2024/11/17
自動化のアイデア

【OneDrive API】各種アプリとの連携方法から活用事例まで徹底解説。

r.suzuki
OneDrive APIと各種アプリの連携イメージ

目次

OneDrive APIでできること

OneDrive APIと外部アプリケーションのAPIをあわせて利用することで、 ファイルやフォルダーの管理の効率化が期待できます。
例えば、ファイルのアップロードやダウンロード、フォルダーの作成・削除の自動化により、定期的なバックアップやチーム間でのファイル同期が効率化され、フォルダー構成の自動化や整理整頓が可能です。

また、OneDrive APIとチャットツールのAPIをあわせて利用することで、OneDrive上でのファイルの追加や更新、削除をチャットツールへ通知することも可能です。
例えば、ファイル更新時に指定したチームへ通知を送るなどの用途で利用できます。
通知によりOneDriveの変更を素早く把握でき、次のフローへのスムーズな移行が見込めます。

他にも、APIを通じて、ファイルの名前、サイズ、更新日などのメタデータの取得・更新が可能です。
ファイルのバージョン管理機能もあり、以前のバージョンへの復元や更新履歴の追跡により、ファイル管理の精度向上につながります。
例えば、プロジェクト管理部では、OneDriveのファイル名やサイズ、更新日時を取得して定期的に更新することで、進捗状況を自動で可視化し、管理の効率化が期待できます。

OneDrive APIはファイル管理の自動化や共有、セキュリティ管理など、多岐にわたる機能を提供しているため、業務効率やデータ管理の強化が期待できます。

OneDrive APIの利用方法

今回はYoomというサービスを利用してノーコードでOneDriveを利用していきます。

[Yoomとは]

まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
既にアカウント登録済みの方はログインしてください。
Yoomのアカウント発行ページ

OneDriveをYoomと接続する方法

マイアプリ連携の設定

1)Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。


2)Yoomで接続できるアプリ一覧が表示され、一番上の検索窓から今回使用する「OneDrive」を検索していきます。

OneDriveを選択できたら、使用するアカウントでログインします。


詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター

3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されたか確認してください。

これでOneDrive APIをYoomから利用することが可能になりました!

Yoomのテンプレートを利用してOneDrive APIをつかいこなそう!

Yoomには、多くのフローボットテンプレートが用意されており、クリックするだけで様々なフローボットを簡単に利用できるようになっています。

フローボットの詳細については、以下の動画で詳しく紹介されています。


ここからは実際の利用シーンやおすすめの職種ごとに実際に用意されているテンプレートを紹介していきます。

OneDrive APIを利用して実現できる自動化の例

Yoomではさまざまなサービスとの連携が可能で、それぞれのサービスに対応したテンプレートも用意されています。
普段使用しているサービスと連携できるテンプレートを活用して、OneDriveを自動化しましょう!

1.フォルダを作成する

OneDrive APIと外部アプリケーションのAPIの利用で、外部アプリケーションに情報が登録されると、自動でOneDriveにフォルダが作成を行うことが可能です。
OneDriveの情報を基にフォルダの作成が可能なので、フォルダ名などの情報の正確性向上が見込め、作業の時間も削減でき、業務の効率化が期待できます。
例えば営業部では、Notionで新しい取引先を登録すると、OneDriveに自動で取引先ごとのフォルダーが作成されます。
これにより、契約書や見積書などの関連資料を取引先単位で整理でき、資料管理の効率化が期待できます。
また、フォルダーが自動作成されるため、手作業によるミスを防ぎ、チーム間で統一されたフォルダー構造の維持も見込めます。

2.ファイルを格納する

OneDrive APIと外部アプリケーションのAPIを利用すれば、外部アプリケーションで情報が更新されるたびに、API経由でOneDriveへファイルを格納することが可能です。
定期的な確認の手間を削減でき、外部アプリケーションのデータを直接格納することで、情報の正確性向上や書類の一元管理が可能です。
例えば法務部では、GMOサインで書類の締結が完了すると、契約書や同意書が自動的にOneDriveに保存できます。
これにより、契約書管理が一元化され、必要な書類の素早い参照が見込めます。
また、手動のファイル保存作業が省かれるため、業務効率が向上し、書類の取りこぼしも防止も期待できます。

同様に、メッセージツールで受信したデータをアップロードすることも可能です。
例えば総務部では、Gmailで受け取った重要書類を自動的にOneDriveに保存する仕組みを導入しています。
これにより、契約書や請求書などがOneDriveに一元管理でき、ファイルの整理や検索の効率化が期待できます。
さらに、ファイルを手動でダウンロード・保存する手間が省けるため、作業時間の短縮や重要書類の保存漏れの防止が見込めます。

3.通知する

OneDrive APIとメッセージアプリのAPIを利用すれば、メッセージツールにフォルダの格納やデータの更新を通知することも可能です。アクションが実行されたことをメッセージで把握できるため、毎回OneDriveを開かずに情報を確認でき、業務の効率化が期待できます。
例えば人事部では、応募フォームに添付された履歴書や職務経歴書を自動でOneDriveに保存した後、応募受領メールをGmailで送信できるようになります。
これにより、応募書類を一元管理でき、手動でのファイル保存や返信作業を省略できます。
自動化によって、書類の保存漏れや返信遅延を防ぎ、応募者へのスムーズな対応が見込めます。
また、管理の効率化により、他の採用業務に注力できることが期待できます。

OneDrive APIの利用をおすすめしたい方

・OneDriveでデータ管理を行っている方
・ファイルを効率的に管理したい方
・データ整合性を保ちながら、データの一元管理を行いたい方
・手動作業を削減し、業務の効率化を図りたい方

まとめ

OneDrive APIとアプリの連携方法から、実際の活用例までを紹介しました。
OneDrive APIを活用することで、ファイル管理やデータ保存の効率化が期待できます。
例えば、外部アプリケーションのAPIと連携することで、自動でフォルダーを作成したり、ファイルを格納したりすることが可能となり、手動作業を省略できます。
さらに、通知機能を使えば、重要なデータの更新やファイル保存を即座に把握でき、迅速な対応も見込めます。
これにより、業務の効率化が進むだけでなく、データ整合性の向上やミスの防止も期待できます。
OneDrive APIは、日々の業務をよりスマートに進めたい方にとって有用なツールです!
ぜひ、OneDrive APIを使って業務の効率化を目指してみてください!

また、Yoomを利用すれば、プログラミング知識がなくても簡単にOneDrive APIを導入できます。
豊富なYoomのテンプレートを活用し、効率的な業務改善を実現しましょう!

この記事を書いた人
r.suzuki
人材が限られる地方の中小企業で業務の効率化を日々模索していたところ、Yoomと出会いました。 こうだったらいいなとなにげなく考えていたことがYoomを導入することで、こんなにも効率化できるんだ!と感動。 システムやプログラミングの知識や経験がない私でも、業務が大きくかわったので、同じように感じているたくさんの方々へ共有できたらと執筆しています。
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