さらに指定の日時になったら、Microsoft SharePointでフォルダを自動作成し、チャットツールに通知することも可能です。
たとえば、毎月1日9時になったらMicrosoft SharePointにフォルダを作成し、Chatworkで新規グループを作成して通知するといった自動化です。
これにより、プロジェクトに関連しているメンバーだけに通知できるので、事前にプロジェクトで使用する資料を保存しておけば、プロジェクトが進めやすくなるでしょう。
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Microsoft SharePoint APIと外部アプリのAPIを連携すると、フォルダ作成や書類の保存・ダウンロードを自動化できます。
例えば、外部アプリに取引先を登録すると、Microsoft SharePointに専用フォルダを自動作成できます。
この自動化により書類を紛失するリスクの低下につながります。
他には、GMOサインやクラウドサインで書類の締結が完了したら、自動的にファイルをMicrosoft SharePointに保存でき、保存時のミスや漏れを防ぎます。
これらのように、Microsoft SharePoint APIはフォルダ管理や書類管理を効率化したい方におすすめです。
今回はYoomというサービスを利用してノーコードでMicrosoft SharePoint APIを利用していきます。
[Yoomとは]
Yoomを利用していない方はこちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしておきましょう。
アプリをYoomと接続するマイアプリ登録を行います。
Yoomにログインし、Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」の順でクリックしましょう。
Yoomで接続できるアプリ一覧が表示され、一番上の検索窓から今回使用する「Microsoft SharePoint」を検索していきます。
検索窓から「Microsoft SharePoint」を入力して、Microsoft SharePointをクリックします。
以下の画面が表示されるので、Microsoft SharePointにログインしてください。
ご自身のマイアプリ欄にMicrosoft SharePointが表示されていれば、マイアプリ登録完了です。
マイアプリに登録することで、Microsoft SharePointが用意しているあらゆるAPIをYoomから利用することが可能になりました！
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Yoomにはたくさんの「フローボットテンプレート」が用意されており、クリックするだけで、たくさんのフローボットが利用できるようになります。
フローボットについては以下の動画で詳しく紹介されています。
ここからは実際の利用シーンやおすすめの職種ごとに実際に用意されているテンプレートを紹介していきます。
外部アプリケーションAPIを経由して外部アプリケーションに取引先やレコードが登録されると、Microsoft SharePointに自動でフォルダを作成する仕組みを構築できます。
Microsoft SharePoint APIを活用すると、データの一元化や情報共有が容易になるでしょう。
具体的な利用シーンとしては、Salesforceに新規取引先が登録されると、Microsoft SharePointに該当企業のフォルダを自動作成し、契約書などの関連書類を格納するといったケースが挙げられます。
この自動化により、営業チームは新規取引先を登録し、取引先の資料をフォルダに保存できるため、データ検索にかかる時間を短縮できるかもしれません。
また、顧客ごとに専用フォルダが作成されることで、カスタマーチームは顧客の問い合わせ情報などを保存することもできます。
さらに、外部アプリケーションのデータベースに取引先情報を登録すると、Microsoft SharePointにフォルダを自動作成できます。
たとえば、kintoneやNotionに会社名などの取引先情報を登録すると、その会社名を活用したフォルダを自動作成できます。
データベース上に取引先情報を登録していても、簡単にフォルダを作成できるため、情報共有がしやすくなるでしょう。
さらに指定の日時になったら、Microsoft SharePointでフォルダを自動作成し、チャットツールに通知することも可能です。
たとえば、毎月1日9時になったらMicrosoft SharePointにフォルダを作成し、Chatworkで新規グループを作成して通知するといった自動化です。
これにより、プロジェクトに関連しているメンバーだけに通知できるので、事前にプロジェクトで使用する資料を保存しておけば、プロジェクトが進めやすくなるでしょう。
Microsoft SharePoint APIと外部アプリケーションのAPIを活用することで、外部アプリケーションで発生したアクションに応じて、データを自動で保存する仕組みを構築できます。
たとえば、GMOサインやクラウドサインで書類の締結が完了したら、自動的にファイルをMicrosoft SharePointに保存することができます。
そのため、手動で重要な書類を保存する必要がなくなり、誤った保存先に保存してしまうリスクが防げそうです。
具体的な事例としては、特に営業部門や法務部門で有効です。
たとえば、営業担当者は締結書類の紛失を防ぐことができ、法務担当者はいつでも必要な書類にアクセスできる環境が整えられるでしょう。
また、Sansanで名刺情報が登録された際に、Microsoft SharePointに自動保存でき、顧客情報の一元管理が可能になります。
その結果、営業チームやカスタマーチームは顧客対応やターゲット分析に役立てることができるでしょう。
また、メールに添付されたファイルやワークフローで承認されたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードするプロセスも、APIを活用して簡素化できます。
たとえば、メールに添付されたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードして、Microsoft Teamsに自動通知できるため、ファイルの見落としを防げるでしょう。
チーム内でのコミュニケーション手段としてMicrosoft Teamsを使用していても、メールに添付されたファイルを容易に共有できるため、アプリケーション間の移動を減らせます。
Microsoft SharePoint APIと外部アプリケーションのAPIを活用することで、データ管理や処理がスムーズになり、手作業の手間を削減できます。
たとえば、外部アプリケーションのフォームに回答があった際に、Microsoft SharePointのAPIを通じて、フォーム内容を基に事前に用意された見積書の雛形を自動でダウンロードし、ChatworkやOutlookに通知できます。
これにより、それぞれのアプリケーションを操作する手間やデータ入力の手間が省け、業務をスムーズに進められるでしょう。
見積書をChatworkやOutlookに通知することで、通知漏れや通知ミスを防ぐことができます。
Microsoft SharePoint APIと外部アプリケーションのAPIを活用した自動化は、情報の見落としや手作業によるミスを防ぎます。
取引先ごとのフォルダ作成や契約書保存といったプロセスを自動化することで、担当者の負担を軽減でき、スムーズにプロジェクトを進められるでしょう。
これにより、手作業によるミスが減るため、データ管理精度の向上につながるかもしれません。
Yoomの自動化は、難しいコード入力なしで誰でも簡単に導入できます。
今回ご紹介したテンプレートを活用して日常業務を効率化してみましょう。
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