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今回はMazricaとfreeeサインを使用して、案件アクションが登録されると契約書の生成から相手方への送信まで、この全てを自動化する方法をYoomを使ってご紹介します！
まずはMazricaとfreeeサインを連携するメリットをご紹介します。
Mazricaとfreeeサインを連携させることによって、Mazricaで案件アクションが登録されると、freeeサインで契約書が自動で作成され、相手方へ送信することが可能です。これにより、メール送信や手作業での契約書の作成といった時間がかかる作業が軽減されます。例えば、これまでは案件ごとに個別に契約書を作成していた作業が、Mazricaの案件情報を基にひな形が決まるため、書式の違いがなくなります。また、手動によるタイプミスも防ぐことができます。これは担当者の仕事の負担を大きく減らすことが期待できるでしょう。
Mazricaとfreeeサインの連携によって、契約書の作成、送付、管理がすべてオンライン上で完結することができるため、紙の使用を大きく減らすことが可能です。これにより、紙の印刷や郵送にかかる切手代などのコストを削減することができ、環境への影響も減少します。さらに、契約書の保管やバックアップに必要だった倉庫のスペースも不要になるため、長期的にコスト面でメリットが得られることが期待されます。ペーパーレス化による効率化と環境への配慮は、企業のCSR活動としても高く評価される要素となるでしょう。
Mazricaとfreeeサインの連携により、案件の進行状況と契約の状態を一元的にチェックできます。担当者は、案件の進捗や契約の署名状況をそれぞれ別のシステムで確認する必要がなく、Mazricaのインターフェース上で全てをまとめて管理できるため、重複作業や確認漏れを防ぐことができます。
さて、Mazricaとfreeeサインの連携するメリットを挙げてきました。
次は早速、Mazricaとfreeeサインを連携をして、Mazricaの案件アクションが登録されたら、freeeサインで契約書を発行し送信する方法をご紹介します。
今回使用するテンプレートは下のバナーの「試してみる」より一緒に始めてみましょう！
まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。すぐにはじめられます！
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomをご確認ください。
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」を選択してください。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Mazricaをクリックします。
(3)Mazricaの新規登録画面が出てきたら、アカウント名、アクセストークンを入力し、「追加」をクリックします。
※アカウント名には任意の管理用の名前を設定してください。
※アクセストークンはMazrica管理画面の「管理者設定 > API利用」から取得したAPIキーを設定してください。
次はfreeeサインをマイアプリに登録します。(1)と同じようにYoomの新規接続一覧の中からfreeeサインをクリックします。
(6)freeeサインのログイン画面が出るので、お持ちのアカウントでログインを行ってください。
(7)アプリの連携の開始画面が出たら、「許可する」をクリックします。
Yoomのマイアプリを確認し、Mazricaとfreeeサインが入っていれば、連携完了です！
(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーをクリックして「試してみる」をクリックします。
アプリトリガーの、「案件アクションが新たに登録されたら」をクリックします。
(2)連携アカウントとアクションを選択画面にて、Mazricaと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「案件アクションが新たに登録されたら」のままで「次へ」をクリックします。
(3)アプリトリガーのAPI接続設定画面にてトリガー起動間隔を選択します。選択が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーとならなければ、「保存する」をクリックします。
※トリガーの起動間隔→5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
※トリガーの起動間隔はプランによって選択内容が変わります。
(1)次は「アクションが契約書の送付の場合」をクリックします。
(2)分岐条件を指定画面がでるので、分岐対象のアウトプットをプルダウンより選択します。入力が完了したら、「保存する」をクリックします。
※オペレーション：「案件アクションが新たに登録されたら」を選択。
※アウトプット：今回は「案件ID」を選択しています。
※分岐条件：対象のアウトプットが次の条件に一致した場合に分岐先の処理を行います。
(3)次は「特定の案件情報を取得」をクリックします。
(4)連携アカウントとアクションを選択画面が出てくるので、Mazricaと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「特定の案件情報を取得」のままで「次へ」をクリックします。
(5)API接続設定画面が出てくるので、案件IDをアウトプットより選択し、「テスト」をクリックします。エラーとならなければ、「保存する」をクリックします。
(6)次は「特定の取引先情報を取得」をクリックします。
(7)連携アカウントとアクションを選択画面が出てくるので、(4)と同様に、Mazricaと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「特定の取引先情報を取得」のままで「次へ」をクリックします。
(8)API接続設定画面が出てくるので、取引先IDをアウトプットより選択し、「テスト」をクリックします。エラーとならなければ、「保存する」をクリックします。
(9)次は「特定のコンタクト情報を取得」をクリックします。
(10)連携アカウントとアクションを選択する画面が出てきます。
連携アカウントとアクションを選択画面が出てくるので、(4)と同様に、Mazricaと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「特定のコンタクト情報を取得」のままで「次へ」をクリックします。
(11)API接続設定画面が出てくるので、コンタクトIDをアウトプットより選択し、「テスト」をクリックします。エラーとならなければ、「保存する」をクリックします。
(12)次は「契約書をテンプレートから作成（入力項目が署名者1に設定されている）」をクリックします。
(13)連携アカウントとアクションを選択画面が出てくるので、freeeサインと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「契約書をテンプレートから作成（入力項目が署名者1に設定されている）」のままで「次へ」をクリックします。
(14)API接続設定画面が出てくるので、各項目をアウトプットより選択します。
※使用する契約書テンプレートのID：テンプレート編集ページURL内の「/teams/XX/pdf/templates/●●/edit/」の「●●」部分がテンプレートIDです。
※契約書の作成者となるユーザーのID：「ユーザー一覧の取得」アクションで確認したユーザーIDを入力してください。
※作成した契約書の保存先フォルダのID：該当のフォルダページURL内の「?parent_id=●●」部分がフォルダIDとなります。
※入力項目ID：署名者1（送信者）に設定されている入力項目のIDを指定してください。「設定 > 入力項目・検索項目」へと進み、入力項目編集ページURL内の「/teams/8/items/●●/edit」の「●●」部分が入力項目IDです
※入力項目値：項目に合わせて値を入力してください。マイ印鑑を指定したい場合は、この項目は空欄にしてください。
※マイ印鑑のID：入力値にマイ印鑑を指定したい場合のみ、設定してください。「設定 > マイ印鑑 > 対象の印鑑の編集」の順でお進みいただき、「/seal_images/●●/edit」の「●●」部分がマイ印鑑のIDです。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーとならなければ、「保存する」をクリックします。
(15)次は「契約書を送信」をクリックします。
(16)連携アカウントとアクションを選択画面が出てくるので、(13)と同じように確認し、アクションは「契約書を送信」のままで「次へ」をクリックします。
(17)API接続設定画面が出てくるので、各項目に入力します。入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーとならなければ、「保存する」をクリックします。
※契約書の送信者となるユーザーのIDには「ユーザー一覧の取得」アクションで確認したユーザーIDを入力してください。
(18)最後にメールトリガーをオンにします。これで完成です！
この記事では「Mazricaの案件アクションが登録されたら、freeeサインで契約書を発行し送信する」というテンプレートをご紹介しました。一度フローを作成すれば、契約書を生成し送信まで自動的に行ってくれるので、その後のタイムパフォーマンスを考えればやってみて損はないかと思います。
Yoomでは今回のようなテンプレートが豊富にあります。もっと行程が少なくて短時間でできてしまうものもあります。下記のサイトよりぜひ一度見に来て下さい！
Yoomテンプレ一ト覧
