MazricaとGMOサインの連携で契約書発行と署名依頼を自動化する方法

ステップ1:Mazrica、GMOサイン、Google スプレッドシートをマイアプリ連携

※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。
※契約書の雛形をGoogle ドキュメントやMicrosoft Excelで作成している場合は、Google スプレッドシートとの連携は不要です。代わりに、作成した雛形のアプリと連携してください。

1.左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。

2.マイアプリの新規接続一覧の中から、Mazrica、GMOサイン、Google スプレッドシートをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
　※参考：GMOサインとの連携について

ステップ2:Mazricaの案件アクションが新たに登録されたら起動するトリガーの設定

1.コピーしたテンプレートを開きます。
　※下図の赤枠部分に入力することで、任意のタイトルに変更可能です。

2.フローボットの「アプリトリガー 案件アクションが新たに登録されたら」をクリックしてください。

3.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　「アプリトリガーのタイトル」を必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。

4.アプリトリガーのAPI接続設定をします。
　トリガーの起動間隔は、業務の都合に合わせて任意の時間を選択してください。

5.テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ3:登録された案件アクションが契約書発行を行う対象か確認するオペレーションの設定

1.フローボットの「分岐 アクションが契約書送付の場合」をクリックしてください。

2.「分岐条件を指定」の設定をします。
　・タイトル：必要に応じて変更可能です。
　・分岐条件：契約書発行時のMazricaの案件アクションに対応する語句を入力してください。

3.「保存する」をクリックしてください。

ステップ4:Mazricaの特定の案件情報を取得するアクションの設定

1.フローボットの「アプリと連携する 特定の案件情報を取得」をクリックしてください。

2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。

3.API接続設定をします。
　案件ID欄には、ステップ2で取得したアウトプット情報を入力してください。

4.テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ5:Mazricaの特定の取引先情報を取得するアクションの設定

1.フローボットの「アプリと連携する 特定の取引先情報を取得」をクリックしてください。

2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。

3.API接続設定をします。
　取引先ID欄には、ステップ4で取得したアウトプット情報を入力してください。

4.テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ6:Mazricaの特定のコンタクト情報を取得するアクションの設定

1.フローボットの「アプリと連携する 特定のコンタクト情報を取得」をクリックしてください。

2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。

3.API接続設定をします。
　コンタクトID欄には、ステップ2で取得したアウトプット情報を入力してください。

4.テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ7:Googleスプレッドシートで契約書類を発行するアクションの設定

※契約書の雛形をGoogle ドキュメントやMicrosoft Excelで作成している場合は、作成した雛形のアプリで設定してください。

1.フローボットの「アプリと連携する 書類を発行する」をクリックしてください。

2.「書類の連携」の設定をします。
　・タイトル：必要に応じて変更してください。
　・雛形書類の連携：作成した雛形のファイルIDを入力してください。
　・発行書類：発行する契約書類の保存先のフォルダIDと出力ファイル名を設定してください。出力ファイル名には、これまで取得したアウトプット情報の参照が可能です。
　※下図は入力例です。　　　　

3.「次へ」をクリックします。

4.置換条件の設定をします。
　設定方法を参考に、これまで取得したアウトプットを活用して各項目の設定を行ってください。
　※下図は入力例です。

4.テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ8:GMOサインでアクセストークンを生成するアクションの設定

1.フローボットの「アプリと連携する アクセストークンの生成」をクリックしてください。

2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。

3.API接続設定をします。
　シークレットキー、顧客IDをそれぞれ入力してください。

4.テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ9:GMOサインで封筒用文書を登録するアクションの設定

1.フローボットの「アプリと連携する 封筒用文書の登録」をクリックしてください。

2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。

3.API接続設定をします。
　各項目を入力し、添付ファイルには発行した書類のアウトプットを選択してください。

4.テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ10:GMOサインで封筒への署名依頼をするアクションの設定

1.フローボットの「アプリと連携する 封筒への署名依頼」をクリックしてください。

2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。

3.API接続設定をします。
　各項目を入力してください。これまで取得したアウトプット情報の参照が可能です。
　※下図は入力例の一部です。

4.テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。

以上で、Mazricaの案件アクションが登録されたら、契約書を発行し、GMOサインに登録するフローの完成です。

まとめ

MazricaとGMOサインの連携により、契約に関する書類発行を自動で行うことができます。案件の進捗登録と契約書類の発行を連動させ、自動発行による作業時間の短縮や契約プロセスの一貫性向上を図りましょう。

Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくても簡単に連携の設定が可能です。これを期に、案件情報管理や契約管理の業務プロセスを見直し、業務全体の効率化を目指してください。