「Outlookで受信した重要なメールの内容を、一つひとつ手作業で転記するのが面倒…」
「特定のキーワードが含まれるメールを探し出して、その内容をまとめる作業に多くの時間を費やしてしまっている…」
このようにOutlookのメールを手動で確認し、情報を整理する作業に限界を感じていませんか？
もしOutlookで特定のキーワードを含むメールを受信した際、その詳細情報を自動で取得して他ツールに記録する仕組みがあればこれらの定型的な作業から解放されますね。
その結果、より重要な業務に集中する貴重な時間を生み出すことができるでしょう。
今回ご紹介する自動化フローはノーコードで簡単に設定できます。手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはOutlookで受信したメッセージを取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
Outlookで特定キーワードのメールを受信したら、詳細情報を取得しMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Outlookに届く特定のメール情報を、都度手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか。 この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや対応漏れが発生する原因にもなります。 このワークフローを活用すれば、Outlookで受信したメッセージの情報を自動取得し、Microsoft Excelへ追加できます。 定型的な転記作業を自動化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する定型メールの内容を、手作業でMicrosoft Excelに転記している方
- Outlookのメッセージ情報を自動取得して、問い合わせリストやタスク管理表を作成したい方
- 重要なメールの見落としや、データ転記におけるヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで特定のメールを受信するたびに、Microsoft Excelへデータが自動で追加されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます
- 手作業での転記がなくなることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでOutlookの「特定のメッセージを取得」アクションを設定し、トリガーで検知したメールの詳細情報を取得します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したメール情報を指定のシートに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールが格納されているフォルダや、件名などに含まれる特定のキーワードを任意で設定できます
- Microsoft Excelへのレコード追加アクションでは、メールの件名や本文、送信者アドレスなど、前段のOutlookで取得したどの情報をどの列に追加するかを柔軟にマッピングできます
■注意事項
- Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
- Microsoft Excelに対して値の追加や更新を行う際は、データベースを操作するオペレーションの設定をご参照ください。
OutlookとMicrosoft Excelを連携してメール情報を自動で記録するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Outlookで特定キーワードのメールを受信したら、詳細情報を取得しMicrosoft Excelに追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Outlook／Microsoft Excel
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- OutlookとMicrosoft Excelのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Outlookのトリガーとアクション設定、Microsoft Excelのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Outlookで特定キーワードのメールを受信したら、詳細情報を取得しMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Outlookに届く特定のメール情報を、都度手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか。 この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや対応漏れが発生する原因にもなります。 このワークフローを活用すれば、Outlookで受信したメッセージの情報を自動取得し、Microsoft Excelへ追加できます。 定型的な転記作業を自動化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する定型メールの内容を、手作業でMicrosoft Excelに転記している方
- Outlookのメッセージ情報を自動取得して、問い合わせリストやタスク管理表を作成したい方
- 重要なメールの見落としや、データ転記におけるヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで特定のメールを受信するたびに、Microsoft Excelへデータが自動で追加されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます
- 手作業での転記がなくなることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでOutlookの「特定のメッセージを取得」アクションを設定し、トリガーで検知したメールの詳細情報を取得します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したメール情報を指定のシートに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールが格納されているフォルダや、件名などに含まれる特定のキーワードを任意で設定できます
- Microsoft Excelへのレコード追加アクションでは、メールの件名や本文、送信者アドレスなど、前段のOutlookで取得したどの情報をどの列に追加するかを柔軟にマッピングできます
■注意事項
- Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
- Microsoft Excelに対して値の追加や更新を行う際は、データベースを操作するオペレーションの設定をご参照ください。
ステップ1：OutlookとMicrosoft Excelのマイアプリ連携
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作できるようにしていきます。
Outlook・Microsoft Excel共に、以下のナビで解説されている手順で連携可能です。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Outlookで特定キーワードのメールを受信したら、詳細情報を取得しMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Outlookに届く特定のメール情報を、都度手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか。 この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや対応漏れが発生する原因にもなります。 このワークフローを活用すれば、Outlookで受信したメッセージの情報を自動取得し、Microsoft Excelへ追加できます。 定型的な転記作業を自動化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する定型メールの内容を、手作業でMicrosoft Excelに転記している方
- Outlookのメッセージ情報を自動取得して、問い合わせリストやタスク管理表を作成したい方
- 重要なメールの見落としや、データ転記におけるヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで特定のメールを受信するたびに、Microsoft Excelへデータが自動で追加されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます
- 手作業での転記がなくなることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでOutlookの「特定のメッセージを取得」アクションを設定し、トリガーで検知したメールの詳細情報を取得します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したメール情報を指定のシートに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールが格納されているフォルダや、件名などに含まれる特定のキーワードを任意で設定できます
- Microsoft Excelへのレコード追加アクションでは、メールの件名や本文、送信者アドレスなど、前段のOutlookで取得したどの情報をどの列に追加するかを柔軟にマッピングできます
■注意事項
- Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
- Microsoft Excelに対して値の追加や更新を行う際は、データベースを操作するオペレーションの設定をご参照ください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：Outlookのトリガー設定
「特定の件名のメールを受信したら」をクリックしましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「特定の件名のメールを受信したら」のまま「次へ」をクリックします。
まず、トリガーの起動間隔をプルダウンから選択してください。
5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、フローボットを起動したいフォルダのメールフォルダIDを候補から選択しましょう。
続けて、件名で絞り込むためのキーワードを指定してください。
連携したOutlookアドレスに、先ほど決めたキーワードを含むテストメールを送信しましょう。
今回は以下のように、件名に「資料請求」というワードが入ったメールを送信しました。
最後にYoomの設定画面に戻りテストしてください。
成功したら保存しましょう。ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
テストの重要性：「取得した値」のテスト値について
