートもご用意しているので、ご自身にあったテンプレートの利用もできます。
今回は「Mazricaの案件アクションが登録されたら、DocuSignで契約書を発行し送付する」テンプレートの設定をご紹介します。
以下の工程で設定を行います。
Yoomを利用していない方はこちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしておきましょう。
MazricaとDocuSignをYoomに接続するマイアプリ登録からしていきましょう。
マイアプリ登録を済ませておけば、自動化の設定が簡単です。
まずは、Mazricaのマイアプリ登録から行います。
画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧が表示されるので、Mazricaを探すか、「アプリ名で検索」から検索してください。
以下の画面が表示されるので、設定を行いましょう。
次にDocuSignのマイアプリ登録を行うので、先ほどと同様にDocuSignを選択してください。
以下の画面が表示されたら、DocuSignにログインしましょう。
MazricaとDocuSignのマイアプリ登録が完了したら、自身のマイアプリ欄に表示されます。
自動化の設定をするので、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更したい場合は、以下の画面より変更可能です。
先にMazricaの設定から行うので、「案件アクションが新たに登録されたら」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定をしましょう。
以下の画面が表示されるので、「トリガーの起動間隔」を任意で設定してください。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
次にYoomの分岐のオペレーションを利用して、契約書送付の場合とそうでない場合とで分ける設定をします。
「アクションが契約書の送付の場合」をクリックし、下記の設定を確認してください。
分岐対象のアウトプット
分岐条件
続いてMazricaで特定の案件情報を取得する設定を行うので、「特定の案件情報を取得」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
以下の画面が表示されるので、「案件ID」が{{案件ID}}になっているか確認してください。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
続いてMazricaで特定の取引先情報を取得する設定を行うので、「特定の取引先情報を取得」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
以下の画面が表示されるので、「取引先ID」が{{取引先ID}}となっているか確認してください。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
続いてMazricaで特定のコンタクト情報を取得する設定を行うので、「特定のコンタクト情報を取得」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
以下の画面が表示されるので、「コンタクトID」が{{コンタクトID}}となっているか確認してください。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をします。
続いてDocuSignの設定を行うので、「テンプレートからエンベロープを作成・送信」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
以下の画面が表示されるので、設定を行いましょう。
受信者
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
最後にアプリトリガーを「ON」にしたら、自動化の設定完了です。
本記事では「Mazricaの案件アクションが登録されたら、DocuSignで契約書を発行し送付する」フローをご紹介しました。
今回ご紹介したテンプレートの工程は多いように感じますが、すでに入力されているものも多いため、スムーズにできたのではないでしょうか。
テンプレートを利用すると、自動化の設定が楽にできるところが大きなメリットですよね。
MazricaとDocuSignの連携により、契約書の作成から送付までを自動化してくれるので、大幅な時間短縮が見込めます。
Yoomでは他にもテンプレートを用意しているので、活用してみてくださいね。
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