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「新しいプロジェクトが始まるたびに、手作業でOneDriveにフォルダを作成するのが面倒…」「顧客ごとにフォルダを整理しているけれど、案件が増えるにつれて管理が追いつかない…」
このように、OneDriveを使ったファイル管理において、手作業によるフォルダ作成や整理の煩雑さ、それに伴うヒューマンエラーにお困りではありませんか？
もし、<span class="mark-yellow">取引先との新しい契約締結時に自動でOneDriveに専用フォルダが作成されたり、特定の条件を満たすメールを受信した際に内容に応じたフォルダが自動で整理されたりする仕組み</span>があればどうでしょう？
これらの定型的ながらも重要な業務から解放され、より戦略的なコア業務に集中できる貴重な時間を確保できるはずです。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識は一切不要で、どなたでも簡単に設定できます。
日々の業務にかかる手間や時間を減らせる
ので、ぜひこの機会に自動化を導入して、ファイル管理業務をもっと効率的に進めましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">OneDriveでのフォルダ作成に関する業務フローを自動化する</span>テンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックして、さっそく自動化を体験してみましょう！
日常業務で利用している様々なSaaSアプリケーションとOneDriveを連携させ、フォルダ作成を自動化する方法を、具体的なユースケースに基づいたテンプレートを交えてご紹介します！
気になるテンプレートがあれば、ぜひ気軽にクリックして試してみてください！
<span class="mark-yellow">HubSpotのようなCRMサービスに新しい取引情報が登録されたタイミングで、OneDriveに自動で関連フォルダを作成する</span>ことが可能です。
顧客情報や案件情報と関連ファイルをスムーズに紐付けて一元管理できるようになります。
また、手作業によるフォルダ作成の手間や入力ミスを大幅に削減し、営業活動の効率化の実現をサポートするでしょう。
<span class="mark-yellow">Telegramなどのチャットツールで特定のキーワードを含むメッセージが投稿された際に、その情報を基にOneDriveへ自動でフォルダを作成する</span>こともできます。
チャットでの重要なやり取りや共有されたファイルと関連資料を効率的に紐付けて管理しやすくなり、情報共有の漏れを防ぎつつ、必要なファイルを探す手間を削減できるでしょう。
<span class="mark-yellow">Zoho Mailのようなメールサービスで、特定の条件に該当するメールを受信したタイミングで、OneDriveに自動でフォルダを作成する</span>ことも可能です。
これによりメールの内容に応じたフォルダへ関連ファイルを効率的に整理でき、重要な情報を見逃さず、迅速な対応をサポートし、業務の生産性向上に期待できます。
それではここから代表的な例として、「HubSpotで新しい取引が作成された際に、その取引情報を基にOneDriveに自動で専用フォルダを作成する」フローの作成手順を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
はじめに、使用するアプリとYoomを連携するための「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomの画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
【HubSpotのマイアプリ登録】
検索窓にHubSpotと入力し、表示された候補から選択します。
「Sign in to your HubSpot account」をクリックしてください。
Yoomと連携するアカウントを選択したら連携完了です！
【OneDriveのマイアプリ登録】
先ほど同様に検索窓でOneDriveを検索し、表示された候補から選択します。
※「Microsoft 365（旧称 Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomとの連携がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。詳しくはこちらをご確認ください。
Yoomと連携するアカウントを選択して、連携完了です！
ここから実際に、フローを作成していきましょう！
簡単に設定できるよう、テンプレートを使用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、HubSpotに新しい取引が作成されたら、フローボットが起動するように設定していきます。
コピーしたテンプレートの、「新しい取引が作成されたら」をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次に、トリガーの起動間隔をプルダウンメニューから設定しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、タイムリーなデータ連携のためにも基本的には最短の起動間隔でご使用いただくのがおすすめです！
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
設定が完了したら、動作チェックのためにテストを行います。
HubSpotの画面に移り、テスト用に下記のような取引を作成してください。
テスト用なので、架空の情報（「テスト太郎」や「demo株式会社」など）でOKです！
取引を作成したら、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、「取得した値」に先ほど作成した取引情報がアウトプットとして抽出されるので、内容を確認してくださいね！
確認後は「保存する」をクリックして、次の設定に進みます。
続いて、ステップ3で取得した新規取引情報をもとに、OneDriveにフォルダを作成する設定を行います。
「フォルダを作成」をクリックしてください。
先ほどと同じようにタイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次に、下記のように詳細を設定していきます。
・ドライブID：入力欄をクリックすると表示される候補から、フローで使用するドライブを選択してください。
・親フォルダのアイテムID：自動作成するフォルダを格納する、親フォルダを候補から選択します。
・親フォルダ名：先ほど「親フォルダのアイテムID」に設定したフォルダの名前を入力しましょう。
・フォルダ名：ここでは、自動作成するフォルダの名前を設定します。
アウトプットを活用することで、HubSpotで作成された取引情報に合わせたフォルダ名でフォルダを自動作成することができますよ！
設定が完了したら「テスト」をクリックします。
OneDriveの指定のフォルダ内に、実際にフォルダが作成されていることを確認してみましょう！
設定したとおり、HubSpotで作成された「取引名」でフォルダが作成されていました！
確認したら「保存する」をクリックして、設定完了です。
以上で全ての設定が完了しました。「トリガーをON」にし、設定したフローの動作チェックをしましょう！
以上が、「HubSpotで新しい取引が作成された際に、その取引情報を基にOneDriveに自動で専用フォルダを作成する」フローの作成手順でした！
今回ご紹介したHubSpotとの連携以外にも、様々なツールと連携することで多様な業務フローを自動化することが可能です。
たとえば、メールに届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードしたり、様々なデータベースの情報を基に、フォルダを自動作成することもできちゃいます！
テンプレートは自由にカスタマイズできるので、自社の業務に近いテンプレートを探して、最適なフローを構築してみてください。
いかがでしたか？OneDriveのフォルダ作成業務を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたフォルダ作成やファイル整理の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができるでしょう。</span>
これにより、例えば営業担当者は顧客ごとの情報を迅速かつ正確に管理できるようになり、提案活動やフォローアップといった本来注力すべきコア業務により多くの時間を割けるようになるはずです。
Yoomを使えば、便利な自動化の仕組みがノーコードで構築できるのも魅力ですよね。
「本当に誰でも設定できる？」「ちょっと気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。
登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>しませんか？
業務効率化の第一歩としてまずは1つ、OneDriveのフォルダ自動作成の活用からぜひスタートしてみてくださいね！
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