フォームに回答を元に雇用契約書を作成しSmartHRとMicrosoft Excelに登録してMicrosoft Teamsに通知する方法

‍ステップ1: マイアプリ連携

お使いのExcelとSmartHRをマイアプリ登録しましょう！
(1)連携方法はYoomにログインし、画面左側にあるマイアプリをクリック
(2)画面右側に+新規接続ボタンが表示されるので、クリック

SmartHRのマイアプリ登録方法
‍(1)アプリの一覧からSmartHRを選択
(2)SmartHRのマイアプリ登録方法を参考にマイアプリ登録をしましょう

Outlookのマイアプリ登録方法
‍(1)アプリの一覧からOutlookを選択
(2)サインインで連携するアカウント情報を入力
(3)マイアプリ登録が完了

Googleドキュメントのマイアプリ登録方法
‍(1)アプリの一覧からGoogleドキュメントを選択
(2)Sign in with Googleをクリック
(3)アカウントの選択画面で連携したいアカウントを選択し、クリック
(4)Yoomにログイン画面で連携するアカウント情報が正しいかを確認し、次へをクリック
(5)「YoomがGoogleアカウントへの追加アクセスを求めています」画面で続行をクリックするとマイアプリ登録が完了

Microsoft Excelのマイアプリ登録方法
‍(1)アプリの一覧からMicrosoft Excelを選択
(2)サインインで連携するアカウント情報を入力
(3)マイアプリ登録が完了

Microsoft Teamsマイアプリ登録方法
‍(1)アプリの一覧からMicrosoft Teamsを選択
(2)サインインで連携するアカウント情報を入力
(3)マイアプリ登録が完了

‍Yoomへの登録完了後
‍(1)下のバナー先に飛び、「このテンプレートを試してみる」をクリック！

(2)ワークスペース一覧からプロジェクトを任意で選択
※コピーしたテンプレートは(2)で選択したプロジェクト内の「マイプロジェクト」に格納されます。
(3)フローの一覧画面の右上にある「編集する」をクリック

ステップ2: トリガーを設定

(1)フローの一覧画面から「フォームトリガー」をクリック
(2)今回は「新入社員情報の登録フォーム」を作成するため、必要な情報に応じて「+質問を追加」ボタンから項目を追加

(3)質問の入力や回答形式を設定
(4)次へをクリック

■フォームの表示確認と詳細設定
(5)取得した値に、入力フォームのサンプル値を設定

(6)保存するをクリック

ステップ3: 書類を発行する

(1)「書類を発行する」をクリック
(2)タイトルを設定
(3)Googleドキュメントと連携するアカウント情報が正しいかを確認
(4)雛形書類の連携を設定

• ドキュメントのファイルID：候補から任意で選択

(5)発行書類の各項目を設定

• 格納先のGoogle DriveフォルダID：候補から任意で選択
• 出力ファイル名：今回は、テキストとアウトプットを組み合わせて構成
  

(6)次へをクリック

■置換条件の設定
(7)置換条件を取得をクリック
(8)テストでエラーが出なければ、保存するをクリック

ステップ3: メールを送る

(1)「メールを送る」をクリック
(2)タイトルを設定
(3)Outlookと連携するアカウント情報が正しいかを確認
(4)メール内容の各項目を設定
(5)次へをクリック

■メール送信のテスト
(6)メールの送信内容を確認し、テストをクリック
(7)エラーが出なければ、保存するをクリック

ステップ4:SmartHRと連携する

(1)「アプリと連携する」をクリック
(2)タイトルを設定
(3)SmartHRと連携するアカウント情報が正しいかを確認
(4)アクションは「従業員の登録(非推奨)」を選択
(5)次へをクリック

■API接続設定
(6)テナントIDは、管理画面URL内の「https://●●●●●●.smarthr.jp」の「●●●●●●」部分を入力
(7)事業所IDは、事業所情報ページURL内の「https://{テナントID}.smarthr.jp/admin/biz_establishments/●●●●●」「●●●●●●」部分を入力
※「事業所情報の取得」アクションからも事業所IDの確認が可能
(8)ページ内にある従業員登録で必要な各項目を設定
(9)テストでエラーが出なければ、保存するをクリック

ステップ5:データベースを操作する

(1)「データベースを操作する」をクリック
(2)タイトルを設定
(3)Microsoft Excelと連携するアカウント情報が正しいかを確認
(4)実行アクションは「レコードを追加する」を選択
(5)データベースの連携の各項目を設定
(6)次へをクリック

■データベース操作の詳細設定
(7)追加するレコードの値の各項目を設定
※データベースの連携で指定したシートの情報によって項目名は変わります。
フォームトリガーの情報をExcelと紐付けるように設定してください。

(8)テストでエラーが出なければ、保存するをクリック

ステップ6:Microsoft Teamsと連携する

(1)「アプリと連携する」をクリック
(2)タイトルを設定
(3Microsoft Teamsと連携するアカウント情報が正しいかを確認
(4)アクションは「チャネルにメッセージを送る」を選択
(5)次へをクリック

■API接続設定
(6)各項目を設定

• チームID：候補から任意で選択
• チャネルID：候補から任意で選択
• メッセージ：テキストとアウトプットを組み合わせて構成

(7)テストでエラーが出なければ、保存するをクリック
(8)フローの一覧画面に戻り、アプリトリガーをONに変更すればフローの設定は完了です！

ExcelとSmartHRの連携フロー応用編

先ほど紹介したExcelとSmartHRのテンプレートですが、使い慣れているメールやチャットツールが異なることもありますよね？
Yoomでは、Yoomのデータベースを活用したり、別のアプリに通知を送ることもできます。
業務スタイルに合わせてカスタマイズしてみましょう！

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まとめ

ExcelとSmartHRの連携で、面倒な手作業がなくなり、情報管理がぐっと楽になりますね。
応用編のテンプレートを使えば、異なるメールやチャットへの通知も可能になります。
Yoomを使えば、ノーコードで簡単に連携設定ができ、すぐに始められます。
多くの社員を抱える企業の人事部門の方や、効率化を目指す方は、この機会にぜひ、ExcelとSmartHRの連携をお試しください！