Outlookで受信したメールの署名情報からHubSpotにコンタクトを登録する
試してみる
■概要
Outlookで受信したメールの署名情報、一件一件HubSpotに手入力していませんか？
この作業は時間がかかるうえ、入力ミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をトリガーに、署名から氏名や会社名などを自動で抽出し、HubSpotへコンタクトとして登録することが可能になり、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したメール情報をもとに、HubSpotへ手動でコンタクト登録を行っている方
- HubSpotへのデータ入力作業を効率化し、入力ミスを削減したいと考えている営業企画の方
- 見込み顧客情報の管理を自動化し、より迅速なアプローチを実現したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで受信したメールの署名情報を自動でHubSpotに登録するため、手作業での入力にかかっていた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記がなくなるため、会社名や氏名、連絡先などの入力間違いや漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでデータ抽出機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの署名から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、抽出したデータをそれぞれの項目に紐付けてコンタクトを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを監視対象にするなど、メールフォルダIDを任意で設定してください。
- データ抽出機能では、署名部分のテキストから会社名や氏名、電話番号など、抽出したい項目を任意で設定してください。文字数に応じた変換タイプの設定も可能です。
- HubSpotでコンタクトを作成するアクションでは、抽出したデータをHubSpotのどの項目（会社名、メールアドレス、氏名、電話番号など）に登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- Outlook、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookで届くメールの署名情報をもとに、毎回手作業でアプリに顧客情報を入力する作業にうんざりしていませんか？
ビジネスでは、効率化が求められるので、情報の転記に貴重な時間を割くのはもったいないですよね。
もし、Outlookで届くメールの署名情報を自動でアプリに登録できたらどうでしょうか？
業務の効率化やミスの削減につながり、負担も軽減されるはず。
そこでこの記事では、Outlookで受信したメールの署名を自動でHubSpot、Mazrica、そしてSalesforceに登録する仕組みを紹介します！
完全ノーコードで実現でき、設定方法も簡単です。
自動化を検討する際は、ぜひ本記事で紹介する方法を試して、作業の効率化や負担軽減を体験してみてくださいね！
Outlookで受信したメールの署名情報からHubSpotにコンタクトを登録する方法
それでは、Outlookで受信したメールの署名情報からHubSpotにコンタクトを登録する方法を紹介します。
Outlookで受信したメールの署名情報からHubSpotにコンタクトを登録する
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■概要
Outlookで受信したメールの署名情報、一件一件HubSpotに手入力していませんか？
この作業は時間がかかるうえ、入力ミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をトリガーに、署名から氏名や会社名などを自動で抽出し、HubSpotへコンタクトとして登録することが可能になり、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したメール情報をもとに、HubSpotへ手動でコンタクト登録を行っている方
- HubSpotへのデータ入力作業を効率化し、入力ミスを削減したいと考えている営業企画の方
- 見込み顧客情報の管理を自動化し、より迅速なアプローチを実現したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで受信したメールの署名情報を自動でHubSpotに登録するため、手作業での入力にかかっていた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記がなくなるため、会社名や氏名、連絡先などの入力間違いや漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでデータ抽出機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの署名から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、抽出したデータをそれぞれの項目に紐付けてコンタクトを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを監視対象にするなど、メールフォルダIDを任意で設定してください。
- データ抽出機能では、署名部分のテキストから会社名や氏名、電話番号など、抽出したい項目を任意で設定してください。文字数に応じた変換タイプの設定も可能です。
- HubSpotでコンタクトを作成するアクションでは、抽出したデータをHubSpotのどの項目（会社名、メールアドレス、氏名、電話番号など）に登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- Outlook、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
この方法は、OutlookのAPIを利用してメールの受信を検知し、HubSpotのAPIを利用してコンタクトを作成することで実現可能です。
なお、メールの署名情報から特定の項目を抽出するために、Yoomが提供するテキストを抽出する機能を利用しています。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- OutlookとHubSpotをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- フローの起点となるOutlookのトリガー設定、その後に続くテキスト抽出とHubSpotの設定
- トリガーボタンをONにして、OutlookとHubSpotの連携動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。
ステップ1:OutlookとHubSpotをマイアプリ連携
まずOutlookとHubSpotをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。
1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。
2.続く画面で、OutlookとHubSpotを検索して選択し、次の画面に進みます。
＜Outlookの場合＞
・アカウントにサインインすると、マイアプリに登録が完了します。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
＜HubSpotの場合＞
・連携したいアカウントを選び「アカウントを選択」をクリックします。
続く画面でボックスにチェックを入れ、「アプリを接続」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※マイアプリ登録には、HubSpotにてアプリを接続する権限を追加する必要があります。詳細はこちらを確認してください。
3.アプリ同士を連携するためのテンプレートをコピーします。
・下記のリンクを開きます。
Outlookで受信したメールの署名情報からHubSpotにコンタクトを登録する
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Outlookで受信したメールの署名情報、一件一件HubSpotに手入力していませんか？
この作業は時間がかかるうえ、入力ミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をトリガーに、署名から氏名や会社名などを自動で抽出し、HubSpotへコンタクトとして登録することが可能になり、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したメール情報をもとに、HubSpotへ手動でコンタクト登録を行っている方
- HubSpotへのデータ入力作業を効率化し、入力ミスを削減したいと考えている営業企画の方
- 見込み顧客情報の管理を自動化し、より迅速なアプローチを実現したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで受信したメールの署名情報を自動でHubSpotに登録するため、手作業での入力にかかっていた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記がなくなるため、会社名や氏名、連絡先などの入力間違いや漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでデータ抽出機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの署名から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、抽出したデータをそれぞれの項目に紐付けてコンタクトを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを監視対象にするなど、メールフォルダIDを任意で設定してください。
- データ抽出機能では、署名部分のテキストから会社名や氏名、電話番号など、抽出したい項目を任意で設定してください。文字数に応じた変換タイプの設定も可能です。
- HubSpotでコンタクトを作成するアクションでは、抽出したデータをHubSpotのどの項目（会社名、メールアドレス、氏名、電話番号など）に登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- Outlook、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。
ステップ2:トリガーとなるOutlookの設定
フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではOutlookの特定のフォルダでメールを受信するとトリガーが起動します。
1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Outlookで受信したメールの署名情報からHubSpotにコンタクトを登録する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。
2.「アプリトリガー メールを受信したら」をクリックします。
3.Outlookと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
4.トリガーの起動間隔とメールフォルダIDを設定してテストを行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。選択した間隔ごとに一度、アプリ上でトリガーとなるアクションを確認し、アクションが実行されるとフローボットが起動します。基本的に短い間隔の設定がおすすめです。
※メールフォルダIDは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。
5.テストが成功したら保存します。
ステップ3:テキストを抽出する設置
次に、メールの署名情報からHubSpotのコンタクトに登録する情報を抽出する設定を行います。
1.「テキストからデータを抽出する テキストからデータを抽出する」をクリックします。
2.想定されるメール本文の文字数にあわせてアクションを設定し、「次へ」をクリックします。
3.対象のテキストと抽出したい項目を設定してテストを行います。
※対象のテキストには、枠をクリックして表示されるアウトプットの「メールを受信したら」から「本文」を設定します。（値は二重括弧で表示されます）
※テキストを抽出するオペレーションの詳細は、こちらのヘルプページを確認してください。
4.テストが成功したら保存します。
ステップ4:HubSpotの設定
最後に、HubSpotでコンタクトを作成する設定を行います。
1.「アプリと連携する コンタクトの作成」をクリックします。
2.HubSpotと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
3.コンタクトに登録する項目を設定します。
※抽出したテキストを反映させる場合は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「テキストからデータを抽出する」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）
4.テストを行い、成功するとHubSpotにコンタクトが追加されます。
問題がなければ保存します。
5.トリガーをONにすると、Outlookでメールを受信するたび、署名情報をもとにHubSpotでコンタクトが登録されます。
紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。
Outlookで受信したメールの署名情報からHubSpotにコンタクトを登録する
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■概要
Outlookで受信したメールの署名情報、一件一件HubSpotに手入力していませんか？
この作業は時間がかかるうえ、入力ミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をトリガーに、署名から氏名や会社名などを自動で抽出し、HubSpotへコンタクトとして登録することが可能になり、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したメール情報をもとに、HubSpotへ手動でコンタクト登録を行っている方
- HubSpotへのデータ入力作業を効率化し、入力ミスを削減したいと考えている営業企画の方
- 見込み顧客情報の管理を自動化し、より迅速なアプローチを実現したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで受信したメールの署名情報を自動でHubSpotに登録するため、手作業での入力にかかっていた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記がなくなるため、会社名や氏名、連絡先などの入力間違いや漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでデータ抽出機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの署名から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、抽出したデータをそれぞれの項目に紐付けてコンタクトを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを監視対象にするなど、メールフォルダIDを任意で設定してください。
- データ抽出機能では、署名部分のテキストから会社名や氏名、電話番号など、抽出したい項目を任意で設定してください。文字数に応じた変換タイプの設定も可能です。
- HubSpotでコンタクトを作成するアクションでは、抽出したデータをHubSpotのどの項目（会社名、メールアドレス、氏名、電話番号など）に登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- Outlook、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
さらに自動化するには
Yoomには、アプリ同士の連携機能だけでなく、自動化をさらに活用するための機能も充実しています。
ここでは、分岐機能を紹介します。
分岐機能を利用してコンタクトに登録されていない場合のみ追加
すでにコンタクトに登録されている相手からメールが来ることもあるのではないでしょうか。
同じ相手を再度HubSpotに登録してしまうと、データが重複してしまい管理が大変ですよね。
そんなときにおすすめなのが、分岐機能です。
分岐機能を利用すれば、HubSpotに登録されていない相手だけをコンタクトに追加できます。
方法は、まずテキストからデータを抽出するオペレーションの後に、取得した値がHubSpotのコンタクトに登録されているかを検索します。（例：下記ではメールアドレスで検索）
その後、分岐オペレーションを入れます。
これにより、メールアドレスが登録されていない場合（アウトプットが空）のみ、HubSpotにコンタクトを追加できます。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
※分岐の設定方法は、こちらのヘルプページを確認してください。
Outlookで受信したメールの署名情報からMazricaにコンタクト情報を登録する方法
次に、Outlookで受信したメールの署名情報からMazricaにコンタクト情報を登録する方法を紹介します。
はじめに紹介したテンプレートとの違いは、最後のオペレーションがHubSpotの代わりにMazricaになっている点です。
その他の設定は、同じです。
それでは、設定方法を紹介します。
・まずは、Mazricaをマイアプリに連携します。
Yoom管理画面のマイアプリからMazricaを検索して次の画面に進みます。
アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
・アプリ同士を連携するためのテンプレートをコピーします。
Outlookで受信したメールの署名情報からMazricaにコンタクト情報を登録する
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■概要
Outlookで受信したメールに記載されている署名情報を見て、手作業でSFAやCRMに顧客情報を登録するのは、時間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか？
このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信すると、署名情報を自動で抽出し、Mazricaへコンタクト情報を登録します。
面倒な手入力作業を自動化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したメールの署名情報を手作業でMazricaに登録している方
- 新規リード情報の入力作業に時間がかかり、コア業務に集中できていない営業担当者の方
- データ入力時の転記ミスや登録漏れをなくし、顧客情報の管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信を起点に署名情報の抽出からMazricaへの登録までが自動化され、手作業での入力時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、名前や連絡先の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMazricaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでYoomのデータ抽出機能を設定し、受信したメール本文から署名情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMazricaの「コンタクト情報を登録」アクションを設定し、抽出した情報を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダに受信したメールのみを対象とするように、メールフォルダIDを任意で設定してください。
- データ抽出機能では、署名の形式に応じて変換タイプや抽出したい項目（会社名、氏名、電話番号など）を任意で設定してください。
- Mazricaにコンタクト情報を登録するアクションでは、抽出したデータを名前、メールアドレス、電話番号などの各項目に任意で設定します。
■注意事項
- MazricaとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・1つ目と2つ目のオペレーションは、初めに紹介したテンプレートと同様に設定します。
その後、「アプリと連携する コンタクト情報を登録」をクリックします。
・連携するアカウントとアクションを確認して進み、コンタクト情報として登録する項目を設定します。
※抽出した署名情報を反映させる場合は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「テキストからデータを抽出する」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）
・テストを行い成功すると、Mazricaにコンタクトが追加されます。
問題がなければ保存し、トリガーをONにすると設定完了です。
Outlookで受信したメールの署名情報からSalesforceにリードを登録し、Slackに通知する方法
続いて、Outlookで受信したメールの署名情報からSalesforceにリードを登録し、Slackに通知する方法を紹介します。
このテンプレートは、すでに紹介した2つの方法と同じように、Outlookの署名から登録する項目を抽出します。
その後、SalesforceのAPIを利用してリードに登録され、SlackのAPIを用いてチャンネルに通知されます。
それでは、設定方法を解説します。
・まずは、SalesforceとSlackをマイアプリに連携します。
Yoom管理画面のマイアプリからSalesforceとSlackを検索して次の画面に進みます。
＜Salesforceの場合＞
ログインすると、マイアプリに登録が完了します。
※他のサービスと連携しているアカウントは使用しないようにご注意ください。
※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
＜Slackの場合＞
ワークスペースのURLを入力し、「続行する」をクリックした後、続く画面でサインインします。
投稿したいチャンネルを設定し、「許可する」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※マイアプリの詳しい方法は、こちらを確認してください。
・アプリ同士を連携するためのテンプレートをコピーします。
Outlookで受信したメールの署名情報からSalesforceにリードを登録し、Slackに通知する
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■概要
Outlookで受信したメール、その都度手作業でSalesforceにリード登録していませんか？さらにチームへの共有でSlackに通知する作業も重なると、手間がかかり入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、メール受信をトリガーに、署名情報からSalesforceへのリード登録、Slackへの通知までを自動化し、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookのメールからSalesforceへ手作業でリード登録している営業担当者の方
- 獲得したリード情報をSlackで迅速に共有し、営業活動を円滑にしたいチームリーダーの方
- 手作業によるデータ入力の非効率さや、登録ミスをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信からリード登録、チームへの共有までの一連のプロセスが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による転記がなくなることで、リード情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlook、Salesforce、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文の署名から氏名や会社名などの情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでSalesforceの「リードオブジェクトのレコードを作成」アクションを設定し、前段で抽出したデータを各項目に紐付けます。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、リード登録が完了した旨を任意のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定の件名や差出人を含むメールのみを対象とするなど、フローが起動する条件を細かく指定することが可能です。
- AIのテキストデータ抽出では、氏名や会社名に加えて、電話番号や役職など署名情報から抽出したいデータ項目を任意で追加・変更できます。
- Salesforceにリードを作成する際、どの項目にどのデータを登録するかを自由にマッピングでき、カスタム項目へのデータ登録にも対応しています。
- Slackへの通知は、通知先のチャンネルやメンション相手を任意で設定でき、本文にはSalesforceに登録した会社名などの情報を変数として埋め込めます。
■注意事項
- Outlook、Salesforce、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・1つ目と2つ目のオペレーションを設定した後、「アプリと連携する リードオブジェクトのレコードを作成」をクリックします。
・連携するアカウントとアクションを確認して進み、リード情報に登録する項目を設定します。
※抽出した署名情報を反映させる場合は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「テキストからデータを抽出する」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）
・テストを行い、成功したらSalesforceにリード情報が追加されます。
問題がなければ保存し、「アプリと連携する チャンネルにメッセージを送る」をクリックします。
・連携するアカウントとアクションを確認して進み、投稿先のチャンネルIDとメッセージを設定します。
※投稿先のチャンネルIDは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。
※メッセージには、定型文を直接入力できます。また、各アプリとの連携時に取得した情報を反映させる場合は、枠をクリックして表示されるアウトプットから設定します。（値は二重括弧で表示されます）
・テストを行い成功すると、Slackにメッセージが通知されます。
問題がなければ保存し、トリガーをONにすると設定完了です。
Outlookを使ったその他の自動化例
他にもOutlookを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Outlookのメール内容をChatGPTで分析してMicrosoft Excelに追加する
Outlookのメール内容をChatGPTで分析し、Microsoft Excelに自動追加するテンプレートです。
この連携により、メール内容に優先順位を付けたり、メール内容を分類したりできるため、メール内容を整理したい方におすすめです！
Outlookのメール内容をChatGPTで分析してMicrosoft Excelに追加する
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■概要
「Outlookのメール内容をChatGPTで分析してMicrosoft Excelに追加する」ワークフローは、メールの内容を自動で解析し、Microsoft Excelにデータを整理する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
- 大量のメールを日々受信しており、その内容を整理するのに時間がかかっているビジネスパーソン
- OutlookとMicrosoft Excelを頻繁に使用しており、業務効率を向上させたいチームリーダー
- ChatGPTを活用してメール内容の自動解析を実現し、業務ワークフローを最適化したいIT担当者
■このテンプレートを使うメリット
メールの内容とAIの分析結果がMicrosoft Excelへ自動で追加されるため、メールの整理や転記が不要になり、作業の手間が省けます。
また、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防止できます。
重要なデータが速やかにMicrosoft Excelに反映され、情報共有がスムーズになります。
2.Outlookに添付された履歴書をOCRしてNotionに追加する
Outlookに添付された履歴書をOCRで読み取り、Notionに自動追加するテンプレートです。
この連携では、書類情報の読み取りとNotionへの追加を自動化できるため、作業効率の向上が期待できます！
Outlookに添付された履歴書をOCRしてNotionに追加する
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■概要
採用活動において、Outlookに届く数多くの履歴書を一つひとつ確認し、Notionの候補者管理データベースへ手作業で転記するのは手間のかかる作業です。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付された履歴書ファイルを自動でOCR処理し、抽出したテキスト情報をNotionへ追加できます。これにより、候補者情報の入力作業を自動化し、採用管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとNotionを利用して候補者情報を管理している採用担当者の方
- 履歴書の内容を手作業でコピー＆ペーストしており、入力ミスや手間を削減したい方
- 採用プロセスの初期対応を自動化して、面接などのコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信を起点に、OCR処理からNotionへの情報追加までが自動化されるため、データ入力にかかる時間を削減できます。
- 手作業による情報の転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、候補者情報の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定し、トリガーで受信したメールを指定します。
- 次に、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定し、取得した添付ファイルをダウンロードします。
- 続けて、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定してテキストを抽出します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を基にレコードを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローを起動する間隔、対象のメールフォルダID、特定のメール件名に含まれるキーワードを任意で設定してください。
- Outlookのオペレーションで添付ファイルの情報を取得、またはダウンロードする際には、前のステップで取得したメールIDやファイルIDを指定します。
- OCR機能では、読み取りたいファイルの添付方法、抽出したい項目（氏名、連絡先など）、使用するAIモデル、言語を自由に設定できます。
- Notionのレコード追加設定では、情報を追加したいデータベースIDを指定し、どの項目にどのOCR結果（アウトプット）を登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- NotionとOutlookをYoomと連携させてください。
- OCR機能はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
3.Outlookで受信した名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として登録する
Outlookで受信した名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者に自動登録するテンプレートです。
この連携は、名刺を見ながらSalesforceに顧客情報を登録する作業を、手間に感じる方におすすめです！
Outlookで受信した名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として登録する
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■概要
展示会やオンライン商談後にOutlookで受け取った名刺画像、都度Salesforceに手入力するのは手間ではないでしょうか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、添付された名刺画像をOCRが自動で読み取り、Salesforceに取引先責任者として登録します。面倒なデータ入力を自動化し、迅速かつ正確な顧客情報管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取った名刺情報をSalesforceに手入力している営業担当者の方
- 名刺情報の入力ミスや反映の遅れに課題を感じている営業マネージャーの方
- 営業部門のデータ入力業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでの受信を起点にSalesforceへの登録までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を削減することができます。
- システムが自動でデータ処理を行うため、手入力による項目間違いや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとSalesforceをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定し、受信したメールから名刺画像をダウンロードします。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を選択し、ダウンロードした画像から会社名や氏名などのテキスト情報を抽出します。
- オペレーションでSalesforceの「取引先責任者として登録」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を基に新規の取引先責任者を作成します。
- 最後に、Salesforceの各種アクションを組み合わせ、登録した取引先責任者レコードに元の名刺画像をファイルとして紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローボットを起動する条件となるメールの件名に含まれるキーワードなどを任意で設定してください。
- 分岐機能では、添付ファイルの有無やファイル形式など、後続の処理に進むための条件を任意で設定することが可能です。
- OCR機能では、名刺画像から読み取りたい項目（会社名、氏名、役職、メールアドレスなど）を任意で設定できます。
- Salesforceへの登録アクションでは、OCRで読み取ったどの情報をSalesforceのどの項目に登録するかを任意でマッピングしてください。
■注意事項
- Salesforce、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、SalesforceおよびAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。その他のプランでは設定したフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
まとめ
今回ご紹介した自動化フローは、Outlookで受信したメールの署名情報を活用し、HubSpot、Mazrica、さらにはSalesforceでの顧客情報の登録をシームレスに連携する仕組みです。
手動入力の面倒な作業を一掃し、入力ミスのリスクを低減できるため、日々の業務に追われるビジネスパーソンにとって、まさに救世主とも言えるソリューションではないでしょうか。
各テンプレートはシンプルな設定で始められ、Outlookを中心とした自動化の導入により、情報管理の正確性や作業効率の向上が期待できます。
忙しい毎日の中でも、余分な手間を省き、戦略的な業務に集中できる環境を手に入れる絶好のチャンスです。
Yoomを利用し、今こそ自動化の力で未来の働き方を実現してみませんか？
