.avif)
・
.avif)
紙の請求書や領収書、会議で配布された資料など、紙媒体や画像データの情報を手入力でシステムに登録する作業に時間を取られていませんか？
「OCRソフトを導入したものの、読み取った後のデータの整形や、別システムへのコピー＆ペースト作業がなくならず、期待したほど業務が楽になっていない…」
といったように、紙や画像ファイルに含まれる文字情報のデータ化と、その後の活用に関する課題を抱えている人も多いのではないでしょう。
そんな課題の解消に、<span class="mark-yellow">スキャンした書類やスマートフォンで撮影した画像データを、特定のフォルダにアップロードするだけで自動的に文字起こしが行われ、そのテキストデータが指定の業務システムやデータベースへ正確に登録される仕組み</span>がおすすめです！
この仕組みを活用すれば、煩雑な手作業から解放され、より戦略的な業務やコア業務へ集中できる貴重な時間を創出できるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても直感的に構築でき、日々の繰り返し作業にかかる手間や時間の大幅な削減が見込めます。
ぜひこの機会にOCR業務の自動化を導入し、作業効率の向上を実感しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">アップロードされたファイルをOCRで読み取る</span>業務フローを自動化するテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックして、さっそく自動化を体験してみましょう！
OCRで読み取ったテキストデータを、普段お使いの様々な業務システムやツールと自動で連携させることで、手作業による入力ミスや時間のロスを削減できるでしょう。
ここでは、具体的な自動化の例をテンプレートと共にご紹介！
気になるテンプレートがあれば、ぜひ気軽にクリックして試してみてください！
<span class="mark-yellow">OneDriveのようなストレージサービスにアップロードされたファイルを自動でOCR処理し、その結果をNotionなどのデータベースサービスに記録する</span>ことができます。
手作業でのデータ入力や転記ミスをなくし、情報の一元管理の実現をサポートします。
<span class="mark-yellow">Dropboxなどのストレージサービスにアップロードされたファイルを自動でOCR処理し、その内容をGmailなどのメールツールで関係者に通知する</span>こともできます。
関連情報の迅速な共有と確認作業の効率化が見込めます。
<span class="mark-yellow">Boxなどのストレージサービスにアップロードされたファイルを自動でOCR処理し、その結果をMicrosoft Teamsなどのチャットツールに送信する</span>ことも可能です。
タイムリーな情報共有とスムーズなコミュニケーションを促進し、業務のスピードアップに貢献します。
それではここから例として、「OneDriveに特定のファイルがアップロードされた際に、そのファイルからOCR機能で文字情報を抽出し、Notionデータベースに自動で追加する」フローの作成手順を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
はじめに、使用するアプリとYoomを連携するための「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomの画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
【OneDriveのマイアプリ登録】
検索窓でOneDriveを検索し、表示された候補から選択します。
※「Microsoft 365（旧称 Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomとの連携がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。詳しくはこちらをご確認ください。
Yoomと連携するアカウントを選択して、連携完了です！
【Notionのマイアプリ登録】
※マイアプリ登録をする前に、フローで使用するデータベースを作成しておきましょう。マイアプリ登録後にフローで使用するデータベースを作成した場合は、マイアプリ登録を再度行う必要があるのでご注意ください。
先ほどと同様に検索窓にNotionと入力し、表示された候補から選択します。
Yoomと連携するアカウントのログイン情報を入力し、「ページを選択する」をクリックしてください。
Notionで作成済みのデータベースの一覧が表示されるので、フローで使用するデータベースにチェックを入れ、「アクセスを許可する」をクリックして連携完了です！
ここから実際に、フローを作成していきましょう！
簡単に設定できるよう、テンプレートを使用しているので、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしてください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
まずは、特定のOneDriveのフォルダ内にファイルが作成・更新されたら、フローボットが起動するように設定を行います。
コピーしたテンプレートの、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」をクリックしてください。
タイトルは必要に応じて編集し、連携するアカウント情報がフローで使用するものであるかどうかを確認しましょう。
基本的に、連携するアカウント情報には、ステップ1で連携した情報が反映されていますよ！
トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックしてください。
次に、トリガーの起動間隔をプルダウンメニューから選択します。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、タイムリーなデータ連携のためにも、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくことをおすすめします。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「ドライブID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択しましょう。候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されていますよ！
「フォルダID」も同様に候補から選択してくださいね！ここで設定したフォルダ内にファイルが作成・更新されると、フローボットが起動するようになります。
設定が完了したら、動作チェックのためにテストを行いましょう。
先ほど設定したフォルダ内に、テスト用のファイルをアップロードしてみてくださいね！
今回は下図のような書類をテスト用にアップロードしました。
テスト用なので、架空の情報（「テスト太郎」や「テスト株式会社」など）でOKですよ！
アップロードしたら、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、「取得した値に」テスト用にアップロードしたファイル情報が、アウトプットとして抽出されるので、内容を確認しましょう。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
正しく情報が抽出できていることを確認したら、「保存する」をクリックして次の設定に進みます。
続いて、分岐条件の設定を行います。
ここでは、作成日時が最終更新日時と等しい場合に、後続のファイルダウンロードの設定に進むように設定していきますよ！
「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっています。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができるので、この機会にぜひお試しください！
ここでの設定は、テンプレートを使用しているため、デフォルトで完了しています。
特に設定を変更する必要はありませんが、下図のような設定になっていることを確認してみてくださいね！
続いての設定は、ステップ3で取得したファイル情報から、実際にファイルをダウンロードする設定です。
「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
タイトルを必要に応じて編集し、連携するアカウント情報はステップ3と同じアカウントであることを確認しましょう。アクションは変更せず、「次へ」をクリックしてください。
「ドライブID」は候補から選択するか、ステップ3と同じドライブIDを直接入力してくださいね！
「ファイルのアイテムID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットを使って設定します。「取得した値」の「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」内にある、「アイテムID」を選択しましょう。
設定完了後は「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、ファイルの「ダウンロード」ボタンが表示されます。ステップ3でテスト用にアップロードしたファイルがダウンロードできているか、実際にダウンロードしてチェックしてみてくださいね！
ここでは、ステップ5でダウンロードしたファイルから、OCR機能を使って文字を読み取る設定をしていきます。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっています。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができるので、この機会に色々と試してみてくださいね！
タイトルは必要に応じて変更し、アクションを活用シーンに合わせて選択しましょう。
デフォルトでは、「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」が設定されていますが、下図の中から自由に設定できるので、活用する業務内容に合わせて選択してみてくださいね！
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
次に、詳細設定を下記のようにしていきます。
・ファイルの添付方法：OneDriveからダウンロードしたファイルを使うので、下図のように設定してください。
・抽出したい項目：ファイルから抽出したいテキストデータの項目を設定します。「会社名」や「メールアドレス」など、抽出したい項目をカンマ（,）区切りで入力してくださいね！
・使用するAI：文字の読み取りに使用するAIを選択します。デフォルトではClaudeが設定されていますが、お好みで選択してください！
・言語：ファイルから文字を読み取る言語を設定します。日本語の書類から文字を読み取る場合は「日本語」を、英語の書類の場合は「英語」を設定しましょう。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、「抽出したい項目」に設定した項目が、正しく抽出されていることを確認してください。
確認後、「保存する」をクリックして次のステップに進みましょう！
最後に、ステップ6で取得したテキストデータを使って、Notionのレコードを追加する設定を行います。
「レコードを追加する」をクリックしてください。
これまでと同じようにタイトルは必要に応じて編集し、連携するアカウント情報がフローで使用するもので間違いないかを確認しましょう。実行アクションは「レコードを追加する」のままにして、ページ下の「データベース連携」の設定に進んでください。
「データベースID」に、ステップ6で抽出した情報を追加するデータベースを設定します。
入力欄をクリックして表示される候補から選択しましょう。
次に、データベース操作の詳細設定をしていきます。
「追加するレコードの値」に、それぞれ入力欄をクリックして表示されるアウトプットから、適切な値を選択して設定してください。
たとえば、「氏名」には、「画像・PDFから文字を読み取る」内にある「氏名」を選択しましょう。
同じように、他の項目も設定してみてくださいね！
※「追加するレコードの値」の項目は、連携しているデータベースに紐づいて表示されています。項目を編集したい場合は、データベースを編集してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックして、実際にNotionにデータが反映されているか確認してみましょう！
テスト用にアップロードしたファイルから、ステップ6で抽出したテキストデータが反映されていましたよ！
確認後は「保存する」をクリックして設定完了です。
以上で全ての設定が完了しました。「トリガーをON」にし、設定したフローの動作チェックをしましょう！
以上が、「OneDriveに特定のファイルがアップロードされた際に、そのファイルからOCR機能で文字情報を抽出し、Notionデータベースに自動で追加する」フローの作成手順でした！
今回ご紹介したファイルデータの管理以外でも、OCRを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
いかがでしたか？OCR処理とそれに伴うデータ入力作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた大量の書類からの文字起こしや、基幹システムへのデータ転記といった時間のかかる作業から解放され、入力ミスといったヒューマンエラーも未然に防ぐことができるでしょう。</span>
これにより、担当者は日々のルーティンワークに追われることなく、分析や企画といったより付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うはずです。
Yoomを使えば、便利な自動化の仕組みがノーコードで構築できるのも魅力ですよね。
「本当に誰でも設定できる？」「ちょっと気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！
その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>しませんか？
業務効率化の第一歩としてまずは1つ、OCR処理とそれに伴うデータ入力作業の自動化から、ぜひスタートしてみてくださいね！
.avif)
.webp)
.webp)