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「Outlookカレンダーに新しい予定が入るたびに、内容を確認してMicrosoft Teamsで関係者に共有するのが面倒…」
「手作業でのリマインドだと、どうしても抜け漏れが発生してしまって困る…」
このように、日々のスケジュール共有やリマインド業務に手間や課題を感じていませんか？
もし、Outlookカレンダーに新しいイベントが登録されたら、その内容をAIが自動で要約・整形し、Microsoft Teamsの指定チャンネルへ通知する仕組みがあれば、情報共有の漏れや遅れを防ぎ、より生産的な業務に集中できます。
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できるため、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはOutlookカレンダーの情報をAIで処理する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されたら、AIが生成したメッセージをMicrosoft Teamsに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Outlook／ChatGPT／Microsoft Teams
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
各アプリの連携方法は、ナビと注意事項をご参照ください。
【Outlookのマイアプリ連携】
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
【Microsoft Teamsのマイアプリ連携】
※マイアプリ連携の詳細は以下をご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ手順と注意事項|Yoomヘルプセンター
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
【ChatGPTのマイアプリ連携】
※フローを実行するには、OpenAIの有料APIプランが必要です。
APIは従量課金制で、使用時に支払い可能な状態でないとエラーが発生するため注意が必要です。詳細は以下のリンクをご確認ください。
※アカウント名とアクセストークンの取得方法は下記のサイトをご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
これから「Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されたら、AI生成したメッセージをMicrosoft Teamsに通知する」フローを設定していきます！
まずは、赤枠部分をクリックしてください。
ここで、Outlookの画面に移動し、カレンダーにイベントを作成してください。
今回は、動作確認のために以下のイベントをテスト用として作成しました。
Yoomの画面に戻って、連携アカウントとアクション選択を行いましょう。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報が間違っていないか確認します。
「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で、「トリガーの起動間隔」と「ユーザーID」を設定してください。
「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると、先ほど作成したイベント内容が取得した値に表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値になります。
問題がなければ、「完了」をクリックしましょう！
※OpenAIは利用方法により、OpenAI社側への支払いが発生する可能性があります。
詳しくは以下をご確認ください。
ここでは、ChatGPTを使用してテキスト生成を行っていきます！赤枠部分をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認したら、次に進みましょう！
次の画面で、必須項目を入力してください。
「メッセージの内容」には、ChatGPTへの指示内容を入力します。
Outlookのトリガー設定で取得した値を引用して設定しましょう！
テンプレートを使用しているため既に設定されていますが、自由に設定してOKです。
他の項目は任意で入力してください。
「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると、取得した値が表示されます。問題なければ「完了」をクリックしてください。
いよいよ最後の設定です！
ここでは、ChatGPTで生成した内容をMicrosoft Teamsに通知するメッセージを設定していきます。
赤枠部分をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしてください。
次の画面に遷移したら、必須項目を設定していきます！
設定できたら、「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると、取得した値が表示されます。
最後に、Microsoft Teamsの画面に移動し、通知されたか確認をします。
無事に通知されましたね！
Yoomの画面で「完了」をクリックしてください。
以上で、「Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されたら、AI生成したメッセージをMicrosoft Teamsに通知する」フローの完成です！
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
OutlookカレンダーとTeamsの連携をAIで自動化することで、カレンダーへの予定登録をトリガーに、AIが自動でメッセージを作成し、関係者への共有までを完結できます。
これにより、手作業による情報伝達の手間やタイムラグをなくし、抜け漏れといったヒューマンエラーも防ぐことが可能です。
これにより、会議やイベントに関する情報共有がより迅速かつ正確になり、チーム全体の円滑な連携が促進されます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローの構築が可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：AIへの指示（プロンプト）はもっと複雑にできますか？
A：
はい、可能です。
ChatGPTへの指示（プロンプト）は、単純な要約や抽出だけでなく、出力形式の指定、文体の調整など、より複雑な内容にも対応できます。
プロンプトを工夫することで、より実務に即した内容を取得できます。
プロンプトの精度を高めるには、下記のポイントを意識することをおすすめします。
Q：連携が失敗した場合、どこでエラーを確認できますか？
A：
エラーになった場合は、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkへ自動通知が可能です。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
Q：GoogleカレンダーやSlackでも同様の自動化は可能ですか？
A：
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