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今回は、Microsoft SharePointとChatworkをYoomを使ってノーコードで連携するメリットと連携しないデメリット、そして設定方法も画像付きで紹介します！
さて、今回連携するMicrosoft SharePointは、マイクロソフト社が提供する、コラボレーションやドキュメント管理等を行うためのソフトウェア製品です。そして、Chatworkは株式会社Kubellが提供するクラウド型ビジネスチャットツールでメッセージのやりとりだけでなく、タスク管理やファイル管理、ビデオ通話などができるとても便利なツールです。
Yoomは様々なクラウドサービスと連携し、自社独自の自動化を実現するサービスです。Yoomを使ってアプリと連携をすると、データ入力、書類の作成、特定の方にチャットを送るなど、経理や人事、営業、労務など様々な部門で日々発生するルーチンワークを自動化することができます。
これにより、利用者の手動によるミスや手間を省き、情報を一元管理し、より付加価値の高い業務に専念することが可能です。
UIもとてもシンプルでプログラミングやRPA（ロボティクス・プロセス・オートメーション）に詳しくない方でもわかりやすい操作なので、意外と簡単！下記のリンクから無料登録ができます！
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また、Yoomのテンプレートを使用するともっと簡単に自動化することが可能です！
「最初から作る暇なんてないよ」…という方はテンプレートを使用することをおすすめします！
あなたがいつも使用しているアプリのテンプレートもあるかも？！是非見てみてください！
テンプレ一覧
それでは、Microsoft SharePointとChatworkをYoomを使って連携するメリットと連携しないデメリットをご紹介します！
Microsoft SharePointとChatworkを連携させることで、日々のルーチンワークを自動化することができます。例えば、指定のスケジュールになると、自動でMicrosoft SharePointにフォルダを作成し、その後にChatworkに連携して新規グループを作成し、グループに内容を通知することができます。これにより、手入力による作業を減らすことができ、日々のルーチンワークから解放されます！よく、「時間は作るものだ」なんて言う方がいますけれど、まさに、Microsoft SharePointとChatworkを連携させることで、従業員はより重要なタスクに集中する時間を作ることが可能です！
Microsoft SharePointとChatworkの連携により、チーム全員が最新の情報を隔たりなく伝達することができます！例えば、Microsoft SharePointに新しいフォルダが作成されると同時にChatworkの特定のグループへ通知されるため、チーム全員が同じ情報を即座に把握することができるのです。これによって、情報の伝達漏れやタイムラグの発生を防ぎ、プロジェクトの進行が円滑に進みます。
例えば、プロジェクトリーダーがMicrosoft SharePointに新しいプロジェクトファイルを追加したとしましょう。まずは、リーダーが各担当者に通知するという作業が必要になります。この時、通知漏れがないように気を付けなければなりません。担当者が不在であった場合や、多忙な状況で情報を共有する時間がとれない場合、プロジェクトの進行が遅れる可能性がでてきます。さらに、手動での情報共有はヒューマンエラーを引き起こす可能性が高く、情報の誤入力や必要なファイルの入れ忘れなどが発生しやすくなります。これらが想定される、Microsoft SharePointとChatworkを連携しなかった場合のデメリットとなります。
さて、Microsoft SharePointとChatworkの連携することのメリットと連携しないことのデメリットを挙げてきました。この後は実際にMicrosoft SharePointとChatworkを連携する方法をご紹介します。
今回は使用するテンプレートは「指定のスケジュールになったらMicrosoft SharePointにフォルダを作成し、Chatworkで新規グループを作成し通知する」です。とっても簡単なので一緒にやってみましょう！
まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。すぐにはじめられます！
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomをご確認ください。
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」を選択してください。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Microsoft SharePointをクリックします。
(3)Microsoftのお持ちのアカウントでログインをします。
(4)次に、Chatworkの連携を行います。(1)と同じようにYoomの新規接続一覧の中からChatworkをクリックします。
(5)お持ちのアカウントでログインをします。
(6)以下のような画像がでるので、「許可」をクリックします。
これでマイアプリの連携が完了しました！
前述で紹介しましたテンプレートを使用していきます。
(1)アプリトリガーの、「指定したスケジュールになったら」をクリックします。
(2)実行時間の指定画面が出てくるので、スケジュールの設定をします。今回は毎月1日9時で設定していますが、曜日で指定することもできます。
入力が完了したら「保存」をクリックします。
(1)次に「フォルダを作成」をクリックします。
(2)Microsoft SharePointと連携するアカウント情報に誤りがなければ、「次へ」をクリックします。
(3)API接続設定にて必須項目を入力します。
・サイトID、ドライブID、親フォルダのアイテムIDは候補から選択してください。
・親フォルダ名、フォルダ名はフォルダを新しく作成する、フォルダの名前を記載してください。
入力が完了したら「テスト」をクリックし、エラーとならなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
※SharePointで、サイトIDが表示されない場合は下記のサイトをご参照ください。
【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して
(4)次に「グループチャットを新規作成」をクリックします。
(5)Chatworkと連携するアカウント情報に誤りがなければ、「次へ」をクリックします。
(6)API接続設定にて各項目を入力し、「テスト」をクリックします。エラーとならなければ、下部にある「保存」をクリックします。
※グループチャット名は新規のグループチャット（ルーム）名を入力してください。
※ユーザーアカウントIDの確認方法は下記のサイトをご参照ください。
アカウントIDを確認する
(7)次に「メッセージを送る」をクリックします。
(8)Chatworkと連携するアカウント情報に誤りがなければ、「次へ」をクリックします。
(9)API接続設定にて必須項目を入力し、「テスト」をクリックします。エラーとならなければ、下部にある「保存」をクリックします。
(10)最後にメールトリガーをオンにします。これで完成です！
今回はMicrosoft SharePointとChatworkの連携するメリット・デメリット、設定方法についてご紹介いたしました。
Aさんが知っていて、Bさんは知らないなんてことが職場では当たり前のように起こってしまっています。チームの人数が増えれば増えるほど、管理者はリアルタイムでの情報共有に気を遣います。
でも、Yoomを使うことによって、自動でチーム内で最新の情報を共有することができるようになります。
Yoomでは様々なアプリとの連携が可能！しかもノーコードで操作が可能です。わかりやすいデザインで初めての方も簡単に操作できますよ。
2週間お試しプランもあるので色んなアプリと連携させて業務効率をどんどんアップしていきましょう！
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