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「特定のクライアントからのメールだけ、毎回手作業でフォルダ分けするのが面倒…」
「受信トレイがメールで溢れてしまい、重要な連絡を見落としてしまった…」
このように、日々大量に届くGmailの整理に追われ、本来の業務に集中できないと感じていませんか？
もし、特定の送信者や件名を含むメールを受信した際に、自動で指定のフォルダ（ラベル）に移動してくれる仕組みがあれば、こうしたメール整理の悩みから解放されることも可能です！
そのうえ、重要な情報へ素早くアクセスできる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化はノーコードで簡単に設定でき、手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはGmailで受信したメールをフォルダに自動で移動する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として特定の送信者からGmailのメールを受信したら、自動で別のフォルダに移動するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
Gmailをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
Microsoft Excelをマイアプリ連携
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
以下の手順をご参照ください。
Microsoft Excelで行えることについて詳しく知りたい方は以下のリンク先をご確認ください。
事前準備
Microsoft Excelでメールリストを作成する
今回ご紹介するテンプレートは、Microsoft Excelで作成したメールリストをもとにラベルの追加（フォルダ分け）を行います。
まずはフォルダ分けをしたいメールアドレスを記載したリストを作成しましょう。
今回は以下のリストを作成しました。
※このあと実際にメールでテストを行います。
テスト送信するメールアドレスをこのリストに記載しておきましょう。
テスト用送信アドレスはテスト後にリストから削除してください。
作成したメールリストをアップロードする
作成したメールリストをお使いのOneDriveかSharePointにアップロードします。
アップロードすることでYoomとの連携が可能になります。
※OneDriveに保存する場合は、先ほど連携したMicrosoft ExcelのMicrosoft 365アカウントに紐づいているOneDriveに保存してください。
Gmailでラベルを作成する
メールを振り分ける先となるラベルを作成します。
Gmailの画面左側にある、ラベルのとなりの+をクリックします。
任意のラベル名を入力し、作成をクリックします。
Gmailの画面左側にある、ラベルの下に新しく作成したラベルが表示されますのでご確認ください。
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
特定のラベルのメールを受信したらをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
トリガーの起動間隔を設定します。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ラベルを設定します。
入力欄をクリックし、メールを受信したらフローボットを起動させたいラベルを選択しましょう。
今回は受信トレイ（INBOX）を選択しました。
ご自身の状況に合わせて設定してください。
ここまで設定できたら連携するアカウント情報に表示されているGmailのアドレスへテスト用メールを送信しましょう。
今回ご紹介するテンプレートは、Gmailの特定のラベルのメールを受信したら起動します。
そのため、テストを行うには先ほどラベルに設定した受信トレイへメールを送信する必要があります。
今回は受信トレイに以下のメールを送信しました。
※送信に使用したメールアドレスは事前準備で作成したメールリストに記載するようにしてください。
ここまで準備できたらYoomの画面に戻り、テストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されます。
取得した値は実行した結果が設定される動的な値として利用できるため、このあとの設定でも使用します。
詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
レコードを取得するをクリックします。
※Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定詳細は「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をチェックしてみてください。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へ進みます。
ファイルの保存場所を設定します。
事前準備でメールリストのファイルを保存したアプリを選択してください。
ドライブIDを設定します。
入力欄をクリックし、表示された候補の中から保存先として使用しているものを選択してください。
アイテムIDを設定します。
先ほどと同様に入力欄をクリックし、使用するファイルを選択します。
シート名も同様に、入力欄をクリックしたら、使用しているシート名を選択しましょう。
テーブル範囲を設定します。
項目名も含めてデータを入力している範囲を設定しましょう。
テーブル範囲の設定はGoogle スプレッドシートと同様ですので、詳しく知りたい方は以下のリンク先をご確認ください。
ここまで設定できたら次へをクリックしましょう。
取得したいレコードの条件を設定します。
デフォルトでメールアドレス、等しいが設定されています。
右端の項目に設定を行いましょう。
入力欄をクリックすることで先ほど取得した値が表示されますので、使用したい値を選択してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
設定できているのを確認したらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
次に、詳細設定をクリックします。
検索に失敗した際の動作設定の項目がOFF（グレー）になっていることを確認したら、完了をクリックしましょう。
※この項目をOFFにすることで、ファイルに記載していないメールアドレスからメールがきてもエラーにならず、次のステップに進むように設定できます。
分岐するをクリックします。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
分岐では、取得した値を利用してこのあとの処理を分けることが可能です。
分岐条件を指定の項目で分岐に利用する取得した値の設定を行っています。
デフォルトでレコードを取得するアクションで取得した、メールアドレスが設定されていますのでご確認ください。
次に、分岐条件では先ほど設定したメールアドレスと比較する情報の設定を行います。
デフォルトで以下のように取得した値が空ではないが設定されています。
※レコードを取得するアクションでメールリストに記載されているメールアドレスを取得できているかをここで判断しています。
分岐はご自身の状況に合わせて設定を変更することも可能です。
ここまで確認できたら完了をクリックしましょう。
メッセージIDの一覧を取得をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ3と同じアカウントが設定されていることを確認したら次へをクリックしてください。
検索クエリを設定します。
検索クエリにはデフォルトで取得した値が設定されていますが、自由に編集できます。
今回はそのまま使用しますが、より詳細に検索を行いたい場合は以下のリンク先をご確認ください。
スパム・ゴミ箱を含むの項目は今回は使用しませんが、使用したい方は注釈を確認して設定してください。
※入力欄に直接記入する、もしくはプルダウンメニューから選ぶと、入力した値や選択した値が固定値となり、このテンプレートを通してを取得する全てのメッセージIDの一覧設定に適用されますのでご注意ください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
特定のメッセージにラベルを追加をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ3と同じアカウントが設定されていることを確認したら次へをクリックしてください。
メッセージIDにはデフォルトで取得した値が設定されています。
項目名だけではなく実際の値が表示されていることを確認してください。
ラベルIDを設定します。
入力欄をクリックし、利用したいラベルを選択してください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
※テストをクリックすると、実際にメールにラベルが追加されます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
ステップ3で受信したGmailのメッセージにラベルが追加されていますのでご確認ください。
先ほどのYoomの画面で完了をクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
トリガーをONにしたら実際にフローが起動するか確認してみましょう。
お疲れ様でした！
以上が特定の送信者からGmailのメールを受信したら、自動で別のフォルダに移動するフローでした！
GmailのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Gmailで受信した内容をNotionに自動で追加したり、Togglでタスクを作成したり、DiscordやChatwork、Slackといったチャットツールへ特定の条件にマッチしたメール内容を通知・転送したりできます。また、Google アナリティクスのレポート送信やDocuSignのステータスに応じたメール送付のほか、ChatGPTで生成した返信案を送信したり、Hugging Faceで要約したアンケート結果を通知するなど、AIと連携した高度なメール運用も容易に実現可能です。
Gmailのフォルダ移動をルールに基づいて自動化することで、これまで手作業で行っていたメールの整理・仕分けの手間を削減し、重要な情報の見落としを防ぐことができます。
これにより、受信トレイを整理された状態に保ち、必要な情報に素早くアクセスできるため、コア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Microsoft ExcelではなくGoogle スプレッドシートでも可能？
A：
はい、可能です。
YoomではMicrosoft ExcelやGoogle スプレッドシートだけではなく、様々なアプリと連携できます。
連携できるアプリにご興味のある方は以下のリンク先をご覧ください。
Q：Gmail標準のフィルタ機能との違いは？
A：
Gmail標準のフィルタ機能との違いは他のアプリと連携できることです。
他のアプリに登録している情報を利用してラベルを設定できます。
また、動的に設定内容を変えることができるのもYoomを利用する魅力の一つです。
