Mazricaのコンタクト情報を使ってOutlookで定型メールを送る方法

ビジネスにおいて、顧客情報や商談の進捗を効率的に管理することはとても重要です。
特に、メールでのやり取りやタスクの管理は、営業活動の中心となる部分ですよね。
そこで今回は、MazricaとOutlookを連携し、メールでのやり取りやタスク管理をスムーズにして、より効率的な営業活動の実現を図りたいと思います。
このブログでは、Mazricaのコンタクト情報を活用してOutlookで定型メールを自動で送信する手順を解説します。
Yoomを活用して、プログラミングの知識がなくても連携できる設定方法も順を追って説明しますので、ぜひ参考にしてください。

MazricaとOutlookを連携するメリット

メリット1: 業務の効率化

MazricaとOutlookを連携すると、定型メールの自動送信が可能になります。
例えば、新製品の案内やキャンペーン情報を送信する際に、毎回2つのアプリを開く必要がなくなり、業務効率の向上が見込めます。
営業担当者は手動でメールを送信する手間が省け、より多くの時間を顧客とのコミュニケーションやフォローアップに充てられます。その結果、結果として顧客満足度の向上にもつながるかもしれません。

メリット2: 情報の一元化

MazricaとOutlookを連携することで、Mazricaの情報を起点としたメール通知が可能になります。
Mazricaで情報を一元管理しつつ、最新に保っておくことで、メール通知される内容に誤りがなくなったり、担当者ごとのメール内容のムラを軽減することが期待できます。

[Yoomとは]

MazricaとOutlookの連携フローの作り方

ステップ1:Yoom登録・ログインとアプリ登録

はじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
アカウント登録済みの方はログインしてください。

Yoomのアカウント発行ページ

Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
1)「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)登録したいアプリを選択し、アプリごとに使用するアカウントでログインしてください。
1つ目のアプリが登録できたら、もう一度「新規接続」をクリックして、2つ目のアプリを登録します。

3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録した2つのアプリのアイコンが表示されたかを確認をしてください。

ステップ2: テンプレートの選択

今回は、【Mazricaのコンタクト情報を使ってOutlookで定型メールを送る】というフローを作成します。
Mazricaのコンタクトページから自動で、定型メールを送付することができるため、手作業でメールを送る手間を省き、業務の効率化向上が見込めます。
自動化によって、手動によるヒューマンエラーを防ぐことも期待できます。

Mazricaのコンタクト情報を使ってOutlookで定型メールを送る

試してみる

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■概要

Mazricaのコンタクト情報を使ってOutlookで定型メールを送るフローです。

Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Mazrica上から直接トリガーを起動させることができます。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.Mazricaを活用した営業活動を行っている方

・案件ごとに状況把握をしている営業担当

・案件の進捗状況を管理しているチームリーダー

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2.Outlookを業務に活用している方

・主な連絡手段としてOutlookのメールを使用している方

・カレンダーを活用してスケジュール管理を行う総務部担当者

■このテンプレートを使うメリット

Mazricaは営業活動に関する情報を管理し詳細状況の可視化ができるため、スムーズな業務進行のために有効的なツールです。
さらにOutlookを使用することで、担当顧客とのやり取りをスムーズにします。
しかし、Outlookでメールを送付する際にその都度Mazricaの登録情報を確認するのは、非効率な働き方を助長する可能性があります。

メールの送付を自動化したいと考える方にこのフローは適しています。
Mazricaのコンタクトページから自動で、定型メールを送付することができるため、手作業でメールを送る手間を省きます。

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■注意事項‍

・Mazrica、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

詳細を見る 試してみる

ステップ3:MazricaとOutlookの連携設定

1)先ほど紹介したテンプレートの「試してみる」のアイコンをクリックしてマイプロジェクトにコピーをします。
2)以下のような表示が出てきます。

指示にしたがって、右に「！」のついているフローのアイコンを順番にクリックし、編集していきます。
タイトルや詳細はクリックすると変更可能です。
使用しやすいように変更してください。

3)「Chrome拡張機能トリガー　コンタクト情報ページから起動」をクリックします。

4)拡張機能から起動する際のアクションは「コンタクト情報ページから起動」を選択して、「次へ」をクリックします。

5)Google Chromeでコンタクト情報ページを閲覧している際に起動することができます。
起動ページのURLサンプルにテストを実施するURLを入力の上、テストを実行してください。
テストが成功したら「保存」します。

6)フローに戻ったら、「メールを送る」のアイコンをクリックします。

7)各項目を入力します。
先に連携したMazricaのアウトプット情報を引用できるので、宛先やメッセージ本文などを作成する場合には必要に応じて引用してください。
入力ができたら「テスト」をクリックし、成功したら「保存」します。

8)これで【Mazricaのコンタクト情報を使ってOutlookで定型メールを送る】というフローの完成です。

ステップ4: テストと確認

9)最後まで設定すると以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリック。フローボットを起動させて、一度正しく作動するか確認してください。

今回使用したテンプレートはこちら

Mazricaのコンタクト情報を使ってOutlookで定型メールを送る

試してみる

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■概要

Mazricaのコンタクト情報を使ってOutlookで定型メールを送るフローです。

Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Mazrica上から直接トリガーを起動させることができます。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.Mazricaを活用した営業活動を行っている方

・案件ごとに状況把握をしている営業担当

・案件の進捗状況を管理しているチームリーダー

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2.Outlookを業務に活用している方

・主な連絡手段としてOutlookのメールを使用している方

・カレンダーを活用してスケジュール管理を行う総務部担当者

■このテンプレートを使うメリット

Mazricaは営業活動に関する情報を管理し詳細状況の可視化ができるため、スムーズな業務進行のために有効的なツールです。
さらにOutlookを使用することで、担当顧客とのやり取りをスムーズにします。
しかし、Outlookでメールを送付する際にその都度Mazricaの登録情報を確認するのは、非効率な働き方を助長する可能性があります。

メールの送付を自動化したいと考える方にこのフローは適しています。
Mazricaのコンタクトページから自動で、定型メールを送付することができるため、手作業でメールを送る手間を省きます。

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■注意事項‍

・Mazrica、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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その他Mazricaを使った自動化の例

他にもMazricaを使った自動化のテンプレートがYoomにあるので、ご紹介します。

1.Mazricaでコンタクトが登録されたらSlackに通知するフローです。
今回紹介したフローと同じようなフローですが、 こちらはSlackへ通知を行います。
メールではなく、メッセージアプリへの連携もできるので、使用しているツールにあわせてテンプレートを活用してください。

Mazricaでコンタクトが登録されたらSlackに通知する

試してみる

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■概要

Mazricaでコンタクトが登録されたらSlackに通知するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方‍

1.Mazricaを活用した営業活動を行っている方

・プロジェクトごとに進捗状況の把握をしている営業担当

・案件のタスクを管理しているチームリーダー

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2.Slackを主なコミュニケーションツールとして使用している方

・部門ごとの情報共有ツールとして使用している企業

・プロジェクトごとチャンネルを作成し、情報共有を行うチームの担当者

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■このテンプレートを使うメリット

Mazricaは取引に関連する企業の情報を管理でき、プロジェクト進行をスムーズにするために有効なツールです。
同時にSlackを使用することでチーム内の情報共有もスムーズにし、業務を円滑に行います。
しかし、Mazricaにコンタクトが追加されたら手作業でSlackに通知することは、長期的に見て大きな時間の損失につながります。

手入力による通知の手間を省きたいと考える方にこのフローは有効的です。
Mazricaにコンタクトの追加をトリガーにしてSlackに自動でチャットを送るため、手入力の手間を省き、時間を短縮します。
手入力でかかっていた時間を他の業務に使うことができます。

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■注意事項‍

・Mazrica、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

2.Mazricaの案件情報が更新されたら、kintoneも更新するフローです。
Mazricaの内容を基にkintoneの情報を更新することができます。
Mazricaで更新された情報を自動でkintoneにも反映できるので、手作業による手間を省き、業務の効率化が期待できます。
また、自動化によってヒューマンエラーも防げるため、情報の正確性も見込めます。

Mazricaの案件情報が更新されたら、kintoneも更新する

試してみる

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■概要

営業活動でMazricaとkintoneを併用しているものの、案件情報が更新されるたびに両方のデータを手作業で修正するのは手間ではありませんか？情報の二重入力や更新漏れは、業務効率の低下やデータの不整合を招く原因にもなります。このワークフローを活用することで、Mazricaの案件情報が更新されると、kintoneの関連データも自動で更新されるため、こうした課題を解消し、常に最新の情報を維持することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Mazricaとkintoneで案件情報を管理しており、二重入力の手間をなくしたい営業担当者の方
• SFAと他システム間のデータ連携を自動化し、営業部門の生産性向上を目指す管理者の方
• 手作業によるデータ更新での入力ミスや反映漏れを防ぎ、データの正確性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Mazricaの案件情報が更新されると自動でkintoneへ同期されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintoneとMazricaをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMazricaを選択し、「案件が更新されたら」というアクションを設定し、フローが起動する条件を定めます。
3. 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、トリガーで取得したMazricaの案件情報をもとに、該当するkintoneのレコードを更新するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• kintoneのレコードを更新するオペレーションでは、どのレコードを更新するかの条件を任意に設定してください。（例：Mazricaの案件IDとkintoneの案件IDが一致するレコードなど）
• また、Mazricaのどの情報をkintoneのどのフィールドに反映させるか、更新する値のマッピングを任意に設定してください。

■注意事項

・Mazrica、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

まとめ

MazricaとOutlookの連携をすると、Mazricaのコンタクトページから自動で、定型メールを送付することができるようになります。
今まで、手作業で行っていたメールを送る手間を省き、業務の効率化向上が見込めます。
また、手動によるヒューマンエラーを減らすことも期待できます。
特に、営業や人事部門においては、メール送信が多い業務においては、定型メールの自動送信機能が大きなメリットになると考えられます。
また、Yoomを利用することで、プログラミングの知識がなくても簡単に連携設定が可能です。

みなさんもぜひ、このブログ記事を参考にMazricaとOutlookの連携を試してみてください！