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企業では顧客情報の登録や更新が日々行われており、チーム内でのスムーズな情報共有は事業を発展させるためにも重要な要素になり得ます。
そこで今回は、MazricaとTalknoteを連携し、Mazricaでコンタクトが登録された際に、Talknoteへの自動通知を可能にすることで、スムーズな情報共有を図りたいと思います。
この連携により、業務効率の向上も期待できます。
Yoomを使用した、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できる方法を説明しますので、ぜひ参考にしてください！
MazricaとTalknoteを連携することで、新しいコンタクトが登録された際に自動的に通知を受け取ることができ、スムーズな情報共有が実現できます。
例えば、営業チームなら素早いフォローアップが可能となり、商談の機会を逃すリスクも軽減できるかもしれません。
また、顧客からの問い合わせや問題に対して素早く対応できるので、顧客満足度の向上が期待できます。
連携によって情報を一元的に管理できます。
例えば、複数の営業担当者がいる場合、顧客情報や進捗状況をMazricaで管理し、Talknote内で担当者を決めたり、コミュニケーションを取ることが考えられます。
そのため、2つのアプリを行き来する手間が削減され、必要な情報をスムーズに確認できるので、チーム全体の効率向上も見込めます。
[Yoomとは]
はじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
アカウント登録済みの方はログインしてください。
Yoomのアカウント発行ページ
Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
1)「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)登録したいアプリを選択し、アプリごとに使用するアカウントでログインしてください。
1つ目のアプリが登録できたら、もう一度「新規接続」をクリックして、2つ目のアプリを登録します。
3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録した2つのアプリのアイコンが表示されたかを確認してください。
今回は、【Mazricaでコンタクトが登録されたらTalknoteに通知する】というフローを作成します。
Mazricaのコンタクトページから自動でTalknoteに通知を入れるため、通知のためにかかっていた時間を削減でき、素早い情報共有と業務効率の向上が期待できます。
自動化によって、手動によるヒューマンエラーのリスクも軽減できるでしょう。
通知内容は引用された情報を使用するため、正確な情報を伝えられます。
■概要
Mazricaに新しいコンタクトが登録されるたびに、その情報をTalknoteへ手動で通知していませんか？この繰り返し作業は手間がかかるだけでなく、通知の遅れや共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、MazricaとTalknoteの連携を自動化できるため、コンタクトが登録された際にTalknoteへ通知を送信し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
1)先ほど紹介したテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックしてマイプロジェクトへコピーをします。
2)以下のような表示が出てきます。
指示にしたがって、右に「！」のついているフローのアイコンを順番にクリックし、編集していきます。
タイトルや詳細はクリックすると変更可能です。
使用しやすいように変更してください。
3)「Chrome拡張機能トリガー コンタクト情報ページから起動」をクリックします。
4)拡張機能から起動する際のアクションは「コンタクト情報ページから起動」を選択して、「次へ」をクリックします。
5)Google Chromeでコンタクト情報ページを閲覧している際に起動することができます。
起動ページのURLサンプルにテストを実施するURLを入力の上、テストを実行してください。
入力ができたら「テスト」をクリック。テストが成功したら「保存」します。
6)フローに戻ったら、「アプリと連携する スレッドにメッセージを投稿」のアイコンをクリックします。
7)アクションは「スレッドにメッセージを投稿」を選択して、「次へ」をクリックします。
8)各項目を入力します。
スレッドIDはアプリ登録ができていると、候補から選択することが可能です。
メッセージ内容は先に連携したMazricaのアウトプット情報を引用できるので、候補から取引先名など必要に応じて引用し、文章を作成してください。
入力ができたら「テスト」をクリックし、テストが成功したら「保存」します。
9)これで【Mazricaでコンタクトが登録されたらTalknoteに通知する】というフローの完成です。
10)最後まで設定すると以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリック。フローボットを起動させて、一度正しく作動するか確認してください。
今回使用したテンプレートはこちら
■概要
Mazricaに新しいコンタクトが登録されるたびに、その情報をTalknoteへ手動で通知していませんか？この繰り返し作業は手間がかかるだけでなく、通知の遅れや共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、MazricaとTalknoteの連携を自動化できるため、コンタクトが登録された際にTalknoteへ通知を送信し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
他にもMazricaを使った自動化のテンプレートがYoomにあるので、ご紹介します。
1.Mazricaのコンタクト情報を使ってGmailで定型メールを送るフローです。
今回紹介したフローと同じようなフローですが、通知がGmailへ送信されます。
業務連絡手段にメールを使用している場合も多いと思います。みなさんが利用しているツールにあわせてテンプレートを活用してください。
■概要
Mazricaのコンタクト情報を使ってGmailで定型メールを送るフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Mazrica上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Mazricaを活用した営業活動を行っている方
・案件の進行状況を把握をしている営業担当
・チーム内のタスクの状況を管理しているチームリーダー
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内コミュニケーションツールとして使用している企業
・担当企業との情報のやりとりに活用している営業担当
■このテンプレートを使うメリット
Mazricaは営業活動に関する情報をチーム内で可視化でき、確実なタスク管理の実現に有効的なツールです。
さらにGmailを業務に使用することで、担当企業との連絡をスムーズに行います。
しかし、毎回定型メールを手入力で作成することは、業務効率化の妨げとなります。
定型メールの送付を簡略化したいと考える方にこのフローは適しています。
Mazricaのコンタクトページから自動で定型メールを送付するため、メールを送る手間を省きます。
また、あらかじめメールの内容を設定できるため、メールを作成していた時間を省いて他の業務に時間を使うことができます。
■注意事項
・Mazrica、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
2.Mazricaの案件情報が更新されたら、kintoneも更新するフローです。
Mazricaの内容を基にkintoneの情報を更新することができます。
Mazricaで更新された情報を自動でkintoneにも反映でき、手動による手間を省いて、業務の効率化が期待できます。
また、自動化によってヒューマンエラーも防げるため、情報の正確性の向上も見込めます。
■概要
Mazricaの案件情報が更新されたら、kintoneも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Mazricaを利用し案件管理を行っている方
・案件ごとに登録情報を管理している営業アシスタント
・チーム全体のプロジェクトを統括しているチームリーダー
2.kintoneで案件の進捗状況を管理している企業
・従業員の手続きの進捗管理を行う総務部の方
・営業案件ごとにレコード登録して件数管理を行う企業
■このテンプレートを使うメリット
Mazricaは取引先や情報管理を行い、案件の管理をするのに便利です。
併せてkintoneを使用することでMazricaでは登録していない情報の管理でき、より一層情報の精度をあげることができます。
しかしMazricaで更新された情報を再びkintoneに入力するのは大きな手間がかかります。
Mazricaで更新された情報をkintoneにも手間なく反映させたいと考える方にこのフローは適しています。
Mazricaの内容を基にkintoneにも情報を反映することができるため、手作業による手間を省きます。
またMazricaの登録内容を引用してkintoneへの登録を行うため、確実に同じ内容を更新することが可能です。
■注意事項
・Mazrica、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
3.入力フォームが送信されたらMazricaにコンタクトを登録するフローです。
入力フォームで回答を受信したら、その内容を基にしてMazricaのコンタクトを登録するため、手動によるヒューマンエラーの防止も期待できます。
また、自動化によって、作業時間を省くことができるため、他の業務時間を確保できそうです。
■概要
入力フォームが送信されたらMazricaにコンタクトを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Mazricaを活用した営業活動を行っている方
・案件ごとに登録を行い、進捗確認している営業担当
・チーム全体のタスクの状況を管理しているチームリーダー
■このテンプレートを使うメリット
Mazricaは取引企業に関する情報を詳細に管理できるため、プロジェクト進行を円滑に行うために有効的なツールです。
Mazricaに情報をアップデートしていくことで、チーム全体のレベルを上げていくことにつながります。
しかし、入力フォームの回答をその都度Mazricaに手入力してコンタクトを作成するのは、ミスの発生リスクを高める可能性があります。
手入力によるヒューマンエラーの発生をなるべく防ぎたいと考える方にこのフローは適しています。
入力フォームで回答を受信したら、その内容を基にしてMazricaのコンタクトを登録するため、手入力によるヒューマンエラーを防ぎます。
また手入力でかかっていた時間を省くことができるため、他の業務に時間を使用することができます。
■注意事項
・MazricaとYoomを連携してください。
MazricaとTalknoteの連携によって、Mazricaのコンタクトページから自動でTalknoteに通知を行えるようになりました。
作業時間の削減と情報共有の効率向上が見込めます。
難しそうなアプリ連携も、Yoomを使用することで、ノーコードで簡単に連携設定が可能です。
みなさんもこのブログで紹介した手順を参考に、ぜひMazricaとTalknoteの連携を試してみてください。
一緒に業務の効率化を図りましょう！
