【簡単設定】freeeサインで契約書を自動で作成する方法

メールの受信内容をもとにfreeeサインで契約書を自動で作成する

メールの受信内容をもとにfreeeサインで契約書を自動で作成することができます。
問い合わせや申込メールをトリガーに、契約書作成から送信までの作業を自動化できるため、対応のスピードが向上し、ヒューマンエラーも防止が期待できます。
契約処理のスピード化を図りたい営業・法務担当者におすすめです。

データベース/CRMサービスのデータをもとにfreeeサインで契約書を自動で作成する

外部のデータベースやCRMサービスに格納された顧客情報・取引情報をもとに、freeeサイン上で契約書を自動生成できます。
情報を二重入力する手間を省き、常に最新のデータをもとに契約書を作成できるため、業務の効率化とヒューマンエラーの防止が期待できます。
顧客情報や取引内容を自動で反映し、契約書作成の手間を大幅に削減できるため、契約業務のスピードと正確性を高めたい企業におすすめです。

freeeサインで契約書を自動で作成するフローを作ってみよう 

それでは、さっそく実際にfreeeサインの自動化フローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでfreeeサインの自動化フローの作成を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。

[Yoomとは]

今回はGoogleフォームの内容をもとに、freeeサインで契約書を作成するフローボットを作成していきます！

作成の流れは大きく分けて以下です。

• freeeサインとGoogleフォームをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• freeeサインのトリガー設定およびGoogleフォームのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1：freeeサインとGoogleフォームをマイアプリ連携

【事前準備 Googleフォーム】
このフローは、Googleフォームの情報を基に契約書を作成するため、Googleフォームの回答フォームを事前に準備する必要があります。
なお、今回は、以下のようなフォーマットで作成しました。

1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。

【freeeサインの場合】
freeeサインを選択できたら、使用するアカウントで設定を行ってください。

【Googleフォームの場合】
Googleフォームを選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。

3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

さてここからは、テンプレートを使って解説します。はじめにこちらのバナーをクリックしてください。

1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。

2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。

以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。

タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。

ステップ3：Googleフォームで回答が送信されたら起動するトリガーを設定

右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「アプリトリガー　フォームに回答が送信されたら」をクリックしてみましょう！

2) アクションは「フォームに回答が送信されたら」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。

3)トリガーの起動間隔を選択し、フォームIDを入力します。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
ご自身のプランの内容を確認してください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
特にこだわりがなければ、使用しているプランの最短時間の選択をおすすめします！

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入力できたら作成しておいた回答フォームを送信してから、テストをクリックします。
テストが成功したら「保存」します。

ステップ4：freeeサインで契約書を作成するアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　契約書をテンプレートから作成（入力項目が署名者1に設定されている）」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「契約書をテンプレートから作成（入力項目が署名者1に設定されている）」が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。

3)契約書タイトルには先ほど取得したGoogleフォームのアウトプットを挿入できます。
今回は秘密保持契約書を作成するイメージでどの取引先かわかるように「取引先名」を挿入しました。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター

同様に「入力項目」の入力にもアウトプットから挿入できます。必要情報を入力する際に活用してください。

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入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。

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これで【Googleフォームの内容をもとに、freeeサインで契約書を作成する】というフローが完成です。

ステップ5：テストと確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。

freeeサインを使った自動化例

Yoomにはこの他にもfreeeサインを活用した自動化のテンプレートがたくさんあります！
使い慣れているアプリとの自動化例がないか、ぜひ探してみてくださいね。

終わりに　

ノーコードツールYoomを活用して、freeeサインで契約書を自動作成する方法を紹介しました！

契約書の作成が自動化できれば、データを確認しながら手入力する必要がなくなるため、今までよりもスピーディーに書類作成が完結するはずです！これにより、業務スピードの向上も期待できそうですよね！

また、<span class="mark-yellow">今回の自動化は、プログラミング不要のYoomを活用することで簡単に実現できます！</span>
エンジニアのような専門的な知識がなくてもスムーズに自動化の導入が可能なため、初心者の方にとってはメリットと感じられるのではないでしょうか。

このようなfreeeサインを活用した自動化を導入したい場合は、今すぐYoomに登録しましょう！
無料アカウントを発行できるため、すぐに実際の操作性を確かめることが可能です！ぜひお試しください！