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「特定のクライアントからのメールだけ、毎回手作業でフォルダ分けするのが面倒…」
「受信トレイがメールで溢れてしまい、重要な連絡を見落としてしまった…」
このように、日々大量に届くGmailの整理に追われ、本来の業務に集中できないと感じていませんか？
もし、特定の送信者や件名を含むメールを受信した際に、自動で指定のフォルダ（ラベル）に移動してくれる仕組みがあれば、こうしたメール整理の悩みから解放されることも可能です！
そのうえ、重要な情報へ素早くアクセスできる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化はノーコードで簡単に設定でき、手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはGmailで受信したメールをフォルダに自動で移動する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として特定の送信者からGmailのメールを受信したら、自動で別のフォルダに移動するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
Gmailをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
Microsoft Excelをマイアプリ連携
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
以下の手順をご参照ください。
Microsoft Excelで行えることについて詳しく知りたい方は以下のリンク先をご確認ください。
事前準備
Microsoft Excelでメールリストを作成する
今回ご紹介するテンプレートは、Microsoft Excelで作成したメールリストをもとにラベルの追加（フォルダ分け）を行います。
まずはフォルダ分けをしたいメールアドレスを記載したリストを作成しましょう。
今回は以下のリストを作成しました。
※このあと実際にメールでテストを行います。
テスト送信するメールアドレスをこのリストに記載しておきましょう。
テスト用送信アドレスはテスト後にリストから削除してください。
作成したメールリストをアップロードする
作成したメールリストをお使いのOneDriveかSharePointにアップロードします。
アップロードすることでYoomとの連携が可能になります。
※OneDriveに保存する場合は、先ほど連携したMicrosoft ExcelのMicrosoft 365アカウントに紐づいているOneDriveに保存してください。
Gmailでラベルを作成する
メールを振り分ける先となるラベルを作成します。
Gmailの画面左側にある、ラベルのとなりの+をクリックします。
任意のラベル名を入力し、作成をクリックします。
Gmailの画面左側にある、ラベルの下に新しく作成したラベルが表示されますのでご確認ください。
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
特定のラベルのメールを受信したらをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
トリガーの起動間隔を設定します。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ラベルを設定します。
入力欄をクリックし、メールを受信したらフローボットを起動させたいラベルを選択しましょう。
今回は受信トレイ（INBOX）を選択しました。
ご自身の状況に合わせて設定してください。
ここまで設定できたら連携するアカウント情報に表示されているGmailのアドレスへテスト用メールを送信しましょう。
今回ご紹介するテンプレートは、Gmailの特定のラベルのメールを受信したら起動します。
そのため、テストを行うには先ほどラベルに設定した受信トレイへメールを送信する必要があります。
今回は受信トレイに以下のメールを送信しました。
※送信に使用したメールアドレスは事前準備で作成したメールリストに記載するようにしてください。
ここまで準備できたらYoomの画面に戻り、テストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されます。
取得した値は実行した結果が設定される動的な値として利用できるため、このあとの設定でも使用します。
詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
レコードを取得するをクリックします。
※Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定詳細は「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をチェックしてみてください。
