OutlookとMazricaを連携して、Outlookで受信したメールの署名情報からMazricaにコンタクト情報を登録する方法

クリックすると以下のような画面が出てきますので、OKを押しましょう。

以下の画面が出てきますので、「タイトル」と「説明」の内容があっているか確認します。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更できます。

まず最初に、Outlookの「メールを受信したら」から設定を行っていきます。

Outlookと連携するアカウント情報に間違いないか確認します。
トリガーアクションが「メールを受信したら」になっていることを確認し、次へをクリックしてください。

次に、「トリガーの起動間隔」と「メールフォルダID」を設定いたします。
「トリガーの起動間隔」はプランによって選択できる時間が変わる可能性があります。選択した間隔ごとに一度トリガーとなるアクションを確認し、実行された場合にフローボットが起動します。ですので、すぐに登録されたい場合は、短い間隔の時間設定がおすすめです。
「メールフォルダID」はクリックすることで、候補が表示されますのでその中から選んでください。

入力が完了したら、テストをして問題なければ「保存する」を押してください。

次に、「テキストからデータを抽出する」を設定していきます。

以下の画面が出てきますので、次へで進みます。
※変換タイプの文字数を3,500文字～30,000文字までの間に変更出来ますので、必要に応じて変更してください。

次に詳細を設定していきます。
「対象のテキスト」と「抽出したい項目」を入力します。
対象テキストは、本文のみデフォルトで入っていますので、それ以外で必要な情報はクリックして「アウトプット」から設定いただくことができます。
抽出したい項目も、デフォルトで入力されますので、カンマ区切り（,）することで追加や修正が可能です。

入力が完了しましたら、テストをして問題なければ「保存する」を押してください。

最後に、Mazricaのアクション設定をしていきます。

Mazricaと連携するアカウント情報に間違いないか確認し、
アクションが「コンタクト情報を登録」になっていることを確認して次へをクリックしてください。

コンタクト情報の登録を行っていきます。
名前やメールアドレスなど、必要情報をクリックして選択・入力していきます。

入力ができましたら、テストをして問題なければ「保存する」をクリックしたら完了です。

ステップ3：OutlookとMazricaの自動化の動作確認

最後に、「トリガーをON」をクリックしたら自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかの確認をしましょう。

以上で設定完了です。お疲れ様でした。

Outlook・Mazricaを使ったその他の自動化例‍

他にもOutlookやMazricaを使った自動化の例がYoomにはたくさんありますので、いくつか紹介します。

1.Gmailで受信したメールの署名情報からMazricaにコンタクト情報を自動登録する方法
今回自動化した設定のGmail版です。Gmailも利用されている方は多いと思いますので、是非ご活用ください。

2.Chatworkにメッセージが投稿されたらOutlookに通知する方法
Outlookを利用してやり取りをしている方は多いと思います。社内で使用しているChatworkに届いたメッセージがOutlookに通知をくるようにしておけば、外出先でも確認できるので必要に応じて迅速な対応ができます。

3.Outlookで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録する方法
Outlookに届いた内容がKintoneに自動で登録されたら、確認漏れを減らすことができますし、チームでの共有出来て大変便利です。

まとめ

OutlookとMazricaの連携により、日々の業務が格段に効率化されます。受信メールの署名情報を自動的にMazricaに登録することで、手動入力による時間を省くことができ、手入力によるミスを防ぐことにもつながります。これにより余った時間に他の業務をすることができれば、1日にこなせる仕事量が増えるかもしれません。
今回、Yoomを使ってプログラミングの知識を使わず簡単に連携できたと思います。
ぜひこれを機に、OutlookとMazricaの連携以外にも、Yoomを使ってビジネスの生産性を高めていきましょう。