「フォームの回答情報の管理が手間に感じている」「フォーム管理の効率化に課題を感じている」このような悩みはないでしょうか？
ビジネスシーンにおいて、フォームを活用してデータを収集し、Microsoft Excelで管理するケースは多いでしょう。しかし、手作業でデータを転記するのは時間がかかり、人的ミスの原因にもなります。
そこで本記事では、Yoomのフォーム機能とMicrosoft Excelを連携し、フォームに回答された内容を自動的にExcelのシートに追加し、同時に別シートにも反映させる方法をご紹介します。ノーコードで実現できるため、誰でも簡単に業務の自動化と効率化が可能です。
ぜひ参考にしてみてください。
手作業でフォームに回答された情報を管理していると、人的ミスによる入力間違いや転記ミスのリスクが伴います。そこで、Microsoft ExcelとYoomのフォーム機能を連携することで、手動でのデータ入力作業を省略できます。例えば、顧客アンケートの回答をフォームで収集し、自動的にExcelシートに反映させることで、ミスのない正確なデータ管理が実現できるでしょう。特に大量のデータを扱う業務では、精度の高いデータ分析が期待できます。
手作業でのデータ入力や転記作業は、手間や時間がかかり、作業効率が落ちてしまうでしょう。そこで、Microsoft ExcelとYoomのフォーム機能を連携すれば、データ整理の手間が省けます。例えば、イベント参加フォームの回答を1つのシートに集約しつつ、自動でMicrosoft Excelの表に入力されることで、余計なルーティンワークを減らすことができるでしょう。この自動化により、従業員はより重要な業務に集中でき、生産性の向上が期待できます。
フォームの回答データを、部署ごとの別シートで手作業によって管理していると、データ反映の漏れのリスクが伴います。こういった課題は、Microsoft Excelとフォーム機能の連携で、解決が期待できます。。例えば、フォームの回答情報を営業チーム用のシートには顧客情報全体を記録しつつ、サポートチーム用のシートには問い合わせ履歴のみを追加することで、それぞれのニーズに応じた情報の分配が可能です。この仕組みで業務の効率化と迅速な意思決定が期待できます。
Yoomのフォーム機能で新たな回答がされたら、Microsoft ExcelのAPIを用いてMicrosoft Excelのシートに情報を追加することで実現可能です。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで進めていきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
Microsoft ExcelをYoomに接続するため、マイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズにできます。
はじめに、Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「Microsoft Excel」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックしましょう。
↓
下記の画面でMicrosoft Excelにログインすると、マイアプリにMicrosoft Excelが追加されます。
これでMicrosoft Excelの登録は完了です。
マイアプリが登録できたら、次にテンプレートをコピーします。
下記の「フォームに回答された内容をMicrosoft Excelのシートに追加し、同時に別シートにも追加する」と書かれているバーの右に表示されている「試してみる」をクリックします。
クリックすると、テンプレートのコピーが完了します。
もしこれができない場合、Yoomのログインができていないかもしれません。
Yoomをまだ利用したことがない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
テンプレートの設定を行う前に、Microsoft Excelのシートを作成します。
下記画面のように、必要な項目を記載したシートを準備してください。
この記事のテンプレートでは、2つのシートを使用するためそれぞれ作成しましょう。
次に、トリガーの設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。
↓
下記の画面が表示されるため、前のステップで作成したシートに沿った内容でフォーム作成を行います。
作成完了後、「次へ」をクリックして次に進みましょう。
↓
次に表示される下記の項目では、「入力フォームの回答サンプル値」を設定しましょう。
それぞれ入力が完了したあとは、画面下の「保存する」をクリックして次に進みましょう。
次に、顧客フィードバックシートの設定をしていきます。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしてください。
↓
下記で表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、次に進みましょう。
↓
次に下記画面の「データベースの連携」を入力していきます。
「ファイルの保存場所」では、フォームの回答情報を記録したいシートの保存先を「OneDrive」か「SharePoint」から選びます。
※事前に記録用のシートを「OneDrive」か「SharePoint」に保存しておいてください。
以下の項目については、下記画面のように欄をクリックすると選択メニューが出てくるので、該当するものをクリックして入力します。
メニューが表示されない項目については任意で記載をしてください。
↓
次に、「作成するレコードの値」を入力していきます。
下記画面のように、欄をクリックすると選択メニューが出てくるので、アウトプットの情報から該当するものをクリックしましょう。
↓
最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
次に、カテゴリーとコメントシートの設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしてください。
↓
ここで表示される項目では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、次に進みましょう。
↓
次に下記画面の「データベースの連携」を入力していきます。
「ファイルの保存場所」には、フォームの回答情報を記録したい、もう1つのシートの保存先を「OneDrive」か「SharePoint」から選びます。
※事前に記録用のシートを「OneDrive」か「SharePoint」に保存しておいてください。
以下の項目については、1つ前のステップと同様に入力していきましょう。
↓
次に、「追加するレコードの値」を入力します。
下記画面のように、欄をクリックすると選択メニューが出てくるので、アウトプットの情報から該当するものをクリックしましょう。
↓
次に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
↓
最後に下記画面の「トリガーをON」をクリックします。
以上ですべてのステップは完了です。
他にもMicrosoft Excelを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1. アンケートフォームに回答があったら、Microsoft Excelに回答内容を追加しMicrosoft Teamsに通知するテンプレート
アンケートフォームに新しい回答があったら、Microsoft Excelに回答内容を追加してMicrosoft Teamsに通知するフローです。アンケートフォームとMicrosoft Excel、Microsoft Teamsを連携することで、個々のアプリを操作したり繰り返しデータを入力する手間が省けて、業務をスムーズに進めることが期待できます。
2.Googleフォームに回答された内容をもとに、Microsoft Excelで書類を作成するテンプレート
このテンプレートを使うことで、フォームの回答のみで見積書や申込書、申請書など様々な書類を作成することができます。手入力の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることが期待できます。
3. Webflowのフォームが送信されたらMicrosoft Excelに追加するテンプレート
Webflowのフォーム内容が自動でMicrosoft Excelに追加されるため、毎回Webflowにログインする手間が不要となり、業務の効率化を図ることができます。また、データ入力が自動化されることで、正確なデータがMicrosoft Excelに反映されるようになり、データの精度を保つことが期待できます。
以上、フォームに回答された内容をMicrosoft Excelのシートに追加し、同時に別シートにも追加する方法をご紹介しました。
ビジネスシーンにおいて、フォームを活用してデータを収集し、Microsoft Excelで管理する企業は多いでしょう。しかし、手作業でデータを転記するのは時間がかかり、人的ミスのリスクも伴います。こういった課題は、Yoomのフォーム機能とMicrosoft Excelを連携することで解決が期待できます。この連携により、データ入力のミス削減や業務効率の向上、チーム間の連携強化といったメリットが見込めるでしょう。
ノーコードで簡単に設定できるため、専門的なスキルがなくても導入が可能です。ぜひ試してみてください。
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