2024/07/22
アプリ同士の連携方法

OutlookとLINE WORKSを連携して、Outlookでメールを受信したらLINE WORKSに自動通知する方法

m.wadazumi

目次

日頃からOutlookとLINE WORKSを利用しているけれど、Outlookのメールの内容をLINE WORKSで確認できたら便利なのに…と思ったことはありませんか?
Yoomを導入すれば、簡単にメールの内容を把握することができます。
本記事では「Outlookでメールを受信したら、LINE WORKSに通知する方法」をご紹介します。
また、OutlookとLINE WORKSを連携するメリットと自動化例もお伝えします。

OutlookとLINE WORKSを連携するメリットと自動化例

OutlookとLINE WORKSを連携するメリットと自動化例を具体的にご紹介します。

1. Outlookでメールを受信したら、LINE WORKSに通知する

OutlookとLINE WORKSを連携することによって、メールを見逃すといったことが起こりにくくなります。
Outlookでメールを受信したら、LINE WORKSに通知するといったことが可能になるからです。
これにより、メッセージを一元で管理できるので、スムーズにコミュニケーションが取れます。
また、通知先も自由に設定できるので、該当するグループへの通知が可能です。

2. LINE WORKSのメッセージをOutlookに転送する

上記にあるように、LINE WORKSのトークルームにメッセージが送信されたら、Outlookに転送が可能です。
LINE WORKSとOutlookを連携することによって、異なるツールを利用していても問題なくやり取りができます。
1番で紹介したフローとは逆のフローですが、こちらのフローもご利用いただけます。
これにより、情報の抜けや漏れを防ぐことが可能です。

3. 重要なOutlookのイベントをLINE WORKSに通知

OutlookとLINE WORKSを連携することによって、イベント情報を忘れずに管理できます。
たとえば、Outlookのカレンダーにイベントが登録されたら、LINE WORKSに通知することが可能です。
イベントが登録された際は、迅速に対応することができます。
また、リアルタイムで予定が更新されるため、ダブルブッキングも起こりにくいです。

今回は1番の基本フローボットをノーコードで実装する方法をご紹介します。

連携フローの作り方

OutlookとLINE WORKSを連携させて自動化するフローの作成をしましょう。

アプリの連携にはノーコードツールYoomを利用すると、簡単です。
操作方法も難しくないので、簡単にアプリ連携と自動化ができます。
Yoomを利用されている方は、Yoomにログインしてください。
まだYoomを利用されていない方は、こちらからアカウントの発行をしましょう。

今回は先ほどもご紹介した通り、「Outlookでメールを受信したら、LINE WORKSに通知する」というフローを作成します。

LINE WORKSをYoomと接続する方法

LINE WORKSの連携にはYoomのマイアプリ登録が便利です。

LINE WORKSのマイアプリ登録は、Yoomのヘルプページを参考に連携してください。
登録が完了して、マイアプリ欄に表示されていればOKです。

Outlookでメールを受信したら、LINE WORKSに通知する方法

上記の内容のフローボットの設定を行っていきましょう。
工程は以下の4ステップです。

  1. メールを受信したら起動するトリガーの設定
  2. データを操作・変換する設定
  3. 要約する設定
  4. トークルームにメッセージを送信するアクションの設定

以下にあるバナーの「試してみる」をクリックしてください。

「タイトル」と「説明」は自由に変更できるので、変更する方はこちらで変更しましょう。
初めにメールトリガーの設定をするので、「メールを受信したら」をクリックします。

以下の画面が表示されたら、タイトルを確認し、変更する場合は変更をします。
今回のイメージは、メールトリガーで設定したアドレスに対して、Outlookに届いたメールを転送してトリガーを起動させるといった内容です!

メールを受信するメールアドレスの作成をするので、空欄に任意のアドレスを入力しましょう。
右側にある四角いボタンをクリックし、アドレスをコピーします。

Outlookのメール転送設定はこちらを参考にして行ってください。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をしましょう。
こうすることで、Outlookに届いたメールがYoomで設定したメールトリガーのアドレスに転送され、トリガーを起動させることができます!

次に「データを操作・変換する」を選択し、以下の設定を確認してください。

  • 「タイトル」→自由に変更可能
  • 「変換タイプ」→データの抽出(2タスク)

以下の画面が表示されたら、以下の設定を確認しましょう。

  • 「対象のテキスト」→抽出対象のテキストを指定(メールを受信したらの項目から必要なアウトプットをクリックする)
    {{本文}}←こちらがアウトプットです。
  • 抽出したい項目→対象のテキストから抽出したい項目をカンマ(,)区切りで指定
    本文以外に抽出したい項目を選択します。

「テスト」→「テスト成功」→「保存」をしてください。

次に「要約する」を選択し、以下の設定を確認します。

  • 「タイトル」→自由に変更可能
  • 「アクション」→GPT3.5|3,500文字以内の文章の要約(3タスク)

以下の設定を確認しましょう。

  • 「要約対象のテキスト」→{{本文}}
    ※3500文字以内で指定
  • 「文字数」→100
    ※数字で指定してください。例)500(要約対象の文字数や指定した文字数によっては、指定した文字数内で要約されないことがあります)
  • 要約の条件→要点を箇条書きで要約

※正確に要約ができたかどうかに関わらず、1実行あたり3タスクを消費するので、ご注意ください。

「テスト」→「テスト成功」→「保存」をしましょう。

「トークルームにメッセージを送信」を選択し、以下の設定を確認してください。

  • 「タイトル」→自由に変更可能
  • 「LINE WORKS (API2.0)と連携するアカウント情報」→相違がないか確認
  • 「アクション」→トークルームにメッセージを送信

「ボットID」は、Developer Consoleでボットを作成し、ボットIDを取得します。
「トークルームID」はトークルーム画面のメニューにある「チャンネルID」をクリックすると表示されます。「ボットを含むトークルームを作成」アクションを実行した際にもトークルームIDは取得が可能です。
※対象のトークルームにボットが参加している必要があります。
「メッセージ」は自動で入力されていますが、自由に変更可能です。
必ずアウトプットを入力しておきましょう。
完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をします。

トリガーを「ON」にすると、自動化の設定は完了です。


連携フロー応用編

今回は「Outlookでメールを受信」→「LINE WORKSに通知する」というフローを作成しました。
Yoomでは、さまざまな用途で使えるテンプレートを用意しているので、応用編をご紹介します。

1つ目は「メールを受信したら添付ファイルをLINE WORKSのトークルームに送信する方法」です。

こちらは以下のようなフローになっています。

  1. メールトリガー
  2. 添付ファイルがある場合(分岐)
  3. ファイルのアップロードURLの取得
  4. ファイルのアップロードを実行
  5. トークルームにメッセージを送信
  6. トークルームにファイルを送信
  7. トークルームにメッセージを送信

このテンプレートでは、メールにアクセスしなくても、ファイルの共有が可能です。
そのため、スムーズにコミュニケーションが取れます。

2つ目は「Outlookメールに届いた情報をAIで抽出し、Microsoft Excelに自動で転記する」といったテンプレートです。

こちらの工程は以下のようになっています。

  1. メールを受信したら
  2. メール本文から情報を抽出
  3. シートに書き込む

このテンプレートを使用することで、メール内容をMicrosoft Excelにも保管することが可能です。
これにより、Microsoft Excelに手入力する手間が省けます。
また、メールからのデータ抽出項目は自由に変更することが可能です。

他にもOutlookを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

業務によって使い分けてみてくださいね!

まとめ

本記事では「Outlookでメールを受信したら、LINE WORKSに通知する方法」をご紹介しました。
OutlookとLINE WORKSを連携することで、情報の抜けや漏れを防いだり、異なるツールを利用していても問題なくやり取りができます。
また、Outlookのカレンダーにイベントが登録されたら、LINE WORKSに通知することもできます。
リアルタイムで予定が更新されるため、ダブルブッキングも起こりにくいです。
Yoomでは2週間の無料体験を実施しているので、体験してからYoomの導入を検討してくださいね。

この記事を書いた人
m.wadazumi
児童福祉の仕事からライターとして活動し、現在はYoomでブログを執筆中です。 Yoomでできる業務効率化に驚きつつ、みなさんにもその感動を共有して社会貢献したいと考えています。 プログラミング知識ゼロの私でもできるアプリ連携や自動化をお伝えしていきます。
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