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「フォームの回答情報の管理が手間に感じている」「フォーム管理の効率化に課題を感じている」このような悩みはないでしょうか？
ビジネスシーンにおいて、フォームを活用してデータを収集し、Microsoft Excelで管理するケースは多いでしょう。
しかし、手作業でデータを転記するのは時間がかかり、人的ミスの原因にもなります。
そこで本記事では、Yoomのフォーム機能とMicrosoft Excelを連携し、フォームに回答された内容を自動的にExcelのシートに追加し、同時に別シートにも反映させる方法をご紹介します。
ノーコードで実現できるため、誰でも簡単に業務の自動化と効率化が可能です。
ぜひ参考にしてみてください。
フォーム機能とMicrosoft Excelを活用し、様々なケースで自動化を実現できます！気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
[Yoomとは]
Yoomのフォーム機能で新たな回答がされたら、Microsoft ExcelのAPIを用いてMicrosoft Excelのシートに情報を追加することで実現可能です。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで進めていきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
Microsoft ExcelをYoomに接続するため、マイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズにできます。
はじめに、Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「Microsoft Excel」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックしましょう。
↓
下記の画面でMicrosoft Excelにログインすると、マイアプリにMicrosoft Excelが追加されます。
これでMicrosoft Excelの登録は完了です。
マイアプリが登録できたら、次にテンプレートをコピーします。
下記の「フォームに回答された内容をMicrosoft Excelのシートに追加し、同時に別シートにも追加する」と書かれているバーの右に表示されている「試してみる」をクリックします。
テンプレートがコピーされると、以下のように表示されます。
テンプレートの設定を行う前に、Microsoft Excelのシートを作成します。
下記画面のように、必要な項目を記載したシートを準備してください。
この記事のテンプレートでは、2つのシートを使用するためそれぞれ作成しましょう。
次に、フォームトリガーをクリックして、専用フォームを設定しましょう。
フォームトリガーについては、こちらのヘルプページに詳しく記載されています。
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下記の画面が表示されるため、前のステップで作成したMicrosoft Excelのシートに沿った内容でフォーム作成を行います。
すでに設定されている項目を編集したい場合、「必須」トグルのON/OFFや【+質問を追加】など、カスタム可能な項目が複数あるため、こちらのページを確認して編集を試してみてください。
設定ページ下部で、完了ページの表示をカスタムできます。
アクセス制限も運用状況に合わせて設定可能です。設定後、[次へ]をクリックしましょう。
次の画面で、テストとして回答内容のサンプルデータをアップロードして、[保存する]をクリックしてください。
なお、このページで実際のフォームのプレビュー・完了ページを確認できるので、希望の内容に沿ったフォームとなっているかを確認するのを忘れずに！
次に、顧客フィードバックシートの設定をしていきます。
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情報を追加するMicrosoft Excelのシート情報を指定します。まずは、連携するアカウント情報が正しいかを確認しましょう。
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次に下記画面の「データベースの連携」を入力していきます。
「ファイルの保存場所」では、フォームの回答情報を記録したいシートの保存先を「OneDrive」か「SharePoint」から選びます。
※事前に記録用のシートを「OneDrive」か「SharePoint」に保存しておいてください。
下記画面のように欄をクリックすると選択メニューが出てくるので、該当するものをクリックして入力します。
メニューが表示されない項目については任意で記載をしてください。
「ファイル名」は任意で設定、「アイテムID」「シート名」は候補から選択しましょう。注釈に沿って「テーブル範囲」を設定したら、次へを押します。
Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定詳細はこちらもチェックしてみてください。
↓
次に、「追加するレコードの値」を入力していきます。
以下の画像のように、各項目に前ステップで取得したアウトプットを変数として引用することで、自動でフォームの回答データがMicrosoft Excelのシートに反映されるようになります。
入力バーをクリックして、項目名に等しいアウトプットをどんどん設定していきましょう。反映したくない項目があれば、その部分は空欄のままにしてください。
↓
最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
次に、カテゴリーとコメントシートの設定を行います。
↓
前ステップと同様に、情報を追加するMicrosoft Excelのシート情報を指定します。
↓
下記画面の「データベースの連携」を入力していきます。
「ファイルの保存場所」には、フォームの回答情報を記録したい、もう1つのシートの保存先を「OneDrive」か「SharePoint」から選びます。
※事前に記録用のシートを「OneDrive」か「SharePoint」に保存しておいてください。
1つ前のステップと同様に「ファイル名」は任意で設定、「アイテムID」「シート名」は候補から選択しましょう。注釈に沿って「テーブル範囲」を設定したら、次へを押します。
↓
次に、「追加するレコードの値」を入力します。
下記画面のように、欄をクリックすると選択メニューが出てくるので、アウトプットの情報から該当するものをクリックしましょう。
↓
入力後、青いボタンの「テスト」をクリックします。「テスト完了」となり、実際に指定範囲に情報が反映されればこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
作成お疲れ様でした！
今回ご紹介したフロー以外にもMicrosoft ExcelのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
例えば、AI機能を使って会議の内容を文字起こししたり、指定した日時にフローボットを起動することも可能となります。
情報の更新忘れや記載漏れといったミスの発生を抑制できそうですね。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
以上、フォームに回答された内容をMicrosoft Excelのシートに追加し、同時に別シートにも追加する方法をご紹介しました。
ビジネスシーンにおいて、フォームを活用してデータを収集し、Microsoft Excelで管理する企業は多いでしょう。
しかし、手作業でデータを転記するのは時間がかかり、人的ミスのリスクも伴います。
こういった課題は、Yoomのフォーム機能とMicrosoft Excelを連携することで解決が期待できます。
この連携により、データ入力のミス削減や業務効率の向上、チーム間の連携強化といったメリットが見込めるでしょう。
ノーコードで簡単に設定できるため、専門的なスキルがなくても導入が可能です。
ぜひ試してみてください！
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