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「新しいプロジェクトが始まるたびに、手作業でOneDriveにフォルダを作成するのが面倒…」「顧客ごとにフォルダを整理しているけれど、案件が増えるにつれて管理が追いつかない…」
このように、OneDriveを使ったファイル管理において、手作業によるフォルダ作成や整理の煩雑さ、それに伴うヒューマンエラーにお困りではありませんか？
もし、取引先との新しい契約締結時に自動でOneDriveに専用フォルダが作成されたり、特定の条件を満たすメールを受信した際に内容に応じたフォルダが自動で整理されたりする仕組みがあればどうでしょう？
これらの定型的ながらも重要な業務から解放され、より戦略的なコア業務に集中できる貴重な時間を確保できるはずです。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識は一切不要で、どなたでも簡単に設定できます。
日々の業務にかかる手間や時間を減らせる
ので、ぜひこの機会に自動化を導入して、ファイル管理業務をもっと効率的に進めましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはOneDriveでのフォルダ作成に関する業務フローを自動化するテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックして、さっそく自動化を体験してみましょう！
■概要 HubSpotで新しい取引情報が登録されるたびに、関連資料を保管するためにOneDriveに手動でフォルダを作成する作業は、手間がかかるだけでなく入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、HubSpotで新規取引が作成された際にOneDriveへフォルダが自動で作成されるため、このような日々の繰り返し作業から解放され、より重要な業務に集中できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
様々なトリガーでOneDriveのフォルダ作成を自動化する方法
日常業務で利用している様々なSaaSアプリケーションとOneDriveを連携させ、フォルダ作成を自動化する方法を、具体的なユースケースに基づいたテンプレートを交えてご紹介します！
気になるテンプレートがあれば、ぜひ気軽にクリックして試してみてください！
CRMサービスのデータ追加をトリガーに、OneDriveへフォルダを自動作成する
HubSpotのようなCRMサービスに新しい取引情報が登録されたタイミングで、OneDriveに自動で関連フォルダを作成することが可能です。
顧客情報や案件情報と関連ファイルをスムーズに紐付けて一元管理できるようになります。
また、手作業によるフォルダ作成の手間や入力ミスを大幅に削減し、営業活動の効率化の実現をサポートするでしょう。
■概要 HubSpotで新しい取引情報が登録されるたびに、関連資料を保管するためにOneDriveに手動でフォルダを作成する作業は、手間がかかるだけでなく入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、HubSpotで新規取引が作成された際にOneDriveへフォルダが自動で作成されるため、このような日々の繰り返し作業から解放され、より重要な業務に集中できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
チャットツールの投稿をトリガーに、OneDriveへフォルダを自動作成する
Telegramなどのチャットツールで特定のキーワードを含むメッセージが投稿された際に、その情報を基にOneDriveへ自動でフォルダを作成することもできます。
チャットでの重要なやり取りや共有されたファイルと関連資料を効率的に紐付けて管理しやすくなり、情報共有の漏れを防ぎつつ、必要なファイルを探す手間を削減できるでしょう。
■概要 Telegramでの情報共有は便利ですが、重要なメッセージや添付ファイルを後から探したり、整理したりするのに手間がかかることはありませんか。また、手作業でのフォルダ作成やファイル移動は、ミスや漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Telegramに特定のメッセージが投稿されたタイミングで、OneDriveに自動でフォルダを作成できます。これにより、情報の整理や管理が効率化され、手作業による手間やヒューマンエラーを減らすことに繋がります。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
特定のメール受信をトリガーに、OneDriveへフォルダを自動作成する
Zoho Mailのようなメールサービスで、特定の条件に該当するメールを受信したタイミングで、OneDriveに自動でフォルダを作成することも可能です。
これによりメールの内容に応じたフォルダへ関連ファイルを効率的に整理でき、重要な情報を見逃さず、迅速な対応をサポートし、業務の生産性向上に期待できます。
■概要 Zoho Mailで受信したメールに関する情報を、手作業でOneDriveにフォルダを作成して管理していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成忘れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Zoho MailとOneDriveの連携をスムーズに実現し、特定のメール受信をトリガーとしてOneDriveに自動でフォルダを作成できます。定型的なファイル管理業務から解放され、より重要な業務に集中することが可能になります。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
HubSpotに新規取引が追加されたら、OneDriveにフォルダを自動作成するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、「HubSpotで新しい取引が作成された際に、その取引情報を基にOneDriveに自動で専用フォルダを作成する」フローの作成手順を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要 HubSpotで新しい取引情報が登録されるたびに、関連資料を保管するためにOneDriveに手動でフォルダを作成する作業は、手間がかかるだけでなく入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、HubSpotで新規取引が作成された際にOneDriveへフォルダが自動で作成されるため、このような日々の繰り返し作業から解放され、より重要な業務に集中できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
ステップ1：HubSpotとOneDriveのマイアプリ登録
はじめに、使用するアプリとYoomを連携するための「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomの画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
【HubSpotのマイアプリ登録】
検索窓にHubSpotと入力し、表示された候補から選択します。
「Sign in to your HubSpot account」をクリックしてください。
Yoomと連携するアカウントを選択したら連携完了です！
【OneDriveのマイアプリ登録】
先ほど同様に検索窓でOneDriveを検索し、表示された候補から選択します。
※「Microsoft 365（旧称 Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomとの連携がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。詳しくはこちらをご確認ください。
Yoomと連携するアカウントを選択して、連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここから実際に、フローを作成していきましょう！
簡単に設定できるよう、テンプレートを使用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
■概要 HubSpotで新しい取引情報が登録されるたびに、関連資料を保管するためにOneDriveに手動でフォルダを作成する作業は、手間がかかるだけでなく入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、HubSpotで新規取引が作成された際にOneDriveへフォルダが自動で作成されるため、このような日々の繰り返し作業から解放され、より重要な業務に集中できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
ステップ3：HubSpotのトリガー設定
最初の設定です！
まずは、HubSpotに新しい取引が作成されたら、フローボットが起動するように設定していきます。
コピーしたテンプレートの、「新しい取引が作成されたら」をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次に、トリガーの起動間隔をプルダウンメニューから設定しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、タイムリーなデータ連携のためにも基本的には最短の起動間隔でご使用いただくのがおすすめです！
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
設定が完了したら、動作チェックのためにテストを行います。
HubSpotの画面に移り、テスト用に下記のような取引を作成してください。
テスト用なので、架空の情報（「テスト太郎」や「demo株式会社」など）でOKです！
取引を作成したら、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、「取得した値」に先ほど作成した取引情報がアウトプットとして抽出されるので、内容を確認してくださいね！
確認後は「保存する」をクリックして、次の設定に進みます。
ステップ4：OneDriveのフォルダ作成設定
続いて、ステップ3で取得した新規取引情報をもとに、OneDriveにフォルダを作成する設定を行います。
「フォルダを作成」をクリックしてください。
先ほどと同じようにタイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次に、下記のように詳細を設定していきます。
・ドライブID：入力欄をクリックすると表示される候補から、フローで使用するドライブを選択してください。
・親フォルダのアイテムID：自動作成するフォルダを格納する、親フォルダを候補から選択します。
・親フォルダ名：先ほど「親フォルダのアイテムID」に設定したフォルダの名前を入力しましょう。
・フォルダ名：ここでは、自動作成するフォルダの名前を設定します。
アウトプットを活用することで、HubSpotで作成された取引情報に合わせたフォルダ名でフォルダを自動作成することができますよ！
設定が完了したら「テスト」をクリックします。
OneDriveの指定のフォルダ内に、実際にフォルダが作成されていることを確認してみましょう！
設定したとおり、HubSpotで作成された「取引名」でフォルダが作成されていました！
確認したら「保存する」をクリックして、設定完了です。
ステップ5：トリガーをONにしてフローの動作確認
以上で全ての設定が完了しました。「トリガーをON」にし、設定したフローの動作チェックをしましょう！
以上が、「HubSpotで新しい取引が作成された際に、その取引情報を基にOneDriveに自動で専用フォルダを作成する」フローの作成手順でした！
OneDriveを使ったその他の便利な自動化例
今回ご紹介したHubSpotとの連携以外にも、様々なツールと連携することで多様な業務フローを自動化することが可能です。
たとえば、メールに届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードしたり、様々なデータベースの情報を基に、フォルダを自動作成することもできちゃいます！
テンプレートは自由にカスタマイズできるので、自社の業務に近いテンプレートを探して、最適なフローを構築してみてください。
■概要 Gmailで受け取ったファイルをOneDriveに保存するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.GmailとOneDriveを業務で使用している方 ・Gmailを使用して顧客とのやりとりをしている担当者 ・OneDriveを使用してファイル管理をしている担当者 ・GmailとOneDriveを連携した効率化を検討している方 2.手動によるファイル保存の作業を減らし、自動化したいと考えている方 ・業務の自動化を目指している中小企業の経営者 ・手動作業が多い総務、事務の担当者 ■このテンプレートを使うメリット ・Gmailで受け取ったファイルを自動的にOneDriveへ保存することで、業務の効率化を図ることができます。 ・ファイルを自動的にOneDriveへ保存できるため、ヒューマンエラーの防止にも繋がります。 ・Gmailからファイルの保存作業をする必要が無くなり、他の重要な作業に時間を充てることができます。 ・フローボットをカスタマイズすることで、OneDriveへファイル保存後、コミュニケーションツールへ通知を出すこともできます。 ■注意事項 ・Gmail、OneDriveのそれぞれとYoomを連携させてください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ・GmailをYoom連携し、Gmailをトリガーとして使用した際の転送処理については下記を参照ください。 ■概要 新しい従業員が入社するたびに、Google スプレッドシートの情報をもとに手作業でOneDriveのアクセス権限を付与する業務は、手間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに従業員情報を追加するだけで、所属部署に応じたOneDriveのフォルダ権限付与が自動で完了し、こうした管理業務の負担を軽減します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Salesforceで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.CRMツールとしてSalesforceを利用している企業 ・Salesforceで顧客情報を一元管理している企業 2.ファイル管理としてOneDriveを利用している方 ・ファイル管理を効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット このテンプレートを使うと、Salesforceに取引先が登録されたら、自動的にOneDriveにフォルダが作成されます。 また、手作業による業務が減るため人為的なミスも減ります。 ■注意事項 ・SalesforceとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ■概要 メールで受け取った添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードしてMicrosoft Teamsに通知するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.メールでのファイル受信を頻繁に行う企業やチーム 2.OneDriveを利用している企業やチーム 3.Microsoft Teamsを利用している企業やチーム 4.システム連携とプロセス自動化を推進している方 ■このテンプレートを使うメリット ・手動でのファイルのアップロードや通知作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。 ・ファイルが安全にOneDriveに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、ファイル管理や情報共有がスムーズに行えるようになります。 ・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。 ■注意事項 ・OneDrive、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
これまで手動でフォルダを作成していた方は作業時間が短縮されます。
短縮できた時間は他の業務に充てることができるため、1日にこなせる仕事量が増えるでしょう。
フォルダを作成し忘れたり、重複して作成することが減るため、正確なファイル管理を実現できます。
まとめ
いかがでしたか？OneDriveのフォルダ作成業務を自動化することで、これまで手作業で行っていたフォルダ作成やファイル整理の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができるでしょう。
これにより、例えば営業担当者は顧客ごとの情報を迅速かつ正確に管理できるようになり、提案活動やフォローアップといった本来注力すべきコア業務により多くの時間を割けるようになるはずです。
Yoomを使えば、便利な自動化の仕組みがノーコードで構築できるのも魅力ですよね。
「本当に誰でも設定できる？」「ちょっと気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。
登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
Yoomで日々の業務をもっとラクに、もっと効率的にしませんか？
業務効率化の第一歩としてまずは1つ、OneDriveのフォルダ自動作成の活用からぜひスタートしてみてくださいね！
