Outlookのメール内容を自動登録！顧客情報の入力作業から解放される連携術

この方法は、OutlookのAPIを利用してメールの受信を検知し、HubSpotのAPIを利用してコンタクトを作成することで実現可能です。
なお、メールの署名情報から特定の項目を抽出するために、Yoomが提供するテキストを抽出する機能を利用しています。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

[Yoomとは]

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

• OutlookとHubSpotをマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• フローの起点となるOutlookのトリガー設定、その後に続くテキスト抽出とHubSpotの設定
• トリガーボタンをONにして、OutlookとHubSpotの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。

ステップ1:OutlookとHubSpotをマイアプリ連携

まずOutlookとHubSpotをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、OutlookとHubSpotを検索して選択し、次の画面に進みます。

＜Outlookの場合＞

・アカウントにサインインすると、マイアプリに登録が完了します。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

＜HubSpotの場合＞

・連携したいアカウントを選び「アカウントを選択」をクリックします。
続く画面でボックスにチェックを入れ、「アプリを接続」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※マイアプリ登録には、HubSpotにてアプリを接続する権限を追加する必要があります。詳細はこちらを確認してください。

3.アプリ同士を連携するためのテンプレートをコピーします。

・下記のリンクを開きます。

・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。

ステップ2:トリガーとなるOutlookの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではOutlookの特定のフォルダでメールを受信するとトリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Outlookで受信したメールの署名情報からHubSpotにコンタクトを登録する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガー メールを受信したら」をクリックします。

3.Outlookと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.トリガーの起動間隔とメールフォルダIDを設定してテストを行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。選択した間隔ごとに一度、アプリ上でトリガーとなるアクションを確認し、アクションが実行されるとフローボットが起動します。基本的に短い間隔の設定がおすすめです。
※メールフォルダIDは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。

5.テストが成功したら保存します。

ステップ3:テキストを抽出する設置

次に、メールの署名情報からHubSpotのコンタクトに登録する情報を抽出する設定を行います。

1.「テキストからデータを抽出する テキストからデータを抽出する」をクリックします。

2.想定されるメール本文の文字数にあわせてアクションを設定し、「次へ」をクリックします。

3.対象のテキストと抽出したい項目を設定してテストを行います。
※対象のテキストには、枠をクリックして表示されるアウトプットの「メールを受信したら」から「本文」を設定します。（値は二重括弧で表示されます）
※テキストを抽出するオペレーションの詳細は、こちらのヘルプページを確認してください。

4.テストが成功したら保存します。

ステップ4:HubSpotの設定

最後に、HubSpotでコンタクトを作成する設定を行います。

1.「アプリと連携する コンタクトの作成」をクリックします。

2.HubSpotと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.コンタクトに登録する項目を設定します。
※抽出したテキストを反映させる場合は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「テキストからデータを抽出する」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

4.テストを行い、成功するとHubSpotにコンタクトが追加されます。
問題がなければ保存します。

5.トリガーをONにすると、Outlookでメールを受信するたび、署名情報をもとにHubSpotでコンタクトが登録されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

さらに自動化するには

Yoomには、アプリ同士の連携機能だけでなく、自動化をさらに活用するための機能も充実しています。
ここでは、分岐機能を紹介します。

分岐機能を利用してコンタクトに登録されていない場合のみ追加

すでにコンタクトに登録されている相手からメールが来ることもあるのではないでしょうか。
同じ相手を再度HubSpotに登録してしまうと、データが重複してしまい管理が大変ですよね。
そんなときにおすすめなのが、分岐機能です。
分岐機能を利用すれば、HubSpotに登録されていない相手だけをコンタクトに追加できます。
方法は、まずテキストからデータを抽出するオペレーションの後に、取得した値がHubSpotのコンタクトに登録されているかを検索します。（例：下記ではメールアドレスで検索）
その後、分岐オペレーションを入れます。
これにより、メールアドレスが登録されていない場合（アウトプットが空）のみ、HubSpotにコンタクトを追加できます。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
※分岐の設定方法は、こちらのヘルプページを確認してください。

Outlookで受信したメールの署名情報からMazricaにコンタクト情報を登録する方法

次に、Outlookで受信したメールの署名情報からMazricaにコンタクト情報を登録する方法を紹介します。
はじめに紹介したテンプレートとの違いは、最後のオペレーションがHubSpotの代わりにMazricaになっている点です。
その他の設定は、同じです。

それでは、設定方法を紹介します。

・まずは、Mazricaをマイアプリに連携します。
Yoom管理画面のマイアプリからMazricaを検索して次の画面に進みます。

アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

・アプリ同士を連携するためのテンプレートをコピーします。

・1つ目と2つ目のオペレーションは、初めに紹介したテンプレートと同様に設定します。
その後、「アプリと連携する コンタクト情報を登録」をクリックします。

・連携するアカウントとアクションを確認して進み、コンタクト情報として登録する項目を設定します。
※抽出した署名情報を反映させる場合は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「テキストからデータを抽出する」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

・テストを行い成功すると、Mazricaにコンタクトが追加されます。
問題がなければ保存し、トリガーをONにすると設定完了です。

Outlookで受信したメールの署名情報からSalesforceにリードを登録し、Slackに通知する方法

続いて、Outlookで受信したメールの署名情報からSalesforceにリードを登録し、Slackに通知する方法を紹介します。
このテンプレートは、すでに紹介した2つの方法と同じように、Outlookの署名から登録する項目を抽出します。
その後、SalesforceのAPIを利用してリードに登録され、SlackのAPIを用いてチャンネルに通知されます。

それでは、設定方法を解説します。

・まずは、SalesforceとSlackをマイアプリに連携します。
Yoom管理画面のマイアプリからSalesforceとSlackを検索して次の画面に進みます。

＜Salesforceの場合＞

ログインすると、マイアプリに登録が完了します。
※他のサービスと連携しているアカウントは使用しないようにご注意ください。
※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

＜Slackの場合＞

ワークスペースのURLを入力し、「続行する」をクリックした後、続く画面でサインインします。

投稿したいチャンネルを設定し、「許可する」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※マイアプリの詳しい方法は、こちらを確認してください。

・アプリ同士を連携するためのテンプレートをコピーします。

・1つ目と2つ目のオペレーションを設定した後、「アプリと連携する リードオブジェクトのレコードを作成」をクリックします。

・連携するアカウントとアクションを確認して進み、リード情報に登録する項目を設定します。
※抽出した署名情報を反映させる場合は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「テキストからデータを抽出する」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

・テストを行い、成功したらSalesforceにリード情報が追加されます。
問題がなければ保存し、「アプリと連携する チャンネルにメッセージを送る」をクリックします。

・連携するアカウントとアクションを確認して進み、投稿先のチャンネルIDとメッセージを設定します。
※投稿先のチャンネルIDは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。
※メッセージには、定型文を直接入力できます。また、各アプリとの連携時に取得した情報を反映させる場合は、枠をクリックして表示されるアウトプットから設定します。（値は二重括弧で表示されます）

・テストを行い成功すると、Slackにメッセージが通知されます。
問題がなければ保存し、トリガーをONにすると設定完了です。

Outlookを使ったその他の自動化例

他にもOutlookを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Outlookのメール内容をChatGPTで分析してMicrosoft Excelに追加する

Outlookのメール内容をChatGPTで分析し、Microsoft Excelに自動追加するテンプレートです。
この連携により、メール内容に優先順位を付けたり、メール内容を分類したりできるため、メール内容を整理したい方におすすめです！

2.Outlookに添付された履歴書をOCRしてNotionに追加する

Outlookに添付された履歴書をOCRで読み取り、Notionに自動追加するテンプレートです。
この連携では、書類情報の読み取りとNotionへの追加を自動化できるため、作業効率の向上が期待できます！

3.Outlookで受信した名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として登録する

Outlookで受信した名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者に自動登録するテンプレートです。
この連携は、名刺を見ながらSalesforceに顧客情報を登録する作業を、手間に感じる方におすすめです！

まとめ

今回ご紹介した自動化フローは、Outlookで受信したメールの署名情報を活用し、HubSpot、Mazrica、さらにはSalesforceでの顧客情報の登録をシームレスに連携する仕組みです。
手動入力の面倒な作業を一掃し、入力ミスのリスクを低減できるため、日々の業務に追われるビジネスパーソンにとって、まさに救世主とも言えるソリューションではないでしょうか。
各テンプレートはシンプルな設定で始められ、Outlookを中心とした自動化の導入により、情報管理の正確性や作業効率の向上が期待できます。
忙しい毎日の中でも、余分な手間を省き、戦略的な業務に集中できる環境を手に入れる絶好のチャンスです。
Yoomを利用し、今こそ自動化の力で未来の働き方を実現してみませんか？