MazricaとGMOサインを連携して、Mazricaの案件アクションが登録されたら契約書を発行しGMOサインに登録する方法

商談が進んで契約の話がまとまれば、サービスの提供や商品の納入に進む前に必要となるのが契約書類の締結です。契約書類は売買や業務委託・請負の契約書、NDA、サービス利用申込書など取引内容によって多岐にわたります。取引や締結書類の内容にかかわらず、後々のトラブルを防ぐためにも互いが納得して書面を交わすことは重要といえるでしょう。

契約書類の締結もれを発生させないためにも、業務プロセスを見直し、案件の進捗登録と契約書類の発行を連動させましょう。書類発行を自動化することで作業時間の短縮や契約プロセスの透明化を図ることができます。

本記事では、MazricaとGMOサインを連携し、特定の案件アクション登録の際に契約書発行と署名依頼を自動で行う方法をご紹介します。Yoomを使えば連携と自動化の設定を簡単に行えるため、ぜひお試しください。

MazricaとGMOサインを連携するメリット

MazricaとGMOサインの連携により、以下のようなメリットが期待できます。

メリット1: 作業時間の削減ができる

連携により、Mazricaで契約書発行の案件アクションを登録した際、契約書の発行を自動化することができます。書類作成、書類のGMOサインへの登録や署名依頼を手作業で行う必要がなくなり、それらの作業時間を削減することが可能です。特に、多数の顧客を抱え、契約書の発行頻度が高い企業にとって、この自動化は大きなメリットになる可能性があります。

メリット2: 契約プロセスの透明性と一貫性の向上が図れる

連携により契約書発行を自動化することで、契約プロセスの一貫性が保たれます。Mazricaに登録された案件情報をもとに契約書類が自動作成されるため、契約内容の確認や修正の手間を減らすことができます。正確な情報で速やかに契約書類を発行できるため、顧客との信頼関係の強化も期待できるでしょう。また、すべての契約書が一元管理されるため、案件ごとの営業担当者だけでなく、法務担当者も契約書管理が容易になります。

[Yoomとは] 

MazricaとGMOサインの連携フローの作り方

それでは、実際にMazricaとGMOサインの連携と業務フローの自動化設定を行ってみましょう。

テンプレートを使ったMazricaの案件アクションが登録されたら、契約書を発行し、GMOサインに登録する業務フローの作成手順について説明します。

始める前に

1.契約書の雛形を作成してください。Google スプレッドシート、もしくは、Google ドキュメントやMicrosoft Excelで作成されたファイルを当フローで使用することができます。詳しくは、こちらの「雛形書類を準備する」の項目をご覧ください。

2.Yoomにログインしてください。

3.以下の「試してみる」ボタンをクリックして、Yoomのテンプレートをコピーしてください。

Mazricaの案件アクションが登録されたら、契約書を発行し、GMOサインに登録する

試してみる

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■概要

Mazrica上で案件が契約フェーズに進んだ際、契約書の発行からGMOサインへの登録、そして署名依頼までの一連の作業に手間を感じていませんか。これらの定型業務はミスが許されず、営業担当者の負担となることも少なくありません。このワークフローを活用することで、Mazricaの案件アクションをきっかけに契約書発行から署名依頼までを自動化し、営業フローをよりスムーズに進行させることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Mazricaを活用しており、契約書発行から送付までのフローを自動化したい営業担当者の方
• GMOサインへの手作業での書類登録に手間を感じている法務・契約管理担当者の方
• 営業プロセス全体のDXを推進し、よりコア業務に集中できる環境を構築したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Mazricaでのアクションを起点に契約書の自動発行からGMOサインへの登録までが実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による書類作成時の情報転記ミスや、GMOサインへの登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、契約業務の品質向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、MazricaとGMOサインをYoomと連携します。
2. トリガーでMazricaを選択し、「案件アクションが新たに登録されたら」フローが起動するように設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件の場合のみ後続の処理が実行されるようにします。
4. 続いて、オペレーションでMazricaのアクションを設定し、契約書作成に必要な案件、取引先、コンタクト情報を取得します。
5. その後、書類発行機能で取得した情報を元に、Google スプレッドシートで作成したテンプレートから契約書を自動で発行します。
6. 最後に、GMOサインのオペレーションを順に設定し、発行した契約書を登録して署名依頼を送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、トリガーで取得した情報などを利用し、「アクション名が『契約書作成』の場合」といったように、後続のオペレーションを実行する条件を任意に設定できます。
• Mazricaから案件や取引先などの情報を取得する際に、検索条件となるIDなどを、前段のオペレーションで取得した情報をもとに変数として設定可能です。
• 書類発行機能では、契約書の雛形となるGoogle スプレッドシートのテンプレートを任意で指定でき、Mazricaから取得した情報を差し込む項目も自由に設定できます。
• GMOサインで署名依頼を送る際に、件名や本文、署名者情報などを、固定値やMazricaから取得した情報をもとに任意に設定することが可能です。

■注意事項

• Mazrica、Google スプレッドシート、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
• GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。 

詳細を見る 試してみる

ステップ1:Mazrica、GMOサイン、Google スプレッドシートをマイアプリ連携

※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。
※契約書の雛形をGoogle ドキュメントやMicrosoft Excelで作成している場合は、Google スプレッドシートとの連携は不要です。代わりに、作成した雛形のアプリと連携してください。

1.左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。

2.マイアプリの新規接続一覧の中から、Mazrica、GMOサイン、Google スプレッドシートをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
　※参考：GMOサインとの連携について

ステップ2:Mazricaの案件アクションが新たに登録されたら起動するトリガーの設定

1.コピーしたテンプレートを開きます。
　※下図の赤枠部分に入力することで、任意のタイトルに変更可能です。

2.フローボットの「アプリトリガー 案件アクションが新たに登録されたら」をクリックしてください。

3.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　「アプリトリガーのタイトル」を必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。

4.アプリトリガーのAPI接続設定をします。
　トリガーの起動間隔は、業務の都合に合わせて任意の時間を選択してください。

5.テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ3:登録された案件アクションが契約書発行を行う対象か確認するオペレーションの設定

1.フローボットの「分岐 アクションが契約書送付の場合」をクリックしてください。

2.「分岐条件を指定」の設定をします。
　・タイトル：必要に応じて変更可能です。
　・分岐条件：契約書発行時のMazricaの案件アクションに対応する語句を入力してください。

3.「保存する」をクリックしてください。

ステップ4:Mazricaの特定の案件情報を取得するアクションの設定

1.フローボットの「アプリと連携する 特定の案件情報を取得」をクリックしてください。

2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。

3.API接続設定をします。
　案件ID欄には、ステップ2で取得したアウトプット情報を入力してください。

4.テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ5:Mazricaの特定の取引先情報を取得するアクションの設定

1.フローボットの「アプリと連携する 特定の取引先情報を取得」をクリックしてください。

2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。

3.API接続設定をします。
　取引先ID欄には、ステップ4で取得したアウトプット情報を入力してください。

4.テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ6:Mazricaの特定のコンタクト情報を取得するアクションの設定

1.フローボットの「アプリと連携する 特定のコンタクト情報を取得」をクリックしてください。

2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。

3.API接続設定をします。
　コンタクトID欄には、ステップ2で取得したアウトプット情報を入力してください。

4.テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ7:Googleスプレッドシートで契約書類を発行するアクションの設定

※契約書の雛形をGoogle ドキュメントやMicrosoft Excelで作成している場合は、作成した雛形のアプリで設定してください。

1.フローボットの「アプリと連携する 書類を発行する」をクリックしてください。

2.「書類の連携」の設定をします。
　・タイトル：必要に応じて変更してください。
　・雛形書類の連携：作成した雛形のファイルIDを入力してください。
　・発行書類：発行する契約書類の保存先のフォルダIDと出力ファイル名を設定してください。出力ファイル名には、これまで取得したアウトプット情報の参照が可能です。
　※下図は入力例です。　　　　

3.「次へ」をクリックします。

4.置換条件の設定をします。
　設定方法を参考に、これまで取得したアウトプットを活用して各項目の設定を行ってください。
　※下図は入力例です。

4.テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ8:GMOサインでアクセストークンを生成するアクションの設定

1.フローボットの「アプリと連携する アクセストークンの生成」をクリックしてください。

2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。

3.API接続設定をします。
　シークレットキー、顧客IDをそれぞれ入力してください。

4.テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ9:GMOサインで封筒用文書を登録するアクションの設定

1.フローボットの「アプリと連携する 封筒用文書の登録」をクリックしてください。

2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。

3.API接続設定をします。
　各項目を入力し、添付ファイルには発行した書類のアウトプットを選択してください。

4.テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ10:GMOサインで封筒への署名依頼をするアクションの設定

1.フローボットの「アプリと連携する 封筒への署名依頼」をクリックしてください。

2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。

3.API接続設定をします。
　各項目を入力してください。これまで取得したアウトプット情報の参照が可能です。
　※下図は入力例の一部です。

4.テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。

以上で、Mazricaの案件アクションが登録されたら、契約書を発行し、GMOサインに登録するフローの完成です。

まとめ

MazricaとGMOサインの連携により、契約に関する書類発行を自動で行うことができます。案件の進捗登録と契約書類の発行を連動させ、自動発行による作業時間の短縮や契約プロセスの一貫性向上を図りましょう。

Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくても簡単に連携の設定が可能です。これを期に、案件情報管理や契約管理の業務プロセスを見直し、業務全体の効率化を目指してください。