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商談が進んで契約の話がまとまれば、サービスの提供や商品の納入に進む前に必要となるのが契約書類の締結です。契約書類は売買や業務委託・請負の契約書、NDA、サービス利用申込書など取引内容によって多岐にわたります。取引や締結書類の内容にかかわらず、後々のトラブルを防ぐためにも互いが納得して書面を交わすことは重要といえるでしょう。
契約書類の締結もれを発生させないためにも、業務プロセスを見直し、案件の進捗登録と契約書類の発行を連動させましょう。書類発行を自動化することで作業時間の短縮や契約プロセスの透明化を図ることができます。
本記事では、MazricaとGMOサインを連携し、特定の案件アクション登録の際に契約書発行と署名依頼を自動で行う方法をご紹介します。Yoomを使えば連携と自動化の設定を簡単に行えるため、ぜひお試しください。
MazricaとGMOサインの連携により、以下のようなメリットが期待できます。
メリット1: 作業時間の削減ができる
連携により、Mazricaで契約書発行の案件アクションを登録した際、契約書の発行を自動化することができます。書類作成、書類のGMOサインへの登録や署名依頼を手作業で行う必要がなくなり、それらの作業時間を削減することが可能です。特に、多数の顧客を抱え、契約書の発行頻度が高い企業にとって、この自動化は大きなメリットになる可能性があります。
メリット2: 契約プロセスの透明性と一貫性の向上が図れる
連携により契約書発行を自動化することで、契約プロセスの一貫性が保たれます。Mazricaに登録された案件情報をもとに契約書類が自動作成されるため、契約内容の確認や修正の手間を減らすことができます。正確な情報で速やかに契約書類を発行できるため、顧客との信頼関係の強化も期待できるでしょう。また、すべての契約書が一元管理されるため、案件ごとの営業担当者だけでなく、法務担当者も契約書管理が容易になります。
[Yoomとは]
それでは、実際にMazricaとGMOサインの連携と業務フローの自動化設定を行ってみましょう。
テンプレートを使ったMazricaの案件アクションが登録されたら、契約書を発行し、GMOサインに登録する業務フローの作成手順について説明します。
1.契約書の雛形を作成してください。Google スプレッドシート、もしくは、Google ドキュメントやMicrosoft Excelで作成されたファイルを当フローで使用することができます。詳しくは、こちらの「雛形書類を準備する」の項目をご覧ください。
2.Yoomにログインしてください。
3.以下の「試してみる」ボタンをクリックして、Yoomのテンプレートをコピーしてください。
※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。
※契約書の雛形をGoogle ドキュメントやMicrosoft Excelで作成している場合は、Google スプレッドシートとの連携は不要です。代わりに、作成した雛形のアプリと連携してください。
1.左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。
2.マイアプリの新規接続一覧の中から、Mazrica、GMOサイン、Google スプレッドシートをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
※参考：GMOサインとの連携について
1.コピーしたテンプレートを開きます。
※下図の赤枠部分に入力することで、任意のタイトルに変更可能です。
2.フローボットの「アプリトリガー 案件アクションが新たに登録されたら」をクリックしてください。
3.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
「アプリトリガーのタイトル」を必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。
4.アプリトリガーのAPI接続設定をします。
トリガーの起動間隔は、業務の都合に合わせて任意の時間を選択してください。
5.テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
1.フローボットの「分岐 アクションが契約書送付の場合」をクリックしてください。
2.「分岐条件を指定」の設定をします。
・タイトル：必要に応じて変更可能です。
・分岐条件：契約書発行時のMazricaの案件アクションに対応する語句を入力してください。
3.「保存する」をクリックしてください。
1.フローボットの「アプリと連携する 特定の案件情報を取得」をクリックしてください。
2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。
3.API接続設定をします。
案件ID欄には、ステップ2で取得したアウトプット情報を入力してください。
4.テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
1.フローボットの「アプリと連携する 特定の取引先情報を取得」をクリックしてください。
2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。
3.API接続設定をします。
取引先ID欄には、ステップ4で取得したアウトプット情報を入力してください。
4.テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
1.フローボットの「アプリと連携する 特定のコンタクト情報を取得」をクリックしてください。
2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。
3.API接続設定をします。
コンタクトID欄には、ステップ2で取得したアウトプット情報を入力してください。
4.テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
※契約書の雛形をGoogle ドキュメントやMicrosoft Excelで作成している場合は、作成した雛形のアプリで設定してください。
1.フローボットの「アプリと連携する 書類を発行する」をクリックしてください。
2.「書類の連携」の設定をします。
・タイトル：必要に応じて変更してください。
・雛形書類の連携：作成した雛形のファイルIDを入力してください。
・発行書類：発行する契約書類の保存先のフォルダIDと出力ファイル名を設定してください。出力ファイル名には、これまで取得したアウトプット情報の参照が可能です。
※下図は入力例です。
3.「次へ」をクリックします。
4.置換条件の設定をします。
設定方法を参考に、これまで取得したアウトプットを活用して各項目の設定を行ってください。
※下図は入力例です。
4.テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
1.フローボットの「アプリと連携する アクセストークンの生成」をクリックしてください。
2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。
3.API接続設定をします。
シークレットキー、顧客IDをそれぞれ入力してください。
4.テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
1.フローボットの「アプリと連携する 封筒用文書の登録」をクリックしてください。
2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。
3.API接続設定をします。
各項目を入力し、添付ファイルには発行した書類のアウトプットを選択してください。
4.テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
1.フローボットの「アプリと連携する 封筒への署名依頼」をクリックしてください。
2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。
3.API接続設定をします。
各項目を入力してください。これまで取得したアウトプット情報の参照が可能です。
※下図は入力例の一部です。
4.テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。
以上で、Mazricaの案件アクションが登録されたら、契約書を発行し、GMOサインに登録するフローの完成です。
MazricaとGMOサインの連携により、契約に関する書類発行を自動で行うことができます。案件の進捗登録と契約書類の発行を連動させ、自動発行による作業時間の短縮や契約プロセスの一貫性向上を図りましょう。
Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくても簡単に連携の設定が可能です。これを期に、案件情報管理や契約管理の業務プロセスを見直し、業務全体の効率化を目指してください。
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