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「日々の業務データをMicrosoft Excelグラフに反映するのが手間…」
「グラフの元データが変わるたびに手動で更新していて、リアルタイムな状況把握が難しい…」
このように、Microsoft Excelで作成したグラフの更新作業に、多くの時間と労力を費やしていませんか？会議資料の準備やデータ分析のためにグラフは不可欠ですが、その作成や更新が手作業だと、どうしても非効率になりがちです。
もし、<span class="mark-yellow">Slackへの投稿や特定のメール受信、フォームへの回答送信といったアクションをきっかけに、関連するMicrosoft Excelのグラフが自動で最新の状態に更新される仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、常に正確な情報に基づいた迅速な意思決定が可能になります。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門知識がなくても簡単に設定できて、これまでグラフ作成・更新にかけていた時間を大幅に削減できるので、ぜひこの機会に導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Slackへの特定の投稿をトリガーとしてMicrosoft Excelのグラフを自動で更新する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
ここでは、様々なトリガーをきっかけにMicrosoft Excelのグラフを自動で更新する方法を、具体的なテンプレートを使ってご紹介します！これにより、手作業によるグラフ更新の手間をなくし、常に最新のデータに基づいたグラフを関係者に共有できるようになるため、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Slackでの特定チャンネルへの投稿、Outlookで受信する特定件名のメール、またはWebフォームへの回答送信などをトリガーとして、Microsoft Excel内の指定されたグラフを自動的に更新する</span>連携フローなので、手動でのデータ集計やグラフ更新作業から解放され、リアルタイムでの情報共有と迅速な状況把握を実現できます！
それではここから代表的な例として、Slackで特定の投稿があった際に、Microsoft Excelのグラフを自動で更新するフローを解説していきます！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローは大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
はじめに、Microsoft ExcelとSlackをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するSlackに、メッセージを投稿しておきましょう！
※後続のSlackのトリガー設定時のテストで必要になります。
今回は下図のような投稿をしてみました。
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
事前に、Microsoft Excelで更新するグラフを作成しておきましょう！
※今回は、下図のようなグラフを作成してみました。
※上記のグラフは、以下画像の表をもとに作成しています。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Microsoft Excel」と入力し、検索結果からMicrosoft Excelのアイコンを選択します。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
2.表示された画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしましょう。
3.次の画面で、パスワードを入力し、「サインイン」をクリックしてください。
4.続いてSlackをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からSlackを検索します。
次の画面で、URLを入力し、「続行する」をクリックしましょう。
次の画面で、「許可する」をクリックしてください。
マイアプリにMicrosoft ExcelとSlackが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Slackで特定の投稿があったら、Microsoft Excelのグラフを更新する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.「チャンネルID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
トリガー条件の「テキスト」を入力してください。
今回は、以下画像のように入力しました。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にアウトプットとしてデータが抽出されていることを確認してください。
取得したアウトプットは、後続の設定で活用できます！
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
1.続いて、OCR技術を使って、テキストからデータを抽出する設定を行います。
「テキストからデータを抽出する」をクリックしましょう。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。
文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
2.アクション選択設定は、テンプレートを使用しているためデフォルトで完了しています。設定内容を確認し、次へ進みましょう。
3.詳細設定を行います。
「対象のテキスト」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
「抽出したい項目」は、データから抽出したい項目を設定します。
ここで抽出したテキストデータを用いて、Microsoft Excelにデータを追加するため、Microsoft Excelに追加したい項目を全て設定するようにしましょう。
複数の項目を設定する場合、カンマ（,）区切りで入力してくださいね！
今回は、以下画像のように入力しています。
入力が完了したら「テスト」を実行し、正しくテキストが抽出されていることを確認しましょう。確認後、「保存する」をクリックします。
1.データベースを操作する「レコードを追加する」をクリックしましょう。
2.「Microsoft Excelと連携するアカウント情報」を確認し、「実行アクション」はそのままで、「データベースの連携」を設定していきます。
「ファイルの保存場所」は、事前に作成したMicrosoft Excelのグラフが保存してある場所を、プルダウンから選択しましょう。
今回は、以下画像のように選択しました。
「ドライブID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
「ファイル名（任意）」は、Microsoft Excelで作成したグラフのファイル名を入力してください。
「アイテムID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
「シート名」は、更新したいシート名を入力してください。
各項目を入力・確認し、「次へ」をクリックします。
3.詳細設定を行います。
「追加するレコードの値」の各項目は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にMicrosoft Excelにデータが追加されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
Yoomには、今回ご紹介したもの以外にも、Microsoft Excelと連携してデータの管理・更新・共有を自動化できるテンプレートがたくさんあります！
たとえば、外部サービスから受け取ったデータをMicrosoft Excelに自動で記録したり、Microsoft Excel上の特定の条件に応じて通知を送るといった処理も可能です。
以下を参考に、「これも使ってみたい」と思ったらバナーをクリックして詳細をチェックしてみてください。
Microsoft Excelのグラフ更新を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたデータ収集、集計、そしてグラフへの反映といった一連の作業負荷を大幅に削減し、更新漏れやヒューマンエラーのリスクも低減できます。
</span>これにより、担当者は単調な繰り返し作業から解放され、分析や戦略立案といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる時間を確保できるようになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もしMicrosoft Excelのグラフ作成や更新の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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