日頃からOutlookとLINE WORKSを利用しているけれど、Outlookのメールの内容をLINE WORKSで確認できたら便利なのに…と思ったことはありませんか？
Yoomを導入すれば、簡単にメールの内容を把握することができます。
本記事では「Outlookでメールを受信したら、LINE WORKSに通知する方法」をご紹介します。
また、OutlookとLINE WORKSを連携するメリットと自動化例もお伝えします。
OutlookとLINE WORKSを連携するメリットと自動化例を具体的にご紹介します。
OutlookとLINE WORKSを連携することによって、メールを見逃すといったことが起こりにくくなります。
Outlookでメールを受信したら、LINE WORKSに通知するといったことが可能になるからです。
これにより、メッセージを一元で管理できるので、スムーズにコミュニケーションが取れます。
また、通知先も自由に設定できるので、該当するグループへの通知が可能です。
上記にあるように、LINE WORKSのトークルームにメッセージが送信されたら、Outlookに転送が可能です。
LINE WORKSとOutlookを連携することによって、異なるツールを利用していても問題なくやり取りができます。
1番で紹介したフローとは逆のフローですが、こちらのフローもご利用いただけます。
これにより、情報の抜けや漏れを防ぐことが可能です。
OutlookとLINE WORKSを連携することによって、イベント情報を忘れずに管理できます。
たとえば、Outlookのカレンダーにイベントが登録されたら、LINE WORKSに通知することが可能です。
イベントが登録された際は、迅速に対応することができます。
また、リアルタイムで予定が更新されるため、ダブルブッキングも起こりにくいです。
今回は1番の基本フローボットをノーコードで実装する方法をご紹介します。
OutlookとLINE WORKSを連携させて自動化するフローの作成をしましょう。
アプリの連携にはノーコードツールYoomを利用すると、簡単です。
操作方法も難しくないので、簡単にアプリ連携と自動化ができます。
Yoomを利用されている方は、Yoomにログインしてください。
まだYoomを利用されていない方は、こちらからアカウントの発行をしましょう。
今回は先ほどもご紹介した通り、「Outlookでメールを受信したら、LINE WORKSに通知する」というフローを作成します。
LINE WORKSの連携にはYoomのマイアプリ登録が便利です。
LINE WORKSのマイアプリ登録は、Yoomのヘルプページを参考に連携してください。
登録が完了して、マイアプリ欄に表示されていればOKです。
上記の内容のフローボットの設定を行っていきましょう。
工程は以下の4ステップです。
以下にあるバナーの「試してみる」をクリックしてください。
「タイトル」と「説明」は自由に変更できるので、変更する方はこちらで変更しましょう。
初めにメールトリガーの設定をするので、「メールを受信したら」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、タイトルを確認し、変更する場合は変更をします。
今回のイメージは、メールトリガーで設定したアドレスに対して、Outlookに届いたメールを転送してトリガーを起動させるといった内容です！
メールを受信するメールアドレスの作成をするので、空欄に任意のアドレスを入力しましょう。
右側にある四角いボタンをクリックし、アドレスをコピーします。
Outlookのメール転送設定はこちらを参考にして行ってください。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をしましょう。
こうすることで、Outlookに届いたメールがYoomで設定したメールトリガーのアドレスに転送され、トリガーを起動させることができます！
次に「データを操作・変換する」を選択し、以下の設定を確認してください。
以下の画面が表示されたら、以下の設定を確認しましょう。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をしてください。
次に「要約する」を選択し、以下の設定を確認します。
以下の設定を確認しましょう。
※正確に要約ができたかどうかに関わらず、1実行あたり3タスクを消費するので、ご注意ください。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をしましょう。
「トークルームにメッセージを送信」を選択し、以下の設定を確認してください。
「ボットID」は、Developer Consoleでボットを作成し、ボットIDを取得します。
「トークルームID」はトークルーム画面のメニューにある「チャンネルID」をクリックすると表示されます。「ボットを含むトークルームを作成」アクションを実行した際にもトークルームIDは取得が可能です。
※対象のトークルームにボットが参加している必要があります。
「メッセージ」は自動で入力されていますが、自由に変更可能です。
必ずアウトプットを入力しておきましょう。
完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をします。
トリガーを「ON」にすると、自動化の設定は完了です。
今回は「Outlookでメールを受信」→「LINE WORKSに通知する」というフローを作成しました。
Yoomでは、さまざまな用途で使えるテンプレートを用意しているので、応用編をご紹介します。
1つ目は「メールを受信したら添付ファイルをLINE WORKSのトークルームに送信する方法」です。
こちらは以下のようなフローになっています。
このテンプレートでは、メールにアクセスしなくても、ファイルの共有が可能です。
そのため、スムーズにコミュニケーションが取れます。
2つ目は「Outlookメールに届いた情報をAIで抽出し、Microsoft Excelに自動で転記する」といったテンプレートです。
こちらの工程は以下のようになっています。
このテンプレートを使用することで、メール内容をMicrosoft Excelにも保管することが可能です。
これにより、Microsoft Excelに手入力する手間が省けます。
また、メールからのデータ抽出項目は自由に変更することが可能です。
他にもOutlookを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
業務によって使い分けてみてくださいね！
本記事では「Outlookでメールを受信したら、LINE WORKSに通知する方法」をご紹介しました。
OutlookとLINE WORKSを連携することで、情報の抜けや漏れを防いだり、異なるツールを利用していても問題なくやり取りができます。
また、Outlookのカレンダーにイベントが登録されたら、LINE WORKSに通知することもできます。
リアルタイムで予定が更新されるため、ダブルブッキングも起こりにくいです。
Yoomでは2週間の無料体験を実施しているので、体験してからYoomの導入を検討してくださいね。
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