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とにかく早く試したい方へ
YoomにはSlackへの特定の投稿をトリガーとしてMicrosoft Excelのグラフを自動で更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要 Slackでの連絡や情報共有は便利ですが、特定の重要な投稿内容をMicrosoft Excelに手作業で転記し、都度グラフを更新するのは手間がかかる作業ではないでしょうか？ ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
このワークフローを活用すれば、Slackで特定のキーワードを含むメッセージが投稿された際に、その情報を自動で抽出しMicrosoft Excelにデータを追加、グラフを更新できるため、こうした情報連携の課題をスムーズに解消できます。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
「日々の業務データをMicrosoft Excelグラフに反映するのが手間…」
「グラフの元データが変わるたびに手動で更新していて、リアルタイムな状況把握が難しい…」
このように、Microsoft Excelで作成したグラフの更新作業に、多くの時間と労力を費やしていませんか？会議資料の準備やデータ分析のためにグラフは不可欠ですが、その作成や更新が手作業だと、どうしても非効率になりがちです。
もし、Slackへの投稿や特定のメール受信、フォームへの回答送信といったアクションをきっかけに、関連するMicrosoft Excelのグラフが自動で最新の状態に更新される仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、常に正確な情報に基づいた迅速な意思決定が可能になります。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門知識がなくても簡単に設定できて、これまでグラフ作成・更新にかけていた時間を大幅に削減できるので、ぜひこの機会に導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
収集アンケートや分析結果のデータ処理を効率化する方法
情報収集の後、そのデータを分析・解析に生かす方が大半だと思いますが、データの確認やデータベースへの格納作業に多くのリソースを取られており、重要な分析業務に充分な時間を確保できていないのではないでしょうか。
コア業務に集中したいと思った時に、単純作業の自動化を検討するのも一つの手です。
「自動化にはプログラミングの知識がいるから敷居が高そう」
そう考える方にとって、ノーコード自動化ツールのYoomは最適な有用ツールとなる可能性があります。
Microsoft Excelのグラフを自動で更新する方法
ここでは、様々なトリガーをきっかけにMicrosoft Excelのグラフを自動で更新する方法を、具体的なテンプレートを使ってご紹介します！これにより、手作業によるグラフ更新の手間をなくし、常に最新のデータに基づいたグラフを関係者に共有できるようになるため、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
様々なアプリを起点に、Microsoft Excelのグラフを自動で更新する
Slackでの特定チャンネルへの投稿、Outlookで受信する特定件名のメール、またはWebフォームへの回答送信などをトリガーとして、Microsoft Excel内の指定されたグラフを自動的に更新する連携フローなので、手動でのデータ集計やグラフ更新作業から解放され、リアルタイムでの情報共有と迅速な状況把握を実現できます！
■概要 Slackでの連絡や情報共有は便利ですが、特定の重要な投稿内容をMicrosoft Excelに手作業で転記し、都度グラフを更新するのは手間がかかる作業ではないでしょうか？ ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Outlookで特定の件名のメールを受信するたび、その内容を確認し、手作業でMicrosoft Excelのグラフを更新するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Outlookでの特定メール受信をきっかけに、AIがメール本文から必要なデータを抽出し、Microsoft Excelの指定箇所へ自動でレコードを追加するため、グラフ更新に関わる一連の作業を自動化し、手入力の手間やヒューマンエラーを削減できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081 ■概要 フォームへの回答データを手作業でMicrosoft Excelに転記し、都度グラフを更新するのは手間がかかり、ミスも発生しやすいのではないでしょうか？特に定期的な報告資料作成などで、同様の作業を繰り返している場合、その負担は少なくありません。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動でMicrosoft Excelにデータが追加され、グラフもリアルタイムに更新されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
このワークフローを活用すれば、Slackで特定のキーワードを含むメッセージが投稿された際に、その情報を自動で抽出しMicrosoft Excelにデータを追加、グラフを更新できるため、こうした情報連携の課題をスムーズに解消できます。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
Slackの投稿をトリガーにMicrosoft Excelのグラフを自動更新するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Slackで特定の投稿があった際に、Microsoft Excelのグラフを自動で更新するフローを解説していきます！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
フローは大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
■概要 Slackでの連絡や情報共有は便利ですが、特定の重要な投稿内容をMicrosoft Excelに手作業で転記し、都度グラフを更新するのは手間がかかる作業ではないでしょうか？ ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
このワークフローを活用すれば、Slackで特定のキーワードを含むメッセージが投稿された際に、その情報を自動で抽出しMicrosoft Excelにデータを追加、グラフを更新できるため、こうした情報連携の課題をスムーズに解消できます。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
ステップ1：Microsoft ExcelとSlackをマイアプリ連携
はじめに、Microsoft ExcelとSlackをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するSlackに、メッセージを投稿しておきましょう！
※後続のSlackのトリガー設定時のテストで必要になります。
今回は下図のような投稿をしてみました。
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
事前に、Microsoft Excelで更新するグラフを作成しておきましょう！
※今回は、下図のようなグラフを作成してみました。
※上記のグラフは、以下画像の表をもとに作成しています。
＜基本的なマイアプリ登録方法＞
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
＜Microsoft Excelの登録方法＞
以下の解説をご参照ください。
これで、Microsoft Excelの登録が完了しました！
＜Slackの登録方法＞
以下の解説をご参照ください。
これで、Slackの登録もできました！
マイアプリにMicrosoft ExcelとSlackが表示されていれば、登録完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
■概要 Slackでの連絡や情報共有は便利ですが、特定の重要な投稿内容をMicrosoft Excelに手作業で転記し、都度グラフを更新するのは手間がかかる作業ではないでしょうか？ ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
このワークフローを活用すれば、Slackで特定のキーワードを含むメッセージが投稿された際に、その情報を自動で抽出しMicrosoft Excelにデータを追加、グラフを更新できるため、こうした情報連携の課題をスムーズに解消できます。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
ステップ3：Slackのトリガー設定
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Slackで特定の投稿があったら、Microsoft Excelのグラフを更新する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.「チャンネルID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
トリガー条件の「テキスト」を入力してください。
今回は、以下画像のように入力しました。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にアウトプットとしてデータが抽出されていることを確認してください。
取得したアウトプットは、後続の設定で活用できます！
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
ステップ4：テキストからデータを読み取る設定
1.続いて、OCR技術を使って、テキストからデータを抽出する設定を行います。
「テキストからデータを抽出する」をクリックしましょう。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。
文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
2.アクション選択設定は、テンプレートを使用しているためデフォルトで完了しています。設定内容を確認し、次へ進みましょう。
3.詳細設定を行います。
「対象のテキスト」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
「抽出したい項目」は、データから抽出したい項目を設定します。
ここで抽出したテキストデータを用いて、Microsoft Excelにデータを追加するため、Microsoft Excelに追加したい項目を全て設定するようにしましょう。
複数の項目を設定する場合、カンマ（,）区切りで入力してくださいね！
今回は、以下画像のように入力しています。
入力が完了したら「テスト」を実行し、正しくテキストが抽出されていることを確認しましょう。確認後、「保存する」をクリックします。
ステップ5：Microsoft Excelの設定
1.データベースを操作する「レコードを追加する」をクリックしましょう。
2.「Microsoft Excelと連携するアカウント情報」を確認し、「実行アクション」はそのままで、「データベースの連携」を設定していきます。
「ファイルの保存場所」は、事前に作成したMicrosoft Excelのグラフが保存してある場所を、プルダウンから選択しましょう。
今回は、以下画像のように選択しました。
「ドライブID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
「ファイル名（任意）」は、Microsoft Excelで作成したグラフのファイル名を入力してください。
「アイテムID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
「シート名」は、更新したいシート名を入力してください。
各項目を入力・確認し、「次へ」をクリックします。
3.詳細設定を行います。
「追加するレコードの値」の各項目は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にMicrosoft Excelにデータが追加されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
ステップ6：トリガーボタンをONにして、フローの動作確認をする
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
Microsoft Excelを使ったその他の自動化例
Yoomには、今回ご紹介したもの以外にも、Microsoft Excelと連携してデータの管理・更新・共有を自動化できるテンプレートがたくさんあります！
たとえば、外部サービスから受け取ったデータをMicrosoft Excelに自動で記録したり、Microsoft Excel上の特定の条件に応じて通知を送るといった処理も可能です。
以下を参考に、「これも使ってみたい」と思ったらバナーをクリックして詳細をチェックしてみてください。
■概要 Microsoft SharePointに新しいファイルが格納されるたび、手作業でMicrosoft Excelの管理台帳にファイル情報を転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointにファイルが格納されたことをきっかけに、ファイル名やURLといった情報を自動でMicrosoft Excelに追加できます。これにより、面倒な手作業から解放され、正確なファイル管理を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 HubSpotでコンタクトが作成されたらMicrosoft Excelに追加するフローです。 Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.マーケティングや営業活動にHubSpotを利用している企業 ・登録したリード情報を他のアプリでも活用したい方 ・手動でのデータ転記の手間を省きたい方 ・リード情報をMicrosoft Excelに集約し管理している方 ・リード情報の共有やフォローアップの迅速化を目指す方 ■このテンプレートを使うメリット HubSpotはマーケティングや営業活動、顧客管理の効率化に役立つツールです。しかし、リード情報の管理に他のツールを併用している場合、リード登録のたびに手入力で転記すると、手間がかかるだけでなく、転記ミスや入力漏れが起こる可能性があります。 このテンプレートを利用すると、HubSpotでコンタクトが登録された際、そのデータを自動でMicrosoft Excelに反映できます。手作業が不要になることで、担当者の負担軽減や作業時間の短縮、転記ミス防止につながります。 ■注意事項 ・HubSpot、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ◼️概要 Salesforceの商談オブジェクトにレコードが登録されたらMicrosoft Excelに自動的に商談情報を追加するフローボットです。 Salesforceに商談情報が追加されたら、その商談に紐づく取引先を検索し、Microsoft Excelのシートに情報を自動で書き込みます。 エクセルオンラインで商談情報を管理するシートを用意してご利用ください。 ◼️注意事項 ・Salesforceに商談情報が登録されてから、5~15分後にGoogleカレンダーに予定が登録されます。 ・Salesforce、Microsoft ExcelそれぞれとYoomの連携設定が必要です。 ・エクセルオンラインでご利用いただけます。（ローカルファイルでは利用できません。） ・Yoomのチームプラン以上でご利用いただけます。 ・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ■概要 毎月、特定の日にMicrosoft Excelから最新の予算データを取得し、Microsoft Teamsに報告する作業に手間がかかっていませんか？手作業による転記では、報告忘れや数値の間違いといったミスが発生するリスクもあります。このワークフローを活用すれば、指定した日時に自動でMicrosoft Excelから情報を取得しMicrosoft Teamsへ通知できるため、こうした定型業務を効率化できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ・Microsoft Excel、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2. Microsoft Excelを業務に利用している方
■このワークフローのカスタムポイント
まとめ
Microsoft Excelのグラフ更新を自動化することで、これまで手作業で行っていたデータ収集、集計、そしてグラフへの反映といった一連の作業負荷を大幅に削減し、更新漏れやヒューマンエラーのリスクも低減できます。
これにより、担当者は単調な繰り返し作業から解放され、分析や戦略立案といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる時間を確保できるようになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もしMicrosoft Excelのグラフ作成や更新の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
関連記事：AI機能と連携したフローを紹介した記事
よくあるご質問
Q：どんな種類のグラフでも連携できますか？
A：Microsoft Excel側で運用状況に合わせたグラフで構成するように設定してください。（例：予め追加されるデータが入るセルを想定しフローボット内で指定→Microsoft Excel側で[挿入] →グラフの種類を選択 などの操作を行う）
Q：テキスト抽出のコツや注意点はありますか？
A：メッセージ投稿時に抽出項目を箇条書きにするよう設定したり、「抽出したい項目」を具体的に設定しましょう。
また、AIによるテキスト抽出は、正確に抽出できたかどうかにかかわらず、その都度タスクを消費します。タスクの実行数については、下記をご確認ください。
Q：連携が失敗した場合の通知や再実行は可能ですか？
A：フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
