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【ノーコードで簡単】Microsoft ExcelとSmartHRを連携して人事労務を自動化する方法
今回は、Microsoft ExcelとSmartHRを連携して、人事労務の業務をラクにする方法をご紹介します！
従業員情報の登録や管理表の更新など、手作業での入力や転記ミスにお悩みではありませんか？
Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくてもテンプレートを使って簡単に自動化が可能です！
実際の画面を見ながら設定手順を分かりやすく解説していくので、ぜひ一緒に試してみてくださいね！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには「Microsoft Excelのデータの整合性を確認してSmartHRの従業員を登録する」テンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要従業員情報をMicrosoft Excelで管理しており、SmartHRへの登録を手作業で行うことに手間を感じていませんか。特に新入社員の入社が重なる時期など、単純な転記作業が大きな負担になることもあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft ExcelとSmartHRの連携を自動化し、Excelのデータを基に従業員情報をSmartHRへ直接登録できるため、こうした入社手続きの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Microsoft ExcelとSmartHR間のデータ転記に多くの時間を費やしている人事労務担当者の方
- 従業員情報の登録における入力ミスや漏れをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
- Microsoft ExcelとSmartHRを連携させ、入社手続きに関する定型業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット- Microsoft Excelの情報を基にSmartHRへ自動で従業員登録が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Microsoft ExcelとSmartHRをYoomと連携します。
- 次に、このワークフローは手動で起動する設定のため、任意のタイミングで実行します。
- オペレーションで、Microsoft Excelの「レコードを取得する」アクションを設定し、登録したい従業員情報が記載されたファイルやシートを指定します。
- 続いて、データ変換のオペレーションを複数設定し、Excelから取得した配偶者の有無や性別といった情報をSmartHRの形式に合わせます。
- 最後に、オペレーションでSmartHRの「従業員の登録」アクションを設定し、変換したデータを基に従業員情報を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Microsoft Excelからレコードを取得するオペレーションで、対象となるファイルやシート、テーブルまたは範囲を任意で設定してください。
- SmartHRに従業員を登録するオペレーションでは、「給与計算機能で利用する社会保険料の設定方法」をご自身の運用に合わせて選択してください。
■注意事項- Microsoft Excel、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、パーソナルプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
- SmartHRはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- Microsoft ExcelとSmartHR間のデータ転記に多くの時間を費やしている人事労務担当者の方
- 従業員情報の登録における入力ミスや漏れをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
- Microsoft ExcelとSmartHRを連携させ、入社手続きに関する定型業務を効率化したい方
- Microsoft Excelの情報を基にSmartHRへ自動で従業員登録が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
- はじめに、Microsoft ExcelとSmartHRをYoomと連携します。
- 次に、このワークフローは手動で起動する設定のため、任意のタイミングで実行します。
- オペレーションで、Microsoft Excelの「レコードを取得する」アクションを設定し、登録したい従業員情報が記載されたファイルやシートを指定します。
- 続いて、データ変換のオペレーションを複数設定し、Excelから取得した配偶者の有無や性別といった情報をSmartHRの形式に合わせます。
- 最後に、オペレーションでSmartHRの「従業員の登録」アクションを設定し、変換したデータを基に従業員情報を登録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelからレコードを取得するオペレーションで、対象となるファイルやシート、テーブルまたは範囲を任意で設定してください。
- SmartHRに従業員を登録するオペレーションでは、「給与計算機能で利用する社会保険料の設定方法」をご自身の運用に合わせて選択してください。
- Microsoft Excel、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、パーソナルプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
- SmartHRはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
Microsoft ExcelとSmartHRを連携してできること
Yoomなどの連携ツールを使ってMicrosoft ExcelとSmartHRを連携すると、人事労務の業務をよりスムーズに進められます。たとえば、次のような業務の自動化が可能です。
- 従業員情報の自動登録や更新
Microsoft Excelで管理している入社予定者のリストや、従業員の異動・昇進に関する情報を、SmartHRへ自動で反映できます。手作業で入力する手間が省けるので、入力ミスもしっかり防げます。 - 給与明細情報の登録
SmartHRに登録されている給与明細情報を取得し、Microsoft Excelでの管理や集計に活用できます。
なお、Microsoft Excelの給与データをSmartHRへ取り込む場合は、SmartHRのCSV取り込み機能などを利用する必要があります。 - 各種申請データの集計と出力
SmartHRに集まった従業員からの各種データ（住所変更や扶養家族の追加など）を自動でExcelへ出力し、社内のデータ集計や分析に役立てることも可能です。
このように、Microsoft ExcelとSmartHRの連携は、日々の人事労務作業を効率化するのにとても役立ちます。
Yoomを活用して、さらに幅広い自動化を実現
Yoomを使ってMicrosoft ExcelとSmartHRを連携すれば、さらに他のアプリも組み合わせた幅広い業務の自動化を実現できます。Yoomなら、プログラミングの知識がなくても、複数のアプリをつないだ独自の業務フローを作ることが可能です。
たとえば、Yoomを使うとこんな連携もできるようになります。
- SmartHRで従業員情報が更新されたら、自動でSlackやChatworkなどのチャットツールにお知らせを送る
- Microsoft Excelに入力されたデータを、SmartHRだけでなく、HubSpotなどのCRMツールや他のシステムにも同時に反映する
- 入社手続きに必要な書類を自動で作成し、Google ドライブなどに保存する
Yoomには無料のフリープランがあるため、対象アプリや利用上限の範囲内で自動化を試すことができます。
ただし、SmartHRを含む一部のアプリとの連携には有料プランが必要となる場合があります。
利用前に最新の料金プランと対象アプリを確認してください。
Microsoft ExcelとSmartHRの連携フローの作り方
ここからは、「Microsoft Excelのデータの整合性を確認してSmartHRに従業員を登録する」フローの具体的な作り方をご紹介します！
Yoomのテンプレートを利用するので、プログラミングなどの専門知識は一切不要です。
実際の画面を見ながら、一緒に自動化の設定を進めていきましょう！
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Microsoft ExcelとSmartHRのマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Microsoft ExcelとSmartHRのアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
■概要従業員情報をMicrosoft Excelで管理しており、SmartHRへの登録を手作業で行うことに手間を感じていませんか。特に新入社員の入社が重なる時期など、単純な転記作業が大きな負担になることもあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft ExcelとSmartHRの連携を自動化し、Excelのデータを基に従業員情報をSmartHRへ直接登録できるため、こうした入社手続きの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Microsoft ExcelとSmartHR間のデータ転記に多くの時間を費やしている人事労務担当者の方
- 従業員情報の登録における入力ミスや漏れをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
- Microsoft ExcelとSmartHRを連携させ、入社手続きに関する定型業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット- Microsoft Excelの情報を基にSmartHRへ自動で従業員登録が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Microsoft ExcelとSmartHRをYoomと連携します。
- 次に、このワークフローは手動で起動する設定のため、任意のタイミングで実行します。
- オペレーションで、Microsoft Excelの「レコードを取得する」アクションを設定し、登録したい従業員情報が記載されたファイルやシートを指定します。
- 続いて、データ変換のオペレーションを複数設定し、Excelから取得した配偶者の有無や性別といった情報をSmartHRの形式に合わせます。
- 最後に、オペレーションでSmartHRの「従業員の登録」アクションを設定し、変換したデータを基に従業員情報を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Microsoft Excelからレコードを取得するオペレーションで、対象となるファイルやシート、テーブルまたは範囲を任意で設定してください。
- SmartHRに従業員を登録するオペレーションでは、「給与計算機能で利用する社会保険料の設定方法」をご自身の運用に合わせて選択してください。
■注意事項- Microsoft Excel、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、パーソナルプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
- SmartHRはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- Microsoft ExcelとSmartHR間のデータ転記に多くの時間を費やしている人事労務担当者の方
- 従業員情報の登録における入力ミスや漏れをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
- Microsoft ExcelとSmartHRを連携させ、入社手続きに関する定型業務を効率化したい方
- Microsoft Excelの情報を基にSmartHRへ自動で従業員登録が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
- はじめに、Microsoft ExcelとSmartHRをYoomと連携します。
- 次に、このワークフローは手動で起動する設定のため、任意のタイミングで実行します。
- オペレーションで、Microsoft Excelの「レコードを取得する」アクションを設定し、登録したい従業員情報が記載されたファイルやシートを指定します。
- 続いて、データ変換のオペレーションを複数設定し、Excelから取得した配偶者の有無や性別といった情報をSmartHRの形式に合わせます。
- 最後に、オペレーションでSmartHRの「従業員の登録」アクションを設定し、変換したデータを基に従業員情報を登録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelからレコードを取得するオペレーションで、対象となるファイルやシート、テーブルまたは範囲を任意で設定してください。
- SmartHRに従業員を登録するオペレーションでは、「給与計算機能で利用する社会保険料の設定方法」をご自身の運用に合わせて選択してください。
- Microsoft Excel、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、パーソナルプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
- SmartHRはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
ステップ1：Microsoft ExcelとSmartHRのマイアプリ連携
ここではYoomに、Microsoft ExcelとSmartHRをマイアプリに連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは、Microsoft Excelの設定方法を解説しているナビを見ながら設定してみましょう！
- Microsoft Excelのマイアプリ登録方法
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
- SmartHRのマイアプリ登録方法
次は、SmartHRをマイアプリに登録していきます！
「SmartHR」を検索して、アプリ名をクリックします。
- アカウント名：担当者など任意の名称を入力
- アクセストークン：SmartHRにログインし、取得したアクセストークンを入力
詳細はSmartHRのマイアプリ登録方法をご確認ください。
入力が終わったら「追加」をクリックしましょう！
連携が完了するとマイアプリにMicrosoft ExcelとSmartHRが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
※SmartHRはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
また、ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、フローの作成に入ります！
Yoomのテンプレートを利用することで簡単に業務の自動化を実現できます。
まずは、下記テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
■概要従業員情報をMicrosoft Excelで管理しており、SmartHRへの登録を手作業で行うことに手間を感じていませんか。特に新入社員の入社が重なる時期など、単純な転記作業が大きな負担になることもあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft ExcelとSmartHRの連携を自動化し、Excelのデータを基に従業員情報をSmartHRへ直接登録できるため、こうした入社手続きの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Microsoft ExcelとSmartHR間のデータ転記に多くの時間を費やしている人事労務担当者の方
- 従業員情報の登録における入力ミスや漏れをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
- Microsoft ExcelとSmartHRを連携させ、入社手続きに関する定型業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット- Microsoft Excelの情報を基にSmartHRへ自動で従業員登録が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Microsoft ExcelとSmartHRをYoomと連携します。
- 次に、このワークフローは手動で起動する設定のため、任意のタイミングで実行します。
- オペレーションで、Microsoft Excelの「レコードを取得する」アクションを設定し、登録したい従業員情報が記載されたファイルやシートを指定します。
- 続いて、データ変換のオペレーションを複数設定し、Excelから取得した配偶者の有無や性別といった情報をSmartHRの形式に合わせます。
- 最後に、オペレーションでSmartHRの「従業員の登録」アクションを設定し、変換したデータを基に従業員情報を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Microsoft Excelからレコードを取得するオペレーションで、対象となるファイルやシート、テーブルまたは範囲を任意で設定してください。
- SmartHRに従業員を登録するオペレーションでは、「給与計算機能で利用する社会保険料の設定方法」をご自身の運用に合わせて選択してください。
■注意事項- Microsoft Excel、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、パーソナルプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
- SmartHRはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- Microsoft ExcelとSmartHR間のデータ転記に多くの時間を費やしている人事労務担当者の方
- 従業員情報の登録における入力ミスや漏れをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
- Microsoft ExcelとSmartHRを連携させ、入社手続きに関する定型業務を効率化したい方
- Microsoft Excelの情報を基にSmartHRへ自動で従業員登録が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
- はじめに、Microsoft ExcelとSmartHRをYoomと連携します。
- 次に、このワークフローは手動で起動する設定のため、任意のタイミングで実行します。
- オペレーションで、Microsoft Excelの「レコードを取得する」アクションを設定し、登録したい従業員情報が記載されたファイルやシートを指定します。
- 続いて、データ変換のオペレーションを複数設定し、Excelから取得した配偶者の有無や性別といった情報をSmartHRの形式に合わせます。
- 最後に、オペレーションでSmartHRの「従業員の登録」アクションを設定し、変換したデータを基に従業員情報を登録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelからレコードを取得するオペレーションで、対象となるファイルやシート、テーブルまたは範囲を任意で設定してください。
- SmartHRに従業員を登録するオペレーションでは、「給与計算機能で利用する社会保険料の設定方法」をご自身の運用に合わせて選択してください。
- Microsoft Excel、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、パーソナルプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
- SmartHRはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
コピーすると下の画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう！
※オペレーション数が5つを越えるフローボットは、パーソナルプラン以上のプランで作成いただけます。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
ステップ3：トリガーの設定
今回のテンプレートはトリガーは使わずに手動で任意のタイミングで起動できます。
手動起動の詳細は下のページをご参照ください。
ステップ4：Microsoft Excelのレコードを取得する
フローを設定する前に、テストで使用するレコードを予め作成しておきましょう！
それでは、Microsoft Excelと連携してレコードの情報を取得する設定を行います。
「レコードを取得する」をクリックしましょう。
Microsoft Excelと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「レコードを取得する」のままで「次へ」をクリックします。
「ファイルの保存場所」をプルダウンからOneDriveもしくはMicrosoft SharePointから選択します。
サイトID、アイテムID、シート名は候補から選択できます。
その他の項目は必須項目ではありません。必要な項目に入力を行ってください。
入力が終わったら「次へ」をクリックしましょう。
次は取得したいレコードの条件を設定しています。
左のプルダウンの項目はデータベースの連携で指定したシートの情報によって変わります。
下の画像では「社員番号がY013と同じもの」を条件として設定しました！
入力が終わったら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功しました！
テストに成功すると、「取得した値」にMicrosoft Excelの情報が反映されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」をクリックして次の工程に進みましょう！
ステップ5：AI機能を使ってデータ変換する
ここからはYoomのAI機能を使って、SmartHRに自動で登録できるようにデータ表記を変換していきます！
「データの変換：配偶者の有無」をクリックしましょう。
【データの変換：配偶者の有無】
「対象のテキスト」に前工程で取得した値を使って「配偶者の有無」を設定します。
取得した値を使って入力することで、都度変更することなく最新の情報を反映させることができます！
「変換ルール」はデフォルトで設定されています。
例えば『有は「true」、無は「false」と変換」』など自社のレコードに合わせて変えることもできます。
「言語」は出力したい言語を変更したい時に使用します。
入力が終わったら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功しました！
テストに成功すると、取得した値に「変換後のテキスト」が追加されます。
「完了」をクリックしましょう。
【データの変換：性別】
次は「性別」の項目を変換していきます！
「配偶者の有無」の設定と同様に設定していきましょう！
入力が終わったら「テスト」をクリックし、テストに成功したら「完了」をクリックします。
【データの変換：契約更新の有無】
次は「契約更新の有無」の項目を変換していきます！
【データの変換：給与振込口座の預金種別】
次は「給与振込口座の」の項目を変換していきます！
【データの変換：通勤手当1の期間 】
次は「通勤手当1の期間」の項目を変換していきます！
【データの変換：通勤手当2の期間 】
次は「通勤手当2の期間」の項目を変換していきます！
【データの変換：契約種別 】
次は「契約種別」の項目を変換していきます！
入力が終わったら「完了」をクリックして次の工程に進みましょう！
ステップ6：SmartHRに従業員を登録する
最後にSmartHRに従業員の登録を行います。
「従業員の登録」をクリックしましょう！
SmartHRと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「従業員の登録」のままで「次へ」をクリックします。
「事業所ID」は候補から選択します。
「社員番号」や「雇用ID」などSmartHRに登録したい項目にMicrosoft Excelで取得した値を使って入力します。
「性別」や「契約種別」などのデータ変換を行った項目は「変換後のテキスト」を使って設定します。
入力が終わったら「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功しました！
テストに成功すると、SmartHRに従業員の情報が反映されていました！
Yoomに戻って「完了」をクリックしましょう。
ステップ7：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
トリガーをONにするとフローが起動します！
実際にフローボットを起動して、Microsoft Excelのデータの整合性を確認してSmartHRの従業員を登録
されているかを確認してみてくださいね！
Microsoft ExcelとSmartHRの連携フロー応用編
SmartHRの連携をさらに応用したい方には、「新入社員情報をフォームに入力後雇用契約書を送付、SmartHRに登録して通知する」テンプレートもおすすめです。フォームへの入力をきっかけに、雇用契約書の自動発行からGmailでの送付、SmartHRへの従業員登録、さらにはChatworkへの通知までを一貫して自動化できます。
入社手続きにかかる手間や転記ミスを削減したい方に最適です！
■概要新入社員の入社手続きは、雇用契約書の作成・送付から人事労務システムへの情報登録まで多岐にわたり、手作業での対応は手間がかかるものです。また、複数のツールに同じ情報を何度も入力することで、ミスが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、フォームに新入社員情報を一度入力するだけで、Googleドキュメントでの契約書発行からSmartHRへの従業員情報登録、関係者への通知までの一連のプロセスを自動で完結できます。
■このテンプレートをおすすめする方- 新入社員の入社手続きに多くの時間を費やしている人事・労務担当者の方
- 雇用契約書の作成やSmartHRへの情報登録を手作業で行っている方
- 入社手続きにおける情報の転記ミスや対応漏れを減らし、業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット- フォーム入力が起点となり、雇用契約書の送付からSmartHRへの登録までが自動処理されるため、手作業にかかっていた時間を短縮できます。
- システム間で情報が自動で連携されるので、手作業による情報の転記ミスや、契約書の送付漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Googleドキュメント、Gmail、SmartHR、ChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「新入社員情報の登録フォーム」が入力されたらフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、フォームで受け取った情報をもとに雇用契約書を自動で発行するよう設定します。
- 続いて、Gmailのオペレーションで、発行した雇用契約書を添付して対象者にメールを送付するよう設定します。
- 次に、SmartHRのオペレーションで、フォームで受け取った情報をもとに従業員情報を登録するよう設定します。
- 続いて、Yoomデータベースのオペレーションで、入社情報をデータベースに格納するよう設定します。
- 最後に、Chatworkのオペレーションで、担当者に入社手続きが完了した旨を通知するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- トリガーとなるフォームで設定する質問項目は、収集したい情報に応じて任意で設定してください。
- Googleドキュメントで雇用契約書の雛形として使用するテンプレートは、任意のものに変更できます。
- SmartHRに従業員情報として連携する項目は、フォームで取得した情報の中から自由に選択可能です。
- 情報を格納するYoomデータベースや、追加するレコードの内容は任意で設定できます。
- Chatworkで通知を送るルームやメッセージの本文は、運用に合わせて自由にカスタマイズしてください。
■注意事項- Googleドキュメント、Gmail、SmartHR、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- SmartHRはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- 新入社員の入社手続きに多くの時間を費やしている人事・労務担当者の方
- 雇用契約書の作成やSmartHRへの情報登録を手作業で行っている方
- 入社手続きにおける情報の転記ミスや対応漏れを減らし、業務を効率化したい方
- フォーム入力が起点となり、雇用契約書の送付からSmartHRへの登録までが自動処理されるため、手作業にかかっていた時間を短縮できます。
- システム間で情報が自動で連携されるので、手作業による情報の転記ミスや、契約書の送付漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、Googleドキュメント、Gmail、SmartHR、ChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「新入社員情報の登録フォーム」が入力されたらフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、フォームで受け取った情報をもとに雇用契約書を自動で発行するよう設定します。
- 続いて、Gmailのオペレーションで、発行した雇用契約書を添付して対象者にメールを送付するよう設定します。
- 次に、SmartHRのオペレーションで、フォームで受け取った情報をもとに従業員情報を登録するよう設定します。
- 続いて、Yoomデータベースのオペレーションで、入社情報をデータベースに格納するよう設定します。
- 最後に、Chatworkのオペレーションで、担当者に入社手続きが完了した旨を通知するよう設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームで設定する質問項目は、収集したい情報に応じて任意で設定してください。
- Googleドキュメントで雇用契約書の雛形として使用するテンプレートは、任意のものに変更できます。
- SmartHRに従業員情報として連携する項目は、フォームで取得した情報の中から自由に選択可能です。
- 情報を格納するYoomデータベースや、追加するレコードの内容は任意で設定できます。
- Chatworkで通知を送るルームやメッセージの本文は、運用に合わせて自由にカスタマイズしてください。
- Googleドキュメント、Gmail、SmartHR、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- SmartHRはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
まとめ
SmartHRとMicrosoft Excelの連携による自動化についてご紹介しました。
従業員情報の登録や管理表の更新など、これまで手作業で行っていた面倒な作業も、アプリ同士をつなぐことでスムーズに進めることができるでしょう。
Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくてもテンプレートを活用してすぐに自動化を始められます。
データ入力のミスや転記の手間を減らすことで、空いた時間をもっと重要な業務に活用できるようになりますよ。
ぜひ今回ご紹介したテンプレートを使って、日々の業務を効率化してみてくださいね！
よくあるご質問
Q：定期的に起動することはできますか？
A：
可能です。
トリガーを「手動起動」から「変更」をクリックして「スケジュール」に変更することで、毎月、毎週など日時を指定して起動することができます。
詳しい設定方法は下のページをご参照ください。
Q：テストに失敗したらどうなる？
A：
「認証に失敗しました」「権限が無い」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージがYoom画面上に表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のページをご参照ください。
Q：Microsoft Excelで複数行のデータを一括処理できる？
A：
はい、可能です。
Yoomの「繰り返し処理」機能を使用することで、Microsoft Excelのテーブルに含まれる複数行のデータを1行ずつ自動的に抽出し、連続でSmartHRへ一括登録できます。
詳しい設定方法は下のページをご参照ください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
