MazricaとGmailを連携して、Mazricaのコンタクト情報を使ってGmailで定型メールを送る方法

顧客の管理やコミュニケーションはとても重要な業務ですが、手動作業では顧客情報の行き違いや対応の遅れ、重複作業が起こってしまうこともあります。
このような状況が続くと、顧客満足度の低下やビジネスチャンスの損失につながる可能性もあります。
そこで今回は、MazricaとGmailを連携し、顧客対応や営業活動のさらなる効率化を図ります。
このブログでは、Mazricaのコンタクト情報を活用してGmailで自動的に定型メールを送信する方法を解説します。
簡単に設定できる方法も紹介しますので、ぜひ参考にしてください！

MazricaとGmailを連携するメリット

メリット1: 営業担当者の業務効率化

MazricaとGmailを連携することで、営業担当者は顧客情報を一元管理し、定型メールを自動で送信することができます。
例えば、新規リードがMazricaに追加された際に、自動でウェルカムメールを送信する設定が可能です。
これにより、手動でメールを送る手間が省け、営業活動に集中する時間が増えます。

メリット2: 顧客対応の迅速化

顧客からの問い合わせに対して迅速に対応することが求められるカスタマーサポートチームにとっても、MazricaとGmailの連携は大きなメリットです。
例えば、特定の問い合わせがMazricaに登録された際に、自動で確認メールが送信できると、顧客は迅速な対応を実感でき、満足度の向上に繋がるでしょう。

[Yoomとは]

MazricaとGmailの連携フローの作り方

ステップ1:Yoom登録・ログインとアプリ登録

はじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
アカウント登録済みの方はログインしてください。
Yoomのアカウント発行ページ

Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
1)「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)登録したいアプリを選択し、アプリごとに使用するアカウントでログインしてください。
1つ目のアプリが登録できたら、もう一度「新規接続」をクリックして、2つ目のアプリを登録します。

3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録した2つのアプリのアイコンが表示されたかを確認してください。

ステップ2: テンプレートの選択

今回は、【Mazricaのコンタクト情報を使ってGmailで定型メールを送る】というフローを作成します。Mazricaのコンタクトページから自動で定型メールを送付できるため、手作業でメールを送る手間を省き、業務の効率化向上が見込めます。
自動化によって、手動によるヒューマンエラーを防ぐことも期待できます。

Mazricaのコンタクト情報を使ってGmailで定型メールを送る

試してみる

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■概要

Mazricaのコンタクト情報を使ってGmailで定型メールを送るフローです。

Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Mazrica上から直接トリガーを起動させることができます。

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■このテンプレートをおすすめする方‍

1.Mazricaを活用した営業活動を行っている方

・案件の進行状況を把握をしている営業担当

・チーム内のタスクの状況を管理しているチームリーダー

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2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方

・社内コミュニケーションツールとして使用している企業

・担当企業との情報のやりとりに活用している営業担当

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■このテンプレートを使うメリット

Mazricaは営業活動に関する情報をチーム内で可視化でき、確実なタスク管理の実現に有効的なツールです。
さらにGmailを業務に使用することで、担当企業との連絡をスムーズに行います。
しかし、毎回定型メールを手入力で作成することは、業務効率化の妨げとなります。

定型メールの送付を簡略化したいと考える方にこのフローは適しています。
Mazricaのコンタクトページから自動で定型メールを送付するため、メールを送る手間を省きます。
また、あらかじめメールの内容を設定できるため、メールを作成していた時間を省いて他の業務に時間を使うことができます。

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■注意事項‍

・Mazrica、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

ステップ3:MazricaとGmailの連携設定

1)先ほど紹介したテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックしてマイプロジェクトへコピーします。

2)以下のような表示が出てきます。

指示にしたがって、右に「！」のついているフローのアイコンを順番にクリックし、編集していきます。
タイトルや詳細はクリックすると変更可能です。
使いやすいように適宜変更してください。

3)「Chrome拡張機能トリガー　コンタクト情報ページから起動」をクリックします。

4) 拡張機能から起動する際のアクションは「コンタクト情報ページから起動」を選択して、「次へ」をクリックします。

5)Google Chromeでコンタクト情報ページを閲覧中に起動できます。
起動ページのURLサンプルに、テスト用のURLを入力します。
入力が完了したら「テスト」をクリックし、成功したら「保存」します。

6)フローに戻り、「メールを送る」のアイコンをクリックします。

7) 各項目を入力します。連携済みのMazricaのアウトプット情報を活用できるので、宛先やメッセージ本文の作成時には必要に応じて引用してください。
入力が完了したら「テスト」をクリックし、テストが成功したら「保存」します。

8)  これで【Mazricaのコンタクト情報を使ってGmailで定型メールを送る】というフローの完成です。

ステップ4: テストと確認

9) 最後まで設定すると以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。フローボットを起動させ、一度正しく作動するか確認してください。

今回使用したテンプレートはこちら

Mazricaのコンタクト情報を使ってGmailで定型メールを送る

試してみる

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■概要

Mazricaのコンタクト情報を使ってGmailで定型メールを送るフローです。

Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Mazrica上から直接トリガーを起動させることができます。

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■このテンプレートをおすすめする方‍

1.Mazricaを活用した営業活動を行っている方

・案件の進行状況を把握をしている営業担当

・チーム内のタスクの状況を管理しているチームリーダー

‍

2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方

・社内コミュニケーションツールとして使用している企業

・担当企業との情報のやりとりに活用している営業担当

‍

■このテンプレートを使うメリット

Mazricaは営業活動に関する情報をチーム内で可視化でき、確実なタスク管理の実現に有効的なツールです。
さらにGmailを業務に使用することで、担当企業との連絡をスムーズに行います。
しかし、毎回定型メールを手入力で作成することは、業務効率化の妨げとなります。

定型メールの送付を簡略化したいと考える方にこのフローは適しています。
Mazricaのコンタクトページから自動で定型メールを送付するため、メールを送る手間を省きます。
また、あらかじめメールの内容を設定できるため、メールを作成していた時間を省いて他の業務に時間を使うことができます。

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■注意事項‍

・Mazrica、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

その他Mazricaを使った自動化の例

他にもMazricaを使った自動化のテンプレートがYoomにあるので、ご紹介します。

1.Mazricaのコンタクト情報を使ってOutlookで定型メールを送るフローです。
今回紹介したフローと同様の流れですが、Outlookへの通知となります。
お使いのツールに合わせて、テンプレートを活用してください。

Mazricaのコンタクト情報を使ってOutlookで定型メールを送る

試してみる

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■概要

Mazricaのコンタクト情報を使ってOutlookで定型メールを送るフローです。

Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Mazrica上から直接トリガーを起動させることができます。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.Mazricaを活用した営業活動を行っている方

・案件ごとに状況把握をしている営業担当

・案件の進捗状況を管理しているチームリーダー

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2.Outlookを業務に活用している方

・主な連絡手段としてOutlookのメールを使用している方

・カレンダーを活用してスケジュール管理を行う総務部担当者

■このテンプレートを使うメリット

Mazricaは営業活動に関する情報を管理し詳細状況の可視化ができるため、スムーズな業務進行のために有効的なツールです。
さらにOutlookを使用することで、担当顧客とのやり取りをスムーズにします。
しかし、Outlookでメールを送付する際にその都度Mazricaの登録情報を確認するのは、非効率な働き方を助長する可能性があります。

メールの送付を自動化したいと考える方にこのフローは適しています。
Mazricaのコンタクトページから自動で、定型メールを送付することができるため、手作業でメールを送る手間を省きます。

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■注意事項‍

・Mazrica、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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2.Mazricaの案件情報が更新されたら、kintoneも更新するフローです。
Mazricaの内容を基にkintoneの情報を更新することができます。
Mazricaで更新された情報が自動でkintoneにも反映されるため、手作業の手間を省き、業務の効率化が期待できます。
また、自動化によってヒューマンエラーも防げるため、情報の正確性が見込めます。

Mazricaの案件情報が更新されたら、kintoneも更新する

試してみる

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■概要

営業活動でMazricaとkintoneを併用しているものの、案件情報が更新されるたびに両方のデータを手作業で修正するのは手間ではありませんか？情報の二重入力や更新漏れは、業務効率の低下やデータの不整合を招く原因にもなります。このワークフローを活用することで、Mazricaの案件情報が更新されると、kintoneの関連データも自動で更新されるため、こうした課題を解消し、常に最新の情報を維持することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Mazricaとkintoneで案件情報を管理しており、二重入力の手間をなくしたい営業担当者の方
• SFAと他システム間のデータ連携を自動化し、営業部門の生産性向上を目指す管理者の方
• 手作業によるデータ更新での入力ミスや反映漏れを防ぎ、データの正確性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Mazricaの案件情報が更新されると自動でkintoneへ同期されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintoneとMazricaをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMazricaを選択し、「案件が更新されたら」というアクションを設定し、フローが起動する条件を定めます。
3. 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、トリガーで取得したMazricaの案件情報をもとに、該当するkintoneのレコードを更新するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• kintoneのレコードを更新するオペレーションでは、どのレコードを更新するかの条件を任意に設定してください。（例：Mazricaの案件IDとkintoneの案件IDが一致するレコードなど）
• また、Mazricaのどの情報をkintoneのどのフィールドに反映させるか、更新する値のマッピングを任意に設定してください。

■注意事項

・Mazrica、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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3.入力フォームが送信されたらMazricaにコンタクトを登録するフローです。
入力フォームで回答を受信したら、その内容を基にしてMazricaのコンタクトを登録します。手作の手間を省き、業務の効率化が期待できます。
自動化によってヒューマンエラーも防げるため、情報の正確性も見込めます。

入力フォームが送信されたらMazricaにコンタクトを登録する

試してみる

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■概要

入力フォームが送信されたらMazricaにコンタクトを登録するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方‍

1.Mazricaを活用した営業活動を行っている方

・案件ごとに登録を行い、進捗確認している営業担当

・チーム全体のタスクの状況を管理しているチームリーダー

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■このテンプレートを使うメリット

Mazricaは取引企業に関する情報を詳細に管理できるため、プロジェクト進行を円滑に行うために有効的なツールです。
Mazricaに情報をアップデートしていくことで、チーム全体のレベルを上げていくことにつながります。
しかし、入力フォームの回答をその都度Mazricaに手入力してコンタクトを作成するのは、ミスの発生リスクを高める可能性があります。

手入力によるヒューマンエラーの発生をなるべく防ぎたいと考える方にこのフローは適しています。
入力フォームで回答を受信したら、その内容を基にしてMazricaのコンタクトを登録するため、手入力によるヒューマンエラーを防ぎます。
また手入力でかかっていた時間を省くことができるため、他の業務に時間を使用することができます。

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■注意事項‍

・MazricaとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

まとめ

MazricaとGmailの連携をすると、Mazricaのコンタクトページから自動で定型メールを送付できるようになりました。
これまで手作業で行っていたメール送信業務を削減でき、業務効率の向上が期待できます。
また、自動化によって、顧客への連絡がスムーズに行え、手動による入力ミスや重複送信などのヒューマンエラー防止も見込めるため、顧客満足の向上にもつながるかもしれません。

Yoomを利用することで、アプリの連携がノーコードで簡単に設定できます。
初心者でも気軽に挑戦できるので、みなさんもぜひアプリの連携を試してみてください！