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メールの署名情報を活用して、Mazricaにコンタクト情報を登録する自動化を導入すれば、手作業を大幅に削減できるかもしれません。
従来のように、手動で署名情報を確認し、コンタクトを登録すると、どうしてもミスや漏れが起こりがちです。
しかし、この一連の流れを自動化に任せることで、手間が省け、正確にコンタクト情報を登録できるでしょう。
今回は、GmailとMazricaを連携し、Gmailで受信したメールの署名情報をAIで取得してMazricaにコンタクト情報を登録する自動化をご紹介します。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Gmailで受信したメールの署名情報からMazricaにコンタクト情報を登録する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Gmailのメール受信をAPIで受け取り、AIでメールの署名情報を取得し、MazricaのAPIを介してコンタクト情報を登録することで、自動化の実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要
Gmailで受信したメールに含まれる署名情報、一つひとつコピーしてMazricaに入力していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、署名情報を自動で抽出しMazricaにコンタ-クト情報として登録できるため、こうした定型業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
GmailとMazricaをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
最初に、マイアプリ登録を行うことで、自動化設定がスムーズに進められます。
まず、Gmailのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、検索欄からGmailを検索するか、一覧から探してください。
以下の画面が表示されるので、Gmailにログインしましょう。
続いて、Mazricaのマイアプリ登録を行ってください。
先ほどと同様に、一覧からMazricaを探すか、検索欄で検索しましょう。
以下の画面が表示されたら、画面内の指示に従って設定を行ってください。
GmailとMazricaがマイアプリに表示されていれば、登録は完了しています。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Gmailで受信したメールに含まれる署名情報、一つひとつコピーしてMazricaに入力していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、署名情報を自動で抽出しMazricaにコンタ-クト情報として登録できるため、こうした定型業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更する場合は、以下の画面から変更してください。
最初に、Gmailの設定を行うので、「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
以下の画面が表示されるので、「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分から選択します。
※プランによってトリガーの起動間隔は異なるので、注意してください。
次に、「ラベル」を設定しましょう。
候補から該当するラベルを選択してください。
候補は枠内をクリックすると表示されます。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
続いて、Gmailのテキストから署名情報を抽出する設定を行うので、「テキストからデータを抽出する」をクリックします。
※AIオペレーションは一部有料プランのみご利用可能な機能です。
他のプランでは設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、注意してください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ぜひお試しください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
以下の注意事項をご確認ください。
スクロールし、「対象のテキスト」を設定します。
Gmailのアウトプットを活用し、以下のように設定を行いましょう。
赤枠内の矢印をクリックすると、アウトプットが表示されます。
次に、「抽出したい項目」を設定してください。
今回は以下のような項目を設定していますが、任意で設定しましょう。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
続いて、Mazricaの設定を行うので、「コンタクト情報を登録」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
以下の画面が表示されたら、「名前」を設定してください。
「テキストからデータを抽出する」のアウトプットを活用し、氏名を選択しましょう。
他にも必要な項目があれば、同様に設定してください。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するかチェックしましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです。
■概要
Gmailで受信したメールに含まれる署名情報、一つひとつコピーしてMazricaに入力していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、署名情報を自動で抽出しMazricaにコンタ-クト情報として登録できるため、こうした定型業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
他にもGmailやMazricaを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Mazricaのコンタクト情報を使ってGmailで定型メールを自動的に送るフローです。
MazricaのWebサイトから直接トリガーを起動し、Gmailで定型メールを送れるので、Gmailに移動する必要がなくなります。
手作業での定型メールの作成や送信が不要になり、手間を大幅に削減できます。
■概要
Mazricaのコンタクト情報を使ってGmailで定型メールを送るフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Mazrica上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Mazricaを活用した営業活動を行っている方
・案件の進行状況を把握をしている営業担当
・チーム内のタスクの状況を管理しているチームリーダー
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内コミュニケーションツールとして使用している企業
・担当企業との情報のやりとりに活用している営業担当
■このテンプレートを使うメリット
Mazricaは営業活動に関する情報をチーム内で可視化でき、確実なタスク管理の実現に有効的なツールです。
さらにGmailを業務に使用することで、担当企業との連絡をスムーズに行います。
しかし、毎回定型メールを手入力で作成することは、業務効率化の妨げとなります。
定型メールの送付を簡略化したいと考える方にこのフローは適しています。
Mazricaのコンタクトページから自動で定型メールを送付するため、メールを送る手間を省きます。
また、あらかじめメールの内容を設定できるため、メールを作成していた時間を省いて他の業務に時間を使うことができます。
■注意事項
・Mazrica、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
2.Mazricaに案件情報が登録されたら、Google スプレッドシートに自動追加するフローです。
Google スプレッドシートでMazricaの案件情報を管理している方におすすめの自動化です。
Mazricaの案件情報をGoogle スプレッドシートで確認できるため、情報共有に便利です。
■概要
Mazricaに案件情報が登録されたら、Googleスプレッドシートに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Mazricaを活用した営業活動を行っている方
・案件ごとに状況把握をしている営業担当
・案件の進捗状況を管理しているチームリーダー
2.Googleスプレッドシートを活用している企業の担当者
・シートを複数人で管理し編集している営業アシスタント
・データの集約のためにシート作成している総務担当者
■このテンプレートを使うメリット
Mazricaを活用して案件を管理することは、進捗状況の管理をするために有効的です。
同時にGoogleスプレッドシートを使用することで、集約した情報もチーム全体で確認が可能となりより案件の精度をあげることができます。
しかしMazricaで登録された内容を再度Googleスプレッドシートに入力することは手間がかかります。
Mazricaの登録内容を手間なくGoogleスプレッドシートに入力を行いたいと考えるひとにこのフローは適しています。
Mazricaに登録された内容を基にGoogleスプレッドシートにも内容を追加することができるため、手入力の手間を省きます。
また登録内容を使用することで手作業によるミスをなくし、情報の精度をあげることもできます。
■注意事項
・Mazrica、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
3.Mazricaで取引先が登録されたら、OneDriveに取引先ごとのフォルダを自動作成するフローです。
取引先ごとにフォルダを管理できるため、データの追加や管理に役立つでしょう。
新たに取引先が登録されるたびに、OneDriveにフォルダを作成する手間が省けます。
■概要
新しい取引先を登録するたび、関連書類を管理するためのフォルダを手作業で作成していませんか？
こうした作業は単純ですが、件数が増えると大きな手間になり、フォルダ名の入力ミスや作成漏れが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Mazricaへの取引先登録をトリガーとして、OneDriveに取引先ごとのフォルダを自動で作成できます。
定型業務を効率化し、ヒューマンエラーを防ぎましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Gmailで受信したメールの署名情報をAIを活用して抽出し、Mazricaにコンタクト情報を自動登録できます。
このフローを手動で行っている場合、署名情報の確認やコンタクト登録に時間を奪われてしまいます。
しかし、自動化を活用すれば、署名情報が記載されたメールの受信だけでコンタクトを登録できるため、作業を簡素化できるでしょう。
たとえば、毎日膨大な件数のメールを受信する場合、その分時間と手間がかかりますが、自動化により作業時間を短縮できます。
手作業でMazricaにコンタクトを登録する場合、名前やメールアドレスの登録ミスなどのヒューマンエラーは避けられないでしょう。
たとえば、コンタクト情報が間違っていると、商談の際に顧客からの信頼を損ねる可能性があります。
しかし、GmailとMazricaを連携し、AIを活用して署名情報を取得できるため、正確なコンタクトを登録できるでしょう。
その結果、間違った情報を活用することなく、顧客対応ができるため、顧客からの信頼度の向上も期待できます。
Gmailで受信した署名情報をAIで取得し、Mazricaにコンタクトを登録する自動化により、スピーディーに作業を進められるかもしれません。
たとえば、スムーズにコンタクトが登録されると、その後のフォローアップがしやすくなります。
手作業によるコンタクト登録は、確認待ちや登録の遅延が発生しやすいですが、自動化によってその問題を解消できます。
スピーディーにコンタクト情報を共有することで、顧客の関心が高いうちにアプローチできるかもしれません。
GmailとMazricaを連携することで、今まで手動で行っていたコンタクト登録が不要になります。
これにより、コンタクト登録にかかっていた時間を他の重要な業務に充てることができるでしょう。
さらに、手作業が不要になることで、名前や電話番号などの登録ミスを防ぎ、正確にコンタクト情報を登録できます。
今回ご紹介したテンプレートは、Gmailで受信したメールの署名情報をAIを活用して抽出するため、より正確に作業を進められるでしょう。
Yoomの自動化を取り入れて、コンタクト登録の手間と時間を削減しましょう。
