・
OutlookとMazricaを連携して、Outlookで受信したメールの署名情報からMazricaにコンタクト情報を登録する方法
多くの方がOutlookでメールを管理し、顧客情報はMazricaで管理していることでしょう。
受信メールの署名情報を手動でMazricaに登録するのは手間がかかり、ミスも発生しやすい作業です。
そのため、Outlookで受信したメールの情報が、Mazricaに自動で情報が登録されたら、日々の業務効率を高められると思いませんか。
本記事ではOutlookとMazricaを連携し、メールの署名情報から自動的にコンタクト情報をMazricaに登録する方法をご紹介します。
ノーコードで簡単に設定できるので、業務効率化にぜひお役立てください。
こんな方におすすめ
・OutlookとMazricaを業務で活用している方
・メール署名の情報を効率的に管理したい担当者の方
・手作業削減で人的ミスを減らし、顧客対応業務のスピードアップを図りたい方
・チームで顧客情報を共有し、業務効率を向上させたい方。
OutlookとMazricaの連携メリットと具体例
連携をすることで、以下のメリットがあります。
メリット1：手動作業の削減による業務効率化
Outlookで受信したメールの署名情報を手作業でMazricaに入力するのは、時間がかかる作業です。また、それに伴いヒューマンエラーが発生しやすい作業でもあります。Mazricaに自動登録できるようにすることで、情報入力にかかる時間を削減し、他の重要な業務に集中できるようになります。それにより、登録ミスを防ぐことに繋がるため、顧客情報の精度が向上します。特に日々大量のメールを受け取る担当者にとっては、この自動化は非常に大きなメリットとなります。
メリット2：顧客データの一元管理と活用
メールからMazricaに直接コンタクト情報を登録することで、管理が大変な顧客データを一元管理できるようになります。これにより、個別の顧客情報を探す手間が省け、チーム全体で共有しやすくなります。例えば、営業チーム内で顧客情報を共有し、他のメンバーが迅速に対応できるようになるため、無駄なやり取りや情報伝達の遅延を防ぐことが可能です。
メリット3：コミュニケーションの効率化
Mazricaの機能を日頃利用している方にとって、メール署名に含まれる正確な情報をそのまま活用できれば、間違った連絡先や古い情報を使用するリスクを軽減することが期待できます。
それにより、社内での連携漏れを防ぐことにもつながりますし、社内のコミュニケーションも円滑に進めることが期待できます。
[Yoomとは]
Outlookで受信したメールの署名情報からMazricaにコンタクト情報を登録する方法
Outlookに受信したメールの署名情報をAPIを利用して受け取り、Mazricaのコンタクト情報に登録する方法をご紹介します。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
・Outlook、Mazricaをマイアプリ登録
・テンプレートをコピー
・フローの起点となるOutlookのトリガー設定、その後Mazricaのアクション設定
・トリガーボタンをONにして、連携動作の確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
ステップ1：OutlookとMazricaをマイアプリ連携
はじめに使用するマイアプリの登録を行ないます。
事前にマイアプリに登録しておくことで、フローの設定がスムーズになります。
まず、Outlookの登録を行いましょう。
次に検索窓にOutlookと入力し、表示された候補から「Outlook」を選択します。
自動でアカウントがログインされるので、パスワードを入力して完了です。
続いて、Mazricaのマイアプリ登録をします。
先ほどと同様に、検索窓に「Mazrica」と入力し検索します。
「アカウント名」と「アクセストークン」を入力し追加してください。
マイアプリ一覧に、OutlookとMazricaが表示されれば、登録完了です。
ステップ2：Outlookのトリガー設定とMazricaのアクション設定
ここからは自動化の設定を行っていきます。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしてください。
■概要
Outlookで受信したメールに記載されている署名情報を見て、手作業でSFAやCRMに顧客情報を登録するのは、時間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか？
このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信すると、署名情報を自動で抽出し、Mazricaへコンタクト情報を登録します。
面倒な手入力作業を自動化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したメールの署名情報を手作業でMazricaに登録している方
- 新規リード情報の入力作業に時間がかかり、コア業務に集中できていない営業担当者の方
- データ入力時の転記ミスや登録漏れをなくし、顧客情報の管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信を起点に署名情報の抽出からMazricaへの登録までが自動化され、手作業での入力時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、名前や連絡先の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMazricaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでYoomのデータ抽出機能を設定し、受信したメール本文から署名情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMazricaの「コンタクト情報を登録」アクションを設定し、抽出した情報を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダに受信したメールのみを対象とするように、メールフォルダIDを任意で設定してください。
- データ抽出機能では、署名の形式に応じて変換タイプや抽出したい項目（会社名、氏名、電話番号など）を任意で設定してください。
- Mazricaにコンタクト情報を登録するアクションでは、抽出したデータを名前、メールアドレス、電話番号などの各項目に任意で設定します。
■注意事項
- MazricaとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Outlookで受信したメールに記載されている署名情報を見て、手作業でSFAやCRMに顧客情報を登録するのは、時間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか？
このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信すると、署名情報を自動で抽出し、Mazricaへコンタクト情報を登録します。
面倒な手入力作業を自動化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したメールの署名情報を手作業でMazricaに登録している方
- 新規リード情報の入力作業に時間がかかり、コア業務に集中できていない営業担当者の方
- データ入力時の転記ミスや登録漏れをなくし、顧客情報の管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信を起点に署名情報の抽出からMazricaへの登録までが自動化され、手作業での入力時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、名前や連絡先の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMazricaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでYoomのデータ抽出機能を設定し、受信したメール本文から署名情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMazricaの「コンタクト情報を登録」アクションを設定し、抽出した情報を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダに受信したメールのみを対象とするように、メールフォルダIDを任意で設定してください。
- データ抽出機能では、署名の形式に応じて変換タイプや抽出したい項目（会社名、氏名、電話番号など）を任意で設定してください。
- Mazricaにコンタクト情報を登録するアクションでは、抽出したデータを名前、メールアドレス、電話番号などの各項目に任意で設定します。
■注意事項
- MazricaとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
クリックすると以下のような画面が出てきますので、OKを押しましょう。
以下の画面が出てきますので、「タイトル」と「説明」の内容があっているか確認します。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更できます。
まず最初に、Outlookの「メールを受信したら」から設定を行っていきます。
Outlookと連携するアカウント情報に間違いないか確認します。
トリガーアクションが「メールを受信したら」になっていることを確認し、次へをクリックしてください。
次に、「トリガーの起動間隔」と「メールフォルダID」を設定いたします。
「トリガーの起動間隔」はプランによって選択できる時間が変わる可能性があります。選択した間隔ごとに一度トリガーとなるアクションを確認し、実行された場合にフローボットが起動します。ですので、すぐに登録されたい場合は、短い間隔の時間設定がおすすめです。
「メールフォルダID」はクリックすることで、候補が表示されますのでその中から選んでください。
入力が完了したら、テストをして問題なければ「保存する」を押してください。
次に、「テキストからデータを抽出する」を設定していきます。
以下の画面が出てきますので、次へで進みます。
※変換タイプの文字数を3,500文字～30,000文字までの間に変更出来ますので、必要に応じて変更してください。
次に詳細を設定していきます。
「対象のテキスト」と「抽出したい項目」を入力します。
対象テキストは、本文のみデフォルトで入っていますので、それ以外で必要な情報はクリックして「アウトプット」から設定いただくことができます。
抽出したい項目も、デフォルトで入力されますので、カンマ区切り（,）することで追加や修正が可能です。
入力が完了しましたら、テストをして問題なければ「保存する」を押してください。
最後に、Mazricaのアクション設定をしていきます。
Mazricaと連携するアカウント情報に間違いないか確認し、
アクションが「コンタクト情報を登録」になっていることを確認して次へをクリックしてください。
コンタクト情報の登録を行っていきます。
名前やメールアドレスなど、必要情報をクリックして選択・入力していきます。
入力ができましたら、テストをして問題なければ「保存する」をクリックしたら完了です。
ステップ3：OutlookとMazricaの自動化の動作確認
最後に、「トリガーをON」をクリックしたら自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかの確認をしましょう。
以上で設定完了です。お疲れ様でした。
■概要
Outlookで受信したメールに記載されている署名情報を見て、手作業でSFAやCRMに顧客情報を登録するのは、時間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか？
このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信すると、署名情報を自動で抽出し、Mazricaへコンタクト情報を登録します。
面倒な手入力作業を自動化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したメールの署名情報を手作業でMazricaに登録している方
- 新規リード情報の入力作業に時間がかかり、コア業務に集中できていない営業担当者の方
- データ入力時の転記ミスや登録漏れをなくし、顧客情報の管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信を起点に署名情報の抽出からMazricaへの登録までが自動化され、手作業での入力時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、名前や連絡先の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMazricaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでYoomのデータ抽出機能を設定し、受信したメール本文から署名情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMazricaの「コンタクト情報を登録」アクションを設定し、抽出した情報を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダに受信したメールのみを対象とするように、メールフォルダIDを任意で設定してください。
- データ抽出機能では、署名の形式に応じて変換タイプや抽出したい項目（会社名、氏名、電話番号など）を任意で設定してください。
- Mazricaにコンタクト情報を登録するアクションでは、抽出したデータを名前、メールアドレス、電話番号などの各項目に任意で設定します。
■注意事項
- MazricaとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Outlookで受信したメールに記載されている署名情報を見て、手作業でSFAやCRMに顧客情報を登録するのは、時間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか？
このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信すると、署名情報を自動で抽出し、Mazricaへコンタクト情報を登録します。
面倒な手入力作業を自動化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したメールの署名情報を手作業でMazricaに登録している方
- 新規リード情報の入力作業に時間がかかり、コア業務に集中できていない営業担当者の方
- データ入力時の転記ミスや登録漏れをなくし、顧客情報の管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信を起点に署名情報の抽出からMazricaへの登録までが自動化され、手作業での入力時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、名前や連絡先の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMazricaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでYoomのデータ抽出機能を設定し、受信したメール本文から署名情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMazricaの「コンタクト情報を登録」アクションを設定し、抽出した情報を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダに受信したメールのみを対象とするように、メールフォルダIDを任意で設定してください。
- データ抽出機能では、署名の形式に応じて変換タイプや抽出したい項目（会社名、氏名、電話番号など）を任意で設定してください。
- Mazricaにコンタクト情報を登録するアクションでは、抽出したデータを名前、メールアドレス、電話番号などの各項目に任意で設定します。
■注意事項
- MazricaとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlook・Mazricaを使ったその他の自動化例
他にもOutlookやMazricaを使った自動化の例がYoomにはたくさんありますので、いくつか紹介します。
1.Gmailで受信したメールの署名情報からMazricaにコンタクト情報を自動登録する方法
今回自動化した設定のGmail版です。Gmailも利用されている方は多いと思いますので、是非ご活用ください。
■概要
Gmailで受信したメールに含まれる署名情報、一つひとつコピーしてMazricaに入力していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、署名情報を自動で抽出しMazricaにコンタ-クト情報として登録できるため、こうした定型業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとMazricaを日常的に利用し、手作業での顧客情報登録に手間を感じている方
- 新規リード獲得後のデータ入力を効率化し、素早いアプローチを目指す営業担当者の方
- 入力ミスによる機会損失を防ぎ、データ精度を向上させたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信したメールの署名情報を自動でMazricaに登録するため、これまで手作業で行っていたコピー＆ペーストの時間を短縮できます。
- 手作業での情報転記がなくなることで、名前や連絡先の入力間違い、登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMazricaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定してフローボットが起動するきっかけを作ります。
- 次に、オペレーションでデータ抽出機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文から署名情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMazricaを選択し、「コンタクト情報を登録」アクションで、抽出したデータを基に新しいコンタクトを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
- データ抽出機能では、抽出したい情報（会社名、氏名、メールアドレスなど）や、抽出元のテキスト（メール本文など）を任意で設定してください。
- Mazricaにコンタクト情報を登録する際、データ抽出機能で取得したどの情報をどの項目（名前、メールアドレス、電話番号など）に登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- GmailとMazricaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Gmailで受信したメールに含まれる署名情報、一つひとつコピーしてMazricaに入力していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、署名情報を自動で抽出しMazricaにコンタ-クト情報として登録できるため、こうした定型業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとMazricaを日常的に利用し、手作業での顧客情報登録に手間を感じている方
- 新規リード獲得後のデータ入力を効率化し、素早いアプローチを目指す営業担当者の方
- 入力ミスによる機会損失を防ぎ、データ精度を向上させたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信したメールの署名情報を自動でMazricaに登録するため、これまで手作業で行っていたコピー＆ペーストの時間を短縮できます。
- 手作業での情報転記がなくなることで、名前や連絡先の入力間違い、登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMazricaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定してフローボットが起動するきっかけを作ります。
- 次に、オペレーションでデータ抽出機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文から署名情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMazricaを選択し、「コンタクト情報を登録」アクションで、抽出したデータを基に新しいコンタクトを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
- データ抽出機能では、抽出したい情報（会社名、氏名、メールアドレスなど）や、抽出元のテキスト（メール本文など）を任意で設定してください。
- Mazricaにコンタクト情報を登録する際、データ抽出機能で取得したどの情報をどの項目（名前、メールアドレス、電話番号など）に登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- GmailとMazricaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
2.Chatworkにメッセージが投稿されたらOutlookに通知する方法
Outlookを利用してやり取りをしている方は多いと思います。社内で使用しているChatworkに届いたメッセージがOutlookに通知をくるようにしておけば、外出先でも確認できるので必要に応じて迅速な対応ができます。
■概要社内のコミュニケーションでChatworkを利用しているものの、重要なメッセージを見逃してしまい、対応が遅れてしまった経験はありませんか？複数のツールを併用していると、通知の確認が追いつかなくなりがちです。このワークフローを活用すれば、Chatworkの特定ルームへの投稿を検知して、自動でOutlookにメール通知を送信できます。これにより、重要な連絡の見逃しを防ぎ、迅速な対応を後押しします。■このテンプレートをおすすめする方- Chatworkでの重要な連絡を、見逃さずに確実に把握したいと考えている方
- 普段からOutlookをメインで利用しており、情報を集約させたいと考えている方
- 複数プロジェクトの管理で、Chatworkでの情報確認を効率化したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット- Chatworkへの投稿が自動でOutlookに通知されるため、確認漏れや対応の遅延といったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- 都度Chatworkを開いて確認する必要がなくなり、情報確認の手間が省けるため、本来の業務に集中しやすくなります。
■フローボットの流れ- はじめに、ChatworkとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChatworkを選択し、「新しいメッセージがルームに投稿されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定して、指定した宛先に通知メールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Chatworkのトリガー設定では、通知の対象としたいルームのIDを任意で設定してください。
- Outlookのメール送信アクションでは、通知先のメールアドレスを自由に設定できるほか、件名や本文に固定のテキストを入れたり、Chatworkから取得したメッセージ内容などを変数として埋め込んだりすることが可能です。
■注意事項- Chatwork、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Chatworkでの重要な連絡を、見逃さずに確実に把握したいと考えている方
- 普段からOutlookをメインで利用しており、情報を集約させたいと考えている方
- 複数プロジェクトの管理で、Chatworkでの情報確認を効率化したいマネージャーの方
- Chatworkへの投稿が自動でOutlookに通知されるため、確認漏れや対応の遅延といったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- 都度Chatworkを開いて確認する必要がなくなり、情報確認の手間が省けるため、本来の業務に集中しやすくなります。
- はじめに、ChatworkとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChatworkを選択し、「新しいメッセージがルームに投稿されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定して、指定した宛先に通知メールを送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Chatworkのトリガー設定では、通知の対象としたいルームのIDを任意で設定してください。
- Outlookのメール送信アクションでは、通知先のメールアドレスを自由に設定できるほか、件名や本文に固定のテキストを入れたり、Chatworkから取得したメッセージ内容などを変数として埋め込んだりすることが可能です。
- Chatwork、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
3.Outlookで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録する方法
Outlookに届いた内容がKintoneに自動で登録されたら、確認漏れを減らすことができますし、チームでの共有出来て大変便利です。
■概要
Gmailで受信したメールに含まれる署名情報、一つひとつコピーしてMazricaに入力していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、署名情報を自動で抽出しMazricaにコンタ-クト情報として登録できるため、こうした定型業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとMazricaを日常的に利用し、手作業での顧客情報登録に手間を感じている方
- 新規リード獲得後のデータ入力を効率化し、素早いアプローチを目指す営業担当者の方
- 入力ミスによる機会損失を防ぎ、データ精度を向上させたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信したメールの署名情報を自動でMazricaに登録するため、これまで手作業で行っていたコピー＆ペーストの時間を短縮できます。
- 手作業での情報転記がなくなることで、名前や連絡先の入力間違い、登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMazricaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定してフローボットが起動するきっかけを作ります。
- 次に、オペレーションでデータ抽出機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文から署名情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMazricaを選択し、「コンタクト情報を登録」アクションで、抽出したデータを基に新しいコンタクトを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
- データ抽出機能では、抽出したい情報（会社名、氏名、メールアドレスなど）や、抽出元のテキスト（メール本文など）を任意で設定してください。
- Mazricaにコンタクト情報を登録する際、データ抽出機能で取得したどの情報をどの項目（名前、メールアドレス、電話番号など）に登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- GmailとMazricaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Gmailで受信したメールに含まれる署名情報、一つひとつコピーしてMazricaに入力していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、署名情報を自動で抽出しMazricaにコンタ-クト情報として登録できるため、こうした定型業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとMazricaを日常的に利用し、手作業での顧客情報登録に手間を感じている方
- 新規リード獲得後のデータ入力を効率化し、素早いアプローチを目指す営業担当者の方
- 入力ミスによる機会損失を防ぎ、データ精度を向上させたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信したメールの署名情報を自動でMazricaに登録するため、これまで手作業で行っていたコピー＆ペーストの時間を短縮できます。
- 手作業での情報転記がなくなることで、名前や連絡先の入力間違い、登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMazricaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定してフローボットが起動するきっかけを作ります。
- 次に、オペレーションでデータ抽出機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文から署名情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMazricaを選択し、「コンタクト情報を登録」アクションで、抽出したデータを基に新しいコンタクトを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
- データ抽出機能では、抽出したい情報（会社名、氏名、メールアドレスなど）や、抽出元のテキスト（メール本文など）を任意で設定してください。
- Mazricaにコンタクト情報を登録する際、データ抽出機能で取得したどの情報をどの項目（名前、メールアドレス、電話番号など）に登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- GmailとMazricaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
OutlookとMazricaの連携により、日々の業務が格段に効率化されます。受信メールの署名情報を自動的にMazricaに登録することで、手動入力による時間を省くことができ、手入力によるミスを防ぐことにもつながります。これにより余った時間に他の業務をすることができれば、1日にこなせる仕事量が増えるかもしれません。
今回、Yoomを使ってプログラミングの知識を使わず簡単に連携できたと思います。
ぜひこれを機に、OutlookとMazricaの連携以外にも、Yoomを使ってビジネスの生産性を高めていきましょう。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
