「Outlookカレンダーに新しい予定が入るたびに、内容を確認してMicrosoft Teamsで関係者に共有するのが面倒…」
「手作業でのリマインドだと、どうしても抜け漏れが発生してしまって困る…」
このように、日々のスケジュール共有やリマインド業務に手間や課題を感じていませんか？
もし、Outlookカレンダーに新しいイベントが登録されたら、その内容をAIが自動で要約・整形し、Microsoft Teamsの指定チャンネルへ通知する仕組みがあれば、情報共有の漏れや遅れを防ぎ、より生産的な業務に集中できます。
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できるため、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはOutlookカレンダーの情報をAIで処理する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されたら、AI生成したメッセージをMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Outlookのカレンダーに新しい予定が登録されるたびに、Microsoft Teamsで関係者に通知する作業は、定型的でありながら手間がかかる業務ではないでしょうか。 特に、毎回通知内容を考えて作成するのは非効率的です。 このワークフローを活用すれば、Outlookのカレンダーへのイベント登録をきっかけに、ChatGPTでAIが最適な通知メッセージを自動で生成し、指定したMicrosoft Teamsのチャネルへ投稿する一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookのカレンダーとMicrosoft Teamsを連携させ、予定共有を効率化したい方
- AIを活用して、定型的な通知メッセージの作成業務から解放されたいと考えている方
- 手作業による通知漏れや共有ミスを防ぎ、チームの情報共有を円滑にしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのカレンダーにイベントが登録されるとAIがメッセージを生成しMicrosoft Teamsへ自動で通知するため、手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業による通知の漏れや、内容の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、情報共有の品質を安定させることが可能です
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlook、ChatGPT、Microsoft TeamsをYoomと連携する
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定する
- 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、Outlookで取得した予定情報をもとに通知メッセージを作成する
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成したメッセージを指定のチャネルに投稿する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookの「カレンダーにイベントが登録されたら」では、どのユーザーのカレンダーを対象とするか、任意のユーザーIDを設定してください
- ChatGPTのアクションでは、生成したいメッセージの形式に合わせて、任意のプロンプト（指示文章）を設定してください
- Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」では、通知先として任意のチームID、チャネルIDを設定し、メッセージ内容には事前のアクションで取得した値や任意のテキストを設定してください
■注意事項
- Outlook、ChatGPT、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookカレンダーの予定をAIで処理しMicrosoft Teamsに通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されたら、AIが生成したメッセージをMicrosoft Teamsに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Outlook／ChatGPT／Microsoft Teams
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Outlook、Microsoft Teams、ChatGPTのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Outlookのトリガー設定とChatGPT、Microsoft Teamsのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されたら、AI生成したメッセージをMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Outlookのカレンダーに新しい予定が登録されるたびに、Microsoft Teamsで関係者に通知する作業は、定型的でありながら手間がかかる業務ではないでしょうか。 特に、毎回通知内容を考えて作成するのは非効率的です。 このワークフローを活用すれば、Outlookのカレンダーへのイベント登録をきっかけに、ChatGPTでAIが最適な通知メッセージを自動で生成し、指定したMicrosoft Teamsのチャネルへ投稿する一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookのカレンダーとMicrosoft Teamsを連携させ、予定共有を効率化したい方
- AIを活用して、定型的な通知メッセージの作成業務から解放されたいと考えている方
- 手作業による通知漏れや共有ミスを防ぎ、チームの情報共有を円滑にしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのカレンダーにイベントが登録されるとAIがメッセージを生成しMicrosoft Teamsへ自動で通知するため、手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業による通知の漏れや、内容の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、情報共有の品質を安定させることが可能です
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlook、ChatGPT、Microsoft TeamsをYoomと連携する
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定する
- 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、Outlookで取得した予定情報をもとに通知メッセージを作成する
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成したメッセージを指定のチャネルに投稿する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookの「カレンダーにイベントが登録されたら」では、どのユーザーのカレンダーを対象とするか、任意のユーザーIDを設定してください
- ChatGPTのアクションでは、生成したいメッセージの形式に合わせて、任意のプロンプト（指示文章）を設定してください
- Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」では、通知先として任意のチームID、チャネルIDを設定し、メッセージ内容には事前のアクションで取得した値や任意のテキストを設定してください
■注意事項
- Outlook、ChatGPT、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：Outlook・Microsoft Teams・ChatGPTをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
各アプリの連携方法は、ナビと注意事項をご参照ください。
【Outlookのマイアプリ連携】
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
【Microsoft Teamsのマイアプリ連携】
※マイアプリ連携の詳細は以下をご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ手順と注意事項|Yoomヘルプセンター
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
【ChatGPTのマイアプリ連携】
※フローを実行するには、OpenAIの有料APIプランが必要です。
APIは従量課金制で、使用時に支払い可能な状態でないとエラーが発生するため注意が必要です。詳細は以下のリンクをご確認ください。
※アカウント名とアクセストークンの取得方法は下記のサイトをご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されたら、AI生成したメッセージをMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Outlookのカレンダーに新しい予定が登録されるたびに、Microsoft Teamsで関係者に通知する作業は、定型的でありながら手間がかかる業務ではないでしょうか。 特に、毎回通知内容を考えて作成するのは非効率的です。 このワークフローを活用すれば、Outlookのカレンダーへのイベント登録をきっかけに、ChatGPTでAIが最適な通知メッセージを自動で生成し、指定したMicrosoft Teamsのチャネルへ投稿する一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookのカレンダーとMicrosoft Teamsを連携させ、予定共有を効率化したい方
- AIを活用して、定型的な通知メッセージの作成業務から解放されたいと考えている方
- 手作業による通知漏れや共有ミスを防ぎ、チームの情報共有を円滑にしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのカレンダーにイベントが登録されるとAIがメッセージを生成しMicrosoft Teamsへ自動で通知するため、手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業による通知の漏れや、内容の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、情報共有の品質を安定させることが可能です
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlook、ChatGPT、Microsoft TeamsをYoomと連携する
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定する
- 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、Outlookで取得した予定情報をもとに通知メッセージを作成する
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成したメッセージを指定のチャネルに投稿する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookの「カレンダーにイベントが登録されたら」では、どのユーザーのカレンダーを対象とするか、任意のユーザーIDを設定してください
- ChatGPTのアクションでは、生成したいメッセージの形式に合わせて、任意のプロンプト（指示文章）を設定してください
- Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」では、通知先として任意のチームID、チャネルIDを設定し、メッセージ内容には事前のアクションで取得した値や任意のテキストを設定してください
■注意事項
- Outlook、ChatGPT、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Outlookのトリガー設定
これから「Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されたら、AI生成したメッセージをMicrosoft Teamsに通知する」フローを設定していきます！
まずは、赤枠部分をクリックしてください。
ここで、Outlookの画面に移動し、カレンダーにイベントを作成してください。
今回は、動作確認のために以下のイベントをテスト用として作成しました。
Yoomの画面に戻って、連携アカウントとアクション選択を行いましょう。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報が間違っていないか確認します。
「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で、「トリガーの起動間隔」と「ユーザーID」を設定してください。
- 「トリガーの起動間隔」：5分・10分・15分・30分・60分から選択。
基本的にはご契約プランの最短起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意ください。
- 「ユーザーID」：入力欄をクリックして表示される「候補」から選択します。
「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると、先ほど作成したイベント内容が取得した値に表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値になります。
問題がなければ、「完了」をクリックしましょう！
ステップ4：ChatGPTでテキスト生成する設定
※OpenAIは利用方法により、OpenAI社側への支払いが発生する可能性があります。
詳しくは以下をご確認ください。
ここでは、ChatGPTを使用してテキスト生成を行っていきます！赤枠部分をクリックしてください。
